Сколько стоит самостоятельный подбор персонала?

Руководители многих компаний задаются вопросом: стоит ли организовывать собственную службу рекрутинга — или выгоднее пользоваться услугами рекрутинговых компаний? Для правильного ответа нужно провести анализ всего процесса подбора с калькулятором в руках.

Час работы научит большему, чем день объяснений.
Ж.-Ж.Руссо

Работа по подбору персонала равнозначна работе скульптора. Сначала выполняется точный макет (портрет кандидата), потом — ваяние (поиск и подбор), затем сдача творения заказчику (утверждение и введение в должность) и, наконец, монтаж скульптуры в подготовленном для нее месте (оформление и сопровождение испытательного срока).

Судить о гениальности «творения» можно лишь через шесть-девять месяцев работы нового сотрудника. Именно столько времени необходимо новичку для полной адаптации в компании и выхода на оптимальный для него режим работы, а работодателю — для формирования своего мнения о профессиональной пригодности и перспективности нового сотрудника. Значит, ошибка при принятии кадрового решения обнаружится не ранее чем через полгода. И это делает ее цену очень высокой. На кого же возложить ответственность за правильное решение кадровых вопросов?

Проведем сравнительный анализ двух вариантов: 1) создание собственной службы рекрутинга (наем одного опытного рекрутера, отлично зарекомендовавшего себя в профессии); 2) сотрудничество с рекрутинговыми агентствами.

Для этого потребуется сначала рассчитать точку безубыточности найма для компании:

минимальные затраты на содержание одного штатного рекрутера (от 50 до 80 тыс. грн. в год). Провести необходимые вычисления можно, использовав материал приложения, в котором описаны все затраты на содержание службы рекрутинга реально существующей компании;
средняя заработная плата нанимаемого работника (ориентировочно) — в пределах 3 тыс. грн. в месяц (можно принять сумму средней зарплаты в конкретной организации);
стоимость услуг рейтингового рекрутингового агентства в среднем составляет около 20% от годовой зарплаты работника на закрываемой вакансии;
стоимость затрат на поиск одного работника при обращении к рекрутинговому агентству для компании составляет 3000 х 12 мес. х 20% = 7,2 тыс. грн.

Затраты на содержание рекрутера следует разделить на сумму среднестатистического гонорара рекрутинговому агентству. Таким образом, мы получим количество вакансий, которые за один год рекрутер должен закрыть, чтобы окупить свою работу в компании. В нашем примере это:

50 000 : 7 200 = 7 закрытых вакансий
80 000 : 7 200 = 11 закрытых вакансий

Таким образом, рекрутер (в зависимости от затрачиваемой на его содержание суммы) в год должен закрывать от 7 до 11-ти вакансий, чтобы окупить затраты на свою зарплату и другое содержание.

Далее примем, что компания состоит из 100 человек и текучесть кадров составляет 10–20% в год. Тогда присутствие собственного рекрутера в штате окупается: ему можно вменить в обязанности и другие функции, если нагрузка по найму эпизодическая; к примеру, кадровое делопроизводство и пр. В небольших компаниях такое совмещение обязанностей достаточно распространено. Также выгодно иметь собственного рекрутера, если компания состоит из 30-ти человек, но процент текучести кадров высок — 50%.

Зная, как проводится расчет точки безубыточности включения рекрутера в штат, теперь легко сделать подсчеты для конкретной компании.

Конечно, если руководитель ставит перед собой цель открытия бизнеса с нуля, набора немногочисленной команды и удержания людей различными мотивирующими программами, в таком случае целесообразнее заключить договор с рекрутинговой компанией или с рекрутером на определенный срок (предположим, на полгода или год).

Для примера бюджетирования затрат на подбор персонала возьмем крупную отечественную корпорацию с количеством сотрудников 3 тыс. человек.

В такой компании в службе рекрутинга работает три человека (начальник отдела и два специалиста-рекрутера). Количество закрываемых вакансий в год — около 300. В приложении приведен ориентировочный годовой бюджет содержания службы рекрутинга. (Для справки: по нормам «капитальные затраты» рассчитываются и начисляются на пять последующих лет после срока приобретения, отсюда и общая сумма затрат — 202 тыс. грн.)

Приложение

Плановый годовой бюджет (ориентировочный) службы рекрутинга

Скачать RAR (8,6 Kb)

Исходя из представленного бюджета:

ориентировочная сумма финансовых затрат при закрытии одной вакансии вычисляется следующим образом:

202 тыс. грн. (годовые валовые затраты на содержание персонала службы рекрутинга) : 300 (количество закрытых вакансий за год) = 673 грн.

ориентировочные временные затраты при закрытии одной вакансии:

6 тыс. человеко-часов на трех человек (2 тыс. человеко-часов работы всей службы рекрутинга) : 300 (количество закрытых вакансий за год) = 20 человеко-часов троих сотрудников или 6,7 человеко-часов работы службы рекрутинга.

Поговорим об этих затратах рабочего времени подробнее.

Процедура закрытия вакансии реализуется как стандартный набор функций. Структурировать затраты времени на подбор кандидата на каждую конкретную должность достаточно сложно — работа рекрутера характеризуется значительной долей неопределенности: вполне возможно закрыть вакансию и на второй день поисков, и на двадцатый. Конечно, качество подбора зависит от профессионализма рекрутера, технической оснащенности процесса, финансовых возможностей компании, количества вакансий, состояния рынка труда, загруженности рекрутера, времени года и пр., но также — думаю, со мной согласятся все опытные рекрутеры — и от везения. Вот почему точно рассчитать временные рамки закрытия вакансии очень сложно. Тем более — проанализировать тот или иной шаг рекрутера. Здесь для расчетов можно использовать статистику за определенный промежуток времени (для вычисления среднего). Попробуем описать затраты времени пошагово, как это показано в таблице 1:

Табл. 1. Затраты времени внутреннего рекрутера

№ п/п	Действия рекрутера	Затраты времени
1	Оформление заявки на подбор от заказчика (отправка бланка, пояснения, ожидание заполненной формы, напоминания, совместное заполнение или заполнение со слов заказчика)	1–16 ч
2	Проверка и анализ заявки	0,1–1 ч
3	Интервью с заказчиками и будущими руководителями (порой включает ожидание назначенной встречи)	1–16 ч
4	Принятие решения о методах поиска	0,5 ч
5	Составление текстов объявления о вакансии	0,1–1 ч
6	Поиск (прямой поиск в интернете, размещение заявки на специализированных сайтах и на сайте компании, в СМИ, внутри компании, по имеющейся базе, сотрудничество с рекламными агентствами, участие в ярмарках вакансий, поиск через вузы, рассылка, использование личных контактов и др.). Ежедневное или ситуативное обновление/ возобновление/ повторение подач/ публикаций текстов вакансии. Наиболее длительный процесс	1–160 ч
7	Первичное рассмотрение, сортировка и отбор резюме для приглашения на собеседование (в зависимости от общего количества)	от 1 ч
8	Телефонное интервью (на одного кандидата)	0,1–0,3 ч
9	Приглашение на интервью по телефону, электронной почте, факсу,SMS(на одного кандидата)	0,1–0,2 ч
10	Заполнение кандидатом стандартной анкеты и предоставление ему информации о компании — брошюры, буклета и пр. (на одного кандидата)	0,2–0,5 ч
11	Первичное собеседование с рекрутером (на одного кандидата)	0,2–1,5 ч
12	Психологическое тестирование — в зависимости от применяемой батареи тестов (на одного кандидата)	0,3–2 ч
13	Заполнение других документов для формирования пакета рекомендаций кандидата — учетный лист или др. (на одного кандидата)	0,2–0,5 ч
14	Анализ данных, составление психологического портрета и краткого сопроводительного листа для рекомендации (на одного кандидата)	0,2–2 ч
15	Формирование полного пакета для рекомендации кандидата — резюме, анкета, психологические характеристики (портрет), учетный лист, сопроводительная записка и др. (на одного кандидата)	0,1 ч
16	Представление кандидата (подача пакета документов заказчику и руководителю(ям), устный комментарий; в случае положительного решения — установление времени проведения собеседования). Возможно ожидание решения (на одного кандидата)	1–24 ч
17	Повторное собеседование с заказчиком и (возможно) руководителем(ями). Присутствие рекрутера на собеседовании руководителя с кандидатом (временные затраты зависят в том числе и от месторасположения офиса, где проходит интервью) (на одного кандидата)	1–3 ч
18	Проверка рекомендаций и других данных о кандидате (в том числе совместно со службой безопасности — внутренней или внешней). Возможно ожидание данных. Учитывается фактор срочности закрываемой вакансии (на одного кандидата)	1–24 ч
19	Окончательное утверждение кандидата на должность (в том числе ожидание окончательного решения заказчиков, руководителей, возможно — у руководителя компании, мажоритарного акционера и т. п.) (на одного кандидата)	1–24 ч
20	Сопровождение процесса перехода и оформления на работу (включая телефонные переговоры, письма в компанию, откуда увольняется кандидат, время на отработку перед увольнением, консультации, сбор пакета документов для оформления на новую работу, заполнение личного дела, оформление на работу)	2 часа – 2 недели*
21	Сопровождение испытательного срока (выборочно в процессе работы в период испытательного срока и завершающий вывод) (на одного сотрудника)	1–3 месяца (суммарно)
22	Затраты времени на информирование не подошедших кандидатов: сообщение об отказе и благодарность за проявленный интерес к компании — по телефону, по электронной почте или, реже, при личной встрече (на одного кандидата)	0,1–0,2 ч
* В случае полной отработки кандидатом на предыдущем месте работы. Иногда кандидат, занимавший на предыдущем месте работы позицию топ-менеджера, вынужден отрабатывать больший срок; в некоторых случаях перед приходом на новое место кандидаты берут отпуск.

Подготовка рекрутера с нуля. При нынешней системе обучения на практике не имеет значения, какое образование исходно получил начинающий рекрутер или эйчар. Наиболее распространенные варианты: высшее образование в области управления персоналом, менеджмента, экономики, финансов (или других экономических направлений), психологии, педагогики. Решающим фактором успешной профессионализации становится обучение молодого специалиста наставником на рабочем месте.

Уже через несколько дней обучения новичок в состоянии выполнять простые функции (размещение вакансий, помощь в ведении документации). Через одну-две недели ему можно поручить приглашать кандидатов на собеседование; он также может помогать кандидату в заполнении необходимых документов, сопровождать автоматизированный процесс тестирования. Через месяц новичок способен проводить собеседования с кандидатами на должности исполнителей. Через полгода может вести эффективный поиск резюме в интернете и профессионально составлять текст объявления об открытой вакансии. Через год работы человек обычно осваивает весь цикл подбора сотрудников, но закрытие позиций топ-менеджеров стоит доверять более опытным специалистам.

Ориентировочный расчет затрат времени при обращении к рекрутинговым агентствам. Затраты времени зависят как от уровня профессионализма самого агентства, так и от уровня сложности задачи, поставленной компанией-заказчиком. Рекрутинговое агентство фактически пошагово проделывает работу, описанную в таблице 1. При утверждении кандидата на должность в компании некоторые из этих функций могут дублироваться. Срок выполнения заявки зависит от множества факторов:

объема и качества имеющейся в рекрутинговом агентстве базы;
сложности закрываемой вакансии;
профессионализма рекрутера агентства;
репутации рекрутингового агентства;
общей ситуации на рынке труда;
срочности выполнения заявки;
условий работы на вакантной должности (оплата труда, участок работы и т. д.);
отношения к процессу подбора кадров со стороны компании-заказчика;
репутации компании-заказчика.

Затраты времени компании-заказчика на рекрутинг при обращении к рекрутинговому агентству приведены в таблице 2.

Табл. 2. Затраты времени заказчика на рекрутинг при обращении к рекрутинговому агентству

№ п/п	Мероприятие	Затраты времени
1	Мониторинг рынка рекрутинговых агентств	8–16 ч
2	Посещение презентаций, проведение переговоров	8–40 ч
3	Выбор рекрутингового агентства	1–8 ч
4	Формулирование и подача заявки	1 ч
5	Собеседования (в зависимости от количества лиц, которые будут принимать участие в согласовании, и их подчиненности)	1–8 ч
6	Ожидание	8–120 ч
7	Собеседования с рекомендуемыми кандидатами	1–10 ч
8	Тестирование кандидатов в компании	2–20 ч
9	Заполнение необходимых документов на одного кандидата	1 ч
10	Повторные собеседования	1–30 ч
11	Проверка отобранного кандидата службой безопасности	1–24 ч
12	Утверждение у руководителя избранной кандидатуры	1–8 ч
13	Сопровождение процесса перехода и оформления на работу утвержденного кандидата (включая ожидание в течение обязательной двухнедельной отработки)	от 2 часов до 2 недель
14	Подписание акта выполненных работ и расчет за оказанную агентством услугу	1 ч
15	Сопровождение прохождения испытательного срока принятым работником	1–3 ч

На основании приведенных данных руководитель компании и менеджер по персоналу смогут провести расчет затрат времени на рекрутинг для собственной организации (как при самостоятельном поиске, так и с привлечением рекрутинговых агентств). Статистические данные, приведенные в статье, собирались автором в течение длительного периода времени и могут пригодиться коллегам-эйчарам как ценный справочный материал.

Статья предоставлена нашему порталу
редакцией журнала «Менеджер по персоналу»