Дієвість атестації в значній мірі залежить від того, наскільки ретельно продумані й чітко визначені вимоги, пов’язані з виконанням окремих етапів її підготовки й проведення, оформленням необхідної документації. Викладені в статті методичні рекомендації можуть бути використані на підприємствах при проведенні чергової атестації керівників і фахівців.

Періодичне проведення атестації забезпечує об’єктивну оцінку результатів діяльності керівників та спеціалістів щодо виконання закріплених за ними обов’язків і встановлення (з урахуванням кваліфікації, ділових та особистісних якостей) їх відповідності займаним посадам, сприяє виявленню перспективних, енергійних, творчо мислячих та ініціативних працівників для включення до резерву для висування на вищі посади. На основі результатів атестації розроблюються пропозиції щодо вдосконалення роботи з кадрами, підвищення ефективності праці як окремих виконавців, так і колективів підприємств, установ, організацій (далі — підприємства) у цілому.

Робота, пов’язана з проведенням атестації, дає змогу глибше вивчити кадри, поліпшити організацію їх добору, розміщення та використання, укомплектувати ділянки виробництва кваліфікованими спеціалістами.

Дієвість атестації значною мірою залежить від того, наскільки ретельно продумані й чітко визначені вимоги, що пов’язані з виконанням окремих етапів її підготовки та проведення, оформленням необхідної документації. Дуже важливим моментом є забезпечення умов для втілення рекомендацій атестаційних комісій.

Методичні рекомендації, викладені у статті, можуть бути використані на підприємствах при проведенні чергової атестації керівників і спеціалістів. У разі необхідності конкретизації окремих положень з урахуванням особливостей організації праці різних посадових груп працівників на основі цих рекомендацій можуть розроблятися відповідні методичні матеріали (для працівників, які атестуються, їхніх безпосередніх керівників, керівників структурних підрозділів).

Атестація керівників і спеціалістів проводиться на підприємствах на основі постанови Кабінету Міністрів «Про порядок проведення атестації працівників керівного складу державних підприємств» № 1571 від 27 серпня 1999 р. та Положення про проведення атестації державних службовців, затвердженого постановою Кабінету Міністрів № 1922 від 28 грудня 2000 р. (далі — Положення).

Підприємства в практичній роботі з атестації керуються наказами міністерств, відомств, які визначають терміни початку чергової атестації та заходи щодо вдосконалення цієї роботи в галузі. При цьому з урахуванням організаційних, виробничих та інших галузевих особливостей міністерствами, відомствами встановлюється єдина періодичність проведення атестації для всіх підвідомчих підприємств — один раз на три або п’ять років.

Дотримання вимог єдності в періодичності й термінах проведення атестації є обов’язковою умовою її успішної організації. Це дає змогу міністерствам і відомствам вчасно надавати підприємствам необхідну методичну допомогу, полегшує оперативний контроль за ходом проведення атестації, забезпечує підбиття її підсумків у порівняно короткі строки та розробку необхідних заходів щодо реалізації прийнятих рішень, усунення недоліків і більш організовану підготовку до проведення наступної чергової атестації.

Атестацію не слід розглядати як одноразовий захід. Це складний процес, який не обмежується процедурою визначення відповідності працівників займаним посадам. Атестація передбачає проведення різних за змістом і трудомісткістю організаційних робіт у встановленому Положенням порядку.

Важливими умовами підвищення дієвості атестації є усунення елементів формалізму, особливо при розгляді результатів діяльності працівників, які атестуються, та визначенні їх відповідності займаним посадам, підбитті підсумків атестації, розробленні та здійсненні заходів щодо реалізації рекомендацій атестаційних комісій, а також забезпечення об’єктивності в оцінюванні діяльності працівників і гласності результатів атестації.

Підготовку до проведення атестації здійснює відділ кадрів за активної участі керівників структурних підрозділів та громадських організацій підприємства.

Робота з атестації керівників та спеціалістів передбачає виконання таких етапів:

• підготовка до проведення атестації;
• проведення атестації;
• ухвалення рішень за результатами атестації.

Підготовка до проведення атестації

Підготовчий період — відповідальний етап організації атестації. Від того, наскільки вчасно, чітко й у відповідності з Положенням про порядок проведення атестації виконано роботи, передбачені для даного етапу, залежать кінцеві результати атестації, її позитивний вплив на професійно-кваліфікаційний склад кадрів, підвищення їхньої творчої та громадської активності, поліпшення організації праці і в кінцевому підсумку — зростання ефективності та якості роботи.

Підготовка до проведення атестації починається з видання керівником підприємства наказу, в якому відповідно до наказу міністерства чи відомства визначаються строки проведення атестації, встановлюються посади керівників та спеціалістів, що підлягають атестації, затверджуються склад атестаційної комісії (або атестаційних комісій), графіки проведення атестації, окреслюються завдання керівників підрозділів, у тому числі відділу кадрів, у проведенні атестації.

Крім того, у період підготовки до атестації також складають список працівників, що підлягають атестації, та необхідні документи на них, проводять роз’яснювальну роботу щодо мети і порядку проведення атестації. У разі необхідності розробляють методичні матеріали щодо виконання окремих робіт, пов’язаних з атестацією, уточнюють положення про підрозділи та посадові інструкції, що застосовуються на підприємстві, з метою приведення цих документів у відповідність до фактично закріплених за працівниками функцій і до розподілу обов’язків між керівниками та спеціалістами різної кваліфікації, який склався в процесі діяльності. При цьому слід керуватися Довідником кваліфікаційних характеристик професій працівників.

Доцільно також передбачити проведення заходів щодо вдосконалення організації колективної та індивідуальної праці керівників і спеціалістів, усунення паралелізму та дублювання в їхній діяльності, виключення з посадових обов’язків робіт, не властивих виконавцям відповідної кваліфікації.

Список працівників, які підлягають атестації, складається за підрозділами підприємства. При цьому не слід виключати з числа працівників, що підлягають атестації, тих керівників і спеціалістів, які не мають освіти, необхідної для зайняття тих чи інших посад відповідно до Довідника кваліфікаційних характеристик професій і Типової номенклатури посад службовців, які підлягають заміщенню спеціалістами з вищою і середньою спеціальною освітою, затвердженої міністерством, відомством.

Від чергової атестації звільняються керівники та спеціалісти, які пропрацювали на посаді менше одного року, молоді спеціалісти в період строку обов’язкової роботи за призначенням після закінчення навчальних закладів. Атестація цих працівників проводиться після закінчення строку звільнення від чергової атестації.

Черговій атестації не підлягають також вагітні жінки і жінки, які мають дітей у віці до одного року. Оскільки відповідність працівників займаним посадам об’єктивно можна визначати тільки за результатами фактичної роботи, їх атестацію слід проводити не раніше ніж через рік після закінчення встановленої відстрочки.

Строки проведення атестації затверджуються керівником підприємства виходячи зі строків, визначених у наказі міністерства, відомства. Оптимальним можна вважати три-шестимісячний строк, протягом якого має проводитися атестація. Однак ці строки залежать від кількості працівників, які підлягають черговій атестації, та кількості діючих атестаційних комісій, і можуть значно різнитися на різних підприємствах.

Так, на підприємствах, де кількість працівників, які атестуються, не перевищує 50 осіб, відповідна робота може бути проведена менш ніж за три місяці. Водночас на підприємствах зі значно більшою кількістю керівників та спеціалістів, які проходять атестацію, навіть за наявності кількох атестаційних комісій шестимісячного строку буде недостатньо, тому доцільно передбачити його збільшення, наприклад до року.

У випадку, коли через значну кількість працівників, що підлягають атестації, останню не можна завершити і протягом одного року, доцільно здійснити розподіл загальної кількості атестованих за роками в межах установленої періодичності. При цьому слід дотримуватися вимоги обов’язкового підбиття підсумків за результатами атестації та прийняття відповідних рішень як після завершення атестації заздалегідь визначеної кількості працівників або наприкінці чергового року, так і по закінченні всього періоду атестації.

Графіки проведення атестацій складаються відділом кадрів разом з керівниками структурних підрозділів підприємства і доводяться до відома атестованих не пізніше ніж за один місяць до початку атестації (орієнтовна форма графіка наведена в Додатку 1). При цьому слід виходити із загальної кількості працівників, які підлягають черговій атестації, строків проведення атестації, установлених міністерством, відомством, кількості атестаційних комісій, що створюються на підприємстві, та норм часу, що витрачається на атестацію однієї особи.

Додаток 1

З огляду на необхідність всебічного і повного обговорення діяльності працівників, які атестуються, підготовки об’єктивних та конкретних рекомендацій за результатами атестації доцільно на одному засіданні проводити атестацію не більше 6–8 осіб.

У графіку проведення атестації рекомендується вказувати назву підрозділу, в якому працює особа, що підлягає атестації, її прізвище, ім’я, по батькові, посаду, дату проведення атестації, дату подання до атестаційної комісії необхідних документів, посади, прізвища, імена, по батькові працівників, які відповідають за їх підготовку.

При складанні графіка необхідно передбачити спочатку атестацію працівників підрозділів підприємства, а потім їх керівників. Це сприятиме більш повному аналізу діяльності підрозділів у цілому, всебічному та об’єктивному оцінюванню результатів роботи як керівника, так і підлеглих, визначенню шляхів удосконалення їхньої праці. Члени атестаційних комісій проходять атестацію на загальних підставах, разом з працівниками тих підрозділів, керівниками або спеціалістами яких вони є.

Крім того, до графіків включаються працівники, яким відповідно до чинного Положення була призначена повторна атестація через рік після проходження чергової атестації (тобто особи, визнані за результатами атестації такими, що відповідають займаним посадам за умови виконання ними рекомендацій атестаційної комісії), а також працівники, у яких закінчився строк звільнення від чергової атестації.

У графіках доцільно враховувати резерви часу для проведення атестації працівників, які були відсутні з поважних причин (відрядження, виконання державних або громадських обов’язків, хвороба тощо) у дні, на які була призначена їх чергова атестація. Однак такі виправлення в графіках не повинні призводити до порушення загальних строків атестації, визначених наказом керівника підприємства.

Дати проведення атестацій та надання необхідних документів мають встановлюватись відповідно до вимог Положення, згідно з яким засідання атестаційних комісій можуть відбуватися не раніше ніж через місяць після доведення до відома працівників, які підлягають атестації, графіка атестації. Необхідні документи на працівників, які атестуються, надаються атестаційній комісії не пізніше ніж за два тижні до дня атестації.

Кількість і склад атестаційних комісій визначаються з урахуванням кількості працівників, які підлягають атестації, встановлених строків проведення атестації, територіального розміщення підрозділів підприємства. Виходячи з цього створюються одна або кілька атестаційних комісій з окремою спеціалізацією, що забезпечує більш ретельний та об’єктивний розгляд діяльності працівників. Наприклад, можливе створення окремих комісій для атестації працівників апарату управління підприємства в цілому або за групами підрозділів та комісій для атестації працівників виробничих підрозділів також у цілому або за групами.

Усі атестаційні комісії мають однакові права. Конкретні рішення щодо спеціалізації комісій залежать від особливостей професійно-кваліфікаційного складу керівників та спеціалістів, які підлягають атестації.

Атестаційну комісію очолює голова. До її складу входять також члени комісії і секретар. Головою комісії призначається керівник підприємства або один з його заступників. У випадку створення кількох атестаційних комісій їх, поряд з керівником підприємства, очолюють його заступники, а також головні спеціалісти. Члени та секретар атестаційної комісії призначаються з числа керівників і висококваліфікованих спеціалістів підприємства.

Об’єктивний і кваліфікований аналіз діяльності працівників, які атестуються, принциповий обмін думками та вироблення конкретних рекомендацій за підсумками обговорення результатів їх роботи, ділових і особистісних якостей забезпечуються включенням до складу комісій керівників та провідних спеціалістів різних структурних підрозділів підприємства.

Включення до складу атестаційних комісій представників громадських організацій не тільки підвищує авторитет комісії, а й дає можливість визначити поряд з діловими якостями працівників рівень їх громадської активності, що має важливе значення при виробленні рекомендацій про зарахування перспективних працівників до резерву на вищі посади або переведення на такі посади. Крім того, участь представників профспілкової організації в роботі комісії забезпечує реалізацію однієї з функцій профспілок щодо захисту законних прав та інтересів працівників, які проходять атестацію.

Атестаційні комісії у своїй роботі керуються Положенням та наказом по підприємству.

При підготовці до проведення атестації голова комісії визначає порядок проведення засідань комісії, обговорює з її членами вимоги, яким повинні відповідати працівники, що обіймають різні посади, зміст можливих і доцільних рекомендацій за результатами атестації, необхідність уважного ставлення до пропозицій і зауважень працівників щодо вдосконалення техніки і технології, організації виробництва, праці та управління, а також шляхи забезпечення в ході проведення атестації сприятливої обстановки для об’єктивного і доброзичливого обговорення діяльності працівників.

У період підготовки до атестації між членами комісій розподіляються обов’язки щодо організації в різних підрозділах підприємства роз’яснювальної роботи стосовно строків і порядку проведення атестації, здійснення контролю за повнотою і якістю підготовки, своєчасністю (відповідно до затвердженого графіка) подання комісії необхідних документів, що характеризують діяльність, ділові та особистісні якості працівників.

Крім того, з числа членів атестаційних комісій призначаються відповідальні, які повинні не пізніше ніж за тиждень до засідання уточнити з урахуванням змін списки працівників, що підлягають атестації, перевірити відповідність представлених матеріалів встановленим вимогам.

Підготовка необхідних документів на працівників, які підлягають атестації, передбачає заповнення атестаційних листів у двох примірниках та складання відгуків-характеристик на кожного працівника, що підлягає черговій атестації.

Підготовка атестаційних листів покладається на секретаря комісії (Додаток 2). До засідання атестаційної комісії секретар заповнює такі позиції атестаційного листа: прізвище, ім’я, по батькові працівника, який атестується; рік народження; освіта; спеціальність; загальний виробничий стаж, у тому числі за спеціальністю; займана посада (дата призначення на посаду). Інші позиції атестаційного листа заповнюються в ході засідання атестаційної комісії.

Додаток 2

Відгук-характеристика на працівника, що підлягає атестації, складається його безпосереднім керівником (Додаток 3). Підготовка цього документа є досить відповідальною роботою, оскільки від його повноти і конкретності значною мірою залежить об’єктивність оцінки діяльності працівника, а отже, і дієвість всієї атестаційної роботи.

Додаток 3

Важливою умовою правильного складання відгуків-характеристик є дотримання єдності форм і послідовності викладу їх змісту. Це не тільки полегшує розгляд відгуків-характеристик атестаційними комісіями, а й дає змогу повніше охарактеризувати працівників, оскільки діяльність останніх відображається в цих документах різнобічно й докладно.

Відгук-характеристика має насамперед розкривати діяльність працівника, пов’язану з виконанням постійних або періодично повторюваних робіт, а також разових робіт з відбору, вивчення та узагальнення техніко-економічної інформації, вироблення певних рішень, необхідність в яких виникла у процесі управління підприємством. При цьому відзначаються своєчасність виконання робіт, їх повнота, якість, у деяких випадках — складність, ступінь самостійності та ініціативності спеціалістів при їх виконанні, використання передових методів праці, елементів творчості. У документі відображаються також рівень кваліфікації працівника, його робота з підвищення кваліфікації, участь у громадській роботі, ділові та особистісні якості.

У відгуку-характеристиці на керівника підрозділу, рекомендується вказувати результати діяльності очолюваного ним колективу. За необхідності відзначаються і недоліки в роботі працівника, який атестується.

Відгук-характеристика містить висновки про відповідність або невідповідність працівника займаній посаді та рекомендації про доцільність його заохочення або про необхідність поліпшення окремих сторін діяльності, підвищення кваліфікації. Висновки робляться на основі аналізу діяльності працівника з урахуванням вимог нормативних документів, які визначають рівень і профіль необхідної підготовки для зайняття посади, і узагальненої оцінки діяльності працівника за атестаційний період.

Відгук-характеристика на спеціаліста підписується керівником підрозділу, а на керівника підрозділу — його вищим керівником, якому підпорядкований цей підрозділ.

Працівник, який атестується, заздалегідь, але не пізніше ніж за тиждень до атестації, має бути ознайомлений з підготовленим на нього відгуком-характеристикою. Атестаційний лист попередньої атестації працівника та відгук-характеристика подаються до атестаційної комісії не пізніше ніж за два тижні до атестації.

Роз’яснювальна робота в підрозділах щодо мети і порядку проведення атестації покладається на їх керівників і членів атестаційних комісій відповідно до наказу керівника підприємства про проведення атестації.

У період підготовки до атестації члени атестаційної комісії організовують інструктивні наради з керівниками підрозділів про мету і порядок проведення атестації, звертаючи увагу насамперед на дотримання необхідних вимог щодо складання відгуків-характеристик, термінів їх підготовки та ознайомлення з їх змістом атестованих, а також подання до атестаційної комісії. Працівникам, які атестуються, надається можливість ознайомитися з Положенням. Члени атестаційної комісії, керівники відповідних підрозділів роз’яснюють працівникам мету атестаційної роботи, строки виконання окремих її етапів, вимоги, яким повинен відповідати працівник, що обіймає ту чи іншу посаду, рекомендують приблизний план їхніх повідомлень на засіданні атестаційної комісії.

У ряді випадків на підприємстві виникає необхідність у розробці методичних матеріалів щодо проведення окремих робіт з підготовки до атестації — наприклад, методики оцінювання діяльності працівників, посібники для керівників підрозділів зі складання відгуків-характеристик, пам’ятки для працівників про порядок проведення атестації тощо.

Разом з тим, виходячи з мети проведення атестації — визначення відповідності працівників займаним посадам на основі оцінки результатів їхньої діяльності, ділових і особистісних якостей, — не слід ототожнювати атестацію з проведенням іспитів зі спеціальних дисциплін, захистом рефератів на рекомендовані теми. З огляду на це, роз’яснювальна робота щодо порядку проведення атестації не повинна підмінюватися проведенням циклів лекцій, семінарів з підвищення кваліфікації кадрів, розповсюдженням переліків питань, за якими керівники і спеціалісти повинні готуватися до проходження атестації.

Підвищення кваліфікації працівників має здійснюватись планомірно, з урахуванням вимог науково-технічного прогресу, рівня і профілю підготовки спеціалістів і не зводитися до підготовчої кампанії, що безпосередньо передує атестації. У свою чергу, результати атестації сприятимуть визначенню найбільш раціональних форм підвищення кваліфікації працівників різних посадових груп.

Проведення атестації

Засідання атестаційної комісії проводяться в дні і години, встановлені графіками проведення атестації.

Секретар атестаційної комісії веде протокол засідання (Додаток 4). У протоколі рекомендується вказувати: дату проведення засідання, список членів атестаційної комісії, присутніх на засіданні; прізвище, ім’я, по батькові, посаду і місце роботи (підрозділ) працівника, який атестується; коротке повідомлення працівника про його роботу; запитання, поставлені працівникові, відповіді на них; оцінку діяльності працівника і результати голосування (кількість голосів «за» і «проти» оцінки діяльності атестованого); рекомендації атестаційної комісії.

Додаток 4

Протоколи засідань атестаційної комісії підписуються її головою та секретарем. Вони є основними документами, які містять інформацію, необхідну для підбиття підсумків атестації, складання звітів про хід її проведення і результати. Протоколи зберігаються у відділі кадрів.

Атестаційна комісія розглядає подані на працівника, який атестується, документи (атестаційний лист, відгук-характеристика та атестаційний лист попередньої атестації), заслуховує повідомлення працівника про його роботу, досягнуті успіхи, з’ясовує, як працівник планує й організовує свою працю, яких недоліків припускається, у чому бачить можливості вдосконалення організації праці як на своєму робочому місці, так і у виробничому колективі в цілому, у чому виявляється його творча активність, чи бере працівник участь у громадській роботі, чи підвищує свою професійну кваліфікацію.

Запитання членів атестаційної комісії мають стосуватися діяльності працівника, стимулювати його до аналізу своєї роботи, визначення пропозицій щодо її поліпшення. Під час засідання комісії відбуваються обмін думками, всебічне обговорення успіхів та недоліків у роботі працівника. Обговорення проходить в обстановці вимогливості, принциповості й доброзичливості, що забезпечує об’єктивний аналіз ділових якостей працівника, його виробничої, творчої і громадської діяльності.

Обов’язковою є присутність на засіданні комісії керівника підрозділу, в якому працює спеціаліст, що атестується, у випадку атестації керівника підрозділу — присутність вищого керівника, якому підпорядковано цей підрозділ.

У ході оцінювання роботи працівника беруться до уваги своєчасність, повнота і якість виконання ним посадових обов’язків; особистий внесок у реалізацію планів роботи підрозділу, підприємства, особливо завдань з впровадження нової техніки і технології, удосконалення організації виробництва, праці та управління; дотримання трудової і виробничої дисципліни; підвищення кваліфікації; участь у громадській роботі; особистісні якості, необхідні для успішного виконання обов’язків, які відповідають займаній посади. При оцінюванні відповідності займаній посаді керівника враховуються передусім його організаторські здібності, тоді як при атестації спеціалістів визначається рівень їхньої старанності, творчого підходу до виконання покладених на них обов’язків.

На основі цих даних і з урахуванням обговорення результатів діяльності працівника, його ділових і особистісних якостей комісія за відсутності атестованого відкритим голосуванням дає йому одну з оцінок:

• відповідає займаній посаді;
• відповідає займаній посаді за умови поліпшення роботи та виконання рекомендацій атестаційної комісії з повторною атестацією через рік;
• не відповідає займаній посаді.

За результатами атестації атестаційна комісія може давати рекомендації щодо призначення працівників на більш високі та відповідальні посади, підвищення посадових окладів, переведення працівників на інші посади, в інші підрозділи з урахуванням їхніх професійних здібностей, рівня і профілю спеціальної підготовки, ділових та особистісних якостей або звільнення з посад, якщо працівники не справляються з покладеними на них обов’язками, а також рекомендації щодо поліпшення окремих напрямків діяльності спеціалістів, підвищення їхньої професійної кваліфікації тощо.

При цьому рекомендації атестаційної комісії мають бути достатньо конкретними для того, щоб можна було перевірити їх виконання при проведенні повторної атестації або наступної чергової атестації.

Голосування відбувається за умови присутності на засіданні атестаційної комісії не менше двох третин загального числа членів комісії. Кожна оцінка голосується окремо. Члени атестаційної комісії мають право голосувати тільки один раз. Приймається оцінка, за яку подано більшу кількість голосів. У випадку рівності голосів щодо оцінки діяльності працівника приймається більш позитивна оцінка. Оцінка і рекомендації атестаційної комісії заносяться секретарем в атестаційний лист, який підписується головою і членами комісії, що брали участь у голосуванні. Результати атестації повідомляються атестованому працівникові безпосередньо після голосування.

Після ознайомлення із записами результатів голосування та рекомендацій атестаційної комісії атестаційний лист також підписується працівником, який пройшов атестацію.

Матеріали чергової атестації після її завершення передаються керівникові підприємства для ухвалення рішення.

Атестаційні листи і відгуки-характеристики на працівників, що пройшли атестацію, зберігаються в їхніх особових справах у відділі кадрів. Другі примірники атестаційних листів передаються керівникам підрозділів, працівники яких пройшли атестацію, для здійснення контролю за виконанням ними рекомендацій атестаційних комісій.

Атестація спеціалістів: методичні рекомендації. Частина 2

Статья предоставлена нашему порталу
редакцией журнала «Справочник кадровика»