Що таке копія або витяг з кадрового документа? Що таке дублікат кадрового документа? Як оформити копію наказу про звільнення? Чи можна видати замість копії витяг з наказу про звільнення? Багато запитань виникає через зміни, внесені до КЗпП щодо видачі копії наказу про звільнення усім працівникам.

Нагадаємо, у ст. 47 КЗпП зазначається, що роботодавець зобов’язаний в день звільнення видати працівникові копію наказу (розпорядження) про звільнення, провести з ним розрахунок у строки, зазначені у ст. 116 КЗпП, а також на вимогу працівника внести належні записи про звільнення до трудової книжки, що зберігається у працівника. Такі зміни відбулися з 10 червня 2021 року.

При цьому вже з’явилися консультації інших фахівців, у яких помилково стверджують, що замість копії можна видати дублікат оригіналу наказу.

Відразу зазначимо: у разі затримки видачі копії наказу (розпорядження) про звільнення з вини власника або уповноваженого ним органу працівникові виплачується середній заробіток за весь час вимушеного прогулу (ст. 235 КЗпП). Тож, якщо видати працівнику в день звільнення дублікат оригіналу, а не копію, то слідом уже можна готувати круглу суму у вигляді середнього заробітку за весь час вимушеного прогулу.

Тому визначити, що саме треба надати звільненому працівнику, як правильно цей документ оформити — дуже важливо!

Тож розглянемо, як же правильно оформити копію і яка різниця між копіями, дублікатами та витягами/виписками.

Коли застосовується копія у кадровому діловодстві

Є низка статей КЗпП, у яких зазначається про копії документів. Цю інформацію відобразили у зручній таблиці 1.

Табл. 1. Норми КЗпП, в яких згадується про копії документів

№ з/п	Норма законодавства	Зміст
1	Ст. 47 КЗпП	Роботодавець зобов’язаний в день звільнення видати працівникові копію наказу (розпорядження) про звільнення, провести з ним розрахунок у строки, зазначені у ст. 116 КЗпП, а також на вимогу працівника внести належні записи про звільнення до трудової книжки, що зберігається у працівника.
2	Ст. 36 КЗпП	У випадках набрання законної сили вироком суду, яким працівника засуджено (крім випадків звільнення від відбування покарання з випробуванням) до позбавлення волі або до іншого покарання, яке виключає можливість продовження даної роботи; укладення трудового договору (контракту), всупереч вимогам Закону «Про запобігання корупції», встановленим для осіб, які звільнилися або іншим чином припинили діяльність, пов’язану з виконанням функцій держави або місцевого самоврядування, протягом року з дня її припинення; набрання законної сили рішенням суду про визнання необґрунтованими активів та їх стягнення в дохід держави стосовно особи, уповноваженої на виконання функцій держави або місцевого самоврядування, у передбачених ст. 290 ЦПКУ. Особа підлягає звільненню з посади у триденний строк з дня отримання органом державної влади, органом місцевого самоврядування, підприємством, установою, організацією копії відповідного судового рішення, яке набрало законної сили.
3	Частина 6 ст. 223 КЗпП	Організаційно-технічне забезпечення комісії по трудових спорах (надання обладнаного приміщення, друкарської та іншої техніки, необхідної літератури, організація діловодства, облік та зберігання заяв працівників і справ, підготовка та видача копій рішень і т. ін.) здійснюється власником або уповноваженим ним органом.
4	Ст. 227 КЗпП	Комісія по трудових спорах приймає рішення більшістю голосів її членів, присутніх на засіданні. У рішенні зазначаються: повне найменування підприємства, установи, організації, прізвище, ім’я та по батькові працівника, який звернувся до комісії, або його представника, дата звернення до комісії і дата розгляду спору, суть спору, прізвища членів комісії, власника або представників уповноваженого ним органу, результати голосування і мотивоване рішення комісії. Копії рішення комісії у триденний строк вручаються працівникові, власникові або уповноваженому ним органу.
5	Ст. 228 КЗпП	У разі незгоди з рішенням комісії по трудових спорах працівник чи власник або уповноважений ним орган можуть оскаржити її рішення до суду в десятиденний строк з дня вручення їм виписки з протоколу засідання комісії чи його копії. Пропуск вказаного строку не є підставою відмови у прийнятті заяви. Визнавши причини пропуску поважними, суд може поновити цей строк і розглянути спір по суті. В разі коли пропущений строк не буде поновлено, заява не розглядається, і залишається в силі рішення комісії по трудових спорах.

Оригінал, дублікат, копія, витяг: яка різниця між цими поняттями

Щоби розібратися в питаннями, що ж таке копія, оригінал, дублікат, витяг та інше, недостатньо знати лише норми КЗпП, а потрібно ознайомитися й з іншими документами, а саме:

• Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях від 18.06.2015 р. № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5);
• Національним стандартом України «Діловодство й архівна справа» (затверджені наказом Державного комітету з питань технічного регулювання та споживчої політики від 28.05.2004 р. № 97).

Розглянемо у зручній таблиці 2 визначення термінів

Табл. 2. Визначення термінів: «оригінал», «дублікат», «копія», «витяг»

№ з/п	Термін	Визначення	Нормативний акт
1	Копія документа	Документ, що містить точне знакове відтворення змісту чи документної інформації іншого документа і в окремих випадках — деяких його зовнішніх ознак	Правила № 1000/5 ДСТУ 2732:2004
2	Витяг	Засвідчена копія частини тексту службового документа	Правила № 1000/5 ДСТУ 2732:2004
3	Засвідчена копія (службового документа)	Копія службового документа, що містить реквізити, які в окремих випадках надають їй юридичної сили оригіналу	ДСТУ 2732:2004
4	Незасвідчена копія (службового документа)	Копія службового документа, в якій немає реквізитів, що надають їй юридичної сили оригіналу	ДСТУ 2732:2004
5	Оригінал (службового документа)	Примірник службового документа, що першим набирає юридичної сили	ДСТУ 2732:2004
6	Дублікат оригіналу (службового документа)	Повторно оформлений службовий документ для використовування, замість втраченого чи пошкодженого оригіналу, що має таку саму юридичну силу	ДСТУ 2732:2004

Копія документа: як її оформити?

Вище вже розібралися, що таке копія документа, а в цьому розділі визначимося як же правильно оформити копію документа.

Тут нам однозначно слід звернутися до Правил № 1000/5.

Копії бувають різними, залежно від способу їх виготовлення, а саме:

• факсимільні — копії виготовляються за допомогою засобів копіювально-розмножувальної техніки, у тому числі багатофункціональних пристроїв, що точно відтворюють усі зовнішні ознаки, художні особливості оформлення реквізитів, їх розташування (включаючи підпис та печатку) або частину їх;
  
  
• вільні — виготовляються шляхом передрукування або переписування оригіналу документа, що повністю відтворюють його інформацію, але не абсолютно точно відтворюють його зовнішні ознаки (шрифт, реквізити бланка, підпис, печатку тощо).

Але і факсимільні, і вільні копії підлягають засвідченню відповідно до п. 8, 9 глави 10 розд. 2 Правил № 1000/5.

Копія документа повинна відповідати оригіналу, тобто повністю відтворювати інформацію оригіналу і всі його зовнішні ознаки або їх частину.

Не допускається виготовляти копії документів з нерозбірливим текстом, підчистками, приписами та іншими необумовленими виправленнями.

Копія набуває юридичної сили лише в разі її засвідчення в установленому порядку.

Напис про засвідчення копії складається із:

• слів «Згідно з оригіналом»;
• назви посади, особи, яка засвідчує копію;
• особистого підпису особи, яка засвідчує копію;
• її ініціалів (ініціалу імені) та прізвища;
• дати засвідчення копії.

На лицьовому боці у верхньому правому куті першого аркуша документа проставляється відмітка «Копія». Напис про засвідчення копії наказу буде лише на копії наказу. На оригіналі ж документу написів про зроблені з нього копії не буде.

Повернемося до ст. 47 КЗпП.

У день звільнення працівника слід зробити такі 10 кроків:

1. Видається наказ про звільнення працівника.
2. Зазначається про копію наказу у відмітці про ознайомлення.
3. Підписують наказ у директора.
4. Реєструється наказ.
5. Отримується підпис працівника у відмітці про ознайомлення з наказом.
6. Робиться ксерокопія наказу.
7. Засвідчується копія. Копія набуває юридичної сили лише в разі її засвідчення в установленому порядку.
8. Зазначається відмітка про засвідчення копії.
9. Скріплюється напис про засвідчення копії відбитком печатки відділу кадрів або печатки «Для копій».
10. На лицьовому боці у верхньому правому куті наказу ставимо відмітку «Копія» — власноруч або за допомогою штампу.

Зверніть увагу! У пункті 8, гл. 10 розд. 2 Правил № 1000/5 зазначається про скріплення копії відбитком печатки відповідного структурного підрозділу установи або печатки «Для копій». Та наявність печатки на сьогодні не обов’язкова, тож і відбиток також застосовується лише тими, в кого така печатка є.

Витяг документа та його оформлення

Витяг зі службового документа виготовляється, якщо немає необхідності виготовляти копію усього оригіналу документа. Адже у витягу міститься лише частина інформації, зазначеної в оригіналі.

Уніфіковану форму витягу з наказу з основної діяльності розміщено у Збірнику уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, схваленому протоколом Методичної комісії Держкомархівів від 20.06.2006 р. № 3.

Витяг з наказу може бути оформлений на загальному чи спеціальному бланку або на чистому аркуші паперу формату А4 або А5 (залежно від обсягу тексту).

Під час оформлення витягу з наказу з основної діяльності організації слід мати на увазі, що:

• з відповідного наказу до витягу без будь-яких змін, скорочень чи доповнень переносять такі реквізити: «Назва організації», «Дата документа», «Реєстраційний індекс документа», «Місце складення документа», «Заголовок до тексту документа»;
  
  
• особливість оформлення витягу полягає у відтворенні тексту. Констатуючу частину тексту переносять до витягу повністю, а з розпорядчої беруть лише потрібний пункт або кілька пов’язаних між собою пунктів і при цьому залишають порядкові номери цих пунктів без змін;
  
  
• реквізит «Підпис» оформлюють особливим чином. З оригіналу наказу до витягу переносять назву посади керівника, його ініціал(и) та прізвище. Сам керівник особисто підписувати витяг із наказу не повинен;
  
  
• відмітка про засвідчення витягу з наказу є обов’язковим реквізитом цього документа;
  
  
• підпис особи, яка оформила відмітку про засвідчення витягу з наказу, має бути засвідчений відбитком простої круглої печатки організації (як правило, печатки служби діловодства, служби кадрів або іншого структурного підрозділу, в якому працює відповідна службова особа).

Зверніть увагу! ст. 47 КЗпП вимагає надавати звільненому працівнику саме копію наказу про звільнення. Тому в жодному разі не видавайте працівникам замість копій наказів про звільнення витяги з таких наказів.

Таким чином, якщо ви практикували на підприємстві формування зведених наказів, відтепер рекомендуємо змінити свої «звички» й почати видавати індивідуальні накази про звільнення, а не зведені.

Дублікат документа та його оформлення

Дублікат виготовляється на такому самому бланку, що й оригінал, та містить інформацію, аналогічну інформації в оригіналі. На ньому проставляються відбиток печатки установи і підписи посадових осіб, які мають право підпису цих документів на момент оформлення дубліката. На дублікаті проставляється у правому верхньому куті відмітка «Дублікат».

Увага! Не видавайте працівникам дублікати оригіналів наказів про звільнення. Слід видавати саме копії наказів про звільнення (ст. 47 КЗпП).

Вас може зацікавити
	Книга обліку наказів з персоналу Книга обліку наказів з персоналу розроблена з урахуванням рекомендацій Міністерства праці та соціальної політики України і практичної діяльності кадрових служб. Містить 5 граф і зазвичай застосовується на підприємствах, оскільки є достатньою для збереження усієї необхідної інформації, з рекомендаціями щодо ведення і заповнення. Придбати видання

Галина Казначей