Про затвердження Порядку проведення перевірок достовірності первинних та статистичних даних, вивчення стану первинного обліку і статистичної звітності органами державної статистики

Наказ Державного комітету статистики України
від 19 червня 2003 року N 186

Зареєстровано в Міністерстві юстиції України
26 вересня 2003 р. за N 862/8183

Із змінами і доповненнями, внесеними
наказом Державної служби статистики України
від 28 листопада 2022 року N 285
(враховуючи зміни, внесені наказом Державної
служби статистики України від 19 грудня 2022 року N 325)

Відповідно до статті 17 Закону України "Про офіційну статистику" та з метою впорядкування проведення перевірок органами державної статистики НАКАЗУЮ:

(преамбула із змінами, внесеними згідно з наказом
Державної служби статистики України від 28.11.2022 р. N 285,
враховуючи зміни, внесені наказом Державної
служби статистики України від 19.12.2022 р. N 325)

1. Затвердити Порядок проведення перевірок достовірності первинних та статистичних даних, вивчення стану первинного обліку і статистичної звітності органами державної статистики (далі - Порядок), що додається.

2. Юридичному відділу (Висоцька О. Г.) забезпечити надання відповідних роз'яснень структурним підрозділам Держкомстату та територіальним органам державної статистики щодо застосування Порядку.

3. Управлінню справами (Царський В. І.) довести даний наказ до відома структурних підрозділів Держкомстату, Головного міжрегіонального управління статистики в м. Києві, Головного управління статистики в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь статистики.

4. Начальникам Головного міжрегіонального управління статистики в м. Києві, Головного управління статистики в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь статистики в роботі з проведення перевірок керуватися затвердженим даним наказом Порядком.

5. Скасувати Рекомендації по проведенню перевірок стану обліку, звітності і достовірності звітних даних, затверджені Міністром статистики України 10 січня 1997 року.

6. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

ПОРЯДОК
проведення перевірок достовірності первинних та статистичних даних, вивчення стану первинного обліку і статистичної звітності органами державної статистики

1. Загальні положення

Цей Порядок розроблено відповідно до Конституції України, Закону України "Про офіційну статистику", інших нормативно-правових актів, які регулюють діяльність органів державної статистики.

Органи державної статистики мають право:

вивчати стан первинного обліку і статистичної звітності, перевіряти достовірність первинних та статистичних даних, поданих респондентами. Застосовувати при цьому метод безпосереднього відвідування виробничих, службових та інших приміщень, ділянок тощо юридичних осіб, їх філій, відділень, представництв та інших відособлених структурних підрозділів, а також громадян - суб'єктів підприємницької діяльності;

вимагати від респондентів внесення виправлень до форм державних статистичних спостережень у разі виявлення недостовірної інформації та інших перекручень первинних та статистичних даних. У разі невиконання цієї вимоги у визначені в пункті 4.2 розділу 4 цього Порядку строки органи державної статистики можуть самостійно вносити зазначені виправлення з наступним повідомленням про це респондентів;

подавати правоохоронним органам пропозиції щодо притягнення винних у порушенні вимог Закону України "Про офіційну статистику" посадових осіб та громадян - суб'єктів підприємницької діяльності до відповідальності, передбаченої законами;

розглядати справи про адміністративні правопорушення та накладати відповідно до законів штрафи.

Даний Порядок є керівництвом для органів державної статистики (крім функціональних органів державної статистики) щодо організації і проведення перевірок достовірності первинних та статистичних даних, вивчення стану первинного обліку і статистичної звітності, а також оформлення та реалізації матеріалів за їх результатами.

Порядок поширюється на:

а) органи державної статистики (за винятком функціональних органів державної статистики) та посадові особи, які від імені цих органів беруть участь у проведенні статистичних спостережень та мають відповідне доручення на проведення перевірки;

б) респондентів, які підлягають статистичним спостереженням:

юридичні особи, їх філії, відділення, представництва та інші відособлені структурні підрозділи, що знаходяться на території України;

фізичні особи - суб'єкти підприємницької діяльності, які перебувають на території України.

Терміни, що вживаються в даному Порядку:

Об'єкт перевірки - стан первинного обліку та статистичної звітності, первинні та статистичні дані (інформація, що міститься у бланках первинного обліку, формах звітності, інших статистичних формулярах, необхідних для проведення статистичних спостережень), відповідність нормативних та установчих документів респондента відомостям Єдиного державного реєстру підприємств та організацій України;

Перевіряючі - органи державної статистики та працівники, визначені в пункті "а" розділу I цього Порядку.

Суб'єкт перевірки - респонденти, які підлягають статистичному спостереженню і визначені в пункті "б" розділу I цього Порядку.

2. Види перевірок

Перевірки можуть бути тематичні, комплексні, повторні, спільні.

2.1. Тематичні перевірки проводяться за однією або декількома формами звітності однієї галузі статистики з одночасною перевіркою документів первинного обліку та даних статистичних спостережень. До тематичних перевірок також відносяться перевірки, які проводяться виключно з питань стану погосподарського обліку (книг погосподарського обліку).

2.2. Комплексні перевірки проводяться за двома та більше галузями статистики і відповідно за декількома формами звітності.

2.3. Повторні перевірки проводяться упродовж року з часу попередньої перевірки за однією або декількома формами звітності, що вже перевірялися, або за розширеним переліком форм з метою контролю усунення встановлених попередньою перевіркою недоліків та вивчення поточного стану обліку і звітності, а також достовірності первинних та статистичних даних.

2.4. Спільні перевірки (тематичні, комплексні, повторні) проводяться органами державної статистики за запрошенням інших уповноважених на це органів.

(підпункт 2.4 пункту 2 із змінами, внесеними згідно з наказом
Державної служби статистики України від 28.11.2022 р. N 285,
враховуючи зміни, внесені наказом Державної
служби статистики України від 19.12.2022 р. N 325)

3. Права й обов'язки перевіряючих

3.1. Перевіряючі мають право:

безпосередньо відвідувати виробничі, службові та інші приміщення, ділянки суб'єктів перевірки;

отримувати та ознайомлюватись з усією без винятку інформацією та документацією щодо стану первинного обліку та даних статистичних спостережень;

отримувати первинні фінансові і бухгалтерські документи, робити копії або виписки з усіх без винятку документів щодо об'єкта перевірки;

у разі потреби в детальному з'ясуванні практичного стану справ здійснювати вивчення та огляд документів (огляд проводиться обов'язково в присутності суб'єкта перевірки);

вимагати й отримувати від суб'єктів перевірки письмові пояснення та обґрунтування з питань, які стосуються перевірки;

вимагати від суб'єктів перевірки, у разі виявлення приписок та інших перекручень первинних та статистичних даних, унесення виправлень до форм звітності, інших статистичних формулярів;

у разі невиконання вимоги щодо внесення у тижневий термін виправлень до форм звітності, інших статистичних формулярів самостійно вносити зазначені виправлення з наступним повідомленням про це суб'єкта перевірки.

3.2. Перевіряючі зобов'язані:

дотримуватися вимог Конституції України, Законів України "Про офіційну статистику", "Про державну службу", інших нормативно-правових актів та цього Порядку;

пред'являти суб'єкту перевірки доручення на проведення перевірки;

проводити перевірку відповідно до програми, затвердженої керівником органу державної статистики, що організовує дану перевірку;

дотримуватися принципів законності, об'єктивності та доказовості результатів перевірки;

при перевірці даних, які мають відповідний гриф таємності, дотримуватись вимог Закону України "Про державну таємницю";

детально відображати в акті перевірки виявлені факти недостовірності первинних та статистичних даних, обставини та причини їх допущення;

приймати від суб'єктів перевірки надані ними письмові пояснення, обґрунтування і заяви щодо результатів перевірки та долучати їх до матеріалів перевірки;

складати за результатами перевірки акт у двох примірниках, підписувати їх і ознайомлювати з ними суб'єкт перевірки;

залишати суб'єкту перевірки один примірник підписаного перевіряючими та суб'єктом перевірки акта;

долучати в разі незгоди суб'єкта перевірки з фактами, викладеними в акті, подані суб'єктом перевірки письмові зауваження до нього, які є невід'ємною частиною матеріалів перевірки;

складати в усіх випадках відмови суб'єкта перевірки допускати перевіряючих до виробничих, службових та інших приміщень, надавати їм необхідну інформацію, документацію, у разі невиконання або неналежного виконання суб'єктом перевірки інших законних вимог перевіряючих складати акт про відмову виконувати вимоги перевіряючих із зазначенням у ньому дати, часу, місця та реквізитів суб'єкта перевірки, який допустив протиправні дії, з подальшим невідкладним повідомленням про це керівництва органу державної статистики для вжиття заходів, передбачених чинним законодавством, з метою усунення перешкод у проведенні перевірки. Таким заходом є подання відповідних матеріалів щодо проведення перевірки (листування, акти, програма перевірки і т. ін.) до органів прокуратури.

4. Права й обов'язки суб'єктів перевірки

4.1. Суб'єкти перевірки мають право:

вимагати від перевіряючих пред'явлення доручення на право проведення перевірки;

подавати перевіряючим на будь-якій стадії перевірки усні й письмові пояснення, обґрунтування та заяви щодо ходу та результатів перевірки;

вимагати від перевіряючих після закінчення перевірки один примірник підписаного акта перевірки;

подавати письмові зауваження до акта перевірки в разі незгоди з викладеними в ньому фактами та доказами, вимагати їх розгляду перевіряючими;

оскаржувати в разі необхідності дії перевіряючих безпосередньо в керівника відповідного органу державної статистики або в судовому порядку.

4.2. Суб'єкти перевірки зобов'язані:

допускати перевіряючих до проведення перевірки за наявності в них відповідного доручення;

забезпечувати перевіряючим умови, необхідні для проведення перевірки, та сприяти її належній організації, а саме: надавати робоче місце та можливість користуватися засобами телефонного зв'язку та оргтехнікою, подавати на вимогу перевіряючих необхідну інформацію, у тому числі архівну та інформацію з обмеженим доступом, яка стосується діяльності суб'єкта перевірки (довідки, дані регістрів бухгалтерського обліку, фінансові звіти, тощо);

своєчасно надавати пояснення та обґрунтування щодо об'єкта перевірки;

ознайомлюватися з актом перевірки та підписувати два примірника документа;

уносити в разі виявлення приписок та інших перекручень первинних та статистичних даних виправлення до статистичної звітності, інших статистичних формулярів та в усі взаємопов'язані показники інших звітів і подавати виправлені форми звітності, інші статистичні формуляри органам державної статистики та всім адресатам, яким були направлені недостовірні дані. Виправлення вносяться не пізніше тижневого терміну після виявлення порушення в дані за той звітний період, у якому були допущені приписки та інші перекручення, а також у відповідні наростаючі підсумкові дані;

уживати невідкладних заходів щодо усунення виявлених у ході перевірки порушень.

5. Організація підготовки та порядок проведення перевірок

5.1. Суб'єкт перевірки, який підлягає перевірці, попереджається про це письмово не пізніше ніж за три календарні дні до початку перевірки.

5.2. У повідомленні про проведення перевірки вказуються:

посади, прізвища, імена та по батькові осіб, які здійснюватимуть перевірку;

вид перевірки;

програма перевірки.

5.3. Перевіряючому (керівнику групи) на всіх учасників перевірки видається відповідне доручення на проведення перевірки, у якому вказуються посади осіб, які здійснюватимуть перевірку, їх прізвища, імена та по батькові. Доручення підписується керівником органу державної статистики, що організовує дану перевірку. Перевіряючим також надається копія повідомлення про проведення перевірки із зазначенням дати відправлення його суб'єкту перевірки.

5.4. Перед початком перевірки перевіряючі пред'являють суб'єкту перевірки доручення на проведення перевірки та особисті службові посвідчення, вивчають загальні умови роботи та організацію ведення суб'єктом перевірки первинного обліку і заповнення форм звітності, інших статистичних формулярів, здійснюють інші дії щодо організації та створення сприятливих умов для проведення перевірки.

5.5. Кожна перевірка повинна проводитися за детально відпрацьованою та затвердженою керівником відповідного органу державної статистики програмою, у якій обов'язково вказуються:

перелік форм звітності, інших статистичних формулярів, що підлягають перевірці;

звітний період, за який перевіряються дані;

реквізити суб'єкта перевірки, який підлягає перевірці за певними ознаками (форма власності, вид економічної діяльності, розмір тощо);

якими інструкціями та роз'ясненнями необхідно керуватися при перевірці;

перелік основних первинних документів, на підставі яких складаються форми звітності, інші статистичні формуляри, що перевіряються;

порядок порівняння та взаємозв'язку показників форм звітності, інших статистичних формулярів, які перевіряються, з показниками інших форм звітності та статистичних формулярів;

строки проведення перевірки і подання матеріалів про її результати.

5.6. При перевірці достовірності первинних та статистичних даних, вивчення стану первинного обліку і статистичної звітності органами державної статистики необхідно:

5.6.1. Установити наявність типових і спеціалізованих інструкцій, роз'яснень щодо складання форм державних статистичних спостережень, затверджених Держкомстатом, додаткових нормативно-правових актів міністерств, інших центральних органів державної влади щодо складання звітів.

5.6.2. З'ясувати, чи подає суб'єкт перевірки форми звітності, інші статистичні формуляри за передбаченими в них адресами. Дати оцінку звітної дисципліни, навести конкретні приклади, проаналізувати причини несвоєчасного подання форм звітності, інших статистичних формулярів або подання їх не в повному обсязі, не за встановленою формою тощо.

5.6.3. Проаналізувати відповідність даних форм звітності, інших статистичних формулярів, що перевіряються, даним первинного обліку, бухгалтерським даним і, за необхідності, наявність ув'язки взаємозалежних показників у різних формах звітності та статистичних формулярів за відповідний звітний період.

5.6.4. Установити правильність і своєчасність унесення виправлень у форми звітності, інші статистичні формуляри.

5.6.5. Ознайомитись з порядком та станом забезпечення суб'єктів перевірки бланками форм звітності, інших статистичних формулярів, затверджених Держкомстатом, проаналізувати причини недоліків у розв'язанні даного питання.

6. Порядок оформлення матеріалів за результатами перевірок

6.1. За результатами перевірки складається акт у двох примірниках (зразок додається), які підписуються перевіряючими та суб'єктом перевірки.

Один примірник підписаного акта залишається суб'єкту перевірки під розписку.

6.2. За кожним фактом приписок та перекручень даних в акті вказується, у якій формі звітності та статистичному формулярі, за яким показником, за який звітний період допущені приписки та перекручення даних, розмір приписки та перекручення, причини недостовірності даних, прізвища і посади осіб, які підписали документ.

6.3. В акті необхідно вказати характер виявлених порушень (постійний, випадковий). При проведені повторної перевірки відзначити, як виконувались вимоги, рекомендації і пропозиції попередніх перевірок.

У залежності від виявлених недоліків в організації обліку та стану звітної дисципліни, достовірності звітних даних перевіряючими надають рекомендації щодо їх усунення.

6.4. У разі незгоди суб'єкта перевірки з фактами, викладеними в акті, він протягом трьох робочих днів після ознайомлення з актом і його підписання надає конкретні, аргументовані письмові зауваження щодо нього.

Зазначені зауваження повинні бути розглянуті посадовими особами органів державної статистики, які проводили перевірку, протягом п'яти робочих днів від дня надходження зауважень. Результати розгляду викладаються в окремій довідці. Зауваження і довідка про результати їх розгляду додаються до акта перевірки і є його невід'ємною частиною.

6.5. Суб'єкт перевірки не допускається до ознайомлення з актом, доки він не підписаний перевіряючими.

7. Реалізація матеріалів за результатами перевірок

7.1. Усі матеріали про результати перевірок доповідаються керівнику органу державної статистики, що організовував перевірку.

7.2. У разі виявлення перевіркою незабезпечення належного стану первинного обліку і статистичної звітності, неподання органам державної статистики даних для проведення державних статистичних спостережень або подання їх недостовірними, не в повному обсязі, не за встановленою формою чи із запізненням керівник органу державної статистики вживає заходів щодо притягнення винних посадових осіб суб'єкта перевірки до відповідальності згідно з чинним законодавством України.

7.3. У разі виявлення порушень у формах звітності, інших статистичних формулярах посадові особи органів державної статистики мають право подавати пропозиції органам прокуратури про притягнення винних до відповідальності згідно з чинним законодавством.

Матеріали перевірки передаються в органи прокуратури не пізніше десяти робочих днів після завершення перевірки і підписання акта перевірки перевіряючими та суб'єктом перевірки або складення акта про відмову виконання суб'єктом перевірки законних вимог перевіряючих.

7.4. Передача матеріалів перевірки органом державної статистики до органів прокуратури проводиться офіційно через його канцелярію. Допускається передача матеріалів в органи прокуратури рекомендованим поштовим відправленням. Передача матеріалів безпосередньо посадовим особам правоохоронних органів забороняється, у тому числі й під розписку.

У супровідному листі на ім'я керівника органу прокуратури в обов'язковому порядку має бути вказано, коли, ким і за який період проводилась перевірка, обставини та суть виявлених порушень.

7.5. Матеріали, що передаються до органів прокуратури за результатами перевірки, повинні містити такі документи:

7.5.1. Оригінал акта перевірки і додатків, на які є посилання в ньому (або акта про відмову виконання суб'єктом перевірки законних вимог перевіряючих).

7.5.2. Пояснення, обґрунтування та заяви або зауваження до акта перевірки суб'єкта перевірки щодо результатів перевірки та обставин виявлених порушень (якщо такі були подані).

7.5.3. Довідка про результати розгляду зауважень суб'єкта перевірки до акта перевірки.

7.5.4. Опис документів, що додаються до супровідного листа, із зазначенням загальної кількості аркушів цифрами і літерами.

АКТ
за результатами проведення перевірки достовірності первинних та статистичних даних, вивчення стану первинного обліку і статистичної звітності

"___" ____________ 200_ р.

1. Проведена перевірка __________________________________
__________________________________
                               (прізвище, ім'я, по батькові перевіряючих;
__________________________________
                                   найменування суб'єкта перевірки)

2. Перевірка проводилась у присутності _______________________________
                                                             (прізвище, ім'я, по батькові посадових осіб,
__________________________________
    на яких покладена відповідальність за ведення первинного обліку і статистичної
__________________________________
    звітності, а також достовірність первинних та статистичних даних)
__________________________________

3. Перевірка проведена з таких питань: _______________________________
                                                            (перелік форм звітності, інших статистичних
__________________________________
    формулярів, що підлягали перевірці; звітний період, за який перевірялись дані)
__________________________________
__________________________________

4. Перевіркою встановлено такі порушення: ___________________________
                                                                   (факти приписок та інших
__________________________________
   перекручень первинних і статистичних даних; у яких формах звітності, інших
__________________________________
   статистичних формулярах, за яким показником, за який звітний період допущені
__________________________________
   приписки та інші перекручення первинних та статистичних даних, розмір
__________________________________
   приписки та перекручення; неподання форм звітності, інших статистичних
__________________________________
   формулярів або подання їх недостовірними, не в повному обсязі, не за формою, із
__________________________________
   запізненням)

5. Прізвище, ім'я, по батькові, посади осіб, які підписали форми звітності, інші статистичні формуляри, у яких встановлені порушення _______________________
__________________________________
__________________________________

6. Виявлені порушення вплинули на показники звіту ____________________
                                                                            (характеристика впливу кожного
__________________________________
    факту порушення)
__________________________________
__________________________________

7. Характер виявлених порушень __________________________________
                                                   (постійний, випадковий; при проведенні
__________________________________
    повторної перевірки вказати, як виконані рекомендації, пропозиції попередніх
__________________________________
    перевірок)
__________________________________
__________________________________

8. Рекомендації щодо усунення порушень: _____________________________
__________________________________
__________________________________
__________________________________

9. За результатами перевірки повинні бути внесені такі виправлення (або подані виправлені звіти) __________________________________
__________________________________
__________________________________

Виправлений статистичний звіт подається на адресу органу державної статистики, який організовував перевірку, у тижневий термін.