На практиці трапляються випадки, коли у трудовій книжці заповнено всі сторінки відповідних розділів, або особа загубила трудову книжку, або ж трудова книжка стала непридатною (обгоріла, розірвана, забруднена тощо). Як діяти працівникові кадрової служби?
Оформлення вкладиша до трудової книжки
Відповідно до пункту 3.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29 липня 1993 року № 58, якщо у трудовій книжці заповнено всі сторінки відповідних розділів, то вона доповнюється вкладишем. Вкладиш вшивається у трудову книжку, заповнюється й ведеться власником або уповноваженим ним органом за місцем роботи працівника в такому самому порядку, що й трудова книжка.
Важливо! Вкладиш без трудової книжки недійсний.
У вкладиші, як і в трудовій книжці, не можна робити скорочені записи. Усі записи мають бути оформлені в розгорнутому вигляді.
Про кожний виданий вкладиш на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки вгорі ставиться штамп розміром 10 х 25 мм з написом «Виданий вкладиш» і тут же зазначаються серія і номер вкладиша (додаток 1).
|
Додаток 1
Зразок оформлення вкладиша до трудової книжки
|
При кожній наступній його видачі має ставитися другий штамп і зазначається серія і номер вкладиша.
Якщо треба доповнити трудову книжку вкладишем, видається вкладиш нового зразка незалежно від того, яку трудову книжку має працівник (нового чи раніше установленого зразка).
Власник або уповноважений ним орган зобов’язаний постійно мати в наявності потрібну кількість вкладишів до трудових книжок.
Видача дубліката трудової книжки
Якщо особа загубила трудову книжку (вкладиш до неї), вона зобов’язана негайно заявити про це власникові або уповноваженому ним органу за місцем останньої роботи. Не пізніше 15 днів після заяви, а в разі ускладнення — в інші строки власник або уповноважений ним орган видає працівникові іншу трудову книжку або вкладиш до неї (нових зразків) з написом «Дублікат» у правому верхньому кутку першої сторінки.
Якщо трудова книжка (вкладиш до неї) стала непридатною (обгоріла, розірвана, забруднена тощо), власник або уповноважений ним орган за останнім місцем роботи видає працівникові дублікат трудової книжки (вкладиша до неї). При цьому на першій сторінці трудової книжки, що стала непридатною, робиться напис: «Замість видано дублікат», а книжка повертається її власникові. При влаштуванні на нове місце роботи працівник зобов’язаний пред’явити дублікат трудової книжки.
Треба знати! Якщо трудова книжка працівника загублена підприємством унаслідок стихійного лиха або з інших причин, йому видається дублікат трудової книжки без стягнення її вартості.
Дублікат трудової книжки або вкладиша до неї заповнюється за загальними правилами. У розділи «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження» і «Відомості про заохочення» при заповненні дубліката вносяться записи про роботу, а також про нагородження і заохочення за місцем останньої роботи на підставі раніше виданих наказів (розпоряджень).
Якщо працівник до влаштування на підприємство вже працював, при заповненні дубліката трудової книжки у графу 3 розділу «Відомості про роботу» спочатку вноситься запис про загальний стаж його роботи до влаштування на це підприємство, який підтверджується документами (додаток 2).
|
Додаток 2
Зразок оформлення дубліката трудової книжки
(у разі її втрати)
|
Важливо! Запис у дублікаті трудової книжки відомостей про роботу за сумісництвом та за суміщенням професій провадиться за бажанням працівника.
Загальний стаж роботи записується сумарно, тобто зазначається загальна кількість років, місяців, днів роботи без уточнення, на якому підприємстві, у які періоди і на яких посадах працював власник трудової книжки. Після цього загальний стаж, підтверджений належно оформленими документами, записується за окремими періодами роботи в такому порядку:
- у графі 2 зазначається дата прийняття на роботу;
- у графі 3 пишеться найменування підприємства, де працював працівник, а також цех (відділ) і посада (робота), на яку було прийнято працівника.
Треба знати! Трудові книжки та їх дублікати, що не були одержані працівниками при звільненні, зберігаються протягом двох років у відділі кадрів підприємства окремо від інших трудових книжок працівників, які перебувають на роботі. Після цього строку незатребувані трудові книжки (їх дублікати) зберігаються в архіві підприємства протягом 50 років, а після закінчення зазначеного строку їх можна знищити в установленому порядку.
Якщо з поданих документів убачається, що працівник переводився на постійну роботу на тому самому підприємстві, про це також робиться відповідний запис.
Після вказаних вище записів у графі 2 записується дата звільнення, а в графі 3 — причина звільнення, якщо у поданому працівником документі є такі дані.
Якщо документи не містять повністю зазначених вище даних про роботу в минулому, у дублікат трудової книжки вносяться лише ті дані, що є у документах.
У графі 4 зазначаються найменування, дата і номер документа, на підставі якого зроблено відповідні записи у дублікаті.
Документи, що підтверджують стаж роботи, повертаються їх власникові.
Власник або уповноважений ним орган зобов’язаний сприяти працівникові в одержанні документів, які підтверджують стаж його роботи, що передував влаштуванню на це підприємство.
Ласкаво просимо
Реклама