ГОЛОВНЕ КОНТРОЛЬНО-РЕВІЗІЙНЕ УПРАВЛІННЯ УКРАЇНИ

ЛИСТ

від 9 березня 2011 р. № 02-18/283

Про витрати на відрядження

Головне контрольно-ревізійне управління України звертає увагу на ряд змін, що відбулись у законодавстві стосовно визначення витрат на відрядження.

Зокрема, пунктом 140.1.7 статті 140 Податкового кодексу України (далі — ПКУ) визначено склад витрат на відрядження, за виключенням витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, які визначені постановою Кабінету Міністрів України від 02.02.2011 р. № 98 (далі — Постанова № 98).

Вищезазначені нормативно-правові акти набирають чинності з 1 квітня 2011 року.

Відповідно до пункту 140.1.7 статті 140 ПКУ до витрат на відрядження відносяться витрати на відрядження фізичних осіб, які перебувають у трудових відносинах із відповідним платником податку або є членами керівних органів платника податку, в межах фактичних витрат особи, яка відряджена.

До таких витрат включаються витрати:

• на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті);

• на оплату вартості проживання у готелях (мотелях) та на найм інших жилих приміщень;

• на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), що включені до рахунків на проживання у готелях (мотелях);

• на оплату телефонних розмов;

• на оформлення закордонних паспортів, дозволів на в’їзд (віз);

• на обов’язкове страхування;

• на інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування у місці відрядження, в тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв’язку із здійсненням таких витрат.

Вищевказані витрати повинні бути підтверджені відповідними документами, що засвідчують їх вартість, у вигляді транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), електронних квитків за наявності посадкового талона та документа про сплату за всіма видами транспорту, в тому числі чартерних рейсів; рахунків, отриманих із готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, в тому числі бронювання місць у місцях проживання; страхових полісів тощо.

Заборонено включення до складу витрат на харчування вартості алкогольних напоїв і тютюнових виробів, суми «чайових», за винятком випадків, коли суми таких «чайових» включаються до рахунка згідно із законами країни перебування, а також плати за видовищні заходи.

Також до складу витрат на відрядження відносяться добові витрати, понесені у зв’язку відрядженням у межах території України не більш як 0,2 розміру мінімальної заробітної плати, що діяв для працездатної особи на 1 січня звітного податкового року, в розрахунку на добу, а для відряджень за кордон — не вище 0,75 розміру мінімальної заробітної плати, що діяв для працездатної особи на 1 січня звітного податкового року, в розрахунку на добу.

Отже, враховуючи, що станом на 01.01.2011 р. розмір мінімальної заробітної плати становить 941 грн., то в цьому році, після набрання чинності ПКУ, гранична сума добових витрат для відряджень у межах території України буде становити 188,20 грн., а за кордон — 705,75 грн.

Затверджені Постановою № 98 суми добових витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, є аналогічними тим, що затверджені постановою Кабінету Міністрів України від 23.04.99 р. № 663 «Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон» (далі — Постанова № 663), яка діє до набрання чинності Постанови № 98.

Разом з тим, Постановою № 98 розширено перелік витрат, які відшкодовуються за наявності підтвердних документів, зокрема:

• конкретизовано, що відшкодовуються витрати на оплату вартості проживання у готелях (мотелях), інших житлових приміщеннях;

• передбачено відшкодування витрат:

— на оформлення закордонних паспортів;

— на оформлення дозволів на в’їзд (віз);

— на оплату вартості страхового поліса життя або здоров’я відрядженого працівника або його цивільної відповідальності (у разі використання транспортного засобу) за наявності оригіналу такого поліса з відміткою про сплату страхового платежу, якщо згідно із законами держави, до якої відряджається працівник, або держав, територією яких здійснюється транзитний рух до зазначеної держави, необхідно здійснити таке страхування;

— на обов’язкове страхування та інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування у місці відрядження;

• відшкодування витрат на оплату службових телефонних розмов (відповідно до Постанови № 663 відшкодування таких витрат проводились у розмірах, погоджених з керівником).

Крім того, звертаємо увагу, що наказом ДПА від 23.12.2010 р. № 996, який набрав чинності з 31.01.2011 p., затверджено нову форму Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та Порядок його складання (далі — Порядок № 996).

Наказ ДПА від 19.09.2003 р. № 440 «Про затвердження форми Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або підзвіт, та Порядку складання вказаного Звіту» (далі — Порядок № 440) втратив чинність.

Вимоги Порядку № 996 виходять із положень пункту 170.9 статті 170 ПКУ.

Зокрема, встановлено, що Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, подається до закінчення п’ятого (у Порядку № 440 було до третього) банківського дня, що настає за днем у якому платник податку завершує таке відрядження або завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок податкового агента платника податку, що надав кошти під звіт.

Встановлено, що якщо під час службового відрядження платник податку отримав готівку із застосуванням платіжних карток, він подає Звіт і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення третього банківського дня після завершення відрядження.

Відрядженій особі — платнику податку, який застосував платіжні картки для проведення розрахунків у безготівковій формі, і строк подання Звіту не перевищив 10 банківських днів, за наявності поважних причин роботодавець (самозайнята особа) може продовжити такий строк до 20 банківських днів (до з’ясування питання в разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами).

На відміну від попереднього Порядку № 440, в якому при несвоєчасному поверненні надміру витрачених коштів було передбачено нарахування штрафу у розмірі 15 відсотків від такої суми, Порядком № 996 встановлено, що якщо платник податку не повертає суму надміру витрачених коштів протягом звітного місяця, на який припадає граничний строк, то така сума підлягає оподаткуванню податком на доходи фізичних осіб відповідно до пункту 167.1 статті 167 розділу IV ПКУ за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) за відповідний місяць, а у разі недостатності суми доходу — за рахунок оподатковуваних доходів наступних звітних місяців до повної сплати суми такого податку.

Виходячи із положень пункту 167.1 статті 167 ПКУ, сума несвоєчасного повернення надміру витрачених коштів підлягає оподаткуванню за ставкою 15 відсотків, а якщо така сума перевищує десятикратний розмір мінімальної заробітної плати — за ставкою податку 17 відсотків суми перевищення з урахуванням податку, сплаченого за ставкою 15 відсотків.

Слід відмітити, що протягом I кварталу 2011 року продовжують діяти норми Закону України «Про оподаткування прибутку підприємств», у тому числі положення щодо розрахунку сум на відрядження (пп. 5.4.8 п. 5.4 ст. 5), якими необхідно керуватись до набрання чинності ПКУ (роз’яснення ДПА від 30.12.2010 р. № 14545/6/17-0716).

ГоловКРУ доручає опрацювати та довести до відома працівників зазначені зміни у законодавстві (нормативно-правові акти розміщені в ІПС «Законодавство»).