В статье мы коснемся трех вопросов — нужно ли писать отказы соискателям, как писать отказы и что делать с теми, кто не хочет принимать наши отказы.

1. Нужно ли писать отказы соискателям?

Вопрос очевидный и тривиальный. Тем не менее проблема не перестала быть актуальной. Вот лишь несколько откликов на статьи для соискателей (орфография и пунктуация авторская):

«Отсылал я как-то свое резюме на вакансию и мне никто не перезвонил. Оказалось что у них уже есть мое резюме… 2008 года. Какие еще могут быть тут комментарии?? Разве то, что вакансия была на очень специфическую позицию, специалистов таких мало, так как сам рынок мал, а специалистов с моим опытом и результатами, я думаю, можно пересчитать по пальцам…
Еще один пример — опять же отослал резюме, никто не отозвался на него и я решил отправить знакомой на проверку, которая раньше работала в отделе кадров и жене своей, которая работает регионалом и сама ищет людей на работу. Так вот первая сказала, что даже не посмотрела бы на мое резюме (много «букав» и фото какое-то не такое) а жена сказала, что ей такое резюме развернутое нравится, а фото ей вообще не важно. Вот такие пироги… Профессионалы блин везде… Но резюме я решил урезать и фото поменять… может поможет.»

«Мне кажется большая проблема неотвеченных резюме — это то, что большинство вакансий не «горячие», а на «винегрет». То есть задача — собрать в базу как можно большее количество резюмешек, и когда освободится место (уволился, декрет. отпуск, и другое), и шеф даст задание найти быстро человечка — вот тут то и начнется обзвон. По крайней мере такая система точно в «моей профилирующей» телевизионной теме. 99% вакансий занято и освобождаются они очень редко…»

Как результат — соискатели, не получившие обратной связи после отправки резюме, начинают изливать негатив на рекрутеров всеми доступными им способами:

«Несколько раз сталкивалась с совершенной некомпетентностью менеджеров по персоналу даже в крупных международных компаниях. Совершенно примитивный подход к подбору персонала…»

А вот этот комментарий собрал 105 плюсов:

«Рекрутеры — самые главные враги соискателей. Бесят их заученные вопросы и попытки подогнать кандидата под необходимый им ответ. Эти люди, никогда не работавшие в реальных полевых условиях, не понимают, что зачастую приходится уходить с предыдущего места из-за самодура-начальника, из-за тупых коллег, из-за невыполненных работодателем обещаний и т. д. Они думают, что все уходят с работы только для того, чтобы принять новый вызов, найти возможности для карьерного роста и т. п. Они не представляют, что человеку просто нужны деньги, а взамен он отдает свои знания, умения, опыт, время».

С другой стороны ситуация выглядит не лучше — сотни нерелевантных резюме, на которые приходится тратить огромное количество времени, что вызывает понятное раздражение у замотанных рекрутеров. И, как констатация факта, реплика от эйчара:

«…ищем юриста-хозяйственника… именно хозяйственника. Когда размещала вакансию, требования прописала максимально точно. Мне пришло огромное количество резюме юристов «широкого профиля». Ни один кандидат не акцентировал внимание на том, что он все-таки специалист в хозяйственном праве. Ощущение такое, что кандидаты и не смотрели на требования; увидели слово юрист и отправили шаблонное резюме. В некоторых резюме соискатели даже не удосужились написать, что они владеют знаниями в этой отрасли. А еще было резюме на 10 листов… скажу честно, дальше второй странице я уже не читала, а поскольку на первых двух я не увидела того что искала, резюме было удалено… Большинство резюме просто жуткие… были, например, с фотографиями кандидатов на пляже или на остановке общественного транспорта. На самом деле ведь все гораздо просто… Пусть это будет звучать не очень красиво, но это как в хлебном магазине. Вы хотите купить обычный батон, а продавец вам настойчиво предлагает булку с яблоками, изюмом, посыпанную орешками и сахарной пудрой, политой карамелью и украшенной вишенками в сиропе. Может это и вкуснее, но ведь в котлетки не добавишь…».

В результате ситуация напоминает революционное «верхи не могут, низы не хотят».

Что же делать? Снижать градус накала. Не тратя большого количества времени, решать задачу с максимальной эффективностью. Это означает, что отказы писать все-таки надо. Это поддерживает репутацию компании как работодателя, и ваш профессиональный уровень тоже не страдает.

2. Как писать отказы

Не нужно писать письма или звонить всем соискателям, направившим резюме. Нерелевантные резюме можно обрабатывать в кабинете работодателя. Ситуацию облегчает контрольный вопрос, неправильный ответ на который наглядно индицирует, кому можно смело писать отказ. Чтоб не заниматься «эпистолярным жанром», мы предлагаем создать стандартное письмо с отказом и направлять его на первом этапе отсеянным неадекватным откликам на вашу вакансию. Заходить раз в день или несколько дней и сортировать резюме, тут же давая стандартную обратную связь.

Итак, с резюме, которые нам не подходят, мы ознакомились и завершили коммуникацию, отослав одним кликом стандартное нейтральное корректное письмо, уведомляющее об отказе. Если соискатель добавил сопроводительное письмо, приятным дополнением является внесение одной-двух фраз «по теме» в шаблон отправляемого письма — так вы показываете, что цените его труды.

Если соискатель нам более-менее подходит, но в процессе переписки, например, выясняется, что его опыта недостаточно, отказ тоже пишется на базе шаблона, но уже с добавлением нескольких фраз, конкретизирующих причину отказа. Если не хватило профессионального опыта — так и пишем. Недостаточный уровень владения иностранным языком — тоже. Сложнее, если характер кандидата не вписывается в корпоративную культуру компании или подразделения, в котором открыта вакансия. Тогда придется подобрать достаточно обтекаемые фразы, которые дадут понять кандидату, что эта вакансия не для него. Например, если кандидат активно пропагандирует собственные достижения, указать на то, что в подразделении принята командная игра и ему придется делиться своими достижениями со всеми и даже «подтягивать слабаков». Да, такой отказ требует больших трудозатрат, но иногда окупается самым неожиданным образом. Мне, например, так порекомендовали ценнейшего специалиста — «наверное, вам пригодится такой молчун, как он». И таки да, пригодился :).

Must have — обратная связь после собеседования. Даже если соискатель опоздал на полчаса и вел себя по-хамски — будьте выше и профессиональнее. Конечно, не нужно упоминать про все «ляпы», но при формулировании отказа надо дать понять, что именно помешало кандидату. Например, опоздавшему и не извинившемуся можно написать «в нашей компании ценятся пунктуальность и вежливость». Если же кандидату не хватило профессионального багажа — напишите, как есть. Зачастую и сам кандидат осознает, что «недотянул», но надежда, как известно, умирает последней. Корректно сформулированный отказ может дать вам «горячий резерв», если вы не на 100% уверены в выбранном кандидате. Но не внушайте ложных надежд «номеру два» — его услуги могут оказаться и невостребованными, а виноваты будет вы.

3. Что делать с теми, кто не хочет принимать отказы

Большая часть рекрутеров не любит писать или отзванивать отказы из-за кандидатов, не желающих принимать отказы. В мыслях они уже трудоустроились в вашу компанию и начали потихоньку обживаться… И тут — на тебе, отказ! Чем больше вы апеллируете к их здравому смыслу, тем больше негативных эмоций на вас обрушивается — от возмущения и гнева до злости и откровенного хамства. Поэтому телефонную коммуникацию лучше заменить на переписку по электронной почте — ее можно прекратить в одностороннем порядке.

Тем не менее, чем ценнее кандидат, тем более деликатным должен быть отказ. В конце концов, такой кандидат может быть не только сам полезен вашей компании, но и окажется ценнейшим рекомендантом. Поэтому два-три письма с объяснением причин отказа и рекомендациями по улучшению резюме или путям профессионального совершенствования не только не помешают, но и помогут поддерживать коммуникацию в дальнейшем. Если общение продолжается как коммуникация двух профессионалов, у «отказника» не накапливается обида на вас и вашу компанию — и вы можете делать ему предложения в дальнейшем или просить рекомендаций.

Суммируя вышесказанное: писать отказы, оказывается, не так уж и сложно, и не так уж и дискомфортно. Если из написания отказов сделать нейтральный бизнес-процесс, а не повод для эмоционального надрыва, негатив от этой части процесса рекрутинга удается минимизировать.

Татьяна Пашкина