Вимоги
щодо найменування файлів електронних актів приймання-передавання документів юридичної особи на постійне зберігання

1. Структура імені файлу електронного акта приймання-передавання документів юридичної особи на постійне зберігання складається з таких елементів:

ідентифікатор електронних облікових документів;

ідентифікатор електронного акта приймання-передавання документів юридичної особи на постійне зберігання;

ідентифікатор установи;

ідентифікатор архівної установи;

номер фонду;

номер акта;

дата складання акта;

версія конвертування;

розширення імені файлу.

2. В імені файлу використовуються тільки арабські цифри та знаки "." (крапка), "-" (дефіс), які відокремлюють групи елементів імені файлу.

3. Ідентифікатор електронних облікових документів (позиції 1 - 2 в імені файлу) створюється за Вимогами щодо найменування файлів електронних облікових документів, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року N 1886/5, зареєстрованими в Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за N 1425/26202.

4. Ідентифікатор електронного акта складається з арабських цифр 010 (позиції 4 - 6 в імені файлу).

5. Ідентифікатор установи (позиції 8 - 17 в імені файлу), ідентифікатор архівної установи (позиції 19 - 28 в імені файлу), дата електронного документа (позиції 42 - 49 в імені файлу), версія конвертування (позиції 51, 52 в імені файлу) та розширення імені файлу (позиції 54 - 56 в імені файлу) створюються за Вимогами щодо найменування файлів електронних документів, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року N 1886/5, зареєстрованими в Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за N 1424/26201.

6. Номер фонду (позиції 30 - 36 в імені файлу) створюється за Вимогами щодо найменування файлів архівних електронних документів, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року N 1886/5, зареєстрованими в Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за N 1426/26203.

7. Зразок імені файлу електронних реєстрів файлів архівних електронних справ.

Позиції 1 - 2: ідентифікатор електронних облікових документів.

Позиція 3 - дефіс.

Позиції 4 - 6: ідентифікатор електронного акта.

Позиція 7 - дефіс.

Позиції 8 - 17: ідентифікатор установи.

Позиція 18 - дефіс.

Позиції 19 - 28: ідентифікатор державного архіву, архівного відділу районної державної адміністрації, архівного відділу міської ради.

Позиція 29 - дефіс.

Позиція 30 - літерна частина номера фонду.

Позиції 31 - 36: цифрова частина номера фонду.

Позиція 37 - дефіс.

Позиції 38 - 40: номер акта.

Позиція 41 - дефіс.

Позиції 42 - 49: дата формування акта.

Позиція 50 - дефіс.

Позиції 51 - 52: версії конвертування файлу.

Позиція 53 - крапка.

Позиції 54 - 56: розширення імені файлу.