Кадрові рішення можуть прийматися тільки на підставах, у межах повноважень та у спосіб, передбачені КЗпП України, чинним законодавством, постановами Кабінету Міністрів України, наказами та роз’ясненнями Міністерства праці та соціальної політики України. Які саме рішення належать до кадрових, хто їх приймає, як правильно їх оформлювати тощо — у статті…

Діяльність підприємств, установ, організацій (далі — підприємство) незалежно від форм власності, підпорядкування і сфери діяльності нерозривно пов’язана з прийняттям управлінських рішень, у т. ч. з кадрових питань, зокрема щодо:

• прийняття на роботу;
• переведення на іншу роботу на тому самому підприємстві, в установі, організації;
• переміщення;
• суміщення професій (посад), виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника;
• відсторонення від роботи;
• встановлення неповного робочого часу;
• надання відпусток;
• звільнення з роботи;
• зміну прізвища.

Кадрові рішення можуть прийматися тільки на підставах, у межах повноважень та у спосіб, що передбачені КЗпП України, чинним законодавством, постановами Кабінету Міністрів України, наказами та роз’ясненнями Міністерства праці та соціальної політики України.

Згідно з Постановою Верховної Ради України «Про порядок тимчасової дії на території України окремих актів законодавства Союзу РСР» від 12 вересня 1991 року № 1545-ХІІ в окремих випадках при прийнятті кадрових рішень такі акти можуть використовуватися, однак лише з питань, не врегульованих чинним законодавством, і за умови, що вони не суперечать Конституції та законам України.

Нормативне регулювання трудових відносин на конкретному підприємстві доповнюється внутрішніми (локальними) документами, зокрема правилами внутрішнього трудового розпорядку (складаються на основі Типових правил внутрішнього трудового розпорядку для робітників і службовців підприємств, установ, організацій, затверджених постановою Державного комітету СРСР з праці та соціальних питань за погодженням з ВЦРПС від 20 липня 1984 року № 213), які відповідно до статті 142 КЗпП мають бути затверджені трудовим колективом (на практиці — зборами або конференцією) за поданням власника або уповноваженого ним органу і виборного органу первинної профспілкової організації (додаток 1, подано скорочений варіант — лише те, що стосується кадрових рішень. Повний варіант дивиться тут).

Кадрові рішення приймає керівник підприємства (або інша посадова особа), якому надано такі повноваження статутом, іншим нормативно-правовим актом підприємства, на підставі:

• заяви особи (при прийнятті на роботу), працівника підприємства, складеної в довільній формі на стандартному аркуші (формат А4) або на бланку підприємства (додаток 2). Заява має містити такі реквізити:
• адресат (посада, прізвище, ініціали посадової особи, якій надано право прийняття на роботу, — у давальному відмінку);
• заявник (прізвище, ім’я, по батькові у родовому відмінку, домашня адреса, номер телефону, за наявності, — у заяві про прийняття на роботу; прізвище, ініціали, посада, місце роботи у родовому відмінку — у заяві працівника підприємства);
• назва документа (заява);
• зміст заяви (як правило, формулюється прохання і, за необхідності, його обґрунтування);
• перелік документів (подаються, якщо це передбачено нормативно-правовими актами або якщо особа має певні пільги. Це можуть бути копії документа про освіту, довідки державної податкової інспекції про присвоєння ідентифікаційного номера, посвідчення чи інший документ, що засвідчує певні пільги, передбачені чинним законодавством);
• дата і підпис заявника (без розшифрування);
  
  
• подання (службовий документ, який має містити пропозицію щодо переведення працівника на іншу роботу чи посаду, присвоєння розряду, категорії, рангу, заохочення тощо. Подання може складатися кадровою службою чи безпосереднім керівником працівника. В окремих випадках подання погоджуються з виборним органом первинної профспілкової організації);
  
  
• доповідної записки (документ, адресований керівникові підприємства, який містить виклад факту з висновками і пропозиціями. Як правило, текст записки поділяється на дві частини: у першій викладаються факти, події, причини, які стали приводом для її написання, у другій дається аналіз ситуації, робиться висновок і вносяться пропозиції).

Подання і доповідна записка можуть оформлятися на стандартному аркуші (формат А4) або на бланку структурного підрозділу і мають містити такі реквізити:

Реквізити	Подання	Доповідна записка
Назва структурного підрозділу	+	+
Назва документа	+	+
Реєстраційний індекс	+	+
Адресат (керівник підприємства)	+	+
Заголовок до тексту	+	+
Текст документа	+	+
Підпис	+	+
Візи документа	+	–

Якщо зазначені документи готує посадова особа, окрім назви структурного підрозділу і реєстраційного індексу, в документі має бути вказана посада, прізвище цієї особи і дата складання документа;

• документів органу вищого підпорядкування, рішення суду, подання органу внутрішніх справ, повістки райвійськкомату тощо. Приписи в тому чи іншому документі є обов’язковими для виконання і прийняття відповідного кадрового рішення.

Щодо питання, викладеного у тому чи іншому документі, керівник підприємства приймає відповідне рішення, про що свідчить його резолюція (напис) на документі. Резолюція складається з таких елементів: назви структурного підрозділу або прізвища виконавця, змісту доручення, особистого підпису керівника, дати (додаток 2).

Реалізація рішення здійснюється виданням розпорядчого документа — наказу — найпоширенішого виду такого документа.

На практиці, поряд із застосуванням типових форм наказів (розпоряджень): П-1 «Наказ (розпорядження) про прийом на роботу», П-5 «Наказ (розпорядження) про переведення на іншу роботу», П-6 «Наказ (розпорядження) про надання відпустки», П-8 «Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту)» (порядок оформлення детально висвітлено в статті «Типові форми кадрових наказів. Оформлення та правові засади»), оформляють кадрові рішення на бланках (так званий бланк наказу), створених з використанням комп’ютерної техніки на папері формату А4 з такими берегами: лівий — 30 мм, правий — 10 мм, верхній і нижній — 20 мм.

Слід звернути увагу, що у разі такого виготовлення бланка наказу він, відповідно до вимог ДСТУ 4163–2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів», має містити такі обов’язкові реквізити (Як правило, застосовується поздовжній варіант розташування реквізитів.):

• назву підприємства — має відповідати назві, зазначеній в установчих документах підприємства (статут, положення, установчий договір). Скорочена назва може зазначатися на бланку, лише якщо її офіційно зафіксовано в установчому документі. Наприклад, «Видавничий дім «МедіаПро», ДП «Завод полімерних виробів»;
  
  
• назву виду документа — наказ;
  
  
• дату складання (підписання) — обов’язковий реквізит, який забезпечує юридичну силу наказу. Елементи дати наводяться арабськими цифрами в такій послідовності: число, місяць, рік. Якщо число або місяць складається з однієї цифри, то перед нею ставиться нуль. Наприклад, 20.02.2007, 01.03.2007. Дата підписання (складання) проставляється в лівій верхній частині бланка наказу;
  
  
• місце складання (видання) — зазначається назва населеного пункту, яка має відповідати адміністративно-територіальному поділу і офіційно встановленим назвам населених пунктів. У назві населеного пункту потрібно вживати загальноприйняті географічні скорочення: м., смт, с. Наприклад, м. Харків, смт Борки, с. Грушівка. Цей реквізит проставляється по центру бланка на одному рівні з датою;
  
  
• номер — проставляється під час реєстрації наказу праворуч нарівні з датою і місцем видання (складання), доповнюється буквою «к» (кадри) або «п» (персонал): № 8-к, № 10-п;
  
  
• заголовок до тексту — має містити коротке викладення змісту наказу, точно й стисло передавати його зміст: Про прийняття на роботу Короля В. І.;
  
  
• текст — оскільки, як правило, у кадрових наказах констатуюча частина наказу відсутня, розпорядча частина є головним його реквізитом. Текст має бути викладено стисло, грамотно, зрозуміло. Рекомендується починати його з прізвища, імені, по батькові, продовжуючи далі зазначенням дії: прийняти, перевести, звільнити, надати тощо; посади, спеціальності, розряду, категорії, класу, назви структурного підрозділу (за наявності), дати, розміру посадового окладу, тарифної ставки, окладу або інших умов оплати праці, чинних на підприємстві;
  
  
• підпис — за загальними правилами накази з кадрових питань підписує керівник підприємства. У разі його відсутності накази може підписувати інша посадова особа, якій надано такі повноваження. У такому випадку не допускається перед назвою посади керівника застосовувати прийменник «за» або ставити скісну риску. Дозволяється до назви посади додавати «в. о.» із зазначенням прізвища виконуючого обов’язки керівника;
  
  
• візу — реквізит, яким оформляється внутрішнє погодження наказу. Він складається із зазначення посади особи, з якою погоджується наказ, підпису і його розшифрування (ініціали і прізвище), дати. Наприклад:

Головний бухгалтер 10.01.2007	Бойко	С. П. Бойко
Юрисконсульт 11.01.2007	Короп	В. І. Короп

На великих підприємствах можуть видаватися зведені, або групові, накази. Оскільки такі накази можуть містити рішення з різних питань, бажано не включати до них ті, які мають різні строки зберігання, наприклад: про прийняття, переведення, звільнення і надання відпусток, застосування заходів дисциплінарного впливу тощо.

Розпорядження з тих чи інших питань, включених до наказу, рекомендується розміщувати групами в такому порядку:

• прийняття на роботу (призначення на посаду);
• переведення на іншу роботу (посаду) на тому самому підприємстві;
• звільнення з роботи.

У кожній із зазначених груп прізвища працівників мають розміщуватися за алфавітом зі збереженням послідовності викладення змісту розпорядчої частини кожної групи (додаток 3).

Відповідно до вимог нормативно-правових актів працівник має бути ознайомлений з наказом під розписку. При цьому він повинен зробити такий запис: «З наказом ознайомлений», поставити свій підпис і дату ознайомлення.

Якщо в наказі міститься рішення, ухвалене за ініціативою власника або уповноваженого ним органу, наприклад про переведення працівника на іншу роботу (посаду), працівник, ознайомившись з наказом, має, у разі згоди, зазначити: «З наказом ознайомлений. З переведенням згодний», поставити свій підпис і дату ознайомлення.

Після підписання наказ реєструється у спеціальному журналі (книзі) обліку наказів (розпоряджень) з кадрових питань (додаток 4). Журнал (книга) є документом суворої звітності й постійного зберігання, має бути пронумерований (сторінки), прошнурований, скріплений підписом посадової особи, відповідальної за кадрове діловодство, і печаткою підприємства або кадрової служби (за наявності спеціальної печатки).

Зареєстрований наказ додається до справи відповідно до затвердженої номенклатури справ кадрової служби (напрямку управлінської діяльності) і термінів зберігання, визначених статтею 16 частини 1 Переліку типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, затвердженого наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20 липня 1998 року № 41, а саме:

• про прийняття, переведення, звільнення, сумісництво працівників — 75 років;
• про надання відпусток — 5 років;
• про стягнення — 3 роки.
• На підставі наказу кадрова служба (посадова особа, відповідальна за кадрове діловодство) вносить відповідні записи до:
• штатно-посадової книги, яка складається за структурою штатного розпису підприємства (додаток 5);
• алфавітної картки, форма П-3 (додаток 6);
• особової картки працівника, форма П-2 (додаток 7).

Додаток 1 ПРАВИЛА внутрішнього трудового розпорядку ____________________________________ (повна назва підприємства) ЗАТВЕРДЖЕНО зборами трудового колективу (повна назва підприємства) протокол № ____ від «___» ________ 20__ р. 1. Загальні положення 1.1. Правила внутрішнього трудового розпорядку (далі — Правила) (повна назва підприємства) розроблено відповідно до чинного законодавства України з метою забезпечення чіткої організації праці, належних безпечних умов праці, підвищення її продуктивності та ефективності, раціонального використання робочого часу, зміцнення трудової дисципліни. 1.2. Трудова дисципліна забезпечується створенням адміністрацією підприємства необхідних організаційних та економічних умов для високопродуктивної праці, відповідальним ставленням працівників до роботи, а також заохоченнями за сумлінну працю. До працівників, які порушують трудову дисципліну, за необхідності застосовуються заходи дисциплінарного впливу. 1.3. Правила є обов’язковими для виконання сторонами трудових відносин. <…> 2. Порядок прийняття на роботу та звільнення працівників 2.1. Працівники реалізують свої здібності до продуктивної праці через укладення трудового договору (для окремих працівників — контракту, якщо для них чинним законодавством України передбачено контрактну систему найму). При прийнятті на роботу працівники мають подати: — паспорт; — трудову книжку, оформлену в установленому порядку. Особи, які вперше шукають роботу і не мають трудової книжки, повинні пред’явити паспорт, диплом або інший документ про освіту чи професійну підготовку. Військовослужбовці, звільнені зі Збройних Сил України, Національної гвардії України, Служби безпеки України, Прикордонних військ України, Цивільної оборони України, Управління охорони вищих посадових осіб України та інших військових формувань, створених відповідно до законодавства України (далі — Збройні Сили України та інші війська), та військовослужбовці, звільнені зі Збройних Сил колишнього Союзу РСР і Збройних сил держав — учасниць СНД, пред’являють військовий квиток. Звільнені з місця відбування кримінального покарання зобов’язані пред’явити довідку про звільнення; — сертифікат про проходження профілактичного наркологічного огляду (подають працівники, котрі відповідно до Переліку професій та видів діяльності, для яких є обов’язковим первинний і періодичний профілактичний наркологічний огляд, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 6 листопада 1997 року № 1238, обов’язково мають проходити такий огляд); — довідку про присвоєння ідентифікаційного номера. Прийняття на роботу без подання зазначених документів не допускається. При прийнятті на роботу, яка вимагає спеціальних знань, адміністрація підприємства має право зажадати від працівника подання диплома чи іншого документа про здобуту освіту або професійну підготовку. Забороняється вимагати від працівників при працевлаштуванні документи, подання яких не передбачено законодавством, а також відомості про прописку. <…> 2.3. До початку роботи за укладеним трудовим договором працівник має бути ознайомлений під розписку з Правилами внутрішнього трудового розпорядку, Колективним договором, умовами праці, своїми правами та обов’язками, а також пройти інструктаж з техніки безпеки, виробничої санітарії, гігієни праці та протипожежної охорони. 2.4. Прийняття на роботу оформляється наказом, (посада керівника підприємства) що оголошується працівникові під розписку. У наказі має бути зазначено найменування посади (категорія), професії (розряд), умови оплати праці та інші істотні умови трудового договору. 2.5. На всіх працівників, які працюють понад п’ять днів, ведуться трудові книжки. Працівникам, що стають до роботи вперше, трудова книжка оформляється на пізніше п’яти днів після прийняття на роботу. 2.6. Дію трудового договору може бути припинено тільки з підстав, передбачених чинним законодавством України. 2.7. За ініціативою працівника трудові відносини припиняються згідно зі статтями 38 та 39 КЗпП України. Працівник має право розірвати трудовий договір, укладений на невизначений строк, попередивши про це адміністрацію підприємства письмово за два тижні. У разі розірвання трудового договору з поважних причин, передбачених чинним законодавством, працівник звільняється у строк, про який він просить. Строковий трудовий договір розривається на вимогу працівника достроково в разі хвороби чи інвалідності, які перешкоджають виконанню ним роботи за трудовим договором, а також у випадку порушення адміністрацією підприємства трудового законодавства, Колективного або трудового договору та з інших поважних причин, передбачених чинним законодавством. 2.8. Дію трудового договору за ініціативою (посада керівника підприємства) може бути припинено з підстав, передбачених статтями 40 та 41 КЗпП України. 2.9. Дію трудового договору може бути припинено також за умов, передбачених пунктами 1–3, 5–8 статті 36 КЗпП України. 2.10. Припинення трудового договору оформляється наказом, (посада керівника підприємства) який оголошується працівникові під розписку. 2.11. У день звільнення працівникові видається трудова книжка та виплачуються всі належні йому від підприємства суми. <…> 5. Робочий час і час відпочинку на підприємстві 5.1. Для працівників підприємства встановлено 40-годинний робочий тиждень з двома вихідними днями (субота і неділя). (За наявності на підприємстві працівників віком від 15 до 16 років, а також працівників, зайнятих на роботах із шкідливими умовами праці (згідно з Переліком виробництв, цехів, професій і посад із шкідливими умовами праці, робота в яких дає право на скорочену тривалість робочого тижня, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 21 лютого 2001 року № 163), їм встановлюється скорочена тривалість робочого часу — до 36 год. на тиждень). <…> Під час прийняття на роботу, а також під час дії трудового договору за згодою сторін може встановлюватися неповний робочий час із зазначенням тривалості роботи, її розпорядку та оплата праці пропорційно відпрацьованому часу. <…> 5.3. За наявності умов, передбачених частиною третьою статті 32 КЗпП України, керівництво підприємства може змінювати режим роботи, встановлювати або скасовувати неповний робочий час, попередивши про це працівників за два місяці. Виходячи з виробничих потреб, встановлений режим роботи може бути змінено на підставі наказу і з обов’язковим попередженням про це працівників не пізніше ніж за два місяці. <…> 5.5. Робота у вихідні дні забороняється, за винятком випадків, передбачених законодавством України. Така робота може компенсуватися, за згодою сторін, наданням іншого дня відпочинку або у грошовій формі у подвійному розмірі. 5.6. Заборонено в робочий час відволікати працівників від роботи для виконання громадських доручень, не пов’язаних з діяльністю підприємства, скликати збори, засідання, наради з громадських питань. 5.7. Працівникам підприємства надаються щорічні основна та додаткові відпустки відповідно до чинного законодавства України. Черговість надання щорічних відпусток визначається графіком, який в термін до 15 січня затверджується (посада керівника підприємства)  за погодженням з профспілковим комітетом (у разі відсутності — з іншим представницьким органом) і під розписку доводиться до відома працівників. Графік є обов’язковим для сторін трудового договору. Перенесення відпусток на інший час можливе лише у випадках, передбачених законодавством, і за згодою сторін. У разі перенесення щорічної відпустки новий термін її надання встановлюється за згодою між працівником і керівником підприємства. Про дату початку відпустки працівників повідомляють письмово не пізніш як за два тижні. На прохання працівника щорічна відпустка може надаватися частинами за умови, що основна безперервна її частина становитиме не менше 14 календарних днів. За рішенням (посада керівника підприємства) працівників може бути відкликано за їх згодою із щорічної відпустки лише у випадках, передбачених чинним законодавством. 5.8. За сімейними обставинами працівникові може надаватися відпустка без збереження заробітної плати тривалістю до 15 календарних днів на рік. 6. Заохочення за успіхи в роботі 6.1. За зразкове виконання трудових обов’язків, сумлінне ставлення до роботи та вагомі досягнення в роботі до працівників підприємства застосовуються такі види заохочень: — нагородження грамотою; — оголошення подяки; — заохочення у формі грошової премії; — нагородження цінним подарунком. 6.2. (Посада керівника підприємства) видає наказ про заохочення і доводить його до відома колективу (працівника). Відомості про заохочення заносяться до трудових книжок працівників. 6.3. За особливі трудові досягнення адміністрація підприємства разом з профспілковим комітетом (за відсутності — з іншим представницьким органом) може подавати клопотання щодо представлення працівників до державних нагород. 7. Відповідальність працівників за порушення трудової дисципліни 7.1. Працівник несе відповідальність за порушення трудової, технологічної та виробничої дисципліни, у тому числі: — за невиконання або неналежне виконання з власної вини покладених на нього трудових обов’язків, визначених трудовим, Колективним договорами та цими Правилами; — за прогул (у т. ч. відсутність на роботі більше трьох годин протягом робочого дня) без поважних причин; — за появу на роботі в нетверезому стані або стані наркотичного (токсичного) сп’яніння; — за розпивання спиртних напоїв на робочому місці; — за вчинення за місцем роботи розкрадання (у т. ч. дрібного) майна підприємства; — за перевищення службових повноважень. 7.2. За порушення трудової дисципліни до працівника може бути застосовано тільки один із таких заходів стягнення: догана або звільнення з роботи. 7.3. До застосування дисциплінарного стягнення (посада керівника підприємства) має право зажадати від працівника письмового пояснення. Відмова працівника в наданні пояснення не може бути перешкодою для застосування стягнення. Стягнення оголошується наказом і про нього повідомляють працівникові під розписку.

Додаток 2 Резолюція (напис) керівника підприємства на документі Нажмите на изображение для увеличения

Додаток 3 ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ «МРІЯ» НАКАЗ 01.03.2007 м. Козятин № 36-п 1. ПРИЙНЯТИ: 1.1. КОНИШЕНКО Тамару Петрівну на посаду провідного економіста відділу економічного аналізу з 2 березня 2007 року з посадовим окладом 700 грн. на місяць. Підстава: трудовий договір від 28.02.2007. 1.2. КРАСИНСЬКОГО Василя Степановича охоронником за сумісництвом з 8 січня 2007 року з оплатою праці пропорційно відпрацьованому часу з посадовим окладом 600 грн. на місяць. Підстава: заява Красинського В. С. 1.3. ЛЕОНТОВИЧА Степана Миколайовича на посаду заступника головного бухгалтера в порядку переведення з ТОВ «Левада» з 5 березня 2007 року з посадовим окладом 900 грн. на місяць. Підстави: заява Леонтовича С. М.; лист підприємства до ТОВ «Левада» від 19.02.2007 № 02/44. 2. ПЕРЕВЕСТИ: 2.1. ОНОПЕНКО Раїсу Михайлівну, економіста ІІ категорії відділу економічного аналізу, на посаду економіста І категорії цього самого відділу, за її згодою, з 2 березня 2007 року з посадовим окладом 800 грн. на місяць. Підстава: подання завідувача відділу економічного аналізу від 26.02.2007. 3. ЗВІЛЬНИТИ: 3.1. КОЛИША Петра Несторовича, провідного фахівця фінансового відділу, 2 березня 2007 року у зв’язку з переведенням до ВАТ «Черемшина», п. 5 ст. 36 КЗпП України. Бухгалтерії провести виплату працівникові всіх належних йому від підприємства сум. Підстави: заява Колиша П. Н.; лист ВАТ «Черемшина» від 23.02.2007 № 61. 3.2. НІКІТІНУ Катерину Олегівну, головного фахівця виробничо-технічного відділу, 5 березня 2007 року за власним бажанням у зв’язку з переведенням чоловіка на роботу в іншу місцевість, ст. 38 КЗпП України. Бухгалтерії провести виплату працівникові всіх належних йому від підприємства сум. Підстави: заява Нікітіної К. О.; довідка заводу «Полімер» про переведення Нікітіна Л. З. на роботу в іншу місцевість. Директор Андрійченко Т. В. Андрійченко Візи: Начальник відділу кадрів 01.03.2007 Козленкова С. В. Козленкова Юрисконсульт 01.03.2007 Косноненко К. В. Косноненко

Додаток 4 Зразок обкладинки ЖУРНАЛ обліку наказів з кадрових питань Товариства з обмеженою відповідальністю «Мрія» Почато: 02.01.2007, наказ № 1-п Закінчено:  — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — —— — — — — — — — — — — Зразок внутрішньої частини Номер наказу Дата реєстрації наказу Стислий зміст наказу Ким підписано наказ (посада, прізвище) Кому направлено (оголошено під розписку) наказ 1 2 3 4 5                               Примітка. Накази (розпорядження) нумеруються з 1 січня по 31 грудня поточного року.

Додаток 5 ШТАТНО-ПОСАДОВА КНИГА _______________________________________ (назва підприємства) № з/п Назва посади (професії) Посадовий оклад, грн. Надбавки (доплати), грн. Прізвище, ім’я, по батькові Дата народження Освіта (коли і який навчальний заклад закінчив) Кваліфікація (звання) та спеціальність за освітою № і дата наказів: про прийняття на роботу, про звільнення 1 2 3 4 5 6 7 8 9

 

Додаток 6 Алфавітна картка, форма П-3 Нажмите на изображение для увеличения

Додаток 7 Особова картка працівника, форма П-2 Нажмите на изображение для увеличения

11-09-2008

Статья предоставлена нашему порталу
редакцией журнала «Справочник кадровика»