Хотим мы того или нет, сотрудники отпрашиваются и всегда будут отпрашиваться по личным делам в рабочее время. Ребенок, болезнь, бытовые проблемы, кто-то учится и регулярно посещает занятия или сдает сессии. Плюс всякие форс-мажоры с машиной, родственниками и т. д. Факт есть факт — персоналу зачастую нужно рабочее время, чтобы решить свои личные проблемы. Более того, находясь на работе, их действия направлены далеко не на благо компании, а на личные задачи. Факт есть факт. Как тут поступить?

Масштабы хищения рабочего времени

Пользователи, делающие покупки в интернет-магазинах, в три раза чаще совершают их с рабочего компьютера, чем из дома. Обследование, показало, что пик онлайновых покупок на сайтах приходится на период 13–15 часов — в традиционное время обеденного перерыва.

Согласно цифрами иного исследования, 90 процентов офисных служащих пользуются доступом в Интернет на работе в личных целях. Согласно результатам исследования, большинство сотрудников тратят на личные дела в Интернете не более получаса рабочего времени в день. Однако реальные цифры на порядок больше. Это связано с элементарным желанием приуменьшить свою «вину» — ведь респонденты прекрасно понимают, что на работе они должны заниматься исключительно работой И, во-вторых, далеко не все пользователи могут действительно контролировать время, которое они уделяют личным делам в течение рабочего дня. Слабое чувство времени не позволяет им адекватно оценить свои затраты.

Рейтинг наиболее популярных видов нерабочей деятельности на рабочем компьютере выглядит следующим образом. Подавляющее большинство респондентов (86%) читают в Интернете новости, 80% занимаются поиском информации, не связанной с работой. Шесть из десяти опрошенных активно общаются с друзьями через ICQ или другие подобные программы. 60% респондентов читают в электронных библиотеках или на информационных порталах книги и материалы, также не имеющие отношения к работе. Больше половины (57%) участников опроса признали, что используют рабочий компьютер и для скачивания не связанных с работой материалов.

Модель «Даун»

Концепция этой модели реагирования руководства: тотальный контроль и наказание за каждое «не рабочее» действие сотрудника.

Сюда относятся штрафы за курение. 66% опрошенных уверены, что курящие коллеги работают менее продуктивно, тратят много времени на перекуры. По результатам опроса норвежцы курят на работе больше всех — 26% от числа опрошенных. Последнее место занимает Великобритания (13%). В России курят на работе больше мужчины (31%), чем женщины (23%).

Во многих компаниях принято правило, что курящие сотрудники задерживаются на 30–40 минут, чтобы отработать «выкуренное» время. Однако такая практика применяется в тех компаниях где высшее руководство само не курит. Понятное дело, если курит начальник, то запрещать это делать подчиненным или наказывать их за курение на работе — глупо, да и не справедливо. Авторитет такого руководителя будет сомнительным.

В этой же модели, на каждый компьютер сотрудника устанавливаются программы шпионы. Они следят в какое время чем занимался сотрудник. Какие программы открывал, какие сайты посещал. Они также позволяют ограничить доступ персонала на опасные сайты (надо сказать, по опыту автора, полезная практика. На порядок уменьшается вероятность заражения компьютеров вирусами, да и меньше спама приходит).

В большинстве случаев шефу достаточно предупредить сотрудников, что им осуществляется постоянный контроль за использованием компьютера. Этого достаточно, чтобы они не использовали его в рабочее время в личных целях.

Модель «Ап»

В противоположность предыдущей модели, стимулирование персонала в концепции «Ап», нацелена на положительную занятость. Здесь мало присутствует штрафов, акцент сделан на поощрении правильных действий. К примеру, с тем же курением. Ввести премию всем некурящим в размере 20$ ежемесячно. А человеку бросившему курить на работе единовременное пособие в 100$ если он выдержал три месяца.

Сотрудники интернет-монстра Google имеют право официально 20% рабочего времени использовать на свое усмотрение. Это фигурирует в их контрактах. Что это дает руководителям компании? Уверенность в том, что люди не будут воровать рабочее время, ибо официально его можно использовать. Плюс, это акт заботы о сотруднике как человеке. У всех бывают проблемы, а тут компания готова проявить заботу о своем персонале. По словам создателей программы «финансирования личных нужд рабочим временем» они получают высокую лояльность кадров и низкий уровень стресса на работе. В итоге персонал полноценно выкладывается на проектах в которых участвует. Предоставив такой кредит доверия работникам, в ответ Google получила максимальная производительность персонала.

Реально, когда руководители начинают фиксировать временные затраты на курение — то за сутки получается 1,5–2 часа! В итоге среди моих клиентов есть управленцы, которые оставили эту привычку только потому, что «времени жалко». А не потому что сигареты требуют много денег, и вредит здоровью.

Можно решать проблему иначе: контролировать не трафик и почту, а расход рабочего времени. Если в каждый момент времени сотрудник занят работой, которая контролируется, т. е. имеет нормы на сроки и качество выполнения, то ему будет трудно использовать рабочее время в личных целях. И увольнять тогда сотрудника не за игры на работе, а за не эффективную работу. А за игры на работе сотрудника увольнять его руководителя — плохо загружает и мотивирует.

Руководители компаний часто застают своих подчиненных, играющих в компьютерные игры, или в Интернете на развлекательных сайтах. Многих топ-менеджеров это нервирует, особенно в период активных работ. Как из этого извлечь пользу? Ведь, скажем, «пошаговые стратегии» (например, Civilization) помогают мыслить глобально, помогают почувствовать баланс между инвестициями в краткосрочные и долгосрочные перспективы. В «Стратегиях реального времени» (StarCraft) опытные игроки достигают скорости управления своей армией в три и более осмысленных команд в секунду. Было замечено, что после очередного матча в StarCraft подчиненные с таким же темпом шлепали по клавишам, выполняя свою работу. И притом выполняли ее без потери качества. Даже, казалось бы, примитивные «стрелялки» (еще их называют «шутеры»), где главная цель — подстрелить как можно большее количество монстров, способны показать, насколько вы хорошо руководите командой, выполняющей сложные задания, а также продемонстрировать способность самостоятельно принимать решения.

Так что же делать? Разумные решения

Первый — жестко запрещается покидать рабочее место. В данном случае, если требуется отлучиться, сотрудники договариваются друг с другом и прикрывают отсутствующего. Либо с непосредственным начальником решается вопрос «я потом задержусь и отработаю», «я же в выходные выходил» и т. д. На уровне компании и высшего руководства — персонал всегда на рабочих местах. По личным нуждам никто не задерживается и не отлучается в рабочее время.

Второй — официально дается некая квота на решение личных проблем. Она лимитирована требованиями рабочего процесса

Третий — сотрудник сам определяет, когда и куда можно отлучиться, контролируется только суммарное время отсутствия. При этом с него требуется выполнение работы в срок. Главное — не создавать авралов и проблем, своевременно выполнять свои обязательства. Человек сам определяет, когда ему можно покинуть работу, а когда нет.

Возможно следующее сочетание этих схем:

1. На период испытательного срока — никаких личных проблем в рабочее время. Рекомендуемый период 3–4 месяца.
   
   
2. При выполнении плановых объемов работ — возможны отгулы при заблаговременном согласовании с руководителем. Такую схему можно практиковать в первый год работы сотрудника.
   
   
3. Когда сотрудник достиг уровня высокой ответственности — ему можно доверить самостоятельно решать, когда и куда можно отлучаться, а когда нужно быть на работе. Если сотрудник проработал в вашей компании более года.

Александр Горбачев