Аудит трудових книжок: проблеми та їх вирішення

Уже досить довго в суспільстві обговорюють питання щодо скасування трудових книжок. Відповідний законопроект було розроблено Міністерством економічного розвитку і торгівлі України. Але поки що впровадження нових норм залишається на майбутнє, а на сьогодні законодавством України передбачено, що трудова книжка є основним документом про трудову діяльність працівника. Щоб уникнути помилок у роботі та підготуватися до можливого скасування трудових книжок, пропонуємо самотужки провести ревізію трудових книжок, наявних на ваших підприємствах.

Трудові книжки оформлюють на всіх працівників підприємств, установ, організацій (далі — підприємство), усіх форм власності чи фізичних осіб, у тому числі тих, які є співвласниками (власниками) підприємств, селянських (фермерських) господарств, сезонних і тимчасових працівників, а також позаштатних працівників за умови, що вони підлягають державному соціальному страхуванню.

Оформлюються		Не оформлюються
♦ на працівників	• основних	♦ на сумісників та працівників, які виконують роботу за суміщенням
	• сезонних
	• тимчасових
♦ студентів вищих та учнів професійно-технічних навчальних закладів, які здобули професію (кваліфікацію) на виробництві за освітньо-кваліфікаційним рівнем: «кваліфікований робітник», «молодший спеціаліст», «бакалавр», «спеціаліст», які прийняті на стажування та продовжують навчатися на наступному освітньо-кваліфікаційному рівні

З’ясувавши та перевіривши наявність усіх трудових книжок, слід перейти безпосередньо до аналізу їхньої змістовної частини.

По-перше, записи до трудових книжок мають вносити вчасно.

До трудової книжки працівника, яку подано ним відповідно до вимог частини другої статті 24 Кодексу законів про працю України (далі — КЗпП), запис про прийняття на роботу слід внести не пізніше тижневого строку.

Строки внесення записів до трудових книжок про:	• прийняття на роботу • переведення на іншу постійну роботу • нагороди • заохочення	після видання наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого строку
Строки внесення записів до трудових книжок про:	• звільнення	після видання наказу (розпорядження) або в день звільнення

Щоб не допустити порушення строків внесення записів до трудових книжок, радимо вносити їх відразу після видання та підписання відповідного наказу.

По-друге, усі записи мають точно відповідати тексту наказу.

Так, згідно з Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженою наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення від 29 липня 1993 року № 58 (далі — Інструкція № 58), у графі 3 розділу «Відомості про роботу» як заголовок пишеться повне найменування підприємства.

Під цим заголовком у графі 1 ставиться порядковий номер запису. У графі 2 — дата прийняття на роботу.

Записи виконують арабськими цифрами (число й місяць — двозначними). Наприклад, якщо робітника або службовця прийнято на роботу 26 листопада 2015 року, у графі 2 трудової книжки записують «26.11.2015», у графі 3: «Прийнятий або призначений до (такого-то) цеху, відділу, підрозділу, на дільницю, виробництво» із зазначенням їхнього конкретного найменування, а також роботи, професії або посади та присвоєного розряду. Записи про найменування роботи, професії або посади, на яку прийнято працівника, виконують для робітників і службовців відповідно до найменування професій та посад, зазначених у Національному класифікаторі України ДК 003:2010 «Класифікатор професій» (далі — КП).

Під час перевірки записів у трудових книжках трапляються такі помилки:

Запис у трудовій книжці не відповідає тексту наказу.
Запис до трудової книжки внесено відповідно до наказу, але сам наказ містить помилку.
Запис до трудової книжки внесено відповідно до наказу, але назва посади (професії) не відповідає найменуванню професій і посад, зазначених у КП.

Алгоритм виправлення помилок у трудових книжках

До трудової книжки вносять відомості про:

1 переведення на іншу постійну роботу	2 час, тривалість і місце проходження підвищення кваліфікації, яке пройшов працівник за останні два роки перед звільненням (для осіб працездатного віку)	3 право на пенсію за віком на пільгових умовах
4 відкриття, на які видано дипломи, про використані винаходи й раціоналізаторські пропозиції та про виплачені у зв’язку з цим винагороди	5 нагородження й заохочення: про нагородження державними нагородами та відзнаками України, заохочення за успіхи в роботі та інші заохочення відповідно до чинного законодавства	6 позбавлення права обіймати певні посади та займатися певними видами діяльності (ст. 33 Кримінально-виконавчого кодексу України)
7 надання нового розряду	8 роботу, у тому числі й за сумісництвом	9 про звільнення

Крім того, згідно з пунктом 2.19 Інструкції № 58 до трудових книжок за місцем роботи вносять окремим рядком із посиланням на дату, номер і найменування відповідних документів записи про:

а) час служби у складі Збройних Сил України та інших військах, де на тих, хто проходить службу, не поширюється законодавство про працю й державне соціальне страхування, із зазначенням дати призову (зарахування) і дати звільнення зі служби;

б) час навчання у професійних навчально-виховних закладах та інших закладах, у навчально-курсових комбінатах (центрі, пункті тощо);

в) час навчання у вищих навчальних закладах (у т. ч. й час роботи в студентських таборах, на виробничій практиці та при виконанні науково-дослідної госпдоговірної тематики) та час перебування в аспірантурі й клінічній ординатурі, крім випадків, зазначених у пункті 2.16 Інструкції № 58;

г) роботу як членів колгоспу — у тому разі, якщо чинним законодавством передбачено зарахування цієї роботи до загального трудового стажу працівників;

д) час догляду за інвалідом I групи або дитиною-інвалідом віком до 16 років, а також за пенсіонером, який за висновком медичного закладу потребує постійного стороннього догляду (п. «є» ст. 56 Закону України «Про пенсійне забезпечення» від 5 листопада 1991 року № 1788-XII), у тому числі за літньою людиною, яка досягла 80-річного віку (згідно з медичним висновком);

е) період одержання допомоги по безробіттю вносить безробітним особам до трудової книжки орган державної служби зайнятості населення.

А чи відомо вам?

Перші свідчення проведення аудиту відносяться до Китаю близько 700 р. до Р. Х.
У Середньовіччі в європейських торгових містах на прохання купців аудитори перевіряли їхні бухгалтерські книги та свідчили їх достовірність.
У XIX ст. основними замовниками аудиту стали власники компаній — це пов’язано з активним використанням найманих управлінців.

З кожним записом, що вносять до трудової книжки на підставі наказу про призначення на роботу, переведення й звільнення, роботодавець зобов’язаний ознайомити працівника під підпис в особистій картці, в якій має повторюватися відповідний запис із трудової книжки (вкладиша).

Стягнення до трудової книжки не вносять.

Зверніть увагу на титульний аркуш трудової книжки, а саме: на записи про прізвище, ім’я, по батькові, а також на дату народження працівника. Оскільки за період роботи на підприємстві працівники (частіше працівниці) можуть змінити свої прізвища.

NB! З 1 січня 2010 року введено в дію типову форму первинної облікової документації № П-2 «Особова картка працівника», яку затверджено спільним наказом Державного комітету статистики України та Міністерства оборони України «Про затвердження типової форми первинного обліку № П-2 «Особова картка працівника» від 25 грудня 2009 року № 495/656 (далі — Наказ № 495/656).

На працівників, прийнятих на роботу з 1 січня 2010 року, мають вестися особові картки за формою, затвердженою Наказом № 495/656.

Переписувати картки, які заведено на працівників, за формами, затвердженими наказом Міністерства статистики України «Про затвердження типових форм первинного обліку особового складу» від 27 жовтня 1995 року № 277 (далі — Наказ № 277) та наказом Державного комітету статистики України від 5 грудня 2008 року № 489, немає потреби.

Картки, заведені за формою, затвердженою попередніми наказами, потрібно актуалізувати, тобто додати до них інформацію, яка міститься в типовій формі № П-2, затвердженій Наказом № 495/656. Відповідні відомості можна вписати до особової картки від руки.

Облік трудових книжок

Постановою Кабінету Міністрів України «Про внесення змін до деяких постанов Кабінету Міністрів України та визнання такою, що втратила чинність, постанови Кабінету Міністрів України від 14 травня 2012 року № 456» від 25 грудня 2013 року № 955 внесено зміни до постанови Кабінету Міністрів України «Про трудові книжки працівників» від 27 квітня 1993 р. № 301.

Зверніть увагу. 1 січня 2014 року трудові книжки втратили статус документа суворої звітності, вимоги щодо їх обліку на підприємствах залишилися без змін.

Облік заповнених трудових книжок ведеться відділом кадрів (або інспектором з кадрів). Усі відомості про трудові книжки, надані працівниками при працевлаштуванні (або заповнені трудові книжки, або вкладиші, видані працівникам на підприємстві), вносять до Книги обліку руху трудових книжок і вкладишів (далі — Книга), яку веде відділ кадрів або інший підрозділ підприємства, що оформлює прийняття на роботу й звільнення працівників. Книга ведеться за типовою формою № П-10, затвердженою Наказом № 277 (додаток), яка складається з 13 граф. Усі її аркуші мають бути пронумеровані, прошнуровані й скріплені підписом керівника підприємства та печаткою.

Немає значення, як саме виготовлено Книгу — це може бути книга, надрукована типографським способом, або зошит з унесеними до нього лініями, або самостійно роздрукована форма.

Головне, щоб книга відповідала зазначеним вимогам.

У Книзі:

реєструють трудові книжки, які прийнято від працівників при працевлаштуванні, трудові книжки та вкладиші до них із записом серії й номера, що видані працівникам вперше;
уносять зміни до анкетних даних працівника;
ставиться підпис працівника про отримання трудової книжки та відповідальної особи про видачу її працівникові.

Видача трудової книжки і що робити з незатребуваними трудовими книжками

Відповідно до статті 47 КЗпП роботодавець зобов’язаний у день звільнення видати працівникові належно оформлену трудову книжку.

Про її одержання у зв’язку із звільненням працівник ставить свій підпис в особовій картці та в Книзі.

Зверніть увагу. Особові картки форми № П-2 не мають рядка, в якому зазначають відомості про отримання працівником трудової книжки. Особову картку слід доповнити записом про отримання працівником трудової книжки, який містить фразу «Трудову книжку отримав». Дату й підпис працівник ставить власноруч.

Дії роботодавця за умови відсутності звільненого працівника

Якщо працівник відсутній на роботі в день звільнення, роботодавець цього ж дня надсилає йому поштове повідомлення із вказівкою про необхідність отримання трудової книжки.

Інструкцією № 58 пересилання трудової книжки поштою з доставкою на зазначену адресу дозволено тільки за письмовою згодою працівника.

У разі смерті працівника трудову книжку видають на руки його найближчим родичам під підпис або на їхню вимогу надсилають поштою.

Незатребувані трудові книжки

Якщо після направлення повідомлення звільненому працівникові останній так і не з’явився, такі трудові книжки зберігають протягом двох років у відділі кадрів підприємства окремо від інших трудових книжок працівників. Після закінчення цього строку незатребувані трудові книжки (їх дублікати) зберігаються в архіві підприємства впродовж 50-ти років, а потім їх можна знищити в установленому порядку.

NB! Згідно з частиною п’ятою статті 235 КЗпП, у разі затримки видачі трудової книжки з вини роботодавця працівникові виплачується середній заробіток за весь час вимушеного прогулу.

Запитання до експерта

Чи можна виправити у трудовій книжці неправильний запис за допомогою ручки-коректора?

Ні. Інструкцією № 58 не передбачено інших способів виправлення записів, ніж ті, що описано в пункті 2.10, тому виправлення записів шляхом закреслювання, замальовування ручкою-коректором, заклеювання папером не допускається.

Чи можна видати трудову книжку за дорученням?

Видачу трудової книжки передбачено Інструкцією № 58 лише особисто працівникові або за його письмовою заявою шляхом пересилання поштою. Видачі за письмовою заявою працівника або за дорученням, навіть завіреним нотаріально, не передбачено.

Хто буде винен, якщо трудова книжка, надіслана за заявою працівника, загубиться на пошті?

Якщо роботодавець надішле трудову книжку працівникові з додержанням вимог абзацу 2 пункту 4.2 Інструкції № 58 рекомендованим листом з описом вкладення, негативні наслідки для роботодавця не настануть, оскільки будуть докази того, що він усе зробив відповідно до закону. У разі загублення трудової книжки роботодавець може видати працівникові дублікат.

Під час аудиту трудових книжок було виявлено певну кількість трудових книжок працівників, які звільнилися дуже давно. Що робити?

Якщо вказані трудові книжки не були отримані працівниками, і їм не надсилалися листи-повідомлення про необхідність отримати трудові книжки, то потрібно негайно надіслати зазначені листи на адреси працівників, що містяться в особових картках форми № П-2. Після чого зберігати такі трудові книжки потрібно відповідно до вимог пункту 6.2 Інструкції № 58.

Працівник не отримав трудову книжку взагалі або за заявою працівника її було надіслано поштою. Як заповнити графу 13 Книги?

Оскільки в таких випадках підпис працівника про отримання трудової книжки здобути неможливо, у графі 13 Книги проставляють вихідний номер листа-повідомлення про необхідність отримати трудову книжку або вихідний номер, за яким трудову книжку направлено працівникові поштою.

Де потрібно зберігати заяви про надсилання трудових книжок поштою?

Нормативно-правовими актами не визначено місця зберігання таких заяв. На практиці їх зазвичай зберігають у Книзі в окремій «кишені».

Висновки

Незважаючи на те що проект Закону України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України (щодо спрощення ведення кадрової роботи платниками податків)» від 24 листопада 2015 року № 3507 та проект Закону України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівників» від 10 грудня 2015 року № 3507-1 націлюють роботодавців на скасування трудових книжок, відповідно до їхніх положень трудова книжка відіграватиме певну роль у житті працівників. Зокрема, навіть після прийняття відповідного закону, згідно з перехідними його положеннями, певні періоди щодо трудової діяльності підтверджуватимуться трудовими книжками, тому варто навести порядок у них заздалегідь, щоб потім уникнути непорозумінь.

Статья предоставлена нашему порталу
редакцией журнала «КАДРОВИК Light»