Эффективность организации — это скорее термин, понятие, чем реальность, которую можно видеть.

Допустим, вы решили создать некую идеальную, в смысле совершенную организацию. Оставим за кадром вопрос: Зачем вам это? Просто чтоб было. Какое ключевое слово в описании любой совершенной организации? Эффективность. Его как заклинание повторяет уже не одно поколение руководителей, к нему приковано внимание всего прогрессивного менеджмента, ибо эффективно — это всегда хорошо, много и красиво.

Представление о представлении

Однако если вы попытаетесь определить содержательно термин эффективность организации, пусть не с научной строгостью, просто попытаетесь дать рабочее определение — то с удивлением обнаружите, что содержание термина будет предательски изменчивым. Тем не менее, каждый руководитель (и не только руководитель) интуитивно знает что такое «эффективная организация» (не путать с эффектной или дефективной организациями). Опираясь на это знание, руководитель решает, что правильно и хорошо в его организации, а что следует изменить или вообще выбросить.

Представление об эффективной организации в какой бы форме оно ни выражалось направляет действия менеджера. Если оно имеет эксплицитную форму, то есть если с ним при желании могут познакомиться окружающие, — возрастает вероятность согласованных, целенаправленных действий внутри организации. Вы можете спорить и не соглашаться с чьим-то видением организации, но вы по крайней мере знаете в чем оно состоит.

Это не означает, конечно, что эффективность нельзя измерить. Можно. Для этого необходимо привязать эффективность организации к конкретным точкам отсчета, определить область ее приложения. Если мы будем знать к чему прикладывать, то наши изыскания из абстрактно-заумной плоскости с легкостью перемещаются в область животрепещущей практики. И сделать нам это помогут ответы на следующие вопросы:

• С чьей позиции оценивается эффективность (потребителей, держателей акций, работников и т. д.)?
• На каком из видов деловой активности сфокусирована оценка (процессы производства, разработка новой продукции, качество обслуживания и т. д.)?
• Какой уровень анализа мы используем для оценки эффективности (индивидуальное удовлетворение, прибыльность организации, отраслевые показатели)?
• С какой целью мы оцениваем эффективность (чтобы распознать достижения, чтобы идентифицировать слабости, чтобы исключить ненужные затраты)?
• Какой временной интервал нас интересует (параметры процессов на данный момент или же долговременные тенденции)?
• Какой тип данных используется для измерения (оценки работников, финансовые результаты, удовлетворенность потребителей)?
• Что является мерилом эффективности, с чем она сравнивается (эффективность в сравнении с идеальным стандартом, в сравнении с достижениями в прошлом, в сравнении с заданными целями и т. д.)?

Для того, чтобы получить суждение об эффективности конкретной организации необходимо в явной или неявной форме ответить на каждый из этих вопросов. Как уже было сказано, оценка эффективности — необходимый компонент работы любого управленца. Оценивая эффективность, он получает информацию о том, что хорошо, а что не очень в той структуре, за которую он отвечает. Чем точнее и подробнее будет измерение эффективности, тем легче можно указать причины неудач и точки позитивного роста. Конечно, требования к оценке эффективности для больших и малых организаций будут отличаться по степени формализованности и рациональности.

Можно ли измерить это неуловимое качество?

Существует несколько основных подходов к решению вопроса о том, что считать эффективным и какие организации являются эффективными. Каждый подход связан с определенной «эрой» в истории управленческой науки. Менялось понимание организации — возникали новые определения эффективности. Поскольку не существует однозначного толкования того, что есть организация, то не существует и универсального определения эффективности организации. С одной стороны это кажется подозрительным (а не морочат ли нам голову еще одной псевдонаучной фикцией?), с другой стороны не дает расслабиться, в очередной раз показывая относительность наших познаний в области теории организации.

Невозможно удержаться от соблазна и не «кинуть камень в огород» тех организаций, которые мы традиционно обзываем бюрократическими. Очевидно, что наша бюрократия не подпадает под научное определение бюрократии хотя бы потому, что критерием ее эффективности является все что угодно, только не продуктивность (максимальный результат при минимальных затратах).

Идеальной эффективностью по показателю продуктивности будут обладать волшебные палочки, скатерти-самобранки и вечные двигатели, поскольку при нулевых затратах количество результатов будет близко к бесконечности. Понятно, что только волшебные организации могут удовлетворять таким значениям эффективности.

Цели как мерило эффективности

Есть еще несколько подходов к оценке эффективности организации, которые базируются на некоторых идеальных характеристиках. Наиболее распространенным индикатором эффективности является достижение организацией поставленных целей. Если цели достигнуты, значит организация эффективна, или в той мере в какой цели организации достигнуты, в той мере организация эффективна. Достижение целей как критерий очень хорошо отражает управляемость, предсказуемость организации. Если все получается так как планировали, то это означает, что фирма, предприятие, подразделение эффективны, то есть действуют так, как от них требуется.

Самая большая проблема в реализации данного подхода — это наличие у организации системы целей, которые бы были подробно расписаны и формализованы. И что не менее важно цели должны быть не бумажными, а реальными, то есть организация должна хотя бы пытаться достичь их. Несмотря на многолетние титанические потуги теоретиков менеджмента для многих фирм (независимо от их местонахождения) реальное планирование деятельности продолжает оставаться недоступным. Это конечно же отдельная большая тема для обсуждения, которой мы собираемся коснуться будущем. Скажем лишь, обычные в этих случаях ссылки на сложность и неоднозначность процессов, происходящих в бизнесе, чаще всего прикрывают лень и некомпетентность менеджеров.

Ориентируясь только на один критерий невозможно достаточно полно оценить эффективность, а живая организация не может полностью соответствовать какому-то идеальному типу, поэтому пытливые научные умы продолжили свои увлекательные занятия, и в результате мир увидел организационную «теорию случайностей». Эта теория представляет совершенно отличный взгляд на проблему эффективности организации.

Парадоксальные решения для парадоксальных проблем

Мы рассмотрим новинку сезона, последний писк управленческой мысли в оценке эффективности организации — парадоксальный подход. Этот подход подчеркивает парадоксальную природу эффективного поведения организации. Он включает в себя элементы каждой из перечисленных выше моделей эффективности. Организация считается эффективной, если она одновременно соответствует внешнему окружению и отличается от него, если она одновременно ориентирована на запросы потребителей и независима от них, одновременно нацелена на ближайшие и стратегические цели, одновременно гибкая и жесткая, централизованная и децентрализованная, высокопродуктивная и низкопродуктивная. Наиболее эффективными, по-видимому, являются те организации, чью деятельность можно описать с помощью парадоксальных атрибутов.

Одновременная представленность противоположностей в организации способствует проявлению высочайших уровней эффективности, поскольку арсенал способов поведения организации оказывается практически неограниченным. Адвокаты данного подхода указывают на то, что противоположности должны быть не просто представлены, но еще и должны «творчески сочетаться, быть в единении». Данный подход вызывает довольно унылую аналогию с печально известной тактикой допроса под названием «хороший-плохой». Вот уж где действительно необходимо единение и творческое сочетание противоположностей.

Как и все новое, толком не испробованное парадоксальный подход к эффективности пока не дает четких и однозначных инструментов оценки эффективности организации. Конечно хорошо, если фирма одновременно может быть агрессивной и защищающейся, консервативной и новаторской, постоянной и изменчивой, растущей и уменьшающейся, устанавливающей традиции и ломающей их. Однако такое определение эффективности, без его более или менее внятной разработки, чревато шизофреническим кризисом для тех, кто попытается использовать его на практике. Слишком уж много ненужных поползновений и кривотолков оно может вызвать.

Теперь вы можете выбрать наиболее уместный или достойный с вашей точки зрения подход, или же прояснить для себя слабости и недостатки того подхода, которым вы уже пользуетесь.

По материалам Posada.com.ua