Несомненно, смена работы — это всегда стресс. Человек меняет привычный образ жизни, адаптируется к новым условиям, принимает правила, знакомится с людьми, осваивает объем работы.
Очень важно, чтобы в этот период новый сотрудник ощущал поддержку, получал структурированную информацию, которая даст ему возможность найти ответы на все вопросы и быстрее вникнуть в работу. По данным экспертов, около 80% людей, уволившихся в первые полгода-год работы, принимают решение об уходе из компании в первые две недели. Подумать только! Такой сотрудник уже неэффективен для компании. А ведь часто это происходит из-за того, что не налажен процесс адаптации, у сотрудника нет понимания значимости его работы, он не уверен в компании как качественном работодателе.
Как правило, на начальных этапах развития компании (по Адизесу это этапы Ухаживания и Младенчества) бизнес-процессы еще не выстроены, информация для новичков подается хаотично, каждый сотрудник принимает участие в адаптации новичка.
Идея создания книги сотрудника приходит на этапе активного развития компании. В это время в компании идет подбор персонала, упорядочиваются бизнес-процессы, руководители начинают понимать цену некачественного выполнения функциональных обязанностей сотрудников, а также неналаженного процесса адаптации вновь принятых сотрудников. Данная книга — прекрасное пособие по адаптации, в котором учтены все нюансы процесса.
Но и для «старых» сотрудников такая книга будет полезна в качестве шпаргалки в их деятельности. Ведь со временем часть информации забывается, есть задачи, которые выполняются нечасто, и необходимо вспомнить алгоритм их выполнения. Да и о ценностях, правилах корпоративной культуры время от времени не мешает обновить знания.
Особенную ценность приобретает эта книга, когда из компании «внезапно» уходит специалист, не передав информацию новому сотруднику. В этом случае вам нужно будет приложить больше усилий при обучении вновь принятого сотрудника, но у вас в книге будет вся необходимая информация, инструкции, алгоритмы действий.
Основываясь на своем опыте и опыте коллег, опишу свое видение книги сотрудника.
Правила создания книги сотрудника
- Книгу необходимо формировать для каждой должности (например, «Книга секретаря», «Книга руководителя отдела продаж», «Книга менеджера по продажам» и т. д.).
- У каждого сотрудника должна быть своя, индивидуальная, книга. Это очень важный психологический момент. Ведь если это «именная» книга, то и информация в ней будет именно для этого сотрудника, а значит, он будет чувствовать больше ответственности за выполнение своей работы. К тому же, каждому из нас более приятен индивидуальный подход. Отлично, когда книга есть в электронном виде, но из практики могу сказать, что сотрудники отдают предпочтение бумажному варианту. Делать дополнительные записи, объяснения, заметки, возвращаться к каким-то записям более удобно и привычно в бумажном формате.
Если вы проанализируете примеры книг сотрудников, обратите внимание, что в них подается только информация касательно корпоративной культуры, ценностей, правил поведения или же поданы только инструменты для выполнения функциональных обязанностей сотрудника.
Книгу сотрудника лучше разделить на две части. Первая часть — все, что касается организационных вопросов, корпоративной культуры — будет общей для всех сотрудников. Вторая часть — функционал должности, инструменты, рабочие моменты — будет индивидуальной для каждой должности и сотрудника.
Содержание книги сотрудника
Часть 1
- Приветствие СЕО компании
- Ваш первый день
- История и факты о компании
- Основные услуги и продукты компании
- Результаты работы компании (инфографика)
- Наша компания (миссия, ценности, корпоративная символика)
- Описание оргструктуры (плюс имена и фото)
- Карта-схема предприятия
- Описание функций и сфер ответственности подразделений
- Словарь основных терминов
- Мессенджеры
- Телефонный справочник
- Организационные вопросы: заказ пропуска, канцтоваров, визиток, обедов, взаимодействие с обеспечивающими службами
- Основные праздники, которые отмечает компания
Часть 2
- Ваш рабочий день (график)
- Ваш функционал
- Взаимодействие с другими отделами (табличка/схема)
- Ваш первый месяц
- Тайминг обучения
- Системы постановки задач (например, Jira)
- Отчетность
- Система оценки
- Ваша система мотивации
- Карта развития сотрудника
- Часто повторяющиеся ошибки на этой должности
Для каждой должности мы можем дополнить книгу необходимой информацией. Например, в книгу менеджера по продажам можно внести еще такие моменты:
- Карта продукта
- Этапы продаж
- Шаблоны для писем, мессенджеров, правила отправления
- Цель звонка
- Скрипты разговоров
- Скрипт работы с возражениями
- Алгоритм работы с проблемными клиентами
- Конкуренты
- Чек-лист по звонкам
- Работа с CRM
- Инструкции
Чтобы книга была рабочим инструментом, задействуйте руководителей отделов. Проведите с ними ряд мозговых штурмов, в результате которых вместе и определите содержание книги, подачу информации. В таком случае руководители быстрее примут на себя ответственность за внедрение этого инструмента в работу, ведь решение принято совместно.
Разные компании по разному подают материал в книге:
- в виде схем, табличек
- текстовое описание
- используя мультипликационных героев (например, Диснея)
- в виде карманного справочника
- в форме календаря
Рекомендации к написанию и подаче текста книги сотрудника
- Если вы создаете книгу для сотрудников поколения Y, Z — минимизируйте текст, подавайте информацию в виде картинок, инфографики.
- Структурируйте, выделяйте информацию, не пишите сплошным текстом.
- Пишите небольшим предложениями (5–7 слов).
- Используйте доступную лексику.
- Сотрудник, читая книгу, должен понимать, что она написана именно для него (персонализированный подход).
Любой инструмент создается прежде всего для сотрудника. Пересматривайте время от времени книги сотрудников в своей компании (лучше всего установить какие-то сроки), обновляйте информацию, вовремя реагируйте на изменения, не пытайтесь поместить работу сотрудника в устаревшую информацию.
| Вас может заинтересовать |
 |
|
| |
Надежда Березовая
Ласкаво просимо
Реклама
Реклама