12.04.2012

м. Київ

N 578/5

(У назві та тексті наказу слова "органи державної влади та" в усіх відмінках замінено словами "державні органи та органи" у відповідному відмінку згідно з наказом Міністерства юстиції України від 7 березня 2013 року N 400/5)

Міністр

О. Лавринович

ПОГОДЖЕНО:

Заступник Міністра економічного
розвитку і торгівлі України -
керівник апарату

В. П. Павленко

Заступник Голови -
Голова ліквідаційної комісії
Державного комітету України
з питань регуляторної політики
та підприємництва

С. І. Свищева

Голова Державної
податкової служби України

О. В. Клименко

Перший заступник Міністра
соціальної політики України

В. Надрага

В. о. Голови Державного агентства
земельних ресурсів України

А. М. Кадомський

Голова Державної служби
фінансового моніторингу України

С. Г. Гуржій

Т. в. о. Міністра регіонального розвитку,
будівництва та житлово-комунального
господарства України

О. М. Аліпов

Перший заступник
Міністра культури України

Ю. П. Богуцький

Голова правління
Пенсійного фонду України

Б. Зайчук

Голова Державної
фінансової інспекції України

П. П. Андрєєв

Голова Державного агентства
з питань науки, інновацій
та інформатизації України

В. П. Семиноженко

Заступник Міністра
освіти і науки, молоді
та спорту України

Б. М. Жебровський

Міністр фінансів України

Ю. Колобов

Голова Державної
архівної служби України

О. П. Гінзбург

ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства юстиції України
12.04.2012 N 578/5

Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
17 квітня 2012 р. за N 571/20884

(У тексті Переліку слова "державної контрольно-ревізійної служби" замінено словами "державного фінансового контролю" згідно з наказом Міністерства юстиції України від 7 березня 2013 року N 400/5)

АЕС

- атомна електростанція;

БФ

- бібліотечний фонд;

ВТК

- відділ технічного контролю;

ДІФ

- довідково-інформаційний фонд;

ДПТ

- детальний план території;

ДКР

- дослідно-конструкторська робота;

ДТР

- дослідно-технологічна робота;

ЕД

- електронний документ;

ЕПК

- експертно-перевірна комісія;

КЕП

- кваліфікований електронний підпис;

КСЗІ

- комплексна система захисту інформації;

НАФ

- Національний архівний фонд;

НДР

- науково-дослідна робота;

ПДП

- проект детального планування;

ПКР

- проектно-конструкторська робота;

Пост.

- постійно;

р.

- рік;

СОУ

- стандарт організації та установи;

ТЗ

- технічне завдання;

ТЕЗ

- техніко-економічна записка;

ТЕО

- техніко-економічне обґрунтування;

ТП

- технічний проект;

ТУ

- технічні умови;

ЧАЕС

- Чорнобильська атомна електростанція.

Номер статті

Види документів

Строк зберігання документів

Примітка

в організаціях, у діяльності яких створюються документи НАФ

в організаціях, у діяльності яких не створюються документи НАФ

1

2

3

4

5

1. ОРГАНІЗАЦІЯ СИСТЕМИ УПРАВЛІННЯ
1.1. Організація розпорядчої діяльності

1.

Закони, постанови та інші акти Верховної Ради України; постанови та інші акти Верховної Ради Автономної Республіки Крим; постанови, рішення, інші акти комітетів і комісій Верховної Ради України та Верховної Ради Автономної Республіки Крим:

1 Що стосуються діяльності організації - пост.

а) за місцем розроблення

Пост.

-

б) в інших організаціях

Доки не мине потреба1

Доки не мине потреба

2.

Укази, розпорядження Президента України:

1 Що стосуються діяльності організації - пост.

а) за місцем розроблення

Пост.

-

б) в інших організаціях

Доки не мине потреба1

Доки не мине потреба

3.

Постанови, розпорядження Кабінету Міністрів України; постанови, розпорядження Ради міністрів Автономної Республіки Крим; розпорядження обласних, районних, міських (міст Києва і Севастополя), районних у містах Києві і Севастополі державних адміністрацій:

1 Що стосуються діяльності організації - пост.

а) за місцем розроблення

Пост.

-

б) в інших організаціях

Доки не мине потреба1

Доки не мине потреба

4.

Проекти нормативно-правових актів; ініціативні пропозиції, внесені до розгляду державних органів, органів місцевого самоврядування; інші документи (довідки, доповідні записки, висновки, рецензії тощо), що стосуються їх розроблення:

а) за місцем розроблення

Пост.

-

б) в інших організаціях

Доки не мине потреба

Доки не мине потреба

5.

Протоколи, стенограми засідань Кабінету Міністрів України, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, їх комісій та документи (довідки, доповідні записки, доповіді, огляди тощо) до них

Пост.

-

6.

Доручення державних органів, органів місцевого самоврядування; документи (довідки, огляди, доповіді, розрахунки, листи) з виконання доручень:

1 Надіслані до відома - доки не мине потреба

а) з основної діяльності

Пост.1

10 р.1

б) з адміністративно-господарських питань

3 р.

3 р.

7.

Рішення, протоколи, стенограми засідань органів місцевого самоврядування та їх виконавчих органів; документи (довідки, доповіді, доповідні записки тощо) до них:

1 Що стосуються діяльності організації - пост.

а) за місцем розроблення

Пост.

-

б) в інших організаціях

Доки не мине потреба1

Доки не мине потреба

8.

Депутатські запити, звернення та документи з їх виконання

5 р. ЕПК

5 р.

9.

Постанови, рішення, протоколи, стенограми засідань колегіальних виконавчих органів центральних і місцевих органів виконавчої влади, інших державних органів та організацій; документи (довідки, доповіді, доповідні записки тощо) до них:

1 Що стосуються діяльності організації - пост.

а) за місцем розроблення

Пост.

-

б) в інших організаціях

Доки не мине потреба1

Доки не мине потреба

10.

Постанови, рішення, протоколи, стенограми засідань колегіальних виконавчих органів (правлінь, дирекцій, рад директорів, рад орендарів тощо) організації та документи (довідки, доповіді, доповідні записки тощо) до них

Пост.

До ліквідації організації

11.

Постанови, рішення, рекомендації, протоколи, стенограми засідань контрольних органів (наглядової ради, опікунської ради, ревізійної комісії) організації та документи (довідки, доповіді, доповідні записки тощо) до них

Пост.

До ліквідації організації

12.

Протоколи, стенограми загальних зборів, з'їздів, конференцій вищого органу (трудового колективу, учасників, засновників, акціонерів, пайовиків) організації:

а) за місцем проведення

Пост.

До ліквідації організації

б) в інших організаціях

Доки не мине потреба

Доки не мине потреба

13.

Протоколи, стенограми оперативних нарад, що їх проводять керівники центральних і місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, інших державних органів та організацій; документи (довідки, доповіді, доповідні записки тощо) до них

5 р. ЕПК

5 р.

14.

Постанови, рішення, рекомендації, протоколи, стенограми засідань постійно діючих наукових, науково-технічних, експертних, методичних, педагогічних, консультативних та інших комітетів, рад, комісій, робочих груп:

1 Що стосуються діяльності організації - пост.

а) за місцем проведення

Пост.

10 р.

б) в інших організаціях

Доки не мине потреба1

3 р.

15.

Протоколи оперативних нарад, комісій, робочих груп, зборів структурних підрозділів організації

Доки не мине потреба

Доки не мине потреба

16.

Накази, розпорядження центральних та місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, інших державних органів, організацій:

1 Надіслані до відома - доки не мине потреба
2 Про короткострокові відрядження в межах України та за кордон; стягнення; надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв'язку з навчанням - 5 р.

а) з основної діяльності

Пост.1

До ліквідації організації1

б) з кадрових питань (особового складу) (про прийняття на роботу, переміщення за посадою, переведення на іншу роботу, сумісництво, звільнення; атестація, підвищення кваліфікації, стажування, щорічна оцінка держслужбовців, продовження строку перебування на державній службі, допуск та дозвіл до державної таємниці; присвоєння звань (підвищення рангу, категорії, розряду); зміна біографічних даних; заохочення (нагородження, преміювання), оплата праці, нарахування різних надбавок, доплат, матеріальної допомоги; всі види відпусток працівників з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці, відпусток щодо догляду за дитиною, відпусток за власний рахунок; довгострокові відрядження в межах України та за кордон; відрядження для працівників з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці)

75 р.2

75 р.2

в) з адміністративно-господарських питань

5 р.

5 р.

17.

Проекти наказів, розпоряджень центральних і місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, інших державних органів, організацій

1 р.

1 р.

18.

Документи (резолюції, постанови, рішення, рекомендації, протоколи, стенограми, програми, списки учасників, прайс-листи) міжнародних, загальнодержавних, відомчих, міжвідомчих та галузевих з'їздів, конгресів, конференцій, нарад, семінарів, "круглих столів":

а) в організації, що проводить захід

Пост.

До ліквідації організації

б) в інших організаціях

5 р.

5 р.

19.

Документи (довідки, звіти, доповіді, огляди) про реалізацію рішень з'їздів, конгресів, конференцій, нарад

Пост.

5 р.

20.

Правила, положення, регламенти, інструкції; методичні вказівки та рекомендації:

а) за місцем розроблення і затвердження

Пост.

До ліквідації організації

б) в інших організаціях

До заміни новими

До заміни новими

21.

Проекти правил, положень, інструкцій, методичних вказівок та рекомендацій; документи (довідки, висновки, доповідні записки тощо) з їх розроблення

3 р.1

3 р.1

1 Після затвердження

22.

Листування з центральними та місцевими органами державної влади, органами місцевого самоврядування з основних (профільних) питань діяльності

5 р. ЕПК

5 р.

23.

Листування з підвідомчими (підпорядкованими) та іншими організаціями з основних (профільних) питань діяльності

5 р. ЕПК

5 р.

24.

Листування з організаційних питань діяльності

3 р.

3 р.

25.

Листування про організацію роботи постійно діючих наукових, науково-технічних, експертних, методичних, педагогічних, консультативних та інших комітетів, рад, комісій, робочих груп

3 р.

3 р.

26.

Листування про розроблення, застосування та роз'яснення правил, положень, інструкцій; методичних вказівок та рекомендацій

3 р.

3 р.

1.2. Організаційні основи управління

27.

Державні реєстри та документи з їх ведення

Пост.1

-

1 На постійне зберігання надходять після завершення їх ведення

28.

Статути, положення (типові) організації та зміни до них:

1 Після заміни новими

а) за місцем розроблення і затвердження

Пост.

До ліквідації організації

б) в інших організаціях

3 р.1

3 р.1

29.

Проекти статутів, положень; документи (довідки, доповідні записки, пропозиції, відгуки) з їх розроблення

3 р.1

3 р.1

1 Після затвердження

30.

Установчі документи (установчий акт, засновницький договір (статут), положення) та зміни до них; список засновників (учасників); виписка з Єдиного державного реєстру тощо

Пост.1

До ліквідації організації1

1 Надіслані до відома - 1 р. після заміни новими

31.

Свідоцтва про державну реєстрацію організації

До ліквідації організації

До ліквідації організації

32.

Реєстраційні справи суб'єктів підприємницької діяльності

5 р.1 ЕПК

-

1 Після скасування державної реєстрації

33.

Структури й організаційно-адміністративні схеми побудови центральних і місцевих органів галузі, схеми організації управління та пояснювальні записки до них1:

1 Див. також статтю 384

а) за місцем складення і затвердження

Пост.

-

б) в інших організаціях

Доки не мине потреба

Доки не мине потреба

34.

Проекти структур і організаційно-адміністративних схем побудови центральних і місцевих органів галузі

3 р.1

3 р.1

1 Після затвердження

35.

Документи (рішення, протоколи, акти, баланси, висновки, звіти, повідомлення, виписки з державного реєстру, заяви, довідки, доповідні записки тощо) про створення організації, її реорганізацію, ліквідацію (банкрутство), перейменування, передання з однієї галузі до іншої, переведення до іншої місцевості

Пост.

До ліквідації організації

36.

Документи (акти, протоколи, висновки, листи) про підтвердження правонаступності на майно організації

Пост.

До ліквідації організації

37.

Штатні розписи та переліки змін до них:

а) за місцем складення і затвердження

Пост.

75 р.

б) в інших організаціях

3 р.

3 р.

38.

Проекти штатних розписів та документи (довідки, пропозиції, висновки) з їх розроблення

3 р.

3 р.

39.

Положення про структурні підрозділи організації; про відділення, філії та представництва; про колегіальні виконавчі (колегію, дирекцію, правління, раду директорів, раду орендарів) та дорадчі (наукові, технічні, експертні, методичні, консультативні та інші комітети, ради, комісії) органи

Пост.

75 р.

40.

Кодекси (принципи) корпоративного управління організації

Пост.

3 р.1

1 Після заміни новими

41.

Контракти про права та обов'язки:

1 Після закінчення строку дії договору

а) з керівником організації

Пост.

До ліквідації організації

б) з членами колегіальних та інших органів організації

5 р.1 ЕПК

5 р.1

42.

Типові кваліфікаційні вимоги, посадові інструкції:

а) за місцем розроблення і затвердження

Пост.

-

б) в інших організаціях

До заміни новими

До заміни новими

43.

Посадові та робочі інструкції працівників організації

5 р.1

5 р.1

1 Після заміни новими. Посадові інструкції наукових працівників, а також посадові і робочі інструкції працівників, що працюють на важких роботах, на роботах із шкідливими і небезпечними умовами праці, - 75 р.

44.

Документи (аналітичні огляди, довідки, доповіді, доповідні записки) з основної діяльності:

1 З адміністративно-господарських та оперативних питань - 5 р.

а) що подаються в органи виконавчої влади та місцевого самоврядування

Пост.1

До ліквідації організації1

б) що подаються структурними підрозділами керівництву організації

5 р. ЕПК

5 р.

45.

Приймально-здавальні акти з усіма додатками, складені в разі зміни:

1 Після зміни посадових відповідальних та матеріально відповідальних осіб

а) керівника організації

Пост.

До ліквідації організації

б) посадових та матеріально відповідальних осіб

3 р.1

3 р.1

46.

Протоколи, рішення експертних рад з ліцензування певних видів діяльності

Пост.

-

47.

Документи з ліцензування певних видів діяльності:

1 Після закінчення строку дії ліцензії або анулювання ліцензії. Строк зберігання ліцензійних справ може бути збільшено органом, що видає ліцензії, залежно від виду діяльності, що підлягає ліцензуванню
2 У ліцензіатів
3 Після закінчення журналу

а) ліцензійні справи

5 р.1 ЕПК

-

б) ліцензії

Пост.2

До ліквідації організації

в) журнали обліку заяв, виданих ліцензій, ліцензійних угод

15 р.3

-

48.

Документи (сертифікати, свідоцтва, атестати, подання, протоколи, рішення, звіти, обґрунтування, положення, книги реєстрації тощо) з акредитації, атестації, сертифікації, ліцензування організації

Пост.

До ліквідації організації

49.

Договори, довіреності на право управління майном та документи (акти, рішення, листи тощо) про передачу майна у довірче управління

10 р.1 ЕПК

10 р.1

1 Після закінчення дії договору (довіреності)

50.

Довіреності на здійснення окремих видів діяльності, видані філіям, представництвам організації

5 р.1

5 р.1

1 Після закінчення дії довіреності

51.

Довіреності на передачу авторських прав

Пост.

75 р.

52.

Документи (постанови, переліки майна, акти, розрахунки, витяги з реєстрів, листи) про відчуження нерухомого майна для державних, комунальних потреб

Пост.

До ліквідації організації

53.

Документи (сертифікати, свідоцтва, акти) на приймання-передавання акцій (пакетів акцій)

Пост.

75 р.

54.

Положення про спільну часткову власність, випуск і розподіл акцій, цінних паперів, зразки акцій, проспект емісії акцій

Пост.

75 р.

55.

Документи (підписні аркуші, заявки на придбання акцій, аркуші-підтвердження, картки обліку прибутку акціонерів тощо) з акціонування

5 р. ЕПК

5 р.

56.

Договори купівлі-продажу акцій, цінних паперів акціонерами, договори міни цінних паперів, договори на обслуговування

5 р.1

5 р.1

1 Після закінчення строку дії договору

57.

Документи (програми, анкети, схеми, звіти, висновки тощо) щодо запровадження системи управління якістю

Пост.

До ліквідації організації

58.

Довіреності на участь у загальних зборах акціонерів

1 р.1

1 р.1

1 Після закінчення строку дії довіреності

59.

Відомості про організацію, її функції та структуру, які складаються для міжнародних і українських довідників, покажчиків

Пост.

5 р.

60.

Документи (історичні й тематичні огляди, довідки, добірки публікацій у засобах масової інформації, відеозаписи, фотодокументи тощо) з історії організації та її підрозділів

Пост.

До ліквідації організації

61.

Відомості про участь організації як засновника в інших організаціях

5 р.1

5 р.1

1 Після скасування участі

62.

Документи (протоколи про наміри, договори, угоди, плани, звіти, акти, довідки, рекомендації) щодо встановлення виробничих, наукових, культурних зв'язків між організаціями

Пост.

10 р.

63.

Документи (програми, технічні завдання, доповіді, довідки, текстові звіти, списки) про відрядження:

1 Щодо участі в ліквідації наслідків техногенних катастроф та аварій - пост.
2 Щодо участі в ліквідації наслідків техногенних катастроф та аварій - 75 р.

а) закордонні, наукові в межах України

Пост.

10 р.2

б) у межах України

3 р.1

3 р.2

64.

Документи (умови, положення, програми, довідки, доповідні записки, звіти, відгуки) про проведення творчих, наукових, інших професійних конкурсів, змагань та оглядів:

а) за місцем проведення

Пост.

10 р.

б) в інших організаціях

5 р.

5 р.

65.

Документи (повідомлення, заявки, протоколи, договори, висновки, звіти) про проведення конкурсів на право отримання грантів

Пост.1

10 р.1

1 У разі відхилення заявок - 5 р.

66.

Документи (доповіді, стенограми, протоколи, тези доповідей, запрошення, рекламні проспекти, тематичні фотоальбоми, відеозаписи, листи) про організацію і проведення професійних свят, вручення нагород:

а) за місцем проведення

5 р. ЕПК

5 р.

б) в інших організаціях

Доки не мине потреба

Доки не мине потреба

67.

Вітальні адреси, листи, телеграми з приводу ювілейних дат колективів та окремих осіб

1 р.1

1 р.2

1 Урядові, що належать видатним митцям, діячам науки і техніки, - пост.
2 Урядові, що належать видатним митцям, діячам науки і техніки, - до ліквідації організації

68.

Листування з організаційних питань діяльності, у тому числі створення, реєстрації, акредитації, ліцензування, сертифікації, атестації, реорганізації, ліквідації організації

5 р. ЕПК

5 р.

69.

Листування про скликання з'їздів, конгресів, конференцій, нарад, семінарів, проведення конкурсів, оглядів, змагань

3 р.

3 р.

70.

Листування про встановлення виробничих, наукових, культурних зв'язків між організаціями

3 р.

3 р.

71.

Листування про затвердження та зміну штатів

1 р.

1 р.

72.

Реєстри (списки) акціонерів, афільованих осіб, власників цінних паперів; пайовиків, осіб, що мають право на одержання дивідендів, осіб, що мають право участі в загальних зборах акціонерів

Пост.

75 р.

73.

Журнали (книги) обліку роботи з акціями і видачі виписок з реєстру акціонерів

Пост.

75 р.

74.

Картки обліку операцій з цінними паперами

5 р.1

5 р.1

1 Після закінчення строку дії договору

1.3. Організація контролю

75.

Документи (програми, доповідні записки, довідки, акти, висновки, звіти) про перевірку виконання рішень колегій, наказів центральних та місцевих органів виконавчої влади, підприємств, установ і організацій:

1 При надходженні до одного державного архіву або архівного відділу міської ради на зберігання приймаються документи від організації, що здійснює перевірку

а) за місцем перевірки та в організації, що здійснює перевірку

Пост.1

Доки не мине потреба

б) в інших організаціях

Доки не мине потреба

Доки не мине потреба

76.

Документи (акти, доповідні записки, довідки) комплексних перевірок організації з основних (профільних) питань діяльності організації (за винятком документів періодичних бухгалтерських ревізій, перевірок, передбачених статтею 341):

1 При надходженні до одного державного архіву або архівного відділу міської ради на зберігання приймаються документи від організації, що здійснює перевірку

а) за місцем перевірки та в організації, що здійснює перевірку

Пост.1

10 р.

б) в інших організаціях

5 р.

5 р.

77.

Документи (акти, доповідні записки, довідки) тематичних та контрольних перевірок окремих напрямів діяльності організації

5 р. ЕПК

5 р.

78.

Документи (акти, приписи, висновки, довідки, доповідні записки) ревізій (перевірок) (за винятком документів періодичних бухгалтерських ревізій, перевірок, передбачених статтею 341):

1 При надходженні до одного державного архіву або архівного відділу міської ради на зберігання приймаються документи від організації, що здійснює перевірку

а) за місцем перевірки та в організації, що здійснює перевірку

Пост.1

10 р.

б) в інших організаціях

5 р.

5 р.

79.

Документи (висновки, акти, звіти) ревізійної комісії, аудитора (аудиторської фірми), центральних та місцевих органів фінансового контролю

Пост.

До ліквідації організації

80.

Документи (акти, постанови, рішення, довідки, доповідні та пояснювальні записки, висновки, листи) службових розслідувань

5 р.1

5 р.1

1 Після винесення рішення

81.

Документи (довідки, доповідні записки, звіти, листи) про виконання рішень (приписів), пропозицій за результатами обстежень, перевірок і ревізій

5 р. ЕПК

5 р.

82.

Звернення (пропозиції, заяви, скарги) громадян та документи (листи, довідки, акти) з їх розгляду:

1 У разі неодноразового звернення - 5 р. після останнього розгляду

а) що містять пропозиції про суттєві зміни в роботі організації або про усунення серйозних недоліків та зловживань

Пост.

5 р.

б) особистого та другорядного характеру

5 р.1

5 р.1

83.

Документи (аналітичні довідки, огляди, доповідні записки, аналізи) про стан роботи з розгляду пропозицій, заяв, скарг громадян:

а) за місцем складення

Пост.

5 р.

б) в інших організаціях

5 р.

5 р.

84.

Листування про проведення перевірок і ревізій у організації

5 р.

5 р.

85.

Листування про перевірку пропозицій, заяв, скарг громадян; про надання запитів на публічну інформацію

5 р.

5 р.

86.

Журнали обліку перевірок, ревізій та контролю за виконанням їх рекомендацій

5 р.

5 р.

1.4. Правове забезпечення управління

87.

Документи (свідоцтва, акти, договори) на право власності на землю, споруди, майно; на право володіння, користування, розпорядження майном; на право реєстрації і перереєстрації фірмових назв, товарних знаків, знаків обслуговування тощо

Пост.

До ліквідації організації

88.

Документи (постанови, рішення, приписи, акти, висновки, запити, довідки, листи) з питань дотримання норм законодавства, вирішення конфліктів, спорів та інших правових питань

5 р. ЕПК

5 р.

89.

Копії документів (позовні заяви, акти, доручення, апеляційні скарги, довідки, доповідні записки, характеристики тощо), що подаються до судових органів; копії рішень, вироків, окремих ухвал, постанов

3 р.1

3 р.1

1 Після прийняття рішення

90.

Постанови, висновки у справах про адміністративні стягнення

3 р.

3 р.

91.

Договори про надання юридичної допомоги організаціям

3 р.1

3 р.1

1 Після закінчення строку дії договору

92.

Документи (огляди, довідки, доповідні записки, відомості, листи) про організацію та стан правової роботи

5 р. ЕПК

5 р.

93.

Документи (висновки, довідки, листи) з проведення правової експертизи

5 р. ЕПК

5 р.

94.

Конфліктні справи з винахідництва

10 р. ЕПК

10 р.

95.

Листування про встановлення права власності юридичних та фізичних осіб

5 р. ЕПК

5 р.

96.

Листування з правових питань, у тому числі про роз'яснення законодавства

3 р.

3 р.

97.

Листування щодо проставлення апостиля

5 р.

-

98.

Листування про складення договорів та угод, форми договорів

3 р.

3 р.

99.

Листування претензійне про постачання, підряди та послуги

3 р.1

3 р.1

1 З експорту та імпорту - 10 р.

100.

Листування про виконання вироків, рішень, ухвал судових органів

3 р.1

3 р.

1 У частині виконання фінансовими органами відшкодування збитків або виплати компенсації за конфісковане майно - пост.

101.

Листування про адміністративні стягнення

1 р.

1 р.

102.

Журнали (книги) обліку видачі свідоцтв на право власності на землю, споруди, майно

Пост.

До ліквідації організації

103.

Журнали (книги) обліку видачі свідоцтв про внесення вкладів, паїв

75 р.

75 р.

104.

Кодифікаційні картотеки і покажчики (електронні бази даних) законодавчих актів та інших нормативних актів (наказів, інструкцій, правил тощо)

До ліквідації організації

До ліквідації організації

105.

Журнали реєстрації апостиля

75 р.

-

106.

Журнали реєстрації заяв громадян щодо проставлення апостиля

75 р.

-

107.

Журнали (книги) обліку претензій та позовів

3 р.

3 р.

108.

Книги записів юридичних консультацій

3 р.

3 р.

1.5. Організація діловодства та архівного зберігання документів

109.

Типові, відомчі (галузеві) переліки документів зі строками зберігання, зміни та доповнення до них:

а) за місцем розроблення і затвердження

Пост.

-

б) в інших організаціях

До заміни новими

До заміни новими

110.

Документи (проекти, висновки, відгуки, рецензії, листи) з підготовки відомчих (галузевих) переліків документів зі строками зберігання

3 р.1

3 р.1

1 Після затвердження

111.

Типові й примірні номенклатури справ:

а) за місцем розроблення і затвердження

Пост.

До заміни новими

б) в інших організаціях

До заміни новими

До заміни новими

112.

Номенклатури справ:

1 Після заміни новими та за умови складення зведених описів справ
2 Після заміни новими та за умови передавання справ до архівного підрозділу організації

а) зведених організацій

5 р.1

5 р.1

б) секретних справ організації

Пост.

До ліквідації організації

в) структурних підрозділів

3 р.2

3 р.2

113.

Документи (доповідні записки, довідки, програми, акти) про стан діловодства й архівної справи, впровадження інформаційних технологій, захист інформації

5 р. ЕПК

5 р.

114.

Договори, угоди з архівними установами, іншими організаціями з питань архівної справи та діловодства

5 р.1

5 р.1

1 Після закінчення строку дії договору

115.

Відомості про документообіг організації

5 р.

5 р.

116.

Документи (акти, довідки) про перевірку стану діловодства у структурних підрозділах організації

1 р.1

1 р.1

1 Після наступної перевірки

117.

Документи (акти, довідки, листи) про порушення правил пересилання документів

1 р.

1 р.

118.

Замовлення на виконання машинописних та розмножувальних робіт

1 р.

1 р.

119.

Акти про знищення зіпсованих фірмових бланків, бланків цінних паперів; документів суворої звітності, службових посвідчень звільнених працівників; печаток; штампів та поштових марок

3 р.

3 р.

120.

Класифікатори справ і документів; табелі та альбоми форм документів:

а) за місцем складення

Пост.

До ліквідації організації

б) в інших організаціях

До заміни новими

До заміни новими

121.

Реєстраційні журнали, картки, електронні бази даних розпорядчих документів центральних і місцевих органів виконавчої влади, інших державних органів, органів місцевого самоврядування, організацій:

1 Форми, в яких реєструють короткострокові відрядження в межах України та за кордон; стягнення; надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв'язку з навчанням - 5 р.

а) з основної діяльності

Пост.

До ліквідації організації

б) з кадрових питань (особового складу)

75 р.1

75 р.1

в) з адміністративно-господарських питань

5 р.

5 р.

122.

Реєстраційні журнали, картки, електронні бази даних вхідних, вихідних та внутрішніх (заяв, доповідних і пояснювальних записок тощо) документів

3 р.

3 р.

123.

Картотеки, журнали, переліки, графіки, довідки, контрольні листи, звіти контролю виконання документів

3 р.

3 р.

124.

Реєстраційні журнали, картки, електронні бази даних пропозицій, заяв, скарг громадян

5 р.

5 р.

125.

Реєстраційні журнали, картки прийому громадян керівництвом організації

3 р.

3 р.

126.

Реєстраційні журнали телеграм, телефонограм, факсограм, електронних повідомлень

1 р.

1 р.

127.

Журнали обліку:

а) бланків суворої звітності

3 р.

3 р.

б) креслень, кінофотодокументів, оптичних дисків

Доки не мине потреба

Доки не мине потреба

в) віддрукованих документів

1 р.

1 р.

г) врученої кореспонденції

1 р.

1 р.

128.

Реєстри на відправлену кореспонденцію

1 р.

1 р.

129.

Розрахунки розсилки розпорядчих та інших документів

3 р.

3 р.

130.

Справи фондів (історичні (біографічні) і тематичні довідки до фондів, акти приймання-передавання документів, акти, довідки про результати перевіряння наявності й стану документів, акти про вилучення документів для знищення, про нестачу й невиправні пошкодження документів, акти про видавання справ у тимчасове користування, огляди фондів, списки, аркуші, картки фондів)

Пост.1

До ліквідації організації

1 У разі ліквідації організації передаються до державного архіву або архівного відділу міської ради

131.

Паспорти архіву організації

3 р.1

3 р.1

1 Після заміни новим

132.

Заяви, запити громадян і організацій про надання архівних довідок, копій, витягів з документів та документи (архівні довідки, копії, витяги, листи-відмови) з їх виконання

5 р.

5 р.

133.

Документи (заяви, дозволи, листи) про допуск до роботи з архівними документами

5 р. ЕПК

5 р.

134.

Акти про надання документів у тимчасове користування та вилучення справ на вимогу правоохоронних органів

3 р.1

3 р.1

1 Після повернення документів

135.

Вимоги, замовлення на видачу документів з архіву

1 р.1

1 р.1

1 Після повернення документів

136.

Листування про організаційно-методичні питання діловодства й архівної справи

3 р.

3 р.

137.

Описи справ:

1 Після знищення справ

а) постійного зберігання

Пост.

-

б) тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу

3 р.1

3 р.1

138.

Топографічні покажчики

1 р.1

1 р.1

1 Після заміни новими

139.

Журнали, картки обліку надходження й вибуття документів з архіву

До ліквідації організації

До ліквідації організації

140.

Книги (журнали) реєстрації видачі документів з архіву

1 р.1

1 р.1

1 Після закінчення журналу та повернення документів до архіву

141.

Книги (журнали) реєстрації архівних довідок, копій та витягів з документів, виданих за запитами громадян і організацій

5 р.

5 р.

142.

Реєстраційні журнали спостережень за станом температурно-вологісного режиму зберігання архівних документів

1 р.1

1 р.1

1 Після закінчення журналу

2. ПРОГНОЗУВАННЯ, ПЛАНУВАННЯ, ЦІНОУТВОРЕННЯ

2.1. Організація планування та прогнозування

143.

Прогнози соціально-економічного розвитку України, регіонів та сфер національної економіки:

а) за місцем розроблення і узагальнення

Пост.

-

б) в інших організаціях

Доки не мине потреба

-

144.

Інформаційно-аналітичні документи центрального органу виконавчої влади, що забезпечує реалізацію державної політики щодо соціально-економічного розвитку, про темпи, пропорції, тенденції соціально-економічного розвитку України, окремих регіонів та сфер національної економіки:

а) за місцем складення

Пост.

-

б) в інших організаціях

Доки не мине потреба

-

145.

Переліки форм та показників до розроблення проектів державних цільових програм соціально-економічного розвитку:

а) за місцем складення

Пост.

-

б) в інших організаціях

До заміни новими

-

146.

Державні цільові програми соціально-економічного розвитку України, окремих регіонів та сфер національної економіки:

а) за місцем розроблення і затвердження

Пост.

-

б) в інших організаціях

Доки не мине потреба

-

147.

Проекти державних цільових програм соціально-економічного розвитку України, окремих регіонів та сфер національної економіки:

а) за місцем розроблення

10 р.

-

б) в інших організаціях

Доки не мине потреба

-

148.

Документи (доповіді, звіти, огляди) про хід та підсумки виконання державних цільових, регіональних і місцевих програм соціально-економічного розвитку:

а) за місцем складення

Пост.

-

б) в інших організаціях

Доки не мине потреба

-

149.

Концепції, прогнози (перспективні плани) розвитку організації

Пост.

До ліквідації організації

150.

Документи (доповіді, довідки, розрахунки, звіти, листи) про розроблення і коригування прогнозів (перспективних планів) розвитку організації

5 р. ЕПК

5 р.

151.

Листування про розроблення, погодження та хід виконання державних цільових програм соціально-економічного розвитку

5 р. ЕПК

-

152.

Листування з питань методології прогнозування

5 р. ЕПК

5 р.

2.2. Поточне планування

153.

Річні плани економічного і соціального розвитку сфер національної економіки, організації

а) за місцем розроблення і затвердження

Пост.

10 р.

б) в інших організаціях

Доки не мине потреба

Доки не мине потреба

154.

Проекти річних планів економічного і соціального розвитку сфер національної економіки, організації; пояснювальні записки до них

10 р.

5 р.

155.

Бізнес-план та документи (техніко-економічні обґрунтування, висновки, довідки, розрахунки тощо) до нього

Пост.

10 р.

156.

Документи (плани, звіти, довідки, розрахунки тощо) з виконання держзамовлень на виробництво, експорт (імпорт) продукції, будівництво тощо

Пост.

До ліквідації організації

157.

Річні плани організації:

1 За наявності відповідних звітів - 5 р.

а) з основної діяльності

Пост.1

5 р.

б) з допоміжних видів діяльності

5 р.

5 р.

158.

Проекти річних планів організації з основної діяльності та допоміжних видів діяльності

1 р.

1 р.

159.

Плани роботи засідань колегіальних органів організації

1 р.

1 р.

160.

Плани роботи постійно діючих наукових, науково-технічних, експертних, методичних, педагогічних, консультативних та інших комітетів, рад, комісій

5 р.

5 р.

161.

Річні (квартальні) плани структурних підрозділів організації, індивідуальні плани працівників

1 р.

1 р.

162.

Оперативні плани з усіх напрямів діяльності організації та її структурних підрозділів

Доки не мине потреба

Доки не мине потреба

163.

Документи (відомості, техніко-економічні звіти, аналітичні довідки) про розрахунки та обґрунтування розроблення планів

5 р.

5 р.

164.

Документи (доповідні записки, довідки, відомості) про внесення змін до планів

3 р.

3 р.

165.

Листування з питань планування

3 р.

3 р.

2.3. Ціноутворення

166.

Довідки, розрахунки з прогнозування цін

Пост.

10 р.

167.

Документи (довідки, розрахунки, висновки, нормативні індикатори) про розроблення, застосування цін та їх коригування:

а) за місцем складення

Пост.

-

б) в інших організаціях

До перегляду цін

До перегляду цін

168.

Прейскуранти, цінники, тарифи на продукцію та послуги:

а) за місцем розроблення і затвердження

Пост.

5 р.

б) в інших організаціях

До перегляду цін

До перегляду цін

169.

Протоколи узгодження та затвердження цін на продукцію та послуги

5 р.

-

170.

Цільові договори (угоди) між виробниками і постачальниками матеріально-технічних ресурсів

5 р.1

5 р.1

1 Після закінчення строку дії договору (угоди)

171.

Листування з питань ціноутворення

5 р. ЕПК

5 р.

3. ФІНАНСУВАННЯ, КРЕДИТУВАННЯ, ОПОДАТКУВАННЯ
ТА СПРАВЛЯННЯ ОБОВ'ЯЗКОВИХ ПЛАТЕЖІВ

3.1. Фінансування

172.

Перспективні фінансові плани:

а) за місцем розроблення і затвердження

Пост.

До ліквідації організації

б) в інших організаціях

Доки не мине потреба

Доки не мине потреба

173.

Фінансові плани (баланси прибутків та видатків):

1 За місцем розроблення, в інших організаціях - доки не мине потреба
2 За відсутності річного - пост.
3 За відсутності річного - 10 р.
4 За відсутності річного і квартальних - пост.
5 За відсутності річного і квартальних - 10 р.

а) зведений річний

Пост.1

10 р.1

б) річний

Пост.1

10 р.1

в) квартальні

3 р.2

3 р.3

г) місячні

1 р.4

1 р.5

174.

Проекти фінансового плану (балансу прибутків та видатків)

3 р.

3 р.

175.

Документи (розрахунки, довідки, відомості, доручення, обґрунтування, листи) про розроблення та зміни фінансових планів (балансу прибутків та видатків)

3 р.

3 р.

176.

Плани фінансування та кредитування організації:

1 За місцем розроблення, в інших організаціях - доки не мине потреба
2 За відсутності річних - пост.
3 За відсутності річних - 10 р.
4 За відсутності річних і квартальних - пост.
5 За відсутності річних і квартальних - 10 р.

а) зведені річні

Пост.1

10 р.1

б) річні

Пост.1

10 р.1

в) квартальні

3 р.2

3 р.3

г) місячні

1 р.4

1 р.5

177.

Документи (розрахунки, довідки, відомості, доручення, обґрунтування, листи) про розроблення та зміни планів фінансування (балансу прибутків та видатків) та кредитування

3 р.

3 р.

178.

Ліміти (лімітні довідки), економічні нормативи фінансування і кредитування та їх розподілу; розрахунки до них

Пост.

10 р.

179.

Документи (висновки, довідки, доповідні записки) з аналізу виконання бюджету

10 р. ЕПК

10 р.

180.

Документи (пропозиції, довідки, відомості, обґрунтування) з підготовки пропозицій та змін до Бюджетного кодексу України

5 р. ЕПК

5 р.

181.

Звіти з фінансування:

1 За місцем складення, в інших організаціях - доки не мине потреба
2 За відсутності річних - пост.
3 За відсутності річних - 10 р.
4 За відсутності річних і квартальних - пост.
5 За відсутності річних і квартальних - 10 р.

а) зведені річні

Пост.1

10 р.1

б) річні

Пост.1

10 р.1

в) квартальні

3 р.2

3 р.3

г) місячні

1 р.4

1 р.5

182.

Аналізи звітних даних про виконання балансів прибутків та видатків

5 р. ЕПК

5 р.

183.

Валютні плани

Пост.

10 р.

184.

Проекти валютних планів; документи (розрахунки, довідки, висновки) до них

5 р.

5 р.

185.

Звіти про виконання валютних планів, платежів і надходження валюти:

1 За місцем розроблення, в інших організаціях - доки не мине потреба
2 За відсутності річних - пост.
3 За відсутності річних - 10 р.
4 За відсутності річних і квартальних - пост.
5 За відсутності річних і квартальних - 10 р.

а) зведені річні

Пост.1

10 р.1

б) річні

Пост.1

10 р.1

в) квартальні

3 р.2

3 р.3

г) місячні

1 р.4

1 р.5

186.

Документи (заявки, акти, свідоцтва, довідки, відомості, звіти) про купівлю (продаж) іноземної валюти

5 р.1, 2

5 р.1, 2

1 Документи, пов'язані з предметом податкової перевірки, інспектування (ревізії) органу державного фінансового контролю та/або адміністративним чи судовим оскарженням прийнятого за її (його) результатами рішення, зберігаються не менше встановленого мінімального строку та протягом одного року після закінчення передбаченого законом строку для судового оскарження такого рішення, а у разі такого оскарження - протягом одного року з дня набрання законної сили судовим рішенням, яким закінчено розгляд справи, а у разі оскарження такого судового рішення - протягом трьох місяців з дня набрання законної сили остаточним судовим рішенням, подальше оскарження якого неможливе. Документи, щодо яких сплинув мінімальний строк зберігання, що стосуються звітних періодів, за які більше не може проводитись податкова перевірка, інспектування (ревізія), підлягають знищенню (крім тих, що можуть бути використані для документального забезпечення процесу відшкодування матеріальної шкоди, заподіяної внаслідок збройної агресії російської федерації та тимчасової окупації).
2 Документи та інформація, на які поширюються вимоги статей 39 і 392 Податкового кодексу України, зберігаються не менше 7 років.

187.

Доручення щодо розподілу валютної виручки

5 р.1

5 р.1

1 Див. примітки до статті 186

188.

Довідки про здійснення розрахунків в іноземній валюті з іноземними державами:

а) річні

Пост.

10 р.

б) квартальні

5 р.

5 р.

в) місячні

1 р.

1 р.

189.

Плани капітальних вкладень, матеріальних балансів:

1 За місцем розроблення, в інших організаціях - доки не мине потреба
2 За відсутності річних - пост.
3 За відсутності річних - 10 р.
4 За відсутності річних, квартальних - пост.
5 За відсутності річних, квартальних - 10 р.

а) річні

Пост.1

10 р.1

б) квартальні

3 р.2

3 р.3

в) місячні

1 р.4

1 р.5

190.

Проекти планів капітальних вкладень, матеріальних балансів

3 р.

3 р.

191.

Документи (розрахунки, довідки, висновки) до планів капітальних вкладень, матеріальних балансів:

а) річні

3 р.

3 р.

б) квартальні, місячні

1 р.

1 р.

192.

Плани та розрахункові завдання із залучення до господарського обігу товарно-матеріальних цінностей

3 р.

3 р.

193.

Кошториси прибутків і видатків та розрахунки до них:

1 За місцем розроблення, в інших організаціях - доки не мине потреба
2 За відсутності річних - пост.
3 За відсутності річних - 10 р.

а) річні

Пост.1

10 р.1

б) квартальні

3 р.2

3 р.3

194.

Кошториси адміністративно-господарських та управлінських видатків:

1 За відсутності річних - 5 р.

а) річні

5 р.

5 р.

б) квартальні

3 р.1

3 р.1

195.

Плани створення, розподілу і використання фондів

3 р.

3 р.

196.

Фінансово-економічні і кон'юнктурні огляди:

а) за місцем складення і затвердження

Пост.

До ліквідації організації

б) в інших організаціях

Доки не мине потреба

Доки не мине потреба

197.

Документи (бюджетні доручення, платіжні доручення; заявки на видачу готівки, перерахування коштів на вкладні рахунки; виписки банків, органів центрального органу виконавчої влади, що забезпечує реалізацію державної політики у сфері казначейського обслуговування бюджетних коштів; довідки про надходження у натуральній формі) про фінансування всіх видів діяльності

5 р.

5 р.

198.

Документи (довідки, висновки, розрахунки) про створення фондів організації та їх використання

5 р.

5 р.

199.

Доповідні записки, довідки про затвердження статутного фонду організації та змін до нього

Пост.

10 р.

200.

Документи (подання, доповідні записки, обґрунтування, відомості) про утворення та зміни в складі й характері спецфондів

10 р.

10 р.

201.

Документи (акти, виписки банків, відомості, розрахунки, листи) про амортизаційні відрахування організації

5 р.

5 р.

202.

Документи (розрахунки, аналітичні довідки, висновки, листи) про утворення, накопичення обігових коштів та про розрахунки за обіговими коштами

5 р.

5 р.

203.

Документи (висновки, довідки, звіти) про виділення додаткових капіталовкладень та їх перерозподіл

Пост.

10 р.

204.

Відомості про виконання плану прибутку

1 р.

1 р.

205.

Звіти (аналітичні таблиці) про виконання планів прибутку, платежів до бюджету, стан власних обігових коштів

10 р.

10 р.

206.

Оперативні звіти, відомості про виконання внесків власних коштів на капітальне будівництво

5 р.1

5 р.1

1 Див. примітки до статті 186

207.

Місячні звіти про непродуктивні видатки

5 р.1

5 р.1

1 Див. примітки до статті 186

208.

Договори на відкриття банківського рахунку

5 р.1

5 р.1

1 Після закінчення строку дії договору

209.

Документи (положення, картки, листи) про відкриття в організаціях банку розрахункових і поточних рахунків та оформлення повноважень на проведення грошово-розрахункових операцій за рахунками

5 р.1

5 р.1

1 Після закриття рахунку

210.

Документи (плани, обґрунтування, довідки, розрахунки) про вдосконалення апарату управління, розподіл встановлених завдань із скорочення апарату управління, затвердження граничних асигнувань та їх змін

10 р.

10 р.

211.

Документи (відомості, довідки, розрахунки) про бюджетні завдання

10 р.

10 р.

212.

Акти, доповідні записки про перевірку дотримання штатно-кошторисної дисципліни

5 р.

5 р.

213.

Термінові фінансові повідомлення та рекламації за ними

1 р.

1 р.

214.

Документи (довідки, заявки, таблиці, ліміти, розрахунки) про оплату імпортного обладнання

5 р.

5 р.

215.

Інноваційні проекти на впровадження науково-технічних розробок, нових технологій у виробництво та документи (гарантійні листи, ліцензії, довідки, заявки, контракти, обґрунтування, фінансово-економічні розрахунки) до них:

а) прийняті до впровадження

Пост.

10 р.

б) відхилені

3 р.

3 р.

216.

Документи (експертні висновки, фінансово-економічні аналізи, розрахунки) з державної експертизи інноваційних проектів

Пост.

10 р.

217.

Інноваційні договори, контракти

5 р.1

5 р.1

1 Після закінчення строку дії договору

218.

Звіти про формування інноваційного фонду, впровадження інновацій

1 За відсутності річних - пост.
2 За відсутності річних - 10 р.

а) зведені річні

Пост.

10 р.

б) річні

Пост.

10 р.

в) квартальні

3 р.1

3 р.2

219.

Документи (протоколи, звіти, експертні висновки, акти, доповіді, економічні обґрунтування, розрахунки) про проведення публічних закупівель та участь у них

5 р.1

5 р.1

1 Див. примітки до статті 186

220.

Листування про фінансування всіх видів діяльності

3 р.1

3 р.1

1 Листування про фінансування закордонних відряджень - 10 р.

221.

Листування про розподіл, регулювання, відпуск коштів підвідомчим організаціям за затвердженими фінансовими планами

3 р.

3 р.

222.

Листування про позакошторисні й цільові асигнування

5 р. ЕПК

5 р.

223.

Листування про економічні нормативи

3 р.

3 р.

224.

Листування з банками про капіталовкладення та про розгляд документів, що подаються до банків

3 р.

3 р.

225.

Листування про валютні відрахування та їх використання

5 р.1

5 р.2

1 Листування із зовнішньоторговельними організаціями - 10 р. ЕПК
2 Листування із зовнішньоторговельними організаціями - 10 р.

226.

Листування про залучення до господарського обігу товарно-матеріальних цінностей

3 р.

3 р.

227.

Листування про поточне фінансування та кредитування

3 р.

3 р.

228.

Листування з питань бюджетної політики

3 р.

3 р.

229.

Листування з фінансовими органами про поточні бюджетні операції, стан і закриття поточних і розрахункових рахунків

3 р.

3 р.

230.

Листування з банками за несплаченими рахунками і за відмовами банків у сплаті рахунків

3 р.

3 р.

231.

Листування про скорочення адміністративно-господарських витрат та про витрати на утримання апарату управління

3 р

3 р.

232.

Листування про порушення фінансової дисципліни

3 р.

3 р.

233.

Листування про взаємні розрахунки і перерозрахунки за здану продукцію

3 р.

3 р.

234.

Листування з інноваційної діяльності

3 р.

3 р.

235.

Листування про розміщення акцій, вкладів, нарахування дивідендів

5 р.

5 р.

236.

Листування з організації та проведення конкурсних торгів

3 р.

3 р.

237.

Листування про зміни підписів

3 р.

3 р.

238.

Листування з організації та методики фінансування

3 р.

3 р.

3.2. Кредитування

239.

Документи (економічні розрахунки, техніко-економічні обґрунтування, клопотання, інвестиційні проекти, гранти, таблиці, договори, угоди, експертні висновки тощо) про залучення, отримання та погашення іноземних кредитів, гарантованих державою; про дострокове кредитування та інвестиційну діяльність

Пост.

До ліквідації організації

240.

Інвестиційні кредити міжнародних організацій

5 р.1 ЕПК

5 р.1

1 Після погашення кредиту

241.

Договори кредитні, поруки, застави, гарантії, переводу боргу

5 р.1, 2

5 р.1, 2

1 Після закінчення строку дії договору або погашення кредиту
2 Див. примітки до статті 186

242.

Документи (акти, описи, оцінні висновки) оформлення майна організації під заставу

5 р.1, 2

5 р.1, 2

1 Після погашення кредиту або виплати боргу
2 Див. примітки до статті 186

243.

Доповідні записки, довідки з кредитних питань

5 р.

5 р.

244.

Кредитні плани і розрахунки до них:

1 У Нацбанку та його органах - пост.

а) зведені річні

5 р.1

5 р.

б) річні

5 р.

5 р.

в) квартальні

3 р.

3 р.

г) місячні

1 р.

1 р.

245.

Касові плани:

1 У Нацбанку та його органах - пост.

а) річні, квартальні

3 р.1

3 р.

б) місячні

1 р.

1 р.

246.

Звіти з касового плану

3 р.1

3 р.

1 У Нацбанку та його органах - пост.

247.

Документи (зобов'язання, довідки, повідомлення) про кредитні операції, що подаються до Нацбанку і надходять від нього

1 р.

1 р.

248.

Документи (договори кредитування про оформлення простих векселів в рахунок погашення заборгованості, акти приймання-передавання векселів, заявки на продаж прав вимоги, протоколи аукціонів, договори купівлі-продажу прав вимоги або простих векселів) про продаж прав вимоги погашення простроченої понад три роки заборгованості перед державою за кредитами, залученими державою або під державні гарантії, бюджетними позичками та фінансовою допомогою, наданою на поворотній основі

5 р.1, 2

5 р.1, 2

1 Після проведення публічних закупівель
2 Див. примітки до статті 186

249.

Відомості про асигнування для здійснення видатків та відкриття кредитів організаціям:

1 За відсутності річних - постійно
2 Див. примітки до статті 186

а) річні

Пост.

До ліквідації організації

б) квартальні

5 р.1, 2

5 р.1, 2

в) місячні

1 р.

1 р.

250.

Відомості про використання кредитів:

1 За відсутності річних - постійно
2 Див. примітки до статті 186

а) річні

Пост.

До ліквідації організації

б) квартальні

5 р.1, 2

5 р.1, 2

в) місячні

1 р.

1 р.

251.

Зведені відомості про відкриті кредити

Пост.

10 р.

252.

Видаткові касові розписи і повідомлення про кредити

5 р.1

5 р.1

1 Див. примітки до статті 186

253.

Заявки на кредити, касові заявки

1 р.

1 р.

254.

Видаткові розписи за відкритими фінансовими органами кредитами

5 р.1

5 р.1

1 Див. примітки до статті 186

255.

Щомісячні відомості про залишки кредитів

1 р.

1 р.

256.

Прибутково-видаткові касові відомості та ордери:

а) місячні

1 р.

1 р.

б) щоденні

1 р.

1 р.

257.

Листування про кредитні операції

5 р.

5 р.

258.

Листування про видачу та повернення позик, кредитів

5 р.1

5 р.1

1 Після сплати позики, кредиту

259.

Листування про заявки на кредити

1 р.

1 р.

3.3. Оподаткування та справляння обов'язкових платежів

260.

Класифікатори доходів та видатків бюджету:

а) за місцем розроблення і затвердження

Пост.

-

б) в інших організаціях

До заміни новими

До заміни новими

261.

Списки організацій, звільнених від сплати податків і зборів (обов'язкових платежів) та неподаткових платежів у бюджети та державні цільові фонди:

а) за місцем складення

Пост.

-

б) в інших організаціях

Доки не мине потреба

-

262.

Річні плани з податків і зборів (обов'язкових платежів)

5 р.

-

263.

Проекти річного плану з податків і зборів (обов'язкових платежів); документи (розрахунки, довідки, відомості), що стосуються його розроблення

1 р.

-

264.

Квартальні звіти про виконання планів податків і зборів (обов'язкових платежів)

3 р.

-

265.

Звіти про нарахування та надходження платежів у бюджет:

1 За відсутності річних - пост.
2 За відсутності річних - 10 р.
3 За відсутності річних, піврічних - пост.
4 За відсутності річних, піврічних - 10 р.

а) річні

Пост.

10 р.

б) піврічні

5 р.1

5 р.2

в) квартальні

3 р.3

3 р.4

266.

Відомості, листи про ставки податків і зборів (обов'язкових платежів) та розрахунки рентабельності

5 р.

5 р.

267.

Документи (огляди, відомості, доповідні записки) про сплату податків і зборів (обов'язкових платежів)

5 р. ЕПК

5 р.

268.

Реєстри розрахунку земельного податку

5 р.

5 р.

269.

Документи (акти, довідки, відомості, платіжні реєстри, довіреності, листи) про надходження податків і зборів (обов'язкових платежів) у бюджети та державні цільові фонди

5 р.1

5 р.1

1 Див. примітки до статті 186

270.

Документи (розрахунки, довідки, таблиці, листи) про податки і збори (обов'язкові платежі), про відрахування до бюджетів з прибутків

5 р.

5 р.

271.

Документи (акти, звірки, довідки, листи) про сплату податків і зборів (обов'язкових платежів) у бюджет зарахуваннями цінними паперами, постачанням продукції, робіт, послуг

5 р.1

5 р.1

1 Див. примітки до статті 186

272.

Документи (рішення, повідомлення, довідки, звіти, заяви, листи) про списання, реструктуризацію, розстрочення заборгованості зі страхових внесків, єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування та інших платежів

5 р.

5 р.

273.

Звіти суб'єкта малого підприємництва - фізичної особи - платника єдиного податку:

1 За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства

а) річні

5 р.1

5 р.1

б) квартальні

3 р.

3 р.

274.

Оперативні відомості та звіти про отриманий прибуток

5 р.

5 р.

275.

Відомості про податковий борг за податковими зобов'язаннями платників податків і зборів (обов'язкових платежів)

5 р.

5 р.

276.

Звіти, відомості і повідомлення про податкові надходження та заборгованість за ними:

а) квартальні

5 р.

5 р.

б) місячні

1 р.

1 р.

277.

Корінці свідоцтв, свідоцтва про сплату єдиного податку

5 р.1

5 р.1

1 Після закінчення строку дії свідоцтва та за умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства

278.

Документи (звіти, розрахунки, перерахунки, розрахункові книжки) про застосування реєстраторів розрахункових операцій

5 р.

5 р.

279.

Документи (довідки, звіти, розрахунки) про суми виплачених доходів і утриманих з них податків і зборів (обов'язкових платежів) на користь фізичних осіб юридичними особами та фізичними особами - суб'єктами підприємницької діяльності

5 р.

5 р.

280.

Документи (протоколи, постанови про адміністративні правопорушення, квитанції про сплату штрафів, листи) про адміністративні правопорушення податкового законодавства та законодавства про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування (страхових внесків)

5 р.1

5 р.1

1 Після накладення адміністративного стягнення

281.

Документи (протоколи, акти, оцінні висновки, описи, ухвали судів, виконавчі листи) про відчуження майна через несплату податків і зборів (обов'язкових платежів)

10 р. ЕПК

10 р.

282.

Документи (запити, довідки, повідомлення, звіти, відомості, листи) про заборгованість до бюджету

5 р.

5 р.

283.

Декларації, що відображають звітність усіх платників податків, та документи (розрахунки, звіти, відомості, заяви, заявки, довідки, картки, листи, перерахунки, платіжні документи, виклики) до них

5 р.1

5 р.1

1 Декларації держслужбовців зберігаються в особових справах - 75 р.

284.

Декларації про доходи, розрахунки сум страхових внесків на загальнообов'язкове державне соціальне страхування

5 р.

5 р.

285.

Податкове повідомлення

5 р.

5 р.

286.

Документи (акти, довідки, доповіді, доповідні записки) про перевірку звітів, балансів, декларацій організації:

а) річних

5 р.

5 р.

б) квартальних

3 р.

3 р.

287.

Документи (розрахунки, заяви, рішення, списки, відомості, листи) про звільнення від сплати податків і зборів (обов'язкових платежів), надання пільг, кредитів, відстрочок від сплати, розстрочки на сплату або відмови в їх наданні

5 р.

5 р.

288.

Листування з питань оподаткування усіх видів діяльності

5 р.

5 р.

289.

Листування з судовими, правоохоронними органами про справи, пов'язані із платежами у бюджети та державні цільові фонди

3 р.1

3 р.1

1 Після прийняття рішення

290.

Листування з органами державної податкової служби про порушення при стягненні податків і зборів (обов'язкових платежів) та оскарження дій адміністрації

3 р.1

3 р.1

1 Після прийняття рішення

291.

Облікові справи платників податків і зборів (обов'язкових платежів)

5 р.1

-

1 Після припинення діяльності

292.

Особові рахунки платників податків і зборів (обов'язкових платежів)

5 р.

-

293.

Журнали обліку підприємств з іноземними інвестиціями

10 р.

-

4. ОБЛІК ТА ЗВІТНІСТЬ

4.1. Оперативний і статистичний облік та звітність

294.

Документи одноразових обстежень і переписів та вибіркових переписів, що проводяться на постійній основі:

1 Після чергового перепису
2 В органах державної статистики - постійне зберігання (на магнітних носіях), якщо інше не передбачено чинним законодавством
3 За місцем складення, в інших організаціях - не менше одного року після підбиття підсумків

а) первинні (анкети, бланки, опитувальні картки, запитальники, щоденники тощо)

3 р.1, 2

3 р.

б) підсумкові (звіти, відомості, висновки, доповіді, таблиці динамічних рядів)

Пост.3

3 р.

295.

Статистичні щорічники, річні збірники та бюлетені, таблиці динамічних рядів про стан галузей економіки:

а) за місцем розроблення

Пост.

-

б) в інших організаціях

Доки не мине потреба

Доки не мине потреба

296.

Звіти організації про виконання державних цільових програм і поточних планів; аналізи звітів; документи (довідки, доповідні записки, відомості тощо) до них:

1 За відсутності річних - пост.
2 За відсутності річних - до ліквідації організації
3 За відсутності річних, піврічних - пост.
4 За відсутності річних, піврічних - до ліквідації організації
5 За відсутності річних, піврічних, квартальних - пост.
6 За відсутності річних, піврічних, квартальних - до ліквідації організації

а) зведені річні й з більшою періодичністю

Пост.

До ліквідації організації

б) річні й з більшою періодичністю

Пост.

До ліквідації організації

в) піврічні

5 р.1

5 р.2

г) квартальні

3 р.3

3 р.4

ґ) місячні

1 р.5

1 р.6

297.

Документи (доповіді, огляди, аналітичні довідки) про підсумки діяльності організації

Пост.

До ліквідації організації

298.

Аналітичні огляди, довідки про виконання перспективних і поточних планів

5 р. ЕПК

5 р.

299.

Звіти структурних підрозділів організації про виконання поточних планів

1 р.

1 р.

300.

Звіти та відомості про виконання планів

1 р.

1 р.

301.

Звіти про діяльність постійно діючих наукових, науково-технічних, експертних, методичних, педагогічних, консультативних та інших комітетів, рад, комісій

Пост.

10 р.

302.

Статистичні звіти й таблиці з усіх основних видів діяльності організації; документи (довідки, доповідні записки, відомості тощо) до них:

1 За відсутності річних - пост.
2 За відсутності річних - до ліквідації організації
3 За відсутності річних, піврічних - пост.
4 За відсутності річних, піврічних - до ліквідації організації
5 За відсутності річних, піврічних, квартальних - пост.
6 За відсутності річних, піврічних, квартальних - до ліквідації організації
7 За місцем складення, в інших організаціях - доки не мине потреба

а) зведені річні й з більшою періодичністю

Пост.7

До ліквідації організації

б) річні й з більшою періодичністю

Пост.7

До ліквідації організації

в) піврічні

5 р.1

5 р.2

г) квартальні

3 р.3

3 р.4

ґ) місячні

1 р.5

1 р.6

303.

Статистичні звіти й таблиці з допоміжних видів діяльності організації; документи (довідки, доповідні записки, відомості тощо) до них

5 р.

5 р.

304.

Висновки за звітами:

1 За відсутності річних - пост.
2 За відсутності річних - 10 р.

а) річними

Пост.

10 р.

б) квартальними

3 р.1

3 р.2

305.

Документи (таблиці, розрахунки, довідки) про складення зведених звітів організації

3 р.

3 р.

306.

Альбоми форм державних статистичних спостережень

3 р.

-

307.

Бланки форм статистичної звітності (систематизований комплект):