Более 90% менеджеров среднего звена не умеют противостоять всевозможным тайм-киллерам. Как показало одно западное исследование, 50% опрошенных считают, что они будут успевать сделать намеченное, если рабочий день увеличить вдвое, 25% — в полтора раза, 10% управленцев не хватает двух часов. И только один из 100 менеджеров считает, что вписывается в свой график.

Английский психолог Дэвид Льюис выявил типичный набор вредных привычек, преодолев которые можно увеличить время продуктивного труда на 10–15 часов в неделю.

• Привычка тут же реагировать на все просьбы и отвечать на письма.
• Синдром откладывания на потом — переключение внимания на более приятное, но менее важное дело.
• Общение со случайными посетителями.
• Бесплодные разговоры по телефону.
• Неоправданно затянутые совещания.
• Неразбериха с бумагами.
• Неправильное делегирование.
• Выполнение не своей работы.
• Ожидание — аудиенции у шефа, важного звонка, откладывающейся встречи.
• Неполадки с компьютером и прочей техникой.

В нашей бизнес-культуре кроме этих общечеловеческих есть свои национальные способы убивать время. Это и пристрастие к встречам, когда можно обойтись телефонным звонком, и попытки обсудить на совещании 33 вопроса разом, — перечисляет она, — и нечеткая постановка целей перед подчиненными. Плюс ко всему менеджеры часто предпочитают спонтанность и не очень любят анализировать свой день по минутам.

Ежедневное составление списка важных дел не мешает менеджерам каждый день попадать в одни и те же ловушки.

Почему сверхважными делами часто приходится заниматься в конце рабочего дня и в лихорадочном темпе? Поминутное хронометрирование дня — единственный способ понять причину. Чтобы составить ясную картину, на что уходит время, все свои дела, на которые требуется 10 минут и больше, надо записывать.

В стандартной таблице для хронометрирования дня всего три графы: краткое описание работы, время ее начала и завершения и примечания.

Вести такие подсчеты полезно хотя бы два дня, лучше — неделю. Некоторые руководители поручают хронометрирование помощнику. Он же может подготовить резюме с цифрами: сколько времени ушло на бесполезные совещания, общение с незапланированными посетителями и проч. После этого надо провести ранжирование этих занятий и выделить три-четыре самых затратных в смысле времени.

Получив полный список своих занятий за неделю, каждое из них нужно проанализировать, задав три вопроса. Стоило ли это делать вообще? Приблизило ли выполнение этой работы к главной цели? Можно ли было отложить или делегировать эту работу? 

Таким образом можно выявить, например, нерациональное использование утренних часов и синдром откладывания на потом. Многие менеджеры начинают рабочий день с просмотра многочисленной почты и написания не самых важных писем. Консультанты по тайм-менеджменту считают: на 9–11 часов утра лучше планировать хотя бы одно важное и одно малоприятное занятие. Это, кстати, лучшее лекарство от синдрома откладывания.

Если дела личные и служебные сильно перемешаны, хронометрировать надо весь день с момента, когда зазвонил будильник, до засыпания. Многим это открывает глаза: выясняется, что семье они посвящают в 10 раз меньше времени, чем работе.

Руководителя, у которого больше 10 подчиненных, отвлекают от дел в среднем каждые восемь минут. Умение сказать «нет» и выставить за дверь непрошенного посетителя — ключевые навыки всех сберегающих время методик.

Регулярным хронометрированием стоит заниматься лишь в том случае, если оно отбирает не больше времени, чем экономит.

Тем, кто привык работать только под действием адреналина в авральном режиме, надо разбить задание на несколько этапов и для каждого установить крайний срок.

Избавиться от непрошеного посетителя можно, если при разговоре не смотреть ему в глаза. Можно встать ему навстречу — это не располагает к затяжной беседе.

Не стоит чем-то заниматься только потому, что это следовало сделать еще вчера.

При подготовке доклада, например, имеет смысл сделать отдельный план с разбивкой по часам: пять часов — сбор информации, три часа — написание черновика, два часа — работа со слайдами.

В список дел на день надо закладывать 20–40% свободного времени — на случай неожиданностей. Если этого не сделать, ровно на столько придется задержаться вечером.

День, когда не решена ни одна из задач, работающих на долгосрочные цели, можно считать прожитым зря.

Полезная привычка — каждый вечер спрашивать себя, на что время было потрачено эффективно, а на что — впустую.