НАЦІОНАЛЬНЕ АГЕНТСТВО УКРАЇНИ З ПИТАНЬ ДЕРЖАВНОЇ СЛУЖБИ

НАКАЗ

від 25 жовтня 2013 року N 189

Про затвердження Методичних рекомендацій щодо впровадження у державних органах, органах влади Автономної Республіки Крим та їх апараті системи наставництва державних службовців

З метою забезпечення реалізації положень статті 26 Закону України від 17 листопада 2011 року N 4050-VI "Про державну службу", на виконання пункту 5 Плану заходів щодо реалізації у 2013 році положень Стратегії державної кадрової політики на 2012 - 2020 роки, затвердженого Указом Президента України від 23 квітня 2013 року N 229, керуючись підпунктом 1 пункту 4 та пунктом 8 Положення про Національне агентство України з питань державної служби, затвердженого Указом Президента України від 18 липня 2011 року N 769, наказую:

1. Затвердити Методичні рекомендації щодо впровадження у державних органах, органах влади Автономної Республіки Крим та їх апараті системи наставництва державних службовців (додаються).

2. Рекомендувати державним органам, органам влади Автономної Республіки Крим та їх апарату (далі - державні органи) під час розроблення і впровадження системи наставництва державних службовців керуватися Методичними рекомендаціями, затвердженими цим наказом.

3. Відділу методичного забезпечення діяльності кадрових служб довести цей наказ до відома державних органів.

4. Центру адаптації державної служби до стандартів Європейського Союзу забезпечити надання методично-консультативної допомоги державним органам.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Голови Нацдержслужби України відповідно до розподілу обов'язків.

 

Голова Нацдержслужби України

В. Толкованов

 

ЗАТВЕРДЖЕНО Наказ Нацдержслужби України 25.10.2013 N 189

Методичні рекомендації
щодо впровадження у державних органах, органах влади Автономної Республіки Крим та їх апараті системи наставництва державних службовців

I. Загальні положення

1.1. Ці Методичні рекомендації розроблено з метою надання методично-консультативної допомоги, забезпечення системного підходу до адаптації та професійної підготовки новопризначених державних службовців у державних органах, органах влади Автономної Республіки Крим та їх апараті (далі - державний орган) та реалізації положень статті 26 Закону України від 17 листопада 2011 року N 4050-VI "Про державну службу" (далі - Закон), на виконання пункту 5 Плану заходів щодо реалізації у 2013 році положень Стратегії державної кадрової політики на 2012 - 2020 роки, затвердженого Указом Президента України від 23 квітня 2013 року N 229.

Методичні рекомендації окреслюють:

- підходи до розроблення і впровадження системи наставництва, її цілі та завдання;

- поняття та завдання наставництва для реалізації адаптації новопризначених державних службовців;

- вимоги до рівня професійної компетентності наставника;

- форми роботи наставника з новопризначеними державними службовцями;

- порядок звітності та контролю в системі наставництва державних службовців;

- підхід для визначення результатів адаптації новопризначених державних службовців.

1.2. У цих Методичних рекомендаціях наведені нижче терміни вживаються у таких значеннях:

- адаптація - взаємний процес ознайомлення, призвичаєння новопризначених державних службовців до змісту та умов службової діяльності у державному органі, що базується на поступовому освоєнні нових професійних, соціальних та організаційних умов праці, соціального середовища та корпоративної культури державного органу, а також процес удосконалення професійних знань, умінь і навичок та особистих якостей цих державних службовців;

- строк випробування - період часу, протягом якого суб'єкт призначення перевіряє здатність новопризначених державних службовців виконувати посадові обов'язки, а також порівнює їх рівень професійної компетентності з вимогами профілю професійної компетентності посади державної служби;

- наставник - досвідчений та висококваліфікований державний службовець державного органу, завданням якого є адаптація новопризначеного державного службовця до робочого процесу, корпоративної культури та сприяння його подальшому професійному розвитку у відповідному державному органі;

- наставництво - навчання на робочому місці, яке спрямоване на довгострокове оволодіння і розвиток необхідних для виконання посадових обов'язків професійних знань, умінь і навичок, а також особистих якостей новопризначених державних службовців, і здійснюється у формі консультацій, порад та роз'яснень, які надає закріплений за цією особою наставник;

- новопризначений державний службовець - особа, призначена на державну службу вперше, або державний службовець, призначений на іншу посаду державної служби.

Терміни, що не визначені у цих Методичних рекомендаціях, вживаються у значеннях, наведених у інших нормативно-правових актах.

1.3. Адаптація новопризначеного державного службовця державного органу поділяється на професійну та соціальну:

а) професійна адаптація - пристосування вже наявного професійного досвіду та стилю професійної діяльності новопризначеного державного службовця до вимог нової посади, засвоєння нових для нього професійних функцій та обов'язків, вдосконалення необхідних умінь і навичок, залучення до професійного співробітництва та партнерства, поступовий розвиток конкурентоздатності, який виражається у таких аспектах професійної адаптації:

- психофізіологічних - пристосування до нових організаційних, психологічних і фізіологічних навантажень, інтенсивності режиму праці, правил внутрішнього службового розпорядку;

- професійних - поступове набуття та (або) удосконалення професійних умінь і навичок;

- організаційних - зрозуміння завдань та організаційного статусу посади державної служби, яку обіймає новопризначений державний службовець, його посадових обов'язків, системи мотивації, критеріїв оцінки результатів службової діяльності тощо;

б) соціальна адаптація новопризначеного державного службовця пов'язана з входженням державного службовця у систему міжособових взаємовідносин професійного колективу, прийняттям цінностей, норм і традицій колективу, пристосуванням до корпоративної культури.

1.4. Заходи з організації та розвитку наставництва здійснюються у державному органі на постійній та плановій основі згідно з принципами державної служби відповідно до статті 3 Закону.

1.5. Метою системи наставництва у державному органі є створення умов і надання допомоги новопризначеним державним службовцям для розкриття їх професійного та особистого потенціалу.

1.6. Система наставництва у державному органі спрямована на вирішення таких завдань:

- скорочення часу на засвоєння функціональних обов'язків та адаптації до робочого процесу новопризначених державних службовців;

- зменшення дискомфорту впродовж перших днів роботи;

- зменшення кількості можливих помилок, пов'язаних з виконанням посадових обов'язків;

- скорочення часу, необхідного новопризначеним державним службовцям для досягнення запланованого рівня ефективності і результативності службової діяльності, розвиток їх здатності самостійно, якісно і відповідально виконувати покладені на них посадові обов'язки;

- розвиток і вдосконалення у новопризначених державних службовців професійних знань, умінь і навичок, а також особистих якостей, необхідних для самостійного виконання посадових обов'язків;

- своєчасне прийняття рішень щодо подальшого проходження державної служби і професійного розвитку державного службовця та (або) можливого звільнення з посади державної служби до закінчення строку випробування;

- вдосконалення процедури щорічного оцінювання результатів службової діяльності державних службовців;

- набуття перспективними державними службовцями досвіду управління персоналом під час виконання функцій наставника;

- зменшення плинності кадрів та скорочення витрат на пошук нового персоналу;

- вдосконалення системи мотивації державних службовців;

- формування корпоративної культури та командної роботи, засвоєння норм і правил етичної поведінки у державному органі;

- формування позитивного іміджу державного органу.

1.7. Методичні рекомендації розроблено для керівників державної служби у державному органі, керівників структурних підрозділів, працівників, які призначені наставниками для новопризначених державних службовців, служби персоналу державного органу.

II. Організація системи адаптації та наставництва новопризначених державних службовців

2.1. Наставництво може бути встановлено тривалістю до 3 місяців залежно від складності передбачених за посадою обов'язків та рівня професійної компетентності новопризначеного державного службовця і може проходити одночасно з випробувальним терміном.

2.2. Наставництво у державному органі може застосовуватись до:

- особи, призначеної на державну службу вперше;

- державних службовців, призначених на інші посади державної служби.

2.3. Систему наставництва у державному органі безпосередньо організовує служба персоналу.

2.4. Для організації адаптації новопризначених державних службовців у державному органі службі персоналу рекомендується розробити програму адаптації новопризначеного державного службовця (додаток 1).

2.5. Для покращення процесу адаптації до робочого процесу, а також для надання консультацій, порад та роз'яснень новопризначеному державному службовцю з питань, пов'язаних з виконанням його посадових обов'язків, надання йому допомоги у розвитку і вдосконаленні власних умінь і навичок та для забезпечення входження в колектив, як рівноправного його члена, за новопризначеним державним службовцем може закріплюватися наставник(и) з числа досвідчених, авторитетних та висококваліфікованих працівників державного органу.

2.6. Службі персоналу рекомендується щороку, як правило, не пізніше 5 січня подавати у вигляді службової записки на ім'я керівника державної служби у державному органі кандидатури наставників, за попереднім погодженням із керівниками структурних підрозділів та відповідними державними службовцями.

2.7. Кандидатура наставника затверджується наказом (розпорядженням) керівника державної служби у державному органі.

2.8. Наказ (розпорядження) керівника державної служби у державному органі про затвердження кандидатури наставника готується одночасно з призначенням нового співробітника на відповідну посаду державної служби у державному органі. До наказу додається програма адаптації новопризначеного державного службовця у державному органі.

2.9. Заміна наставника може здійснюватися наказом (розпорядженням) керівника державної служби у державному органі на підставі службової записки керівника відповідного структурного підрозділу за умови:

- звільнення наставника;

- переведення наставника на іншу посаду державної служби та (або) до іншого державного органу;

- притягнення наставника до дисциплінарної відповідальності;

- тривалої (більше місяця) відсутності наставника на робочому місці (відрядження, хвороба тощо);

- особистого бажання наставника та (або) новопризначеного державного службовця.

2.10. За одним наставником рекомендується закріплювати не більше чотирьох новопризначених державних службовців.

2.11. Наставництво здійснюється без відриву від виконання основних посадових обов'язків наставника шляхом надання консультації, порад і роз'яснень новопризначеному державному службовцю.

2.12. Службі персоналу державного органу спільно з керівниками відповідних структурних підрозділів рекомендується вести облік наставників, закріплених за конкретними державними службовцями, та надавати їм необхідну інформаційну, методично-консультативну та організаційно-технічну допомогу.

2.13. Наставник може розробляти індивідуальний план наставництва (додаток 2).

2.14. В адаптаційний період новопризначений державний службовець щотижнево обговорює з наставником виконання програми наставництва та проблеми, які виникали під час виконання посадових обов'язків.

2.15. Керівник відповідного структурного підрозділу створює необхідні умови для успішної роботи наставника, а також здійснює контроль за ефективністю наставництва та за виконанням індивідуального плану наставництва.

2.16. За результатами проходження адаптаційного періоду до служби персоналу державного органу рекомендується подавати:

- висновок наставника про результати виконання програми адаптації та індивідуального плану наставництва (додаток 3), який містить оцінку рівня професійної компетентності новопризначеного державного службовця відповідно до вимог профілю професійної компетентності посади державної служби і рекомендації щодо подальшого проходження державної служби та професійного розвитку державного службовця;

- звіт новопризначеного державного службовця про результати виконання індивідуального плану наставництва (додаток 4), в якому зазначаються труднощі, які виникали при виконанні роботи, аналіз причин їх виникнення, власних помилок, недоліків і прогалин у знаннях, а також перелік набутих умінь і навичок та участь наставника в цьому процесі.

2.17. На підставі отриманих матеріалів службі персоналу рекомендується:

- порівнювати результати співбесіди, яку проходив під час проведення конкурсу на зайняття вакантних посад державної служби новопризначений державний службовець, з оцінкою його рівня професійної компетентності, наданою наставником;

- готувати службову записку з висновком щодо відповідності рівня професійної компетентності новопризначеного державного службовця вимогам профілю професійної компетентності відповідної посади державної служби, з пропозиціями щодо подальшого його професійного розвитку, погодженими з керівником відповідного структурного підрозділу, та подавати керівнику державної служби у державному органі для розгляду та прийняття відповідного рішення.

2.18. Для визначення успішності проведення адаптації новопризначеному державному службовцю у державному органі в останній день адаптації рекомендується заповнити анкету зворотного зв'язку (додаток 5).

2.19. Усі матеріали наставництва зберігаються у номенклатурі справ служби персоналу.

2.20. Результати наставництва можуть враховуватись при визначенні розміру премії наставника та оцінюванні результатів його службової діяльності.

2.21. Службі персоналу державного органу рекомендується щорічно до 10 січня направляти до Національного агентства України з питань державної служби (далі - Нацдержслужба України) аналітичну довідку про стан організації наставництва новопризначених державних службовців у державному органі, його кількісно-якісну характеристику.

III. Вимоги до рівня професійної компетентності наставника

Наставник обирається з числа досвідчених та висококваліфікованих працівників державного органу, які, як правило, мають відповідати таким вимогам до рівня професійної компетентності:

- не молодше 30-річного віку;

- мають повну вищу освіту та досвід роботи на посадах державної служби чи посадах в органах місцевого самоврядування не менше двох років;

- володіють глибокими професійними знаннями, уміннями і навичками;

- мають високі професійні, морально-етичні та особистісні якості, необхідні для наставництва;

- володіють організаторськими та педагогічними здібностями;

- здатні на належному рівні здійснювати контроль за виконанням поставлених завдань;

- користуються авторитетом і повагою у колективі.

IV. Основні обов'язки наставника та новопризначеного державного службовця

4.1. Наставнику слід:

- знати нормативно-правові акти та організаційно-розпорядчі документи, які визначають права, посадові обов'язки, завдання і повноваження новопризначеного державного службовця;

- сприяти розвитку професійних знань, умінь і навичок, а також особистих якостей новопризначеного державного службовця, своєчасно виявляти та усувати в його діяльності допущені помилки;

- знайомити з нормами корпоративної культури та правилами етичної поведінки у державному органі, залучати новопризначеного службовця до участі у заходах, які проводить державний орган;

- психологічно підтримувати новопризначеного державного службовця, надавати йому компетентні поради, консультації та роз'яснення;

- контролювати виконання програми наставництва новопризначеного державного службовця;

- звітувати про результати виконаної роботи службі персоналу державного органу.

4.2. Новопризначеному державному службовцю слід:

- ефективно і результативно виконувати програму наставництва та свої безпосередні посадові обов'язки у визначені строки;

- постійно підвищувати свій рівень професійної компетентності, удосконалювати професійні знання, уміння і навички, а також особисті якості;

- на особистому прикладі наставника вивчати передові методи та форми роботи;

- дотримуватися Правил внутрішнього службового розпорядку державного органу, правил етичної поведінки та вимог корпоративної культури;

- щотижнево обговорювати результати виконаної роботи та проблеми, які виникали під час виконання посадових обов'язків, з наставником;

- звітувати службі персоналу про результати виконання програми наставництва.

V. Основні права наставника та новопризначеного державного службовця

5.1. Наставник може:

- вносити зміни та доповнення до програми адаптації новопризначеного державного службовця;

- брати участь в обговоренні питань, що стосуються службової діяльності та поведінки новопризначеного державного службовця, захисту його прав та інтересів;

- вносити безпосередньому керівнику новопризначеного державного службовця пропозиції щодо його заохочення або застосування дисциплінарних стягнень;

- за необхідності вносити вмотивовані пропозиції службі персоналу щодо завершення періоду наставництва або продовження його терміну;

- контролювати проходження адаптаційного періоду новопризначеним державним службовцем, аналізувати його результати.

5.2. Новопризначений державний службовець може:

- звертатися та отримувати у наставника компетентні консультації, поради та роз'яснення щодо виконання програми адаптації новопризначеного державного службовця та його безпосередніх посадових обов'язків тощо;

- повідомляти наставника та свого безпосереднього керівника про труднощі при проходженні державної служби;

- вносити пропозиції щодо вдосконалення методів і механізмів виконання завдань та посадових обов'язків, організації процесу діяльності структурного підрозділу та державного органу в цілому;

- отримувати необхідне для виконання посадових обов'язків матеріально-технічне забезпечення;

- вносити вмотивовані пропозиції безпосередньому керівнику щодо зміни наставника;

- користуватися іншими правами та гарантіями згідно з Законом, іншими нормативно-правовим актами та внутрішніми організаційно-розпорядчими документами.

VI. Прикінцеві положення

Нацдержслужба України:

- надає службам персоналу державного органу методично-консультативну допомогу щодо організації та розвитку системи наставництва;

- використовує для формування державної кадрової політики, підготовки відповідних пропозицій надану службами персоналу аналітичну інформацію щодо стану наставництва новопризначених державних службовців у державному органі.

 

Начальник Юридичного управління Нацдержслужби України

А. Заболотний

 

Додаток 1 до Методичних рекомендацій щодо впровадження у державних органах, органах влади Автономної Республіки Крим та їх апараті системи наставництва державних службовців (пункт 2.4)

ПРОГРАМА
адаптації новопризначеного державного службовця у державному органі, органі влади Автономної Республіки Крим та його апараті

Розділ 1

(розрахований на перші 3 дні)

N п/п	Перелік заходів	Виконавець	Відмітка про виконання
День перший
1.	Зустріч новопризначеного державного службовця	Служба персоналу
2.	Ознайомлення новопризначеного державного службовця із наказом про призначення його на посаду	Служба персоналу
3.	Приведення до урочистого прийняття новопризначеним державним службовцем Присяги державного службовця (у випадку, коли особа вперше прийнята на державну службу)	Керівник державної служби Служба персоналу
4.	Вручення інформаційного пакета документів, а саме: - інформаційного буклету (брошури) щодо завдань державного органу; - інформаційної довідки про державний орган (історія розвитку, особливі визначні досягнення колективу); - Загальних правил етичної поведінки державного службовця (кодекс етики за наявності); - Інструкції з діловодства у державному органі; - телефонного довідника державного органу; - бланків форми щорічного оцінювання результатів службової діяльності та інструкцію щодо складання індивідуального плану; - інших нормативно-правових актів залежно від посади державної служби, на яку він призначений	Служба персоналу
5.	Ознайомлення з необхідними документами у службі персоналу, а саме з: - правилами внутрішнього службового розпорядку; - посадовою інструкцією; - положенням про структурний підрозділ; - профілем професійної компетентності посади державної служби (копії); - записом в трудовій книжці про призначення на посаду та прийняття присяги	Служба персоналу
6.	Ознайомлення з робочим місцем, облаштованим комп'ютером із встановленим необхідним для виконання посадових обов'язків програмним забезпеченням, та забезпечення відповідним офісним та канцелярським обладнанням	Служба інформаційних технологій Служба матеріально-технічного забезпечення Бухгалтерська служба
7.	Створення індивідуальної електронної пошти	Служба інформаційних технологій
8.	Знайомство новопризначеного державного службовця з наставником	Служба персоналу
9.	Вступна бесіда новопризначеного державного службовця з наставником	Наставник Новопризначений державний службовець
10.	Ознайомлення із приміщенням державного органу та його структурними підрозділами	Наставник
11.	Надання і оформлення відповідних документів у службі матеріально-технічного забезпечення, бухгалтерській службі для виготовлення пластикової зарплатної картки	Служба матеріально-технічного забезпечення Бухгалтерська служба
Другий день
1.	Спілкування з наставником з питань організаційної структури державного органу, розподілу функціональних обов'язків між керівництвом державного органу та посадових обов'язків між працівниками	Наставник
2.	Ознайомлення з порядком проходження документів у державному органі	Наставник
3.	Ознайомлення новопризначеного державного службовця з неформальними відносинами в колективі, традиціями державного органу	Наставник
Третій день
1.	Роз'яснення правил етичної поведінки та дотримання правил поведінки у державному органі та за його межами, питань дрес-коду та культури спілкування працівників державного органу	Наставник
2.	Загальний огляд Інструкції з діловодства у державному органі та переліку основних помилок, які допускають працівники державного органу при оформленні документів	Наставник Служба документального забезпечення

Розділ 2

(розрахований на 1 - 3 місяці)

N п/п	Перелік заходів	Виконавець	Відмітка про виконання
1.	Розроблення індивідуального плану наставництва	Наставник Новопризначений державний службовець
2.	Обговорення етапів виконання програми адаптації та індивідуального плану наставництва	Наставник Новопризначений державний службовець
3.	Складання новопризначеним державним службовцем звіту та наставником висновку за результатами проходження програми адаптації та виконання індивідуального плану наставництва, їх подання до служби персоналу	Наставник Новопризначений державний службовець Служба персоналу
4.	Погодження результатів виконання програми адаптації	Керівник державної служби Служба персоналу
5.	Формування матеріалів адаптації та наставництва новопризначеного державного службовця у номенклатурі справ проходження державної служби	Служба персоналу

Примітка:

Ця програма є орієнтовною та може бути адаптована для кожного окремого новопризначеного державного службовця у державному органі.

Зміст інформаційного пакета для новопризначеного державного службовця є орієнтовний і може бути змінений, а також може бути наданий в електронній формі або розміщений на внутрішньому веб-сайті державного органу, на диску.

 

Додаток 2 до Методичних рекомендацій щодо впровадження у державних органах, органах влади Автономної Республіки Крим та їх апараті системи наставництва державних службовців (пункт 2.13)

Індивідуальний план наставництва

 

Додаток 3 до Методичних рекомендацій щодо впровадження у державних органах, органах влади Автономної Республіки Крим та їх апараті системи наставництва державних службовців (абзац 2 пункту 2.16)

ВИСНОВОК
за результатами виконання програми адаптації та індивідуального плану наставництва

 

Додаток 4 до Методичних рекомендацій щодо впровадження у державних органах, органах влади Автономної Республіки Крим та їх апараті системи наставництва державних службовців (абзац 3 пункту 2.16)

ЗВІТ
за результатами виконання програми адаптації та індивідуального плану наставництва

 

Додаток 5 до Методичних рекомендацій щодо впровадження у державних органах, органах влади Автономної Республіки Крим та їх апараті системи наставництва державних службовців (пункт 2.18)

АНКЕТА
зворотного зв'язку новопризначених державних службовців у державних органах, органах влади Автономної Республіки Крим та їх апараті для перевірки успішності проведення його адаптації

Частина I. Працевлаштування

Частина II. Адаптація/Наставництво

Частина III. Професійний розвиток та планування кар'єри

Частина IV. Умови роботи

____________