«Чем больше на столе бумаг, папок и записочек, тем эффективнее работает сотрудник» — это утверждение не совсем соответствует истине. Ведь большинство офисных работников знают, как легко в кучках бумаг, разложенных на столе, теряются нужные документы, телефоны, ежедневники, ручки и записки.
В деле повышения эффективности труда офисных работников и руководителей среднего звена преуспели японцы. Оказывается, кроме высоких технологий, японцы первоклассные специалисты по части оптимизации производства в любых сферах бизнеса. Они используют любую возможность, чтобы увеличить прибыль и при этом сократить финансовые, временные и трудовые затраты. В частности, особой популярностью, как в Японии, Америке и многих странах Европы пользуется система упорядочения — «5S». Согласно этой системе для повышения эффективности ежедневной, рутинной офисной работы следует выполнять следующие рекомендации:
Все предметы рабочей среды (папки, бланки, журналы, письменные принадлежности) разделите на три категории: нужные, не нужные и не нужные срочно. Не нужные удаляются в дальний ящик. Нужные сохраняются на рабочем месте. Не нужные срочно располагаются на определенном удалении от рабочего места или хранятся централизованно.
Распределите и закрепите зоны ответственности каждого работника. Лучше всего письменно определить, какой сотрудник за что отвечает и какую работу выполняет. Еще лучше, если детально и пошагово будет расписана стадийность и суть работы. В этом случае новому сотруднику достаточно будет прочесть инструкцию и следовать указанным правилам, а не затрачивать время других сотрудников на обучение новенького.
Максимальная визуализация (вместо текста, где это возможно используйте рисунки, схемы, пиктограммы, указатели, цветовое кодирование). Причем эти обозначения должны быть едиными для всех сотрудников офиса или хотя бы отдела.
Места хранения документов подпишите или обозначьте (например, «Документы в работе», «Черновики», «Пустые бланки», «Документы на подпись», «Документы в архив» и т. д.).
Следуйте правилу — документ, пришедший первым, первым проходит обработку.
Обеспечьте свободу перемещения по помещению. Долой нагромождение коробок и папок. Их можно убрать на антресоли шкафов или поместить на настенные стеллажи.
Введите правило — под руками только те бумаги, которыми вы занимаетесь в данный момент. Стол должен быть чистым.
Эти не хитрые правила могут быть дополнены вашими собственными идеями, но так или иначе они составляют основу всемирно известной и широко используемой во всем мире системы оптимизации деятельности любого офиса.
Ласкаво просимо
Реклама
Реклама