Відправляючи співробітника у відрядження, працівники кадрової служби мають знати про нюанси відряджень певних категорій працівників, термін відправлення, добові витрати, документальне оформлення, підготовку звітності тощо.

Службове відрядження

Службове відрядження відповідно до Інструкції № 59 — це поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства, об’єднання, установи, організації на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи.

У випадках, коли філії, дільниці та інші підрозділи підприємства знаходяться в іншій місцевості, місцем постійної роботи вважається той підрозділ, робота в якому обумовлена трудовим договором (контрактом).

Отже, у відрядження можуть бути направлені працівники підприємства, які перебувають з ним у трудових відносинах, а також згідно з пп. 5.4.8 п. 5.4 ст. 5 Закону № 334/94-ВР члени керівних органів підприємства.

Не вважається відрядженням поїздка за розпорядженням керівника підприємства до іншого населеного пункту фізичних осіб, які працюють на підприємстві, зокрема за договором підряду.

Поїздки працівників, постійна робота яких має роз’їзний (пересувний) характер

Відповідно до Інструкції № 59 службові поїздки працівників, постійна робота яких проходить в дорозі або має роз’їзний (пересувний) характер, не вважаються відрядженнями, якщо інше не передбачено законодавством, колективним договором, трудовим договором (контрактом) між працівником і власником (або уповноваженою ним особою).

Отже, колективним договором повинно бути визначено перелік посад і робіт, для яких службові поїздки є відрядженням, та перелік посад (робіт), для яких робота має роз’їзний характер, виконується вахтовим методом або працівників направляють для виконання монтажних, налагоджувальних, ремонтних і будівельних робіт.

У разі якщо колективним договором визначено перелік посад і професій, робота яких постійно проходить в дорозі і має роз’їзний (пересувний) характер або якщо така норма передбачена трудовим договором (контрактом) між працівником і власником (або уповноваженою особою), службові поїздки таких працівників не вважаються відрядженням.

Відрядження сумісників

Відповідно до п. 1.4 розділу першого Інструкції № 59 на час відрядження особи, яка працює за сумісництвом, за нею зберігається середній заробіток на тому підприємстві, яке її відрядило.

Відповідно до статей 10 і 26 Закону № 504/96-ВР сумісники мають право на відпустку без збереження заробітної плати на термін не більше 15 календарних діб на рік одночасно з відпусткою за основним місцем роботи та місцем роботи за сумісництвом.

Отже, якщо працівник направляється у відрядження за основним місцем роботи, на роботі за сумісництвом він може взяти відпустку без збереження заробітної плати. У разі якщо працівник направляється у відрядження з роботи за сумісництвом, за основним місцем роботи йому також надається відпустка без збереження заробітної плати.

У разі якщо працівник направляється у відрядження одночасно з основного місця роботи й роботи за сумісництвом, то за ним на обох посадах зберігається середній заробіток, а видатки для відшкодування витрат на відрядження розподіляються між підприємствами, що направили працівника у відрядження, за угодою між ними. Причому при укладанні такої угоди буде доцільним письмово визначити, які саме витрати відшкодовуватиме кожне з підприємств.

Відрядження студентів

У разі якщо студенти, які навчаються в вищих учбових закладах виїжджають для участі в семінарах, форумах, олімпіадах і при цьому не перебувають у трудових відносинах з вузом, то керівник не може оформити їм відрядження, оскільки в службове відрядження може бути направлена лише особа, яка працює на підприємстві, в організації, установі і виконує обов’язки або функції згідно з трудовим договором (контрактом). І лише така особа згідно зі ст. 121 КЗпП має право на відшкодування витрат та одержання інших компенсацій у зв’язку з службовим відрядженням.

У разі якщо студент працює на кафедрі з укладанням трудової угоди, то керівник може направити його у відрядження й оплачувати добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення і назад та витрати з наймання житлового приміщення в порядку і розмірах, установлених законодавством.

Відрядження деяких категорій працівників

Статтею 176 КЗпП заборонено направляти у відрядження вагітних та жінок, які мають дітей віком до трьох років. Угода сторін трудового договору, яка суперечить нормі, встановленій законом, не допускається.

Жінок, які мають дітей віком від трьох до чотирнадцяти років або дітей-інвалідів відповідно до ст. 177 КЗпП не можна направляти у відрядження без їхньої згоди. Період від трьох до чотирнадцяти років починається після дня, коли дитині виповнилося три роки і закінчується днем, коли дитині виповнилося чотирнадцять років (включаючи цей день). Статтею 1 Закону № 2402-III визначено, що дитина — це особа віком до 18 років (повноліття), якщо відповідно до закону, який застосовується до неї, вона не набуває прав повнолітньої раніше. До дітей-інвалідів відповідно до зазначеної статті належать діти зі стійким розладом функцій організму, спричиненим захворюванням, травмою або вродженими вадами розумового чи фізичного розвитку, що зумовлюють обмеження їх нормальної життєдіяльності та необхідністю додаткової соціальної допомоги і захисту.

Усі вищезазначені гарантії поширюються також і на батьків, які виховують дітей без матері (в тому числі в разі тривалого перебування матері в лікувальному закладі), а також на опікунів (піклувальників).

Зазначені норми законів є обов’язковими для всіх підприємств незалежно від форм власності.

Термін відправлення працівників у відрядження

Термін відрядження в межах України не може перевищувати 30 календарних днів. Термін відрядження працівників, які направляються для виконання в межах України монтажних, налагоджувальних, ремонтних і будівельних робіт, не повинен перевищувати терміну будівництва об’єктів.

Термін відрядження військовослужбовців, направлених на навчання в системі перепідготовки, вдосконалення, підвищення кваліфікації кадрів, на навчальні та підсумково-випускні збори слухачів заочних факультетів вищих військових навчальних закладів, не повинен перевищувати 90 днів, а за умови відшкодування фінансових витрат стороною, що приймає, та за рішенням віце-прем’єр-міністра України відповідно до функціонального розподілу обов’язків — 18 місяців.

Термін відрядження працівників державної контрольно-ревізійної служби, які направляються для проведення контрольних заходів, не повинен перевищувати періоду проведення таких заходів.

Подовження терміну відрядження

У разі перевищення терміну відрядження чи його невідповідності терміну, зазначеному в наказі, воно може бути подовжено з відповідного дозволу керівника підприємства, оформленого відповідним наказом (розпорядженням). При цьому весь термін відрядження в межах України не повинен перевищувати 30 календарних днів.

У разі затримки в місці перебування у відрядженні без поважних причин працівникові не виплачується заробітна плата та не відшкодовуються добові витрати, витрати на наймання житлового приміщення та інші витрати.

Оформлення наказу

Направлення працівника підприємства у відрядження здійснюється керівником цього підприємства або його заступником і оформляється наказом (розпорядженням), який повинен містити такі дані: пункт призначення; назву підприємства, куди відряджається працівник; термін, мета відрядження.

Наводимо зразок наказу про відрядження.

ТОВ «Колос» НАКАЗ 17.06.2007 р. м. Київ № 106         1. Відрядити Булочкіна І. М. — начальника адміністративно-господарського відділу до м. Кіровограда, ТОВ «Трембіта», терміном на три дні з 26.06.2007 р. по 28.06.2007 р. для проведення комерційних переговорів і підписання договору на поставку товарів.         2. Бухгалтерії (Шелешей І. В.) видати кошти (аванс) у розмірі, встановленому нормативно-правовими актами про службові відрядження.         3. Працівнику, зазначеному в п. 1. наказу, після повернення прозвітувати про витрачені на відрядження кошти згідно з чинним законодавством. Підстава: розпорядження директора. Директор М. М. Іванов

У наказі про відрядження може бути й інша інформація. Так, наприклад, за наявності кількох видів транспорту, що зв’язує місце постійної роботи з місцем відрядження, адміністрація може запропонувати вид транспорту, яким йому слід користуватись, або передбачити, що проїзд залізничним транспортом відшкодовується лише в межах вартості місця в купе, проживання — в межах вартості одномісного номера, або інше.

Наводимо зразок наказу про відрядження.

ТОВ «Колос» НАКАЗ 17.06.2007 р. м. Київ № 106         1. Відрядити Колбаскіна М. П. — заступника директора з фінансових питань до м. Миколаєва, ТОВ «Зентива», терміном на три дні з 26.06.2007 р. по 28.06.2007 р. для проведення комерційних переговорів і підписання договору на поставку товарів.         Дозволяється авіатранспорт або залізничний транспорт з користуванням купе в спальному вагоні.         2. Бухгалтерії (Шелешей І. В.) видати кошти (аванс) у розмірах, установлених нормативно-правовими актами про службові відрядження.         3. Працівнику, зазначеному в п. 1 наказу, після повернення прозвітувати про витрачені на відрядження кошти згідно з чинним законодавством. Підстава: розпорядження директора. Директор М. М. Іванов

Посвідчення про відрядження

Наказ (розпорядження) по підприємству є обов’язковим для видачі посвідчення про відрядження особі, яка перебуває в трудових відносинах з цим підприємством, та виконання службового доручення поза місцем її постійної роботи. Форму посвідчення затверджено наказом № 260.

Наводимо зразок заповнення посвідчення про відрядження.

Штамп підприємства установи, організації Затверджено наказом ДПА України від 28.07.97 р. № 260 Зареєстровано в Мін’юсті України 14.08.97 р. за № 311/2115  ПОСВІДЧЕННЯ ПРО ВІДРЯДЖЕННЯ Видано:                                Булочкіну Ігорю Миколайовичу,                                          (прізвище, ім’я, по батькові)                          начальнику адміністративно-господарського відділу,                         (посада, місце роботи) відрядженому до                             м. Кіровограда                                                         (пункти призначень)                                                         ТОВ «Трембіта»                                                         (найменування підприємства, установи, організації) Термін відрядження «  3  » дні  підписання договору на поставку товарів                                        (мета відрядження) Підстава: наказ від « 17 » червня 2007 р. № 106 Дійсне при пред’явленні паспорта: серія МН № 65841 Керівник С. І. Дем’яненко М. П.

На лицьовому боці посвідчення наводиться така інформація: ПІБ працівника; термін, місце, мета відрядження; номер наказу; серія і номер паспорта відрядженого працівника.

Зворотний бік посвідчення про відрядження

ВІДМІТКИ ПРО ВИБУТТЯ у відрядження, прибуття в пункти призначень, вибуття з них і прибуття до місця постійної роботи Вибув із м. Києва « 26 » червня 2007 р.  М. П.   Підпис Сидоренко Прибув до м. Кіровограда « 26 » червня 2007 р.  М. П.   Підпис Євмененко ***************************************************************************** Вибув із м. Кіровограда « 27 » червня 2007 р. М. П.   Підпис Євмененко Прибув до м. Києва « 28 » червня 2007 р. М. П.   Підпис Сидоренко Примітка. При виїзді в декілька пунктів відмітки про прибуття та вибуття робляться окремо в кожному з них.

На зворотному боці посвідчення робляться відмітки про вибуття у відрядження, прибуття у пункти призначення, вибуття з них і прибуття до місця постійної роботи. Якщо працівника відряджено до різних населених пунктів, то відмітки про дні прибуття й вибуття проставляються в кожному пункті.

Під час заповнення посвідчення про відрядження необхідно враховувати, що днем вибуття у відрядження вважається день відправлення потягу, літака, автобуса або іншого транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника, а днем прибуття — день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відрядженого працівника.

У разі відправлення транспортного засобу до 24 години включно днем вибуття у відрядження вважається поточна доба, а з 0 години і пізніше — наступна доба. Якщо станція, пристань, аеропорт розташовані за межами населеного пункту, де працює відряджений, у термін відрядження зараховується час, потрібний для проїзду до станції, пристані, аеропорту. Аналогічно визначається день прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи.

Журнал реєстрації посвідчень про відрядження

Кожне відрядження повинно бути зареєстровано у спеціальному журналі за формою згідно з додатком до Інструкції № 59. У ньому має бути відображено таку інформацію: прізвище та ініціали відрядженого працівника; місце роботи та посада; місце відрядження; дата й номер наказу (розпорядження) про відрядження та посвідчення про відрядження; дата вибуття і прибуття з відрядження. Здійснює реєстрацію службова особа, на яку покладено обов’язки щодо реєстрації осіб як тих, що вибувають у відрядження, так і тих, що прибувають з нього. Нижче наведено приклад заповнення журналу реєстрації.

Додаток до Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон ЖУРНАЛ реєстрації посвідчень про відрядження № з/п Прізвище, ініціали Місце роботи та посада Місце відрядження Дата й номер наказу (розпорядження) Дата й номер посвідчення про відрядження Дата вибуття у відрядження Дата прибуття з відрядження ...               3 Булочкін І. М. ТОВ «Колос», начальник адміністративно- господарського відділу м. Кіровоград, ТОВ «Трембіта» Наказ № 106 від 17.06.2007 р. № 111 від 17.06.2007 р. 26.06.2007 р.  28.06.2007 р.

Печатка, яка має ставитися на відмітках у посвідченні про відрядження

Відмітки в посвідченні про відрядження щодо прибуття та вибуття працівника завіряються печаткою, якою користується у своїй господарській діяльності підприємство для засвідчення підпису відповідної службової особи, на яку наказом (розпорядженням) керівника підприємства покладено обов’язки здійснювати реєстрацію осіб, які вибувають у відрядження та прибувають з нього.

Печатка повинна відповідати вимогам Інструкції № 17, зокрема, має бути круглою або трикутною. Напис на печатці повинен відповідати назві, яка зазначена в свідоцтві про державну реєстрацію підприємства і виконана українською мовою. На печатці повинен зазначатись ідентифікаційний код суб’єкта підприємницької діяльності — юридичної особи.

Порядок складання кошторису витрат

Підприємство, що відряджає працівника, зобов’язане забезпечити його коштами (авансом) у розмірах, установлених нормативно-правовими актами про службові відрядження. Для визначення розміру авансу на відрядження складається кошторис витрат на відрядження, зразок якого наведено нижче.

Додаток до наказу від 17.06.2007 р. № 106 КОШТОРИС витрат на відрядження ПІБ: Булочкін Іван Миколайович Посада: начальник адміністративно-господарського відділу Місце відрядження: м. Кіровоград Термін відрядження: з 26.06.2007 р. – 28.06.2007 р. (3 дні) Сума авансу: 795 грн. Добові: 25 грн. х 3 дні = 75 грн. Проїзд: 240 грн. Проживання: 480 грн. Інші витрати на відрядження: ______________

До кошторису витрат на відрядження включено добові, витрати на проїзд, проживання тощо. Зупинимося детальніше на цих складових.

Добові витрати

За кожний день (включаючи день від’їзду та прибуття) перебування працівника у відрядженні в межах України, враховуючи вихідні, святкові й неробочі дні та час перебування в дорозі (разом з вимушеними зупинками), йому виплачуються добові, встановлені відповідно до постанови № 663 для працівників підприємств, установ і організацій всіх форм власності (крім державних службовців, а також інших осіб, які направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок коштів бюджетів.

У разі якщо до рахунків на оплату вартості проживання у готелях не включаються витрати на харчування, гранична норма добових витрат для відряджень у межах України становить 25 грн., якщо включаються витрати на одноразове харчування, то норма добових становить 20 грн., дворазове — 15 грн., триразове — 10 грн. Добові витрати виплачуються в єдиній сумі незалежно від статусу населеного пункту.

На підставі колективного договору або наказу працедавцем можуть встановлюватися розміри добових витрат, які перевищують норми, визначені постановою № 663.

При відрядженні працівника строком на один день або в таку місцевість, звідки працівник має змогу щоденно повертатися до місця постійного проживання, добові відшкодовуються як за повну добу.

У разі якщо день прибуття з попереднього відрядження і день вибуття у наступне відрядження збігаються, тобто є одним днем, то добові виплачуються за один день.

Якщо працівника відряджено до різних населених пунктів, то відмітки про день прибуття й день вибуття проставляються в кожному пункті.

Якщо в посвідченні відсутні відмітки про відрядження, то добові не виплачуються.

Добові працівникам, які направляються на навчання
з підвищення кваліфікації, підготовку, перепідготовку

Відповідно до постанови № 695 працівникам, які направляються на навчання з відривом від виробництва, за місцем основної роботи виплачуються добові за кожен день перебування в дорозі у розмірі, встановленому законодавством для службових відряджень.

Іногороднім працівникам протягом першого місяця навчання добові виплачуються в розмірі, встановленому законодавством для службових відряджень, а в наступні місяці, до закінчення терміну навчання, тим, хто одержує заробітну плату у розмірі менше 6 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян, виплачується стипендія в розмірі 20% добових.

На час навчання працівники забезпечуються гуртожитком готельного типу. У разі відсутності гуртожитку відшкодування витрат, пов’язаних з найманням житлового приміщення, провадиться в порядку, встановленому законодавством для службових відряджень.

Добові витрати працівникам, переведеним на іншу роботу,
якщо це пов’язано з переїздом в іншу місцевість

Відповідно до постанови № 255 працівникам у зв’язку з переведенням їх на іншу роботу, якщо це пов’язано з переїздом в іншу місцевість (в інший населений пункт), виплачуються, зокрема:

вартість проїзду працівника і членів його сім’ї (крім випадків, коли власник або уповноважений ним орган надає для цього відповідні засоби пересування) у порядку і в розмірах, встановлених законодавством для відряджень;

витрати на перевезення майна залізничним, водним і автомобільним транспортом загального користування вагою до 500 кг на самого працівника і до 150 кг на кожного члена сім’ї, який переїжджає. За згодою сторони, яка приймає, можуть бути оплачені витрати на перевезення майна більшої ваги;

добові працівнику за кожен день перебування в дорозі у розмірі, встановленому законодавством для відряджень.

Витрати на проїзд

Витрати на проїзд відрядженому працівникові відшкодовуються в розмірі вартості проїзду повітряним, залізничним, водним і автомобільним транспортом загального користування (крім таксі) з урахуванням усіх витрат, пов’язаних з придбанням проїзних квитків і користуванням постільними речами в поїздах, та страхових платежів на транспорті за умови їх документального підтвердження та відповідно до маршруту, погодженого з керівником.

Витрати на проїзд транспортом загального користування (крім таксі) до станції, пристані, аеропорту, якщо вони розташовані за межами населеного пункту, де постійно працює відряджений, або до місця перебування у відрядженні відшкодовуються відрядженому працівникові згідно з підтвердними документами, відповідно до маршруту, погодженого з керівником.

За наявності декількох видів транспорту, що зв’язує місце постійної роботи з місцем відрядження, адміністрація може запропонувати відрядженому працівникові вид транспорту, яким йому слід користуватися. У разі відсутності такої пропозиції працівник самостійно вирішує питання про вибір виду транспорту.

Відшкодування витрат на проїзд в маршрутному таксі та таксі

Відповідно до п. 1.7 розділу першого Інструкції № 59 витрати на проїзд до місця відрядження і назад автобусними маршрутами загального користування (в режимі маршрутного таксі) відшкодовуються в розмірі вартості такого проїзду.

Режим маршрутного таксі передбачає перевезення пасажирів на міському чи приміському автобусному маршруті загального користування за розкладом руху. В цьому режимі здійснюється перевезення пасажирів з висадкою і посадкою пасажирів чи громадян на їхню вимогу на шляху прямування автобуса в місцях, де це не заборонено правилами дорожнього руху. Документом на перевезення пасажирів в цьому режимі є квиток на проїзд в автобусі і на перевезення багажу, форма якого затверджується в установленому законодавством порядку (для пільгового проїзду — посвідчення особи встановленого зразка).

Крім того, витрати на відрядження фізичних осіб, що перебувають у трудових відносинах з платником податку або є членами керівних органів платника податку, у межах фактичних витрат особи, яка відряджена, на проїзд (включаючи перевезення багажу) у маршрутному таксі як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження включаються до складу валових витрат платника податку на підставі абзацу першого пп. 5.4.8 п. 5.4 ст. 5 Закону № 334/94-ВР за умови дотримання абзацу другого цього підпункту.

Витрати на відрядження, понесені під час проїзду в таксі, не включаються до складу валових витрат платника податку та фінансуються за рахунок власних коштів.

Відшкодування витрат за користування платним залом чекання

Відшкодування витрат за користування платним залом чекання на залізничних вокзалах та послуг камери схову Інструкцією № 59 та Законом № 334/94-ВР не передбачено. Тому ці витрати можуть бути відшкодовані відрядженому працівнику з дозволу керівника підприємства без віднесення до валових витрат підприємства та з утриманням податку з доходів фізичних осіб з відряджених працівників.

Відрядження на службовому легковому автомобілі

Порядок оформлення документів для відправлення працівника у відрядження на службовому легковому автомобілі не відрізняється від порядку для звичайного відрядження, а саме: видається наказ про відрядження, в якому зазначається, що відрядження здійснюватиметься на службовому автомобілі підприємства, а також затверджується маршрут руху, виписується посвідчення про відрядження та видається згідно із затвердженим кошторисом аванс на відрядження.

Витрати на відрядження працівника на службовому легковому автомобілі належать до загальногосподарських витрат, а не до витрат на відрядження, тому відображення в податковому обліку витрат на стоянку, паркування легкового автомобіля, а також на придбання пально-мастильних матеріалів здійснюються відповідно до пп. 5.4.10 п. 5.4 ст. 5 Закону № 334/94-ВР. Згідно з цим підпунктом не включаються до складу валових витрат платника податку витрати, пов’язані зі стоянкою та паркуванням легкових автомобілів, а також 50% витрат на придбання пально-мастильних матеріалів для легкових автомобілів та оперативну оренду легкових автомобілів. При цьому платник податку звільняється від обов’язків доведення зв’язку таких витрат з його господарською діяльністю.

Оформлення документів у разі відрядження працівника на власному автомобілі

Інструкцією № 74 визначено, що типова форма № 3 «Подорожній лист службового легкового автомобіля» застосовується лише при експлуатації службових легкових автомобілів. Згідно з п. 1.2 цієї Інструкції до категорії службових легкових автомобілів відносяться легкові автомобілі, що знаходяться на балансі юридичних осіб всіх форм власності і використовуються для задоволення власних потреб, а також можуть надаватися замовнику на договірних умовах (з водієм). У разі експлуатації приватного легкового автомобіля його власник не зобов’язаний застосовувати типову форму № 3.

При перевезенні приватним легковим автомобілем вантажу, який належить юридичній особі, оформлюється типова форма № 1-ТН «Товарно-транспортна накладна» чи інший бухгалтерський документ, який виписується при передачі вантажу (товару) для перевезення.

Витрати на проживання

Підприємство за наявності підтвердних документів (в оригіналі) відшкодовує витрати відрядженим працівникам на наймання житлового приміщення в розмірі фактичних витрат з урахуванням побутових послуг, що надаються в готелях (прання, чистка, лагодження та прасування одягу), за користування холодильником, телевізором, телефоном (крім витрат на телефонні переговори) тощо (п. 1.6 розділу першого Інструкції № 59).*

При цьому згідно із зазначеним пунктом працівникові, відрядженому в межах України, плата за бронювання місця в готелях відшкодовується в розмірі не більш як 50% його вартості за добу згідно з поданими в оригіналі підтвердними документами.

Документом, який підтверджує витрати на наймання житлового приміщення, повинен бути готельний рахунок, в якому зазначено прізвище працівника, направленого у відрядження, термін проживання та вартість основних і додаткових послуг, отриманих у готелі (мотелі) або від інших осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, та документ, який підтверджує прийняття готівки.

Забороняється здійснювати оплату витрат на наймання житла за загальними рахунками (один на двох або кількох відряджених) без відображення в них прізвища особи, що мешкала, та вартості найманого нею номера, терміну перебування і видів витрат.

Оскільки витрати на проживання відшкодовуються відрядженому працівнику в розмірі фактичних витрат на одну особу, то йому не можуть бути відшкодовані витрати на оплату двох місць у двомісному номері готелю.

Витрати на наймання житлового приміщення за час вимушеної зупинки в дорозі, що підтверджуються відповідними документами, відшкодовуються в вищезазначеному порядку.

Якщо працівник, перебуваючи у відрядженні, проживав у приватному секторі або здійснював оплату за проживання фізичним особам, які не є суб’єктами підприємницької діяльності, та не має відповідних документів про сплату ним коштів за проживання, такі витрати не відшкодовуються.

Якщо відряджений працівник проживав у приватному готелі суб’єкта підприємницької діяльності, то він повинен отримати всі вищезазначені документи, які підтверджують витрати на наймання житлового приміщення.

Інші витрати

Відрядженому працівникові понад установлені норми компенсації витрат у зв’язку з відрядженням відшкодовуються також витрати на оплату податку на додану вартість за придбані проїзні документи, користування в поїздах постільними речами.

Витрати у зв’язку з поверненням відрядженим працівником квитка на потяг, літак або інший транспортний засіб можуть бути відшкодовані з дозволу керівника підприємства лише з поважних причин (рішення про відміну відрядження, відкликання з відрядження тощо) за наявності документа, що підтверджує витрати.

При цьому всі витрати на відрядження відшкодовуються лише за наявності документів в оригіналі, що підтверджують вартість цих витрат, а саме: транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), рахунків готелів (мотелів), страхових полісів тощо. Витрати у зв’язку з відрядженням, не підтверджені відповідними документами (крім добових витрат), працівникові не відшкодовуються.

Відшкодування витрат відрядженому працівникові
у разі тимчасової непрацездатності

У разі тимчасової непрацездатності відрядженого працівника йому на загальних підставах відшкодовуються витрати на наймання житлового приміщення (крім випадків, коли відряджений працівник перебуває на стаціонарному лікуванні) і сплачуються добові доки він, враховуючи стан здоров’я, не приступить до виконання покладеного на нього службового доручення або не повернеться до місця свого постійного проживання, але терміном не більше двох місяців.**

Тимчасова непрацездатність відрядженого працівника, а також неможливість за станом здоров’я повернутися до місця постійного проживання повинні бути засвідчені в установленому порядку (листком непрацездатності, довідкою з медичного закладу тощо).

За період тимчасової непрацездатності відрядженому працівникові на загальних підставах виплачується допомога по тимчасовій непрацездатності. Дні тимчасової непрацездатності не включаються до строку відрядження.

За час затримки в місці перебування у відрядженні без поважних причин працівникові не виплачується заробітна плата, не відшкодовуються добові витрати, витрати на наймання житлового приміщення та інші витрати.

Видача авансу на відрядження

Підприємство, організація чи установа зобов’язані забезпечити працівника, якого направляють у відрядження, грошовим авансом у межах суми, визначеної на оплату проїзду, наймання житлового приміщення і добових. Конкретного терміну видачі коштів до початку відрядження Інструкцією № 59 не встановлено. У зв’язку з цим відповідно до листа № 11-113/1099 термін видачі готівки працівникам на відрядження має визначатися самим суб’єктом господарювання з урахуванням дати оформлення наказу (розпорядження) про відрядження, реального часу, необхідного для придбання квитків на проїзд, по кожному конкретному відрядженню тощо. Але відповідно до листа № 11-113/2295-6866 видача грошового авансу відрядженому працівникові повинна здійснюватися не раніше дати підписання керівником підприємства відповідного наказу (розпорядження).

Аванс може бути видано готівкою або перераховано в безготівковій формі на відповідний рахунок для використання із застосуванням платіжних карток.

Невидача авансу на відрядження є порушенням законодавства про працю, за що передбачено адміністративну відповідальність, а саме: відповідно до ст. 41 КпАП на посадових осіб підприємств, установ і організацій незалежно від форм власності та громадян — суб’єктів підприємницької діяльності накладається штраф у розмірі від п’ятнадцяти до п’ятдесяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян. Протокол про адміністративне правопорушення складають посадові особи Мінпраці та соціальної політики України відповідно до ст. 255 КпАП. Адміністративне стягнення може бути накладено не пізніше як через два місяці з дня вчинення правопорушення, а при тривалому правопорушенні — два місяці з дня його виявлення (ст. 38 КпАП).

Порядок видачі авансу на відрядження готівкою

У разі видачі авансу на відрядження готівкою необхідно керуватися вимогами Положення № 637. Відповідно до п. 3.4 цього Положення видача готівки з кас проводиться за видатковими касовими ордерами або видатковими відомостями. Документи на видачу готівки мають підписувати керівник і головний бухгалтер або працівник підприємства, уповноважений на це керівником. До видаткових ордерів можуть додаватися заява на видачу готівки, розрахунки тощо.

Якщо на доданих до видаткових касових ордерів документах, заявах, рахунках тощо є дозвільний напис керівника підприємства, то його підпис на видаткових касових ордерах не обов’язковий.

Підприємства, що займаються закупівлею товарів сільськогосподарської продукції, проведення розрахунків за які не врегульовано законодавством України, можуть проводити видачу готівки здавальникам такої сільськогосподарської продукції за відомостями, в яких зазначаються прізвища здавальників, їх адреси, обсяги зданої продукції і сума виплаченої готівки, що засвідчуються підписом здавальника.

У разі видачі окремим фізичним особам готівки (у тому числі працівникам підприємства) за видатковим касовим ордером або видатковою відомістю касир вимагає пред’явити паспорт чи документ, що його замінює, записує його найменування і номер, ким і коли видано.

Видача готівки особам, яких немає в штатному розписі підприємства, проводиться за видатковими касовими ордерами, що виписуються окремо на кожну особу або за окремою видатковою відомістю.

Якщо підприємство (підприємець) надає держателям платіжних карток послуги з видачі готівки за допомогою платіжного термінала (імпринтера), то на підставі квитанцій платіжного термінала (сліпів) таким підприємством складається видатковий касовий ордер на загальну суму проведених операцій за день та здійснюється відповідний запис у касовій книзі.

Видачу готівки касир має проводити лише особі, зазначеній у видатковому касовому ордері або видатковій відомості.

Якщо видача готівки проводиться за довіреністю, оформленою у встановленому порядку згідно із законодавством України, у тому числі й особи, що не має змоги у зв’язку з хворобою або з інших поважних причин поставити підпис власноручно, то в тексті ордера після прізвища, імені та по батькові одержувача готівки бухгалтер зазначає прізвище, ім’я та по батькові особи, якій довірено одержати готівку. У разі видачі готівки за видатковою відомістю перед підписом про одержання коштів касир робить записі «За довіреністю». Довіреність залишається в касира і додається до видаткового касового ордера або видаткової відомості.

При проведенні перевірки правильності організації видачі готівки під звіт на відрядження встановлюється наявність розпорядчого документа (наказу, розпорядження) на службові відрядження, правильність ведення записів у журналі реєстрації посвідчень на відрядження, дотримання граничної тривалості службового відрядження, наявність відміток у посвідченні про відрядження, своєчасність звітування за витрачені під час відрядження кошти, правильність відшкодування витрат працівникам тощо.

Видача авансу в безготівковій формі на відповідний рахунок
із застосуванням платіжних карток

Забезпечувати працівників авансом на відрядження в безготівковій формі підприємство може шляхом перерахування коштів на картковий рахунок (далі — картрахунок) — поточний рахунок, на якому обліковуються операції за платіжними картками, а також інші операції, визначені Положенням № 137. Зокрема, цим Положенням передбачено забезпечення працівника авансом на відрядження у безготівковій формі шляхом перерахування коштів на картрахунок підприємства — корпоративну платіжну картку або на картрахунок працівника — особисту платіжну картку.

Перерахування авансу на відрядження
на корпоративну платіжну картку

Корпоративна платіжна картка відповідно до Положення № 137 — це платіжна картка, яка дає змогу її держателю здійснювати операції за картрахунком юридичної особи або фізичної особи — підприємця.

Відповідно до п. 3.10 Положення № 137 держателі корпоративних платіжних карток можуть здійснювати операції з безготівкової оплати товарів (послуг) та одержувати готівку, зокрема, в таких випадках:

одержання готівки в гривнях для здійснення розрахунків, пов’язаних із виробничими (господарськими) потребами, у тому числі для оплати витрат на відрядження в межах України, з урахуванням обмежень, установлених нормативно-правовими актами з питань регулювання готівкового обігу Нацбанку України, а також чистого доходу фізичними особами — підприємцями;

здійснення розрахунків у безготівковій формі в гривнях, пов’язаних із статутною та господарською діяльністю, витратами представницького характеру, а також витратами на відрядження в межах України.

Корпоративні платіжні картки не застосовуються для виплати заробітної плати, інших виплат соціального характеру, а також для здійснення розрахунків за зовнішньоторговельними договорами (контрактами). Правилами платіжної системи можуть бути передбачені також інші обмеження щодо застосування корпоративних платіжних карток.

Кошти, списані з картрахунку юридичної особи або фізичної особи — підприємця за операції, що здійснені з використанням корпоративних платіжних карток, уважаються виданими під звіт держателю платіжної картки і відповідно до п. 2.12 Положення № 637 не підлягають оприбуткуванню в касі.

Кошти, списані з корпоративної платіжної картки, можуть бути використані виключно за цільовим призначенням і підтверджені відповідними звітними документами.

Залишки коштів на картрахунку, не використані за призначенням довіреною особою юридичної особи або фізичної особи — підприємця у визначені терміни, можуть бути за платіжним дорученням або меморіальним ордером (у разі договірного списання коштів) повернені на рахунок, з якого вони були перераховані, або на інший рахунок клієнта.

Контроль за цільовим використанням коштів з корпоративних картрахунків здійснюється власниками цих рахунків.

Перерахування авансу на відрядження
на особисту платіжну картку

Відповідно до Положення № 137 особиста картка — це платіжна картка, емітована на ім’я клієнта — фізичної особи, що не є суб’єктом господарювання.

Якщо довірені особи юридичних осіб і фізичних осіб — підприємців не мають корпоративних платіжних карток, то грошові аванси на відрядження їм можуть видаватися через особисті платіжні картки.

Кошти, які зараховані на особистий картрахунок працівника, вважаються виданими йому під звіт. Використання коштів має бути підтверджене відповідними звітними документами (у тому числі документами за операціями із застосуванням платіжних карток).

Повернення працівником клієнта невикористаних коштів і відшкодування клієнту коштів, використаних понад установлені норми, здійснюються згідно із законодавством України.

Подання звіту про використання коштів,
наданих на відрядження або під звіт

Відрядженому працівникові перед від’їздом у відрядження видається грошовий аванс у межах суми, визначеної на оплату проїзду, наймання житлового приміщення і добові. Після повернення з відрядження працівник зобов’язаний до закінчення третього банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи, подати звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт за формою, затвердженою наказом № 440 (за текстом — Звіт).

Сума надміру витрачених коштів (залишку коштів понад суму, витрачену згідно із Звітом) підлягає поверненню працівником до каси або зарахуванню на відповідний рахунок підприємства, що їх надало, в установленому законодавством порядку. Разом із Звітом подаються посвідчення про відрядження, оформлене в установленому порядку, і документи в оригіналі, що підтверджують вартість понесених у зв’язку з відрядженням витрат.

Звіт складається фізичними особами, що отримали такі кошти на підприємствах усіх організаційно-правових форм або у фізичних осіб, що є суб’єктами підприємницької діяльності.

Фізична особа, яка отримала такі кошти, заповнює всі графи Звіту, крім граф: «Звіт перевірено», «Залишок, внесений (перевитрата видана) у сумі за касовим ордером», бухгалтерських проводок, розрахунку штрафу та суми утриманого податку за несвоєчасно повернуті витрачені кошти, надані на відрядження або під звіт, які заповнюються особою, що надала такі кошти; доцільності проведених витрат та «Звіт затверджено», які підписуються керівником (податковим агентом).

У разі придбання працівником підприємства за власні готівкові кошти товарів (продукції, послуг) або використання цих коштів у відрядженні для потреб підприємства він звітує за витрачені кошти у вищезазначеному порядку. За наявності надміру витрачених коштів їх сума повертається платником податку до каси або зараховується на банківський рахунок особи, що їх надала, до або під час подання Звіту.

Відповідно до п. 2.11 Положення № 637 видача готівкових коштів під звіт на закупівлю сільськогосподарської продукції та заготівлю вторинної сировини, крім металобрухту, дозволяється на строк не більше 10 робочих днів від дня видачі готівкових коштів під звіт, а на всі інші виробничі (господарські) потреби на строк не більше двох робочих днів, уключаючи день отримання готівкових коштів під звіт.

Якщо підзвітній особі одночасно видана готівка як на відрядження, так і для вирішення в цьому відрядженні виробничих (господарських) питань (у тому числі для закупівлі сільськогосподарської продукції у населення та заготівлі вторинної сировини), то строк, на який видана готівка під звіт на ці завдання, може бути подовжено до завершення терміну відрядження.

Видача відповідній особі готівкових коштів під звіт проводиться за умови звітування нею в установленому порядку за раніше отримані під звіт суми.

Фізичні особи — довірені особи підприємств (юридичних осіб), які відповідно до законодавства України одержали готівку з карткового рахунку із застосуванням корпоративної платіжної картки або особистої платіжної картки, використовують її за призначенням без оприбуткування в касі. Зазначені довірені особи подають до бухгалтерії підприємства Звіт одночасно із підтвердними документами в установлені строки і в порядку, визначені для підзвітних осіб законодавством України, а також документи про одержання готівки з карткового рахунку (чек банкомата, копія видаткового ордера, довідки за встановленими формами, сліп, квитанція торговельного термінала тощо) разом з невитраченим залишком готівки.

Відповідальність за порушення термінів звітування

Якщо платник податку повертає суму надміру витрачених коштів пізніше граничного терміну (до закінчення третього банківського дня, наступного за днем, у якому платник податку завершує відрядження або виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок податкового агента платника податку, що надав кошти під звіт), але не пізніше звітного місяця, на який припадає останній день такого граничного терміну, такий платник податку сплачує штраф у розмірі 15% суми таких надміру витрачених коштів, який стягується за процедурою утримання податку, встановленою пп. 9.10.1 п. 9.10 ст. 9 Закону № 889-IV.

Якщо платник податку не повертає суму надміру витрачених коштів протягом звітного місяця, на який припадає граничний термін (до закінчення третього банківського дня, наступного за днем, у якому платник податку завершує відрядження або виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок податкового агента платника податку, що надав кошти під звіт, то така сума підлягає оподаткуванню (відповідно до п. 7.1 ст. 7 Закону № 889-IV) за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) платника податку та нарахуванню штрафу в розмірі 15% суми таких надміру витрачених коштів.

Якщо в майбутніх податкових періодах платник податку повертає суму надміру витрачених коштів або вона стягується з такого платника за рішенням суду, перерахунок податкових зобов’язань такого платника податку не здійснюється, а сума штрафу не відшкодовується. Штраф та оподаткована сума стягуються за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) платника податку за відповідний місяць, а при недостатності суми такого доходу — за рахунок оподатковуваних доходів наступних звітних місяців, до повної сплати нарахованих сум.

Вищезазначені норми поширюються також на витрати, пов’язані з відрядженням чи виконанням окремих цивільно-правових дій, які були оплачені з використанням корпоративних платіжних карток, дорожніх, банківських або персональних чеків, інших платіжних документів, з урахуванням таких особливостей:

якщо при застосуванні платіжних карток під час службових відряджень відрядженою особою — платником податку отримувалася готівка, то платник податку подає Звіт і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення третього банківського дня після завершення відрядження;

якщо при застосуванні платіжних карток під час службових відряджень відрядженою особою — платником податку здійснювалися розрахунки у безготівковій формі, термін подання платником податку Звіту — не пізніше 10 днів, а за наявності поважних причин працедавець (самозайнята особа) може його подовжити до 20 банківських днів (до з’ясування питань щодо виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами).

До підприємств (підприємців) відповідно до Указу № 436/95 у разі порушення ними норм з регулювання обігу готівки у національній валюті, що встановлюються Нацбанком України, застосовуються фінансові санкції у вигляді штрафу за перевищення встановлених термінів використання виданої під звіт готівки, а також за видачу готівкових коштів під звіт без повного звітування щодо раніше виданих коштів — у розмірі 25% виданих під звіт сум.

ПЕРЕЛІК використаних нормативних документів Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р. (за текстом — КЗпП) Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. № 8073-X (за текстом — КпАП) Закони України № 108/95-ВР від 24.03.95 р. «Про оплату праці» № 168/97-ВР від 03.04.97 р. «Про податок на додану вартість» № 217/95-ВР від 06.06.95 р. «Про визначення розміру збитків, завданих підприємству, установі, організації розкраданням, знищенням (псуванням), недостачею або втратою дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння та валютних цінностей» № 334/94-ВР від 28.12.94 р. «Про оподаткування прибутку підприємств» № 504/96-ВР від 15.11.96 р. «Про відпустки» № 889-IV від 22.05.2003 р. «Про податок з доходів фізичних осіб» № 1058-IV від 09.07.2003 p. «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» № 1105-XIV від 23.09.99 р. «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування від нещасного випадку на виробництві та професійного захворювання, які спричинили втрату працездатності» № 2213-III від 11.01.2001 р. «Про розмір внесків на деякі види загальнообов’язкового державного соціального страхування» № 2240-III від 18.01.2001 р. «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими народженням та похованням» № 2402-III від 26.04.2001 р. «Про охорону дитинства» № 3857-XII від 21.01.94 р. «Про порядок виїзду з України i в’їзду в Україну громадян України» Указ Президента України № 436/95 від 12.06.95 р. «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки» Постанови № 3 Кабінету Міністрів України від 04.01.99 р. «Про граничні норми добових витрат i сум, що направляються на харчування (замість добових) членів екіпажів суден (інших транспортних засобів), що здійснюють діяльність за межами повітряного або митного кордону чи територіального моря (вод) України» № 137 Правління Нацбанку України від 19.04.2005 р. «Про затвердження Положення про порядок емісії платіжних карток i здійснення операцій з їх застосуванням» (за текстом — Положення № 137) № 200 Правління Нацбанку України від 30.05.2007 р. «Про затвердження Правил використання готівкової іноземної валюти на території України та внесення змін до деяких нормативно-правових актів Національного банку України» (за текстом — Правила № 200) № 225 Держкомпраці СРСР від 08.06.90 р. «Про вдосконалення організації оплати праці радянських спеціалістів, відряджених за кордон по лінії економічного i технічного співробітництва» (норми якої чинні відповідно до постанови Верховної Ради України від 12.09.91 р. № 1545-XII «Про порядок тимчасової дії на території України окремих актів законодавства СРСР», за текстом — Постанова № 225) № 255 Кабінету Міністрів України від 02.03.98 р. «Про гарантії та компенсації при переїзді на роботу в іншу місцевість» № 283 Правління Нацбанку України від 12.07.2000 р. «Про затвердження Інструкції про переміщення валюти України, іноземної валюти, банківських металів, платіжних документів, інших банківських документів i платіжних карток через митний кордон України» (за текстом — Інструкція № 283) № 637 Правління Нацбанку України від 15.12.2004 р. «Про затвердження Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні» (за текстом — Положення № 637) № 663 Кабінету Міністрів України від 23.04.99 р. «Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон» № 682 Кабінету Міністрів України від 27.06.96 р. «Про впорядкування службових відряджень керівників органів державної виконавчої влади» № 695 Кабінету Міністрів України від 28.06.97 р. «Про гарантії i компенсації для працівників, які направляються для підвищення кваліфікації, підготовки, перепідготовки, навчання інших професій з відривом від виробництва» № 977 Кабінету Міністрів України від 11.07.2002 р. «Про внесення змін до постанови Кабінету Міністрів України від 23.04.1999 р. № 663» Накази № 5 Держкомстату України від 13.01.2004 р. «Про затвердження Інструкції зі статистики заробітної плати» (за текстом — Інструкція № 5) № 17 МВС України від 11.01.99 р. «Про затвердження Інструкції про порядок видачі міністерствам та іншим центральним органам виконавчої влади, підприємствам, установам, організаціям, господарським об’єднанням та громадянам дозволів на право відкриття та функціонування штемпельно-граверних майстерень, виготовлення печаток i штампів, а також порядок видачі дозволів на оформлення замовлень на виготовлення печаток i штампів, та затвердження Умов i правил провадження діяльності з відкриття та функціонування штемпельно-граверних майстерень, виготовлення печаток i штампів» (за текстом — Інструкція № 17) № 43 Мінтрансу України від 10.02.98 р. «Про затвердження Норм витрат палива i мастильних матеріалів на автомобільному транспорті» № 59 Мінфіну України від 13.03.98 р. «Про затвердження Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон» (за текстом — Інструкція № 59) № 74 Держкомстату України від 17.02.98 р. «Про затвердження типової форми первинного обліку роботи службового легкового автомобіля та Інструкції про порядок її застосування» (за текстом — Інструкція № 74) № 260 ДПА України від 28.07.97 р. «Про затвердження форми посвідчення про відрядження» № 356 Держкомпраці СРСР від 25.12.74 р. «Правила про умови праці радянських працівників за кордоном» (норми якої чинні відповідно до постанови Верховної Ради України від 12.09.91 р. № 1545-XII «Про порядок тимчасової дії на території України окремих актів законодавства СРСР» (за текстом — Правила № 356) № 440 ДПА України від 19.09.2003 р. «Про затвердження форми Звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, та Порядку складання вказаного Звіту» Листи № 11-113/1099 Нацбанку України від 20.06.2002 р. «Щодо строку видачі грошового авансу на відрядження» № 11-113/2295-6866 Нацбанку України від 08.07.2004 р. «Щодо строку видачі авансу на відрядження»

________________
* Варто зауважити, що відповідно до внесених Мінфіном змін, таке відшкодування повинно здійснюватися з розрахунку вартості одного місця у готельному номері (наказ від 05.07.2007 р. № 791).

** До речі, про порядок оформлення «непрацездатного» відрядження Мінфін висловився у листі від 14.06.2007 р. № 31-18030-07/23-4049/4432.

Опубліковано в журналі «Вісник податкової служби України»