Чи обов’язково вести табель обліку робочого часу? Чи передбачені штрафи за неведення табеля?
Що таке табель?
Табель обліку використання робочого часу (далі — табель) — це первинний документ, в якому ведеться облік використання робочого часу щодо кожного працівника для обчислення виконаної ним роботи, контролю дотримання встановленого графіка роботи. Також він містить дані для нарахування зарплати, складання статзвітності, заповнення об’єднаного звіту.
Нормативним документом, яким затверджено типову форму № П-5 «Табель обліку використання робочого часу», є наказ Держкомстату «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці» від 05.12.2008 р. № 489. Відповідно до п. 2 приміток до типової форми № П-5 «Табель обліку використання робочого часу» ця форма:
має рекомендаційний характер;
складається з мінімальної кількості показників, необхідних для заповнення форм державних статистичних спостережень;
у разі потреби може бути доповнена іншими показниками, необхідними для обліку на підприємстві.
Наразі це зручна та прийнятна форма реалізації законодавчої вимоги щодо обов’язкового обліку виконуваної працівником роботи. Ба більше, кожен роботодавець може підлаштувати форму під себе, змінюючи або доповнюючи тією інформацією, яку хоче обліковувати. Разом із цим радимо вам не скорочувати наявну мінімальну кількість наведених показників, натомість додавати — будь ласка.
Чи є законодавча вимога щодо ведення табеля?
На жаль, ані в КЗпП, ані в Законі України «Про оплату праці» від 24.03.1995 р. № 108/95-ВР (далі — Закон про оплату праці) ви не знайдете прямої вимоги щодо ведення табеля. Натомість ч. 2 ст. 30 Закону про оплату праці зобов’язує всіх роботодавців забезпечити достовірний облік виконуваної працівником роботи і бухгалтерський облік витрат на оплату праці у встановленому порядку.
З огляду на цю норму роботодавець зобов’язаний вести облік виконуваної працівником роботи, але вона не містить прямого обов’язку ведення табеля.
Поряд із цим фахівці Мінпраці в листі від 13.05.2010 № 140/13/116-10 зазначили, що табель зобов’язані вести всі роботодавці незалежно від кількості працівників. Наприклад, ФОП, у якого працює всього 2 працівника, також має складати на них табель. Фахівці Держпраці також вважають за обов’язок роботодавців вести табель.
Ми рекомендуємо прислухатися до думки Мінпраці та облікувати робочий час саме за допомогою табеля, за основу якого взяти форму № П-5.
Ба більше, при перевірці Держпраці інспектори завжди вимагають табель для оцінки дотримання законодавства про працю. Наприклад, чи не порушено права працівників у частині дотримання тривалості робочого часу, норм роботи в нічні години, у вихідні, надурочні тощо. Також при перевірці правильності розрахунку допомоги по тимчасовій непрацездатності табель можуть вимагати фахівці ПФУ.
Підсумуємо. Усі без винятку роботодавці зобов’язані вести облік робочого часу працівників. Формою реалізації цієї вимоги є табель.
Чи можна не вести табель?
Не вести табель можна, коли взагалі немає працівників. До речі, в табелі не зазначають фізосіб, з якими укладений договір ЦПХ.
Якщо є хоч один працівник, з яким укладений трудовий договір, роботодавець має вести облік його робочого часу. Для цього роботодавець використовує табель.
Скільки разів на місяць складати табель?
Табель ведуть протягом місяця, заповнюючи щодня. А наприкінці місяця підбивають підсумки щодо кількості годин, відпрацьованих кожним співробітником.
Заповнений табель підписується особою, відповідальною за його ведення, керівником підрозділу, а також працівником кадрової служби та передається до бухгалтерії для нарахування зарплати за відпрацьований місяць.
Отже, табель за місяць має бути обов’язково.
Чи треба подавати табель для розрахунку зарплати за першу половину місяця (авансу)? Звісно, коли аванс виплачується залежно від кількості відпрацьованого часу, у бухгалтера має бути табель для його розрахунку.
Отже, табель складають і на проміжні дати для обліку відпрацьованого часу (з 1-го по 15-те число включно). Є декілька варіантів, які застосовуються на практиці для цього.
Наприклад, відповідальний за ведення табеля передає до бухгалтерії заповнений табель за першу половину місяця 16-го числа для розрахунку авансу, а бухгалтерія повертатиме його назад 17-го. Або можна скористатися засвідченою копією табеля на аванс, яка залишатиметься в бухгалтерії і підшиватиметься під розрахунок.
Рідше застосовується ведення окремих табелів за першу та другу половини місяця, а потім зведений.
У випадку коли працівник звільняється, на нього має бути поданий до бухгалтерії табель у день його звільнення. На практиці це може бути окремо сформований документ. Тоді дублювати цього працівника в табелі за місяць не потрібно. Або ж так, як у випадку з виплатою авансу.
Скільки часу зберігати табель?
Табель належить до первинних документів, строки зберігання яких зазначені в Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 р. № 578/5№ 578/5 (далі — Перелік № 578/5).
Регламентовані строки зберігання табеля такі:
у загальному випадку — 1 рік (ст. 408 Переліку № 578/5);
щодо працівників, задіяних на роботах зі шкідливими умовами праці, — 75 років (ст. 445 Переліку № 578/5);
щодо громадян, які постраждали унаслідок Чорнобильської катастрофи, — 75 років (ст. 685 Переліку № 578/5).
Там де зберігання 75 років — питань немає. А от щодо 1-річного зберігання, то не все так однозначно.
Річ у тім, що відповідно до ст. 336 Переліку № 578/5 первинні документи і додатки до них, які фіксують факт виконання господарських операцій і стали підставою для записів у регістрах бухобліку та податкових документах, треба зберігати 3 роки. Такий 3-річний строк зберігання застосовується за умови завершення перевірки податковими органами, а також завершення ревізії (для бюджетних установ) Держаудитслужбою за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності. У разі виникнення спорів (суперечок), порушення кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах такі документи слід зберігати до ухвалення остаточного рішення.
По суті, табель є документом, на підставі якого розраховується зарплата. Відповідно він є підставою для відображення операції в бухобліку. Тоді чи можна прив’язати строк зберігання, вказаний у ст. 336 Переліку № 578/5, до табеля?
Податківці при перевірці мають право вимагати надати табель, на підставі якого нараховано зарплату, яка, у свою чергу, є об’єктом оподаткування (ПДФО, ВЗ). Тоді норми пп. 44.1 і 44.3 ПКУ схиляють до зберігання табеля протягом 3 років. У них ідеться про те, що платники податків зобов’язані зберігати протягом не менше 1095 днів (або не менше 3 років) первинні документи, пов’язані з обчисленням і сплатою податків та зборів, з дня подання податкової звітності, для складання якої використовуються вказані документи.
Натомість у листах Мін’юсту від 26.09.2017 р. № 37237/27932-0-33-17/6, Держпраці від 08.09.2017 р. № 9150/4/4.1-ДП-17 та Держархіву від 22.12.2017 р. № Н-579/01.1-18 фахівці цих відомств вважають, що в загальному випадку строк зберігання табеля — 1 рік, що прямо вказано у ст. 408 Переліку № 578/5.
Підсумуємо. Загальний мінімальний строк зберігання табеля наразі становить 1 рік. Проте зберігати його довше не заборонено, а от зменшувати строк зберігання — не можна. Тому ми все ж таки рекомендуємо зберігати табель протягом 3 років (з урахуванням призупинення карантинних і воєнних строків перевірок), щоб мати докази достовірного нарахування зарплати та уникнути розбіжностей з контролюючими органами при перевірці.
Штраф за відсутність табеля
Як такого штрафу за відсутність ведення табеля немає. Проте є штраф за неведення (невідповідне ведення) обліку робочого часу. І це порушення законодавства про працю.
Тобто порушення вимоги ч. 2 ст. 30 Закону про оплату праці, яка зобов’язує всіх роботодавців забезпечити достовірний облік виконуваної працівником роботи і бухгалтерський облік витрат на оплату праці у встановленому порядку. Завдяки табелю фактично відбувається реалізація цієї норми.
Якщо роботодавець веде облік робочого часу за своєю формою і це не є саме табель? По-перше, в документі, який обліковує робочий час, мають бути всі мінімальні показники, що потрібні для статзвітності (див. рекомендовану форму табеля). По-друге, роботодавець має доказати, що облік робочого часу відбувається належним чином без порушень ч. 2 ст. 30 Закону про оплату праці. Адже в ній не йдеться саме про табель.
Отже, табель або інший документ, який відповідає критеріям належного ведення обліку робочого часу, має вести кожен роботодавець. Як не крути, а без мінімальної кількості показників рекомендованої форми табеля ніяк. Тому практично всі роботодавці обліковують робочий час саме за допомогою табеля.
Неведення обліку робочого часу (табеля) можна віднести до порушення інших вимог законодавства про працю (абз. 10 ч. 2 ст. 265 КЗпП). Штраф за нього становить 1 МЗП (6700 грн у 2023 році) за кожне таке порушення. За повторне порушення — 2 МЗП (13 400 грн у 2023 році).
Такий самий штраф загрожує роботодавцю за неналежне ведення обліку робочого часу (табеля). Тобто, наприклад, за відсутність або неправильне визначення роботи у вихідний день, нічних годин тощо.
Проте якщо вчасно (у встановлені строки) усунути порушення, визначене приписом інспектора з праці, штрафу можна уникнути (ч. 6 ст. 265 КЗпП).
Також може бути застосований адмінштраф на посадових осіб підприємств, установ і організацій відповідно до ч. 1 ст. 41 КпАП від 30 до 100 НМДГ (510–1700 грн). За вчинене повторне порушення — від 100 до 300 НМДГ (1700–5100 грн).
Висновки
Роботодавці зобов’язані вести облік робочого часу працівників. Формою реалізації цієї вимоги є табель.
Мінімальний строк зберігання табеля в загальному випадку 1 рік.
За неведення достовірного обліку робочого часу роботодавцю може загрожувати штраф у розмірі 1 МЗП.
Вас може зацікавити
Курс підвищення кваліфікації «Кадрова справа для професіонала»
Свідоцтво державного зразка.
Підтримка експерта протягом навчання.
Супровід експертом протягом 2-х тижнів після закінчення курсів.
Доступ до Живого журналу «КАДРОВИК.UA» на 3 місяці.
Ласкаво просимо
Реклама
Реклама