Трудова книжка є основним документом про трудову діяльність працівника. На підставі записів в ній встановлюється як загальний, так і спеціальний трудовий стаж, який за чинним законодавством враховується під час призначення пенсій, надання пільг тощо. Саме тому велике значення має правильне внесення змін у цей документ.

Згідно з Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженою наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту України від 29 липня 1993 р. № 58 (далі — Інструкція) трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємстві, в установі, організації (далі — підприємство) або у фізичної особи понад п’ять днів, а також на позаштатних працівників за умови, що вони підлягають державному соціальному страхуванню.

Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України «Про трудові книжки працівників» від 27 квітня 1993 р. № 301 трудові книжки зберігаються на підприємствах як документи суворої звітності. На практиці ведення, облік і зберігання трудових книжок покладається наказом керівника підприємства на одного з працівників кадрової служби, за її відсутності — на іншу посадову особу.

Зауважимо, що за порушення встановленого порядку ведення, обліку, зберігання і видачі трудових книжок посадові особи несуть дисциплінарну, а в передбачених законом випадках іншу відповідальність.

Усі записи в трудовій книжці про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення, а також про нагородження та заохочення мають вноситися на підставі наказу (розпорядження) і точно відповідати його тексту, а записи про звільнення або переведення на іншу постійну роботу мають також точно відповідати формулюванню чинного законодавства і містити посилання на відповідний пункт, статтю закону.

Слід зазначити, що запис про назву роботи, професії або посади, на яку приймається працівник, в обов’язковому порядку має відповідати Державному класифікатору професій ДК 003–95, штатному розпису, наказу.

У разі зміни прізвища, ім’я, по батькові, дати народження власника трудової книжки, виявлення неточних або неправильних записів, зміни рішення, наприклад, щодо підстави звільнення працівника, кадрова служба має внести відповідні виправлення або зміни у трудову книжку працівника. Порядок здійснення виправлень або зміни запису встановлено Інструкцією.

Так, згідно з Інструкцією, виправлення записів у розділах «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження», «Відомості про заохочення» здійснюється на підставі оригіналу наказу в такому порядку:

• у графі 1 записується відповідний порядковий номер;
• у графі 2 зазначається дата внесення запису;
• у графі 3 записується: «Запис за № таким-то недійсний», а далі, наприклад, «Прийнятий за такою-то професією (посадою)»;
• у графі 4 робиться посилання на наказ керівника підприємства.

Закреслення раніше внесених неточних, неправильних записів або записів, що підлягають зміні, у зазначених розділах трудової книжки не допускається.

Зміна запису на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки

Зміна запису про прізвище, ім’я, по батькові, дату народження працівника на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки виконується на підставі відповідних документів (паспорта, свідоцтв про народження, про шлюб, про розірвання шлюбу тощо) закресленням попереднього запису і записом нових даних з посиланням на відповідний документ на внутрішньому боці обкладинки. Новий запис завіряється підписом керівника (іншого уповноваженого працівника) кадрової служби і печаткою підприємства (кадрової служби).

У додатку 1 зміну запису про прізвище виконано в такому порядку:

• закреслено однією рискою прізвище власника трудової книжки (Омельченко);
• записано нове прізвище (Коліушко);
• на внутрішньому боці обкладинки зазначено назву документа (свідоцтво про укладення шлюбу), його номер і дату видачі, назву органу, який його видав;
• запис завірено підписом старшого інспектора відділу кадрів і печаткою підприємства.

Додаток 1

Виправлення у зв’язку з невідповідністю запису у трудовій книжці
змісту наказу про прийняття на роботу

У додатку 2 наведено приклад виправлення технічної помилки, допущеної під час внесення запису в трудову книжку. На підставі наказу від 16 квітня 2004 р. № 36-к виправлення здійснено в такому порядку:

• у графі 1 записано відповідний порядковий номер;
• у графі 2 зазначено дату внесення запису про виправлення;
• у графі 3 запис за № 22 визнано недійсним і повторено зміст наказу від 16 квітня 2004 р. № 36-к;
• у графі 4 зазначено дату і номер наказу, яким працівника було призначено на посаду (16 квітня 2004 р. № 36-к).

Додаток 2

Виправлення у зв’язку з невідповідністю назви посади (професії, місця роботи)
у наказі про прийняття на роботу штатному розпису

У додатку 3 наведено приклад виправлення помилки, допущеної в наказі про прийняття на роботу. Виправлення в трудовій книжці здійснено в такому порядку:

• у графі 1 записано наступний порядковий номер;
• у графі 2 зазначено дату внесення запису про виправлення;
• у графі 3 запис за № 8 визнано недійсним і зроблено запис про прийняття на роботу відповідно до наказу від 15 квітня 2005 р. № 17-к;
• у графі 4 зазначено номер і дату наказу про внесення змін до наказу, зміст якого не відповідає штатному розпису підприємства.

Додаток 3 ТОВ «РИБТОРГ» НАКАЗ 15.04.2005 м. Київ № 17-к Про внесення змін до наказу від 16.09.2004 № 46-к         У зв’язку з невідповідністю назви професії в наказі від 16 вересня 2004 року № 46-к штатному розпису НАКАЗУЮ:         Змінити в розпорядчій частині наказу назву професії «слюсар 5-го розряду» на «слюсар-складальник двигунів 5-го розряду». Підстава: доповідна записка начальника відділу кадрів від 13.04.2005. Директор Кожушко В. М. Кожушко

Виправлення у зв’язку з невідповідністю запису про назву професії
(посади, виконуваної роботи) Класифікатору професій

У додатку 4 наведено приклад виправлення невідповідності Класифікаторові професій назви професії в штатному розписі та наказі про прийняття працівника на роботу, на підставі яких було внесено запис у трудову книжку. Виправлення було здійснено в такому порядку:

• видано наказ про внесення до штатного розпису необхідних змін із зазначенням дати їх внесення;
• видано наказ про переведення працівника з дня внесення змін до штатного розпису з посиланням на наказ про внесення змін до штатного розпису;
• зроблено запис у трудовій книжці про переведення працівника на посаду відповідно до зміненого штатного розпису на підставі наказу про переведення.

Слід зазначити, що запис, який було внесено в трудову книжку під час прийняття працівника на роботу за професією, назву якої було згодом змінено у зв’язку з невідповідністю Класифікатору професій, не визнається недійсним. При цьому якщо працівник має право на пільгову пенсію, робота на такій посаді засвідчується довідкою про характер виконуваної роботи.

Додаток 4 ВАТ «ФАКТОР» НАКАЗ 03.10.2005 м. Бровари № 47 Про внесення змін до штатного розпису         У зв’язку з виявленою під час перевірки невідповідністю назви професії в розділі «Відомості про роботу» трудової книжки Петрова С. О., бухгалтера-касира НАКАЗУЮ:         Внести з 3 жовтня 2005 року до штатного розпису підприємства такі зміни: Вивести із штатного розпису посаду «бухгалтер-касир». Ввести до штатного розпису посаду «бухгалтер І категорії». Підстава: акт перевірки стану дотримання на підприємстві трудового законодавства від 29.09.2005. Директор Гармаш О. Н. Гармаш --------------------------------------------------------------------------------- ВАТ «ФАКТОР» НАКАЗ 04.10.2005 м. Бровари № 39-к Про переведення Петрова С. О.         У зв’язку із змінами до штатного розпису з 3 жовтня 2005 року НАКАЗУЮ:         Перевести Петрова С. О., бухгалтера-касира, за його згодою, на посаду бухгалтера І категорії з 3 жовтня 2005 року з посадовим окладом 820 грн. на місяць. Підстава: наказ про внесення змін до штатного розпису від 03.10.2005 № 47; доповідна записка начальника відділу кадрів від 03.10.2005. Директор Гармаш О. Н. Гармаш

Зміна запису про звільнення

У разі незаконного звільнення або переведення на іншу роботу, установленого органом, який правомочний приймати рішення про поновлення працівників на роботі, а також у разі зміни формулювання причини або дати звільнення кадрова служба має внести відповідні зміни у трудову книжку.

Такі зміни вносяться на підставі наказу керівника підприємства, який видається на виконання рішення органу, який визнав незаконним звільнення або переведення працівника на іншу роботу чи прийняв рішення про зміну формулювання причини або дати звільнення.

У додатку 5 наведено кілька прикладів наказів і записів у трудових книжках.

Додаток 5 ТОВ «МРІЯ» НАКАЗ 20.07.2005 м. Вишгород № 146-к Про поновлення на роботі Сороки І. П.         На виконання рішення Вишгородського міського суду від 15 липня 2005 року № 11-кі НАКАЗУЮ: Наказ від 7 червня 2005 року № 140-к про звільнення Сороки І. П. скасувати. Поновити Сороку І. П. на посаді бухгалтера І категорії філії підприємства у м. Бровари з 7 червня 2005 року. Виплатити Сороці І. П. середній заробіток за час вимушеного прогулу. Підстава: рішення Вишгородського міського суду від 15 липня 2005 року № 11-кі. Директор Петренко М. В. Петренко --------------------------------------------------------------------------------- ТОВ «ХІМПРОММАШ» НАКАЗ 21.07.2005 м. Донецьк № 97-к Про зміну причин звільнення Кожан О. Д.         На виконання рішення Заводського районного суду м. Донецька від 15 липня 2005 року № 87-пн НАКАЗУЮ: Наказ від 20 червня 2005 року № 82-к про звільнення Кожан О. Д. вважати недійсним. Звільнити Кожан О. Д., юрисконсульта ІІ категорії, за власним бажанням у зв’язку з невиконанням дирекцією підприємства законодавства про працю та умов колективного договору щодо надання їй щорічної відпустки за затвердженим графіком відпусток, ст. 38 КЗпП. Виплатити Кожан О. Д. вихідну допомогу в розмірі тримісячної середньої заробітної плати. Підстава: рішення Заводського районного суду м. Донецька від 15.07.2005 № 87-пн. Директор Олександров С. Л. Олександров --------------------------------------------------------------------------------- ВАТ «ПРИМОРРИБТОРГ» НАКАЗ 01.12.2005 м. Бердянськ № 76-к Про зміну дати звільнення Гришка П. І.         На виконання рішення Бердянського міського суду від 25 листопада 2005 року НАКАЗУЮ: Дату звільнення Гришка П. І. за наказом від 15 жовтня 2005 року № 68-к вважати недійсною. Звільнити Гришка П. І., заступника начальника відділу організації праці та заробітної плати, 25 жовтня 2005 року. Виплатити Гришку П. І. середній заробіток за час вимушеного прогулу. Підстава: рішення Бердянського міського суду від 25.11.2005. Директор Коляда А. Н. Коляда

Внесення записів про зміну назви підприємства

Якщо назва підприємства змінюється, виправлення в трудову книжку вносяться в такому порядку:

• у графі 3 трудової книжки окремим рядком робиться запис про перейменування підприємства;
• у графі 4 зазначається підстава перейменування — наказ (рішення, розпорядження), його дата та номер (додаток 6).

Додаток 6 ТОВ «УКРАЇНСЬКА ЕКОНОМІЧНА СТУДІЯ» НАКАЗ 23.09.2005 м. Київ № 82-о Про зміну назви товариства         На виконання рішення загальних зборів учасників товариства від 20 вересня 2005 року, протокол № 10 НАКАЗУЮ:         Перейменувати з 3 жовтня 2005 року Товариство з обмеженою відповідальністю «Українська економічна студія» у Товариство з обмеженою відповідальністю «Український центр економічної освіти». Директор Отришко Г. П. Отришко

Статья предоставлена нашему порталу
редакцией журнала «Справочник кадровика»

Видання для кадровиків Журнали реєстрації Діловодство та документообіг