Расчет отпускных: пошаговый алгоритм

Право каждого работника на отпуск предусмотрено ст. 45 Конституции Украины. В преддверии отпускного сезона напомним основные нюансы расчета отпускных. Ведь для правильного их расчета важно знать не только, на какое количество дней отпуска может претендовать тот или иной работник. Не менее важным является правильное определение расчетного периода и заработной платы за такой период для определения суммы отпускных.

Условная формула для расчета отпускных

Механизм расчета отпускных прописан в Порядке № 100. Такой механизм будет одинаковым для всех отпусков, которые рассчитываются в календарных днях, то есть для ежегодных отпусков, дополнительных отпусков в связи с обучением, творческих отпусков, дополнительных отпусков работников, имеющих детей, или компенсации за неиспользованные отпуска.

Так, согласно п. 7 Порядка № 100 начисление выплат за время отпусков производится путем деления суммарного заработка за последние перед предоставлением отпуска 12 месяцев или за меньший фактически отработанный период на соответствующее количество календарных дней года или меньшего отработанного периода (за исключением праздничных и нерабочих дней, установленных законодательством). Полученный результат умножается на число календарных дней отпуска.

Условно представим механизм расчета отпускных в виде формулы:

О = (ЗП : (К – П – Н)) х (Котп),

где:

О — сумма отпускных;
ЗП — сумма выплат за расчетный период;
К — количество календарных дней в расчетном периоде;
П — количество праздничных и нерабочих дней согласно ст. 73 КЗоТ Украины, в расчетном периоде;
Н — количество календарных дней, в течение которых в соответствии с действующим законодательством или по другим уважительным причинам работник не работал и за ним не сохранялась зарплата или сохранялась частично в расчетном периоде (например, отпуск без сохранения заработной платы);
Котп — количество календарных дней отпуска.

Расчетный период для определения суммы средней зарплаты для оплаты отпуска

Согласно п. 2 Порядка № 100 расчет средней зарплаты для оплаты времени ежегодного отпуска осуществляется исходя из выплат за последние 12 календарных месяцев работы, предшествующих месяцу предоставления отпуска. При этом следует учесть, что в расчет берутся целые месяцы, предшествующие месяцу предоставления отпуска (с первого по первое число) (абз. 2 п. 2 Порядка № 100).

Пример 1. Работник работает на предприятии с 12 сентября 2012 года. С 5 мая 2014 года уходит в ежегодный отпуск продолжительностью 24 календарных дня.

Расчетным периодом для определения суммы средней зарплаты для оплаты отпускных будет период май 2013 года — апрель 2014 года.

Как видим, 12 календарных месяцев — это стандартный расчетный период для определения суммы отпускных в случае, если работник проработал на предприятии больше 12 месяцев. На практике встречаются ситуации, когда работник проработал менее года и уходит в ежегодный отпуск. В таком случае средняя зарплата рассчитывается исходя из выплат за фактическое время работы (с первого числа месяца после оформления на работу до первого числа месяца, в котором предоставляется отпуск) (абз. 2 п. 2 Порядка № 100).

Пример 2. Работник работает на предприятии с 20 ноября 2013 года. С 12 мая 2014 года уходит в ежегодный отпуск продолжительностью 10 календарных дней.

Поскольку работник проработал на предприятии меньше 12 календарных месяцев, расчетным периодом для определения суммы средней зарплаты для оплаты отпускных будет фактическое время работы (с 01 по 01 число), предшествующее месяцу предоставления отпуска: декабрь 2013 года — апрель 2014 года.

Также встречаются ситуации, когда работник принят на работу и в следующем месяце уходит в отпуск. При этом для расчетного периода нет полностью отработанного календарного месяца с 01 по 01 число (например, работник принят на работу 10 апреля 2014 года, а с 5 мая 2014 года уходит в отпуск). В этом случае согласно п. 4 Порядка № 100 отпускные рассчитываются исходя из должностного оклада (тарифной ставки), установленного трудовым договором (см. письмо Минтруда от 22.12.2005 г. № 717/018/84-05).

Следующим шагом при определении расчетного периода является вычитание из него праздничных и нерабочих дней согласно ст. 73 КЗоТ Украины, а также дней, неотработанных работником по уважительным причинам и когда за ним не сохранялся заработок или сохранялся частично.

Согласно ст. 73 КЗоТ Украины установлено 10 праздничных и нерабочих дней:

1 января — Новый год;
7 января — Рождество Христово;
8 марта — Международный женский день;
1 и 2 мая — День международной солидарности трудящихся;
9 мая — День Победы;
28 июня — День Конституции Украины;
24 августа — День независимости Украины;
один день (воскресенье) — Пасха (Пасха);
один день (воскресенье) — Троица.

Пример 3. Работник работает на предприятии с 14 октября 2013 года. С 12 мая 2014 года ему предоставлена часть ежегодного отпуска продолжительностью 10 календарных дней.

Поскольку работник проработал на предприятии меньше 12 месяцев, определимся с количеством календарных дней в расчетном периоде (расчетным периодом в данном случае является ноябрь 2013 года — апрель 2014 года).

Рассчитаем общее количество календарных дней в расчетном периоде: 30 (ноябрь) + 31 (декабрь) + 31 (январь) + 28 (февраль) + 31 (март) + 30 (апрель) = 181 к. дн. Количество праздничных и нерабочих дней в расчетном периоде — 4 (1 и 7 января, 8 марта и 20 апреля). Таким образом, в расчетном периоде будет 177 к. дн. (181 – 4).

Что касается дней, неотработанных работником по уважительным причинам и когда за ним не сохранялся заработок или сохранялся частично, такие дни не включаются в расчетный период (абз. 6 п. 2 Порядка № 100).

К уважительным причинам относят следующие (см. письма Минтруда от 20.12.2007 г. № 929/13/84-07, от 07.08.2009 г. № 472/13/84-09, от 25.05.2009 г. № 294/13/84-09):

1. Время простоя не по вине работника, который оплачивался согласно ст. 113 КЗоТ Украины в размере не ниже 2/3 установленной работнику тарифной ставки (оклада).

2. Время, в течение которого работник находился в отпуске без сохранения заработной платы, который предоставлялся работнику в обязательном порядке согласно ст. 25 Закона об отпусках или по согласованию сторон согласно ст. 26 Закона об отпусках. При этом из расчетного периода исключают только дни отпуска без сохранения зарплаты, которые были предоставлены длительностью, установленной Законом об отпусках (см. письмо Минсоцполитики от 26.11.2012 г. № 1203/13/84-12).

Важно! Если в периоде, когда работник находился в отпуске без сохранения зарплаты, ему были осуществлены выплаты по зарплате (премии), то в этом случае и суммы, и календарные дни месяца, в котором они осуществляются, включаются при расчете средней зарплаты.

3. Время, когда работник по независящим от него причинам работал в режиме неполной рабочей недели (приказом по предприятию работники отдела, цеха и т. п. были переведены на работу на условиях неполной рабочей недели в связи с невозможностью обеспечения их работой в течение нормальной продолжительности рабочей недели) (ст. 32 КЗоТ Украины). При этом выходные дни из расчетного периода не исключаются, поскольку отпуска предоставляются в календарных днях и оплачиваются календарные дни отпуска.

Важно! Если работник на неполную рабочую неделю перешел по собственному желанию согласно ст. 56 КЗоТ Украины (по семейным обстоятельствам) или работает по совместительству, начисление средней зарплаты для оплаты времени отпуска осуществляется на общих основаниях согласно п. 7 Порядка № 100.

4. Время пребывания работника в отпуске по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего (шестилетнего) возраста.

Важно! Период пребывания работницы в отпуске в связи с беременностью и родами включается в расчетный период (см. письмо Минтруда от 17.06.2011 г. № 9/242пд).

Пример 4. Работница вышла из отпуска по уходу за ребенком до трех лет 13 января 2014 года. С 5 мая 2014 года ей предоставлена часть ежегодного основного отпуска.

Расчетным периодом для определения суммы среднего заработка для оплаты отпускных является май 2013 года — апрель 2014 года. В расчетном периоде у работницы были неотработанные дни по уважительной причине с 1 мая 2013 года по 12 января 2014 года включительно (пребывание в отпуске по уходу за ребенком до трех лет), которые вычитаются из общего количества календарных дней расчетного периода. Кроме того, на период с 13 января 2014 года по 30 апреля 2014 года приходится 1 праздничный и 1 нерабочий день, установленные ст. 73 КЗоТ Украины. Таким образом, в расчетном периоде будет следующее количество календарных дней:

365 – 31 – 30 – 31 – 31 – 30 – 31 – 30 – 31 – 12 – 2 = 106 к. дн.

Пример 5. Работник работает на предприятии с 13 ноября 2012 года в режиме пятидневной рабочей недели. С 16 по 30 сентября 2013 года работник находился в отпуске без сохранения заработной платы по соглашению сторон. В связи с сокращением производства с 1 октября по 31 декабря 2013 года приказом руководителя работник переведен на работу в режиме неполной рабочей недели (три дня в неделю — понедельник, вторник, среда). С 1 января 2014 года работник работает в режиме полной рабочей недели. С 5 мая 2014 года ему предоставлен ежегодный отпуск.

Количество календарных дней в расчетном периоде (май 2013 года — апрель 2014 года) будет составлять:

365 – 10 – 15 – 26 = 314 к. дн.,

где:

10 — праздничные и нерабочие дни, установленные ст. 73 КЗоТ Украины,
15 — количество календарных дней без сохранения заработной платы,
26 — количество календарных дней, которые работник не работал при сокращенном режиме работы.

Сумма выплат в расчетном периоде

Для безошибочного определения показателя средней зарплаты за расчетный период для выплаты отпускных необходимо разобраться со всеми тонкостями включения или не включения тех или иных выплат в расчет средней зарплаты.

Пунктом 3 Порядка № 100 установлен перечень выплат, которые включаются в среднюю зарплату. Выплаты, которые не участвуют в расчете суммарного заработка за расчетный период, приведены в п. 4 Порядка № 100.

Все выплаты участвуют в расчете средней зарплаты в размере начисления, т. е. без исключения из них сумм удержанных НДФЛ, ЕСВ, алиментов и пр. (за исключением только суммы отчислений из зарплаты осужденных к исправительным работам без лишения свободы).

Важно! Все выплаты включаются в период того месяца, за который они начислены, за исключением премий. Премии включаются в заработок того месяца, на который они приходятся согласно расчетной ведомости на заработную плату (см. письмо Минтруда от 09.12.2011 г. № 1105/13/81-11).

Определение количества календарных дней отпуска

Продолжительность отпуска рассчитывается в календарных днях. Количество дней отпуска работником указывается в заявлении на отпуск, которое подписывает руководитель предприятия.

На заметку. Напомним, что согласно ст. 6 Закона об отпусках ежегодный основной отпуск предоставляется работникам продолжительностью не менее 24 календарных дней за отработанный рабочий год (со дня заключения трудового договора). При этом согласно ст. 12 Закона об отпусках по просьбе работника ежегодный отпуск может быть поделен на части любой продолжительности при условии, что одна из них будет составлять не менее 14 календарных дней. Подробнее смотрите здесь.

Если на период отпуска приходится праздничный или нерабочий день, установленные ст. 73 КЗоТ Украины, то отпуск продлевается на количество таких дней. Но этот день (дни) не оплачивается. Выходные дни, установленные на предприятии (в большинстве случаев — суббота и воскресенье), учитываются в продолжительность отпуска так же, как и рабочие дни.

Пример 6. Работник с 1 мая 2014 года уходит в ежегодный отпуск продолжительностью 24 календарных дня.

Отпуск работника будет длиться с 01.05.2014 г. по 24.05.2014 г. На период отпуска приходится три праздничных дня согласно ст. 73 КЗоТ Украины (1, 2, 9 мая), которые необходимо прибавить к официальному отпуску. Таким образом, фактически отпуск работника будет длиться с 01.05.2014 г. по 27.05.2014 г.

Наталья Каламайко