Главная  Карта сайта  Размещение рекламы на портале
  СООБЩЕСТВО КАДРОВИКОВ И СПЕЦИАЛИСТОВ ПО УПРАВЛЕНИЮ ПЕРСОНАЛОМ
Добро пожаловать
  УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ
  Новости
  Библиотека статей
  Нормативная база
  Образцы документов
  Производств. календарь
  Книжная полка
  Кто есть кто
  Глоссарий
  Опросы
  Размещение рекламы
  Наши партнеры
  Форум
Новые материалы
Подписаться на рассылку





Facebook
Календарь событий
Октябрь 2021
Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс
    123
45678910
11121314151617
18192021222324
25262728293031
       

Ноябрь 2021
Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс
1234567
891011121314
15161718192021
22232425262728
2930     

Все события
Реклама
Приймаємо на роботу: нові правила «гри»
Новости / Мониторинг законодательства
16.09.2021
Приймаємо на роботу: нові правила «гри»
 

Протягом 2020–2021 років норми щодо прийняття на роботу працівників, які довго залишалися поза увагою законодавців, були змінені. Через це кадровикам щоразу доводиться підлаштовуватися під нові реалії. Проте зробити це неважко. Як саме?

Не будемо зупинятися на етапі, що передує прийняттю співробітника на роботу: співбесідах, тестуваннях та інших процедурах, які роботодавець проводить, щоб переконатися в професійних здібностях кандидата. Коли ж гідного кандидата на вакансію вже відібрано, справа переходить на новий етап — оформлення його на роботу.

Зазвичай процес прийняття на роботу починається із заяви працівника. Її оформляють у довільному вигляді, оскільки її форму нормативними актами не затверджено.

Крім заяви, працівник також подає й інші необхідні документи. Їх перелік закріплений у ст. 24 КЗпП:

«При укладенні трудового договору громадянин зобов’язаний подати паспорт або інший документ, що посвідчує особу, трудову книжку (у разі наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, а у випадках, передбачених законодавством, — також документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію), про стан здоров’я, відповідний військово-обліковий документ та інші документи».

Такий перелік не є вичерпним. Тому для певних категорій осіб, можуть передбачатися й інші документи при прийнятті на роботу (наприклад, для іноземних громадян).

Проте, нагадуємо, що від осіб, які працевлаштовуються, заборонено вимагати, зокрема, відомості про їх партійну і національну приналежність, походження, реєстрацію місця проживання чи перебування.

На перший погляд, здається, що особливих змін у цій частині не відбулося. Але новий ДСТУ 4163:2020 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів», затверджений наказом ДП «Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» від 01.07.2020 р. № 144 «Про прийняття та скасування національних стандартів» (далі — ДСТУ 4163:2020), перехід на електронний облік трудової діяльності, урівняння е-паспорта з його паперовим варіантом змушують тримати руку на пульсі.

Заява за новим ДСТУ

Чи обов’язково оформлювати заяву про прийняття на роботу власноруч або ж можна її надрукувати? Чи змінилося щось із прийняттям нового ДСТУ?

Дійсно, з 1 вересня 2021 року діє новий національний стандарт ДСТУ 4163:2020. Керуватися ним мають усі — і державні органи, і ОМС, і будь-які юридичні особи. Він прийшов на заміну ДСТУ 4163–2003, за яким складали документи з 2003 року. Деякі правила залишилися незмінним, поряд із цим було введено й деякі новації. Так, зі старого до нового ДСТУ перекочувало загальне правило:

«Організаційно-розпорядчі документи виготовляють за допомогою автоматизованих та/або друкувальних засобів. Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, допустимо оформлювати рукописним способом».

Простіше кажучи, все залишилося як і раніше: заяву можна оформляти як від руки, так і друкарським способом.

Серед новацій — зміна правил зазначення такого реквізиту, як «підпис». Раніше реквізит «підпис» складався з назви посади особи, яка підписує документ, особистого підпису, ініціалу(-ів) і прізвища. За новими вимогами підпис має виглядати так: найменування посади особи, яка підписує документ, особистий підпис (крім електронних документів), власне ім’я і прізвище.

Важливо! Замість «І.І. Іваненко», треба вказувати «Іван ІВАНЕНКО».

Таке ж правило діє й для написання шапки заяви. Так, за вимогами нового ДСТУ у разі адресування документа керівнику юрособи або його заступнику найменування юрособи має бути складовою частиною найменування посади адресата, яке зазначають у давальному відмінку. Наприклад, директору УНДІАСД Павлу ПЕТРЕНКУ.

Хоча, насправді, таке правило було й раніше в Типовій Інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади (постанова КМУ від 17.01.2018 р. № 55). Проте вона мала обмежений обсяг дії, тож з 1 вересня 2021 року завдяки ДСТУ 4163:2020 таке правило стосуватиметься всіх.

Ба більше, новим ДСТУ чітко вказано, як саме потрібно виготовляти друковані тексти документів. До речі, попередній ДСТУ не містив цих вимог. Так, коли друкуєте текст, обирайте гарнітуру Times New Roman та як основний розмір можна використовувати шрифт 12–14 друкарських пунктів, а окремі реквізити можете друкувати й меншим чи більшим розміром.

Наприклад, реквізит «Назва виду документа» друкується ВЕЛИКИМИ літерами та можна використовувати розріджений шрифт розміром 14–16 друкарських пунктів.

Також допустимо використовувати напівжирний прямий шрифт.

До речі, текст документів на аркушах паперу формату А4 рекомендовано друкувати через 1–1,5 міжрядкових інтервали, а формату А5 — через 1 міжрядковий інтервал. Проте для реквізиту «Адресат» використовують 1,5 міжрядковий інтервал. Це ті нововведення, що стосуються написання заяви.

Проте новий ДСТУ 4163:2020 містить ще багато правил щодо оформлення різних реквізитів документів. І хоча штрафних санкцій за їх недотримання не встановлено, все ж радимо дотримуватися цих правил для збереження юридичної сили документів.

Е-паспорт

Чи можна приймати на роботу працівника за е-паспортом?

Із 23 серпня 2021 року цифровий паспорт або е-паспорт став повним юридичним аналогом звичайного паперового документа. Відповідні зміни були запроваджені Законом України «Про внесення змін до Закону України «Про Єдиний державний демографічний реєстр та документи, що підтверджують громадянство України, посвідчують особу чи її спеціальний статус» від 30 березня 2021 року № 1368-ІХ.

Що таке е-паспорт? Відповідь знаходимо у тому ж Законі:

«Е-паспорт — це паспорт громадянина України у формі електронного відображення інформації, що міститься у паспорті громадянина України у формі картки, оформленому засобами Реєстру, разом з унікальним електронним ідентифікатором (QR-кодом, штрихкодом, цифровим кодом), а також інформації про місце проживання (за наявності)»…

Тобто в е-паспорті містяться ті самі дані, що й в ID-картці. При цьому чітко вказано, що е-паспорт пред’являється особою замість та без додаткового пред’явлення паспорта громадянина України, документів (відомостей, даних) про реєстраційний номер облікової картки платника податків, про місце проживання. Причому такі цифрові паспорти можна пред’являти на території України для посвідчення особи та підтвердження громадянства, крім певних винятків, наприклад в’їзду на тимчасово окуповану територію України та виїзду з неї.

Увага! Використовувати е-паспорт ви зможете лише в тому разі, якщо маєте біометричний закордонний паспорт або паспорт у вигляді ID-картки, бо дані зі звичайного паспорта-книжечки зразка 1994 року в застосунку не відображаються, а завантажити окремо інформацію про паспорт немає можливості.

Як ці зміни торкнутися кадрової діяльності? Пояснюю. При укладенні трудового договору громадянин зобов’язаний, зокрема, подати паспорт або інший документ, що посвідчує особу (ч. 2 ст. 24 КЗпП). А оскільки е-паспорт = звичайний паспорт, то, на перший погляд, питань не повинно бути. Але ж не все так просто. На практиці виникає декілька проблем.

1. Перевірка справжності документа. Технічно це продумано. У застосунку «Дія» є зчитувач, яким можна просканувати QR-код іншого користувача. Для цього потрібно натиснути на іконку зчитувача в правому верхньому куті та навести камеру смартфона на QR. Документ автоматично буде перевірено, а результати можна буде одразу побачити в застосунку.

Як бачите, для цього потрібен інтернет, сканувальний пристрій чи смартфон, на якому встановили застосунок «Дія» або ж відповідне програмне забезпечення. А з цим на практиці, імовірніше, будуть проблеми.

Обійти це можна лише одним шляхом. Для того щоб перевірити справжність документа, вам потрібно впевнитися в тому, що перед вами не фото і не скріншот. Для цього натисніть на документ, і там має з’явитися QR-код чи штрихкод на іншому боці.

2. Отримання копії такого документа. Ось це вже питання не з легких. Адже до особових справ, що формуються впродовж усього часу роботи працівника, долучають копію паспорта, копію облікової картки платника податків (п. 12 гл. 2 розд. IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 р. № 1000/5).

І знову ж таки технічно це продумано. Передбачається, що вся процедура займатиме декілька секунд. Працівникові достатньо відкрити документ, що посвідчує особу, у застосунку «Дія» на власному смартфоні та назвати згенерований номер штрихкоду або ж просто надати штрихкод для сканування. Працівник відділу кадрів уводить цей номер у систему та направляє запит на отримання копії цифрового документа. Працівник підтверджує запит — копія документа опиняється в системі.

Як ви розумієте, для цього потрібно програмне забезпечення та/або спеціальне обладнання.

Вирішити цю проблему пропонують таким чином: установа може через свій комп’ютер увійти у свій електронний кабінет у застосунку «Дія» та зчитати цифровий паспорт людини, ввівши штрихкод. Окрім цього, у Мінцифра передбачили можливість використання «зворотного QR-коду». Наприклад, установа реєструється на порталі «Дія» у своєму електронному кабінеті та формує QR-код. Працівники сканують цей код, і роботодавцю у електронний кабінет надходить копія документа працівника. Подивимося, як це буде працювати на практиці. Поки зрозуміло лише одне — відмовляти в прийнятті на роботу через ненадання паперового варіанту паспорта не варто.

Проте можна обережно пояснити працівникові, що поки що немає технічної можливості для його повноцінного зчитування.

Трудова книжка чи відомості з Реєстру?

Як діяти, якщо працівник не бажає надавати трудову книжку при прийнятті на роботу?

Він має на це право. Адже з 10.06.2021 р. працівник, улаштовуючись на нове місце роботи, має право надати роботодавцю або паперову трудову книжку (за її наявності), або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб. Однак наразі не можна отримати з Реєстру застрахованих осіб відомості про трудову діяльність працівника.

По-перше, жоден нормативний документ не передбачає надання відомостей саме про трудову діяльність. Ба більше, жодна з існуючих довідок в Положенні про реєстр застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, затвердженого постановою правління ПФУ від 18.06.2014 р. № 10-1, не підходить для цієї ролі.

По-друге, інформація в Реєстр потрапляє із квартального Об’єднаного звіту. Тому може бути застарілою.

Тож радимо пояснити працівникові, що оскільки це питання не врегульоване, то він має:

  • надати трудову книжку,

або

  • звернутись до Пенсійного фонду (саме цей фонд веде реєстр застрахованих осіб) для отримання відомостей про трудову діяльність.

Повідомлення про прийняття на роботу

У зв’язку з переходом на електронний облік трудової діяльності, чи обов’язково потрібно подавати повідомлення про прийняття на роботу працівника?

Звісно, потрібно! У цій частині змін не відбулося. Тож, як і раніше, діють вимоги ст. 24 КЗпП, а саме:

Важливо! «працівник не може бути допущений до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом (розпорядженням), та повідомлення податкового органу про прийняття працівника на роботу».

Проте заповнювати форму повідомлення треба з урахуванням нових законодавчих реалій. Так, у реквізиті 4 «Категорія особи» категорію «1» відтепер ставимо не тільки для тих осіб, які надали трудову книжку, але й для ти х, хто визначив у заяві своє місце роботи як основне. Категорія «2» призначена для відображення працевлаштування сумісників.

Оксана Кучерова

Оплата праці

Просмотров: 1883 Отправить другу Версия для печати
 

Смотрите также:
Тривалість щорічної відпустки особам з інвалідністю
Чи обов’язково вказувати бажану дату звільнення в заяві про звільнення за власним бажанням?
Коли е-лікарняний стає підставою для призначення допомоги?
Новий ДСТУ для оформлення документів: відповіді на запитання
Чи можуть притягнути до дисциплінарної відповідальності за відмову вакцинуватися?
Як формується номер е-лікарняного?
Перекриття періодів непрацездатності в різних е-лікарняних однієї особи
Захист трудових прав: профспілки пропонують прийняти новий Трудовий кодекс
В оголошеннях про вакансії заборонено зазначати дискримінаційні обмеження
Затверджено перелік професій, для яких щеплення проти COVID-19 є обов’язковим
Робота в надурочний час: коли й кому дозволено та як оплачувати
Втрачено трудову. Як підтвердити стаж при виході на пенсію?
Як діяти працівнику, якому відкрили е-лікарняний?
Які обов’язки несе суб’єкт господарювання під час здійснення державного нагляду (контролю)?
Відсторонення від роботи: що потрібно знати працівнику
Яку відповідальність несе роботодавець за ненадання працівнику відпустки?
Чи можуть роботодавці відмовитись від типових форм?
Відповіді на найпоширеніші питання про е-лікарняні від МОЗ
Виплата компенсації за невикористані дні відпустки за час затримки видачі трудової книжки при звільненні
Що може завадити роботодавцю перевести працівника на іншу роботу?
Надання додаткової відпустки за роботу з ненормованим робочим днем
Е-лікарняні: як їх оформляють та оплачують з 1 жовтня?
Навчальна відпустка: чи враховувати святковий день?
Інспекційні відвідування Держпраці знову під забороною!
Чи повинен ФОП вести облік кадрових документів?
МОЗ змінює правила виписки е-листків непрацездатності
Важливі зміни в оформленні відносин з директорами
Що треба знати про виплату вихідної допомоги при звільненні
Лікарняні можуть видати в паперовому вигляді: чотири випадки
Україна повністю перейшла на електронний лікарняний: як це працює
Кримінальна відповідальність за порушення трудового законодавства: хто за що відповідає?
Як встановити працівнику випробування і яка його максимальна тривалість?
МОЗ доопрацював проект переліку професій для обов’язкової вакцинації від COVID-19
Електронна трудова книжка: про що варто знати роботодавцям і працівникам?
Річна винагорода у розрахунку відпускних: роз’яснення від Мінекономіки
Які перевірки можуть проводити контролюючі органи під час карантину?
Працівник відмовляється від обов’язкової вакцинації від COVID-19: які наслідки?
Лайфхаки: звільнення за угодою сторін або звільнення за власним бажанням
Скільки днів тимчасової непрацездатності оплачує роботодавець?
10 новел ДСТУ 4163:2020 «Вимоги до оформлення документів»
Електронний лікарняний: покроковий алгоритм
Строковий договір: чи подавати Повідомлення?
Відпустка при переведенні на інше підприємство: що потрібно знати?
Кого зобов’яжуть вакцинуватися від коронавірусу: МОЗ підготував перелік професій
Дисциплінарні стягнення: види та процедура застосування
Особова картка працівника: чи має її складати ФОП?
Е-лікарняні без помилок
Звільнення за власним бажанням: що важливо знати
Е-лікарняний. Основи
Які документи подає особа з інвалідністю під час прийняття на роботу
Все новости
Реклама
Издания для профессионалов
Опросы
Какова на Ваш взгляд основная причина увольнения по собственному желанию?
Недовольство заработной платой
Недовольство условиями труда
Неуважительное отношение со стороны руководства
Неоправдавшиеся надежды
Неустойчивость служебного положения
Невозможность сделать карьеру

Объявление
Уважаемые посетители! По всем вопросам относительно работы портала обращайтесь к администратору
2021 © МЕДИА-ПРО
2021 © HR-Лига
Copyright © 2005–2021 HR-Лига
Использование материалов из журналов Группы компаний «МЕДИА-ПРО» только по согласованию с редакцией (администрацией) портала.
Редакция (администрация) оставляет за собой право не разделять мнение авторов размещаемых материалов.
Редакция (администрация) портала не несет ответственности за ущерб, который может быть нанесен в результате использования, неиспользования или ненадлежащего использования информации, содержащейся на портале.
Ответственность за достоверность информации и прочих сведений несут авторы публикаций.
По всем вопросам пишите на admin@hrliga.com