Адаптация одинаково важна как для предприятия, так и для самого работника. Безусловно, для любого предприятия персонал является основой успешного функционирования: от эффективности рабочих показателей каждого зависит качество производимой продукции, экономические показатели компании в целом и, как следствие, прибыль. В свою очередь для работника, проводящего на работе, как правило, большую часть своего времени, значение имеют насыщенность рабочего процесса, психологический комфорт и удовлетворенность условиями труда в целом (как материальными, так и не материальными его составляющими). О том, как правильно построить процесс адаптации работника на вашем предприятии, пойдет речь в статье.

Органичное взаимодействие между новопринятым работником и компанией — залог эффективности их дальнейшей совместной деятельности. Чем быстрее новичок овладеет принципами работы на новом месте работы, наладит взаимоотношения с коллегами и ознакомится со спецификой организации внутренних процессов, тем быстрее он начнет приносить прибыль компании и ощутит удовлетворение от работы.

К сожалению, на сегодняшний день как в Украине, так и в других постсоветских странах доминирующее количество компаний не уделяет должного внимания процессу адаптации новых сотрудников. В некоторых организациях об адаптации даже не слышали, в других — имеют лишь смутное представление о существовании такой программы. И лишь в некоторых компаниях адаптация — не только формализованная процедура, состоящая из нескольких отдельных этапов, но и процесс, важность которого понимают как сотрудники HR-службы, так и руководители.

Конечной целью тщательно и правильно организованной программы адаптации является получение сотрудником полной информации о компании, своей должности, обязанностях и требованиях, а также четкое понимание стоящих перед ним задач и целей. Сюда же необходимо отнести гармоничное «вливание» в коллектив и, как следствие всего вышеперечисленного, удовлетворенность выбором работодателя.

Составляя программу адаптации, следует учитывать особенности организационной структуры предприятия — численность персонала, иерархическую подчиненность, принятые нормы внутреннего взаимодействия между членами коллектива, контакты с внешними клиентами. Нельзя забывать и о нюансах составления программы для топ-менеджеров — обычная процедура, применимая для рядовых сотрудников, в данном случае будет малоэффективна.

Составление данной программы и четкое соблюдение всех этапов не является обязанностью исключительно HR-службы. Поэтому, прежде чем разрабатывать процедуру, необходимо заручиться поддержкой первого лица компании и топ-менеджеров, разъяснив им (в случае необходимости) целесообразность ее внедрения.

Как правило, самый сложный этап процесса адаптации совпадает с периодом испытательного срока (далее — ИС), который в большинстве компаний составляет 2–3 месяца.

Но следует помнить, что процесс адаптации будущего сотрудника начинается еще до приема его на работу. Уже на этапе переговоров с потенциальным кандидатом и формирования предложения о работе работодатель должен дать понять специалисту, что его прихода ожидают, на его профессиональный вклад в работу рассчитывают. И первый шаг, которым не стоит пренебрегать, — отправка кандидату предложения о работе (Job Offer, приложение 1), оформленного в виде письма. В нем должны быть указаны: должность, отдел, непосредственный руководитель, а также кратко — функциональные обязанности и составляющие его компенсационного и социального пакетов.

Приложение 1

Пример предложения о работе Дата _________________________ Компания ____________________ Адрес ________________________ Ответственное лицо ____________ Уважаемый(-ая) ___________________________! Наша компания с радостью и надеждой на дальнейшее плодотворное сотрудничество делает Вам предложение о работе на должности ______________________. Целью данного документа является не только уведомление о том, что мы сделали выбор в пользу Вашей кандидатуры, но и желание уточнить и согласовать предложенные нами условия работы в нашей компании. Должность ______________________ является руководящей и предполагает наличие в подчинении персонала на позициях: ______________________ ______________________ В прямые обязанности входит: ____________________________________________. На собеседовании мы обсуждали следующие условия: Испытательный срок для данной позиции ______ месяца Заработная плата на данной должности составляет ______ в течение испытательного срока и ______ после его окончания. Заработная плата выплачивается в гривнах. Компенсационный пакет на данный момент включает в себя: предоставление мобильной связи; оплачиваемые отпуск и больничный; обучение за счет компании на корпоративных тренингах; предоставление медицинской страховки по истечении полугода работы на должности; предоставление оплаты транспортных расходов по мере возникновения производственной необходимости. В дальнейшем, в зависимости от результатов Вашей работы и количества эффективно отработанного в компании времени, возможны дополнения к Вашему компенсационному пакету. Отпуск составляет 24 календарных дня и делится на 2 периода (один период — не более 2-х недель). Карьерный и профессиональный рост: руководством компании приветствуется и поощряется стремление сотрудника к развитию. Компания предоставляет возможность обучения сотрудника, а также условия, способствующие его карьерному и профессиональному росту. В случае если у Вас возникли какие-либо вопросы, мы с удовольствием ответим на них. Ожидаем Вашего ответа в кратчайшие сроки. С уважением, ____________________________ С условиями согласен(-на), (имя, компания) ______________________

Далее (не позднее, чем за несколько дней до выхода на работу) следует приступить к подготовке рабочего места будущего сотрудника. В крупных и средних компаниях уместно отправить письмо по внутренней электронной почте (это может сделать как руководитель, так и HR-менеджер) адресатам, принимающим участие в подготовке рабочего места: системному администратору, секретарю, менеджеру по закупкам. В письме, помимо даты выхода на работу нового сотрудника, должен содержаться перечень всего необходимого по комплектации рабочего места — мебель, техника, канцтовары и т. д.

В день выхода новичка на работу следует разослать всем работникам соответствующее сообщение, содержащее краткие сведения о нем (Ф. И. О., должность, отдел, внутренний номер телефона, корпоративный электронный адрес).

В первый день работы происходит первое знакомство нового сотрудника с компанией. Для этого менеджер по персоналу знакомит его с миссией, традициями, историей создания и развития компании, продукцией и ее потребителями, направлениями деятельности, корпоративной культурой, кадровой политикой.

Ознакомление может происходить в устной форме — индивидуальная беседа или адаптационное занятие (в случае приема на работу нескольких человек) с демонстрацией видеоролика о компании, либо возможен вариант самостоятельного изучения сотрудником корпоративного буклета.

Кроме того, менеджер по персоналу информирует нового работника о правилах внутреннего трудового распорядка, режиме работы, организационной структуре компании, выдает сотруднику должностную инструкцию (если есть — экземпляр «Справочника для новичков») и проводит экскурсию по офисным помещениям. В случае необходимости оформляет пропуск на территорию компании.

Далее к процессу адаптации подключается непосредственный руководитель. Он представляет новичка коллективу, подробно знакомит его с должностной инструкцией, структурой, функциями и ролью подразделения, а также назначает (по желанию) куратора. Последний — это своего рода наставник, который не только разъяснит специфику работы отдела и проконсультирует по текущим вопросам, но и будет координировать работу нового сотрудника, оказывать необходимую поддержку в течение испытательного срока.

В небольшой компании менеджер по персоналу или сам руководитель может лично познакомить новичка с каждым сотрудником, вкратце рассказав о функциях отделов.

Следующим звеном в процессе адаптации является постановка сотруднику целей и задач на период испытательного срока, которая происходит во время индивидуальной беседы с руководителем. Задачи излагаются в специальном бланке (приложение 2), в нем же проставляется оценка выполнения каждой из них.

Приложение 2

План задач и оценка сотрудника в период прохождения испытательного срока (заполняется непосредственным руководителем) Ф. И. О. работника: ________________________________________________ Должность: _______________________ Отдел: _________________________ Дата приема на работу: _________________________ ИС: __________месяцев Задачи Критерии выполнения Сроки Оценка Комментарии           Оценка сотрудника за период с ________________ по ________________ Примечание. В качестве оценки использовать 5-балльную шкалу: Задача не выполнена. Задача выполнена не полностью. Задача выполнена с задержкой сроков, есть замечания. Задача выполнена, есть небольшие замечания. Задача выполнена отлично, замечаний нет. В конце каждого месяца ИС сотрудник обязан предоставить письменный отчет о проделанной работе, в котором в произвольной форме должно быть зафиксировано количество выполненных задач, объем их выполнения, в случае невыполнения — причины. Оценка выполнения требований к работе Показатель Оценка Неудовлетворительно Удовлетворительно Хорошо Очень хорошо Результативность работы         Знания и навыки по профилю должности         Отношение к работе, работоспособность         Инициативность, креативность         Дисциплинированность, исполнительность         Взаимоотношения с коллективом         Оценка по каждому показателю должна быть обоснована. Решение: (выделить номер решения) ИС успешно прошел. Принять на работу после окончания ИС. Уволить как не прошедшего ИС. Причина увольнения ______________________________________ Общие выводы: Замечания ________________________________________________ _________________________________________________________ Необходимо обратить внимание на ___________________________ __________________________________________________________ Есть необходимость в дополнительном обучении _______________ __________________________________________________________ Должность непосредственного руководителя Подпись Инициалы, фамилия Дата

Оценку деятельности нового работника целесообразно производить по окончании каждого месяца ИС. Таким образом устанавливается обратная связь с непосредственным руководителем. Кроме того, работник может лично оценить свою работу, обсудить впечатления и задать интересующие вопросы.

Перед встречей он пишет отчет о проделанной работе, в котором описывает статус каждой из стоявших перед ним задач (выполнена, не выполнена), делает акцент на успехах, описывает возникшие в процессе выполнения сложности.

На основании отчета работника, сведений, полученных от его куратора, и собственных заключений руководитель оценивает прохождение работником ИС и принимает решение об:

• окончании ИС;
• увольнении сотрудника как не прошедшего ИС.

Кроме того, каждую неделю менеджер по персоналу проводит индивидуальную беседу с новым работником с целью получения информации о том, насколько он удовлетворен работой, как складываются его взаимоотношения с коллективом, нет ли трудностей в общении с руководством.

Особое внимание в процессе адаптации следует уделить профессиональному аспекту. В зависимости от деятельности компании, уровня подготовленности сотрудника, его будущих обязанностей (соответствие требованиям к должности) и притока персонала (массовый набор на стажировку, комплектация отделов сразу несколькими специалистами одного уровня) можно выделить несколько подходов к этому звену адаптации.

Профессиональная адаптация представляет собой постепенную доработку профессиональных знаний и навыков сотрудника до определенного уровня, необходимого для выполнения им своих обязанностей.

В зависимости от перечисленных выше факторов работник может пройти необходимое обучение в учебном центре компании, ознакомиться со спецификой будущей работы с помощью наставника, либо непосредственный руководитель сам введет его в должность.

Вариант «пусть работник сам разберется» заведомо проигрышный для обеих сторон. Во-первых, он может или не овладеть необходимыми навыками в полном объеме, или овладеть, но затратить на это больше времени, чем было бы потрачено на его обучение. Во-вторых, компания получит работника, профессиональный уровень которого оставляет желать лучшего. Соответственно, польза от его работы будет прямопропорциональна затраченным на введение его в должность усилиям.

За неделю до окончания ИС необходимо провести заключительный этап — итоговую беседу с сотрудником, в ходе которой подвести итоги его работы на основании суммарной оценки, полученной за весь ИС.

В некоторых компаниях для принятия окончательного решения о приеме в штат проводится круговая оценка методом «360 градусов», когда работник оценивается с разных уровней — руководителем подразделения, наставником, коллегами, подчиненными, клиентами (если они есть) и самим новичком.

Безусловно, проанализировать деятельность работника, принять соответствующее решение и составить приблизительный план предстоящего разговора руководитель обязан заранее. Решение о заключении долговременного сотрудничества либо увольнении должно быть взвешенным и тщательно продуманным.

Во время итоговой беседы, которая может проходить совместно с куратором, анализируются сильные и слабые профессиональные стороны сотрудника, отмечаются его успехи и неудачи, выслушиваются замечания и предложения, а также обсуждаются перспективы его работы в компании (в случае положительного решения).

После принятия окончательного решения о приеме на работу сотруднику предлагается заполнить анкету адаптации (приложение 3), которая поможет не только уточнить степень его удовлетворенности существующими условиями труда, но и будет способствовать выявлению «узких мест» в программе адаптации с целью ее усовершенствования.

Приложение 3

Анкета адаптации сотрудника (заполняется сотрудником после прохождения ИС) Предлагаем Вам принять участие в исследовании процесса адаптации сотрудников в компании «AАА». Ваши ответы помогут нам выявить и устранить проблемы, с которыми сталкивается человек на новом месте работы, а также усовершенствовать программу помощи адаптирующимся. Надеемся, что искренне отвечая на вопросы этой анкеты, Вы поможете быстрее освоиться в компании будущим новичкам. Ф. И. О. __________________________________________ Должность ________________________________________ Отдел ____________________________________________ 1. Как долго продолжался период Вашего освоения в компании? (нужное подчеркнуть) До 1 месяца До 2 месяцев До 3 месяцев Еще не закончился 2. Что Вам показалось наиболее сложным в течение этого периода? (нужное подчеркнуть) Профессиональные обязанности Вливание в коллектив Условия труда Другое _______________________________________ ______________________________________________ 3. Как Вы думаете, почему для Вас это оказалось трудным? ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ 4. Удалось ли Вам решить возникшие проблемы? Как? Если нет, то почему? ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ 5. В каких случаях сложные ситуации возникали наиболее часто? ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ 6. Как долго Вам нужна была помощь коллег в работе? (нужное подчеркнуть) До 1 месяца До 2 месяцев До 3 месяцев Еще требуется 7. В какой период своей деятельности Вы поняли, что овладели спецификой работы на новом месте? (нужное подчеркнуть) До 1 месяца До 2 месяцев До 3 месяцев Еще не овладел 8. Что, по Вашему мнению, могло бы особенно помочь Вам в период адаптации? ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ 9. Бывают ли у Вас конфликты?   Время от времени         Редко              Не бывают      С руководителем       С кем-либо из коллег       10. Часто ли Вам приходилось менять место работы? (нужное подчеркнуть) Ни разу 1–2 раза 3–4 раза Более 5 раз 11. В какой мере Вы удовлетворены следующими факторами в нашей компании? Пожалуйста, оцените: 1 2 3 4 5 1. Содержание труда           2. Занимаемая должность           3. Соответствие работы специальности           4. Соответствие характера работы Вашим способностям           5. Наличие перспектив должностного роста           6. Возможность повышения квалификации           7. Наличие степени ответственности за результат труда           8. Информированность о делах коллектива и компании           9. Бытовые условия труда           10. Организация труда           11. Режим работы           12. Заработная плата           13. Обучение           14. Составляющие компенсационного пакета           15. Отношения с руководителем (поддержка, общение)           16. Отношения с коллегами (поддержка, общение)           Благодарим за искренние ответы!

В заключение следует отметить, что созданию процедуры адаптации обязательно должен предшествовать анализ уровня профессионализма персонала компании. Его результаты позволят определить существующие потребности в профессиональной подготовке будущих работников, выявить слабые места и спланировать предстоящую работу по разработке процедуры адаптации, а также определить ее объем. Не секрет, что любая процедура может быть эффективна только в случае оптимального сочетания временных и материальных затрат на ее проведение, доступности и очевидности будущей пользы.

Статья предоставлена нашему порталу
редакцией журнала «Кадровик Украины»