Бархатный сезон заканчивается. Как повысить привлекательность рабочей обстановки и облегчить возвращение сотрудников из отпуска?

Кто не видел, как загорелые и отдохнувшие сотрудники возвращаются после отпуска и с удвоенными силами принимаются за работу. Но всего день спустя они начинают раздражаться и ворчать, жалуясь на повседневную рутину. Складывается впечатление, что у них вообще не было отпуска.

Это и есть «послеотпускной синдром». Когда загрузка растет, а рабочие процессы далеки от оптимальных, послеотпускной период может стать для сотрудников эпицентром разочарования.

Сегодня, учитывая рост трудностей, связанных с наймом и удержанием квалифицированных специалистов, бизнесу следует обратить особое внимание на создание комфортных рабочих условий для тех, кто возвращается из отпуска. Ниже мы рассмотрим пять способов применения средств совместной работы для уменьшения эффекта повседневной рутины и создания более эффективной и привлекательной рабочей среды.

1. Основа основ: средства для совместной работы как база для гибкого графика

Как часто возвращающимся из отпуска сотрудникам приходится разгребать накопившиеся завалы? Чтобы уменьшить послеотпускной стресс и повысить производительность труда в этот особо напряженный период, компании могут установить гибкий рабочий график.

Гибкий график повышает продуктивность и удовлетворенность сотрудников, сокращая при этом коэффициент прогулов и текучесть кадров. Проводившееся в одной из компаний в течение двух лет исследование показало, что в результате внедрения гибкого графика производительность труда выросла более чем на 13%, а текучесть кадров сократилась вдвое. Если сотрудникам не требуется присутствовать в офисе, следует дать им возможность работать виртуально, и тогда у них появится свободное время и силы, чтобы справиться с пиковыми послеотпускными нагрузками.

2. Стимул креативности

Чтобы ваш персонал чувствовал удовлетворенность, средства для совместной работы должны позволять реализовывать творческие подходы к работе.

В последнее время креативность считается одним из важнейших качеств сотрудника и основным элементом стимулирования бизнес-инноваций. При этом она играет большую роль в удержании кадров. Сотрудник, имеющий возможность проявить свои творческие способности, будет не только лучше работать, он будет больше удовлетворен своей ролью.

Большинство средств для совместной работы, которые позволяют собираться в группы и обмениваться идеями, будут до некоторой степени способствовать креативности. Но не следует ими ограничиваться, необходимо реализовывать такой функционал, как виртуальные лекционные доски, а также возможность прямого группового редактирования других документов. В идеале, такие функции должны быть доступны на любом устройстве и иметь единообразные пользовательский интерфейс, с тем чтобы сотрудники могли в любой момент реализовать свои творческие порывы.

3. Устранение отвлекающих факторов

Приступая к работе после отпуска, будь то в офисе или удаленно, первое, что замечают сотрудники, это то, как часто их отвлекают от работы. Около половины опрошенных заявили, что одна из основных проблем, влияющих на существенное снижение продуктивности — это различные отвлекающие факторы.

Минимизировать отвлекающие факторы в процессе совещаний и рабочих встреч можно с помощью инструментария, который умеет выделять и отфильтровывать такие фоновые шумы, как лай собак, звуки сирен, стрекот клавиатуры и т. п.

В идеале это же решение должно визуально помогать слушателям, например, автоматически выводя говорящего на первый план и отслеживая его перемещения, устраняя при этом визуальные отвлекающие факторы аналогично звуковым.

4. Способ упростить работу

Для большинства сотрудников хорошей мотивацией является результативность выполнения своих обязанностей. Задача директора по информационному обеспечению состоит в том, чтобы создать такую среду, в которой каждый сможет найти свой «поток», сосредоточиться на том, что он делает лучше всего.

Часто сотрудникам приходится отвлекаться от своих основных задач, чтобы открыть новую программу, ответить на сообщение, отреагировать на приглашение из календаря. Немало времени уходит также на администрирование, организацию встреч и подключение к ним, проверку присутствия и написание примечаний к совещаниям.

Сегодня директор по информационному обеспечению ждет от ИИ-систем выполнения большей части черновой работы до, после и во время совещания. Мы подходим к тому моменту, когда для поиска информации, организации совещания и подключения к нему используются интеллектуальные ИИ-помощники с голосовым управлением. Автоматическую проверку присутствия можно провести с помощи системы распознавания лиц. Распознавание речи может применяться для автоматической записи транскрипций, протоколов и решений.

Упрощению рабочих процессов в значительной мере способствует тесная интеграция с программным обеспечением сторонних производителей. Интеллектуальное встраивание календарных заметок помогает прогнозировать встречи и предлагать подключение к ним нажатием одной кнопки. А интеграция с такими комплексами, как Microsoft Office или Google Docs, уменьшает влияние отвлекающих факторов, позволяя редактировать документы без открытия новых программ.

5. Укрепление коллектива

Трудно переоценить важность взаимоотношений на работе с точки зрения продуктивности и удовлетворенности сотрудников. Если в таких средствах, как электронная почта, отсутствует индивидуальная интонация, то средства для совместной работы с помощью визуальных и звуковых сервисов способны передать всю гамму чувств, помогая создавать оптимальную рабочую обстановку.

Системы для совместной работы способны на большее. Представим систему, которая способна, например, спрогнозировать состав участников встречи и собрать дополнительную информацию о них, включая активность в соцсетях, действия и высказывания. Тогда сотрудники смогут найти не только информацию, необходимую для совещания, но и узнать об общих интересах и опыте работы. Точно так же, одним нажатием клавиши, можно получить список участников и подробности предыдущих встреч. А распознавание лиц, дополненное подписями на экране, не даст никому попасть в неудобную ситуацию, забыв имя участника.

Вас может заинтересовать
	Журнал для руководителей и HR-ов «Управление персоналом» «Управление персоналом» — первое и единственное на сегодняшний день специализированное периодическое издание в Украине для профессионалов в сфере управления человеческими ресурсами. О журнале Свежий номер Пролистать журнал Приобрести издание

Игорь Сукайло