Главная  Карта сайта  Размещение рекламы на портале
  СООБЩЕСТВО КАДРОВИКОВ И СПЕЦИАЛИСТОВ ПО УПРАВЛЕНИЮ ПЕРСОНАЛОМ
Добро пожаловать
  МЕНЕДЖЕR ПО ПЕРСОНАЛУ
  Новости
  Библиотека статей
  Нормативная база
  Образцы документов
  Производств. календарь
  Книжная полка
  Кто есть кто
  Глоссарий
  События
  Опросы
  Наши партнеры
  Форум
Новые материалы
Календарь-заставка на рабочий стол





Facebook
Реклама
Реклама
Библиотека статей / Практика кадровика
22.03.2016
Номенклатура дел кадровой службы как фундамент кадрового делопроизводства

В какой срок должна быть разработана номенклатура дел? По какому принципу размещают заголовки дел в номенклатуре? Как правильно группировать в дела положения, инструкции, приказы по кадровым вопросам? Как заменить дела, ошибочно внесенные в номенклатуру?

ОПРЕДЕЛЕНИЕ ПОНЯТИЯ «НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ». ЦЕЛЬ ПРИМЕНЕНИЯ НОМЕНКЛАТУРЫ

Понятие «номенклатура дел» определено Правилами № 1000/5. Это — обязательный для каждого предприятия, учреждения, организации (далее — предприятие) систематизированный перечень наименований дел, которые формируются в его/ее делопроизводстве, с указанием сроков хранения дел.

В Правилах № 1000/5 номенклатуре посвящена глава 1 раздела IV «Систематизация и хранение документов в делопроизводстве», в пункте 1 которой очерчено назначение номенклатуры дел.

Номенклатуру дел используют для:

  • установления на предприятии единого порядка формирования дел независимо от формы носителя информации;
  • обеспечения их учета;
  • оперативного поиска документов по их содержанию и виду;
  • определения сроков хранения дел.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и длительного (более 10 лет) хранения, а также для осуществления учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел кадровой службы по видовому распределению относится к номенклатуре дел структурного подразделения, которая является составной частью номенклатуры дел предприятия (сводной номенклатуры).

Типовая номенклатура дел, разработанная органом высшего уровня для подведомственного предприятия с целью унификации состава дел и сроков их хранения, является для этого предприятия нормативным актом, а вот примерная номенклатура дел носит для отмеченного предприятия рекомендательный характер. Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносят без изменений в номенклатуру дел предприятий. Независимо от наличия типовой или примерной номенклатуры дел каждое предприятие должно иметь собственную номенклатуру дел (пп. 2 и 4 главы 1 раздела IV Правил № 1000/5).

Если кадровая служба не выделена в структурное подразделение предприятия (например, обязанности кадровой службы возложены на определенного работника), в сводной номенклатуре дел создают отдельный раздел, используя функциональный принцип построения номенклатуры дел (п. 6 главы 1 раздела IV Правил № 1000/5).

ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

Должностное лицо, ответственное за делопроизводство в кадровой службе, должно составить номенклатуру дел кадровой службы на следующий год не позже 15 ноября текущего года в соответствии с пунктом 8 главы 1 раздела IV Правил № 1000/5.

Номенклатуру разрабатывают по форме, приведенной в приложении 11 к Правилам № 1000/5, на основании изучения документов по всем вопросам деятельности кадровой службы. К ее разработке привлекают специалистов, работающих в кадровой службе.

Номенклатуру дел кадровой службы подписывает руководитель этой службы и визирует руководитель архива предприятия (должностное лицо, ответственное за архив).

Обратить внимание. Ответственность за разработку номенклатуры дел кадровой службы несет руководитель этой службы.

После изучения и анализа деятельности кадровой службы на основании положения о предприятии и положения о кадровой службе, штатного расписания, номенклатуры дел за прошлый год, планов работы и отчетов об их выполнении кадровая служба определяется с кругом вопросов, по которым будут формироваться документы и вестись дела в следующем году, а также выясняет сроки хранения данных документов и дел в соответствии с Перечнем типовых документов.

Рассмотрим на примере процедуру составления номенклатуры дел отдела кадров предприятия, в деятельности которого должны образовываться документы Национального архивного фонда (приложение). Отметка «ЭПК» рядом со сроком хранения некоторых видов документов в приложении означает, что решения о внесении в Национальный архивный фонд или об уничтожении данных документов принимают экспертно-проверочные комиссии государственного архива. Запрещается уничтожать документы без предварительного проведения экспертизы их ценности.

Приложение

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ


Скачать

Оформляем номенклатуру дел в соответствии с пунктом 13 главы 1 раздела IV Правил № 1000/5.

К документам Национального архивного фонда относятся архивные документы, культурная ценность которых должна быть признана соответствующей экспертизой архивного учреждения. Экспертиза ценности документов проводится по инициативе работодателя или государственного архивного учреждения с согласия собственника. Вместе с тем предприятия, основанные на частной форме собственности, имеют право создавать архивы для постоянного или временного хранения документов, не принадлежащих государству.

Начинаем построение номенклатуры дел отдела кадров в пределах раздела, отведенного ей при построении структуры номенклатуры дел предприятия службой делопроизводства.

Последовательность заголовков дел в номенклатуре определяем с учетом важности документов, включенных в дело, их взаимосвязи.

Последовательность размещения заголовков дел в номенклатуре. Заголовки касающиеся:

  • документов, поступивших от органов высшего уровня (дело 05-1);
  • организационной документации (дела 05-2.05-10);
  • распорядительной документации (дела 05-11.05-16);
  • планово-отчетной документации (дела 05-17.05-21);
  • переписки (дела 05-22.05-26);
  • документов текущей деятельности отдела кадров (дела 05-27.05-58);
  • учетно-справочных видов документов (дела 05-59.05-78).

В каждой из вышеприведенных групп документы размещаем с учетом важности и сроков хранения.

ПРАВИЛА ФОРМИРОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛА

При формировании дел кадровой службы следует придерживаться требований главы 2 раздела IV Правил № 1000/5. В частности, в соответствии с абзацем восьмым пункта 2 этой главы по объему дело постоянного и длительного (более 10 лет) хранения не должно превышать 250 листов (толщиной не более 40 мм). Поэтому количество дел (томов) в номенклатуре по каждой позиции будет определяться в конце года, исходя из установленных требований.

Положения, правила, инструкции

Положения, правила, инструкции и т. д. формируют в отдельные дела по видам и хронологии лишь тогда, когда они утверждены как самостоятельные документы. Если же они будут утверждены распорядительными документами, то они будут группироваться вместе с указанными документами, т. е. храниться в делах с приказами (распоряжениями).

Приказы по кадровым вопросам

Приказы по кадровым вопросам (личному составу) группируют в соответствии с их видами и сроками хранения. Приказы длительного (75 лет) и временного (5 лет) хранения группируются отдельно. При больших объемах документов приказы по кадровым вопросам (личному составу), касающихся разных направлений деятельности предприятия (прием на работу, увольнение, премирование, командировки, отпуска и т. д.), целесообразно группировать в отдельные дела. Если создается незначительное количество разных видов приказов по кадровым вопросам (личному составу), их разрешается группировать по срокам хранения: в одно дело — приказы длительного срока хранения, в другое — временного.

В приведенном в приложении примере приказы сгруппированы таким образом: приказы длительного хранения распределены на три дела (05-12, 05-13, 05-14), временного — на два (05-15, 05-16).

Планово-отчетная документация

При определении перечня дел планово-отчетной документации, которые войдут в номенклатуру дел, следует обратить внимание на группу документов статистической отчетности. В зависимости от вида предприятия должны быть включены в эти дела (или сформированы в отдельные дела в зависимости от срока хранения) «профильные» статистические отчеты (например, форма № ДН (годовая) «Карточка учета доктора наук» и форма № КН (годовая) «Карточка учета кандидата наук», утвержденные приказом Государственной службы статистики Украины от 13 ноября 2014 года № 343). В эти дела следует также вносить отраслевые отчеты о численности, составе и движении работников предприятий соответствующей отрасли (например, ведомственная форма отчета № 1-К «Информация о численности, составе и движении работников, занимающих должности руководителей и специалистов предприятий, учреждений и организаций отрасли культуры», утвержденная приказом Министерства культуры Украины от 24 декабря 2013 года № 917/0/17-13).

Государственная служба статистики Украины приказом от 30 сентября 2015 года № 260 внесла изменения в приказ Госстата «Об утверждении форм государственных статистических наблюдений по статистике труда» от 5 августа 2014 года № 224, согласно которым отчет о количестве работников, их качественный состав и профессиональное обучение (форма № 6-ПВ (годовая) исключен из перечня форм государственных статистических наблюдений по статистике труда. Следовательно, представлять отчет по форме № 6-ПВ (годовая) больше не нужно.

Трудовые книжки и личные дела

Каждое личное дело работника, а также трудовую книжку учитывают в соответствующих журналах учета (в приложении — дела 05-62, 05-63). При этом каждую группу этих видов документов вносят в номенклатуру дел отдела кадров под одним индексом (в приложении — дела 05-30, 05-31, 05-33). Личные дела, в свою очередь, могут быть распределены на несколько дел. В примере, который мы рассматриваем, таких дел два: 05-30 и 05-31.

Последним делом в номенклатуре дел отдела кадров размещаем непосредственно номенклатуру дел отдела кадров.

В соответствии с пунктами 18 главы 1 раздела IV Правил № 1000/5 номенклатуру дел кадровой службы как структурного подразделения предприятия составляют в двух экземплярах (тогда как номенклатуру дел предприятия — в четырех, один из которых является рабочим). Один экземпляр номенклатуры передается службе делопроизводства предприятия.

Для использования в работе кадровая служба получает засвидетельствованное в установленном порядке извлечение из соответствующего раздела утвержденной номенклатуры дел предприятия.

ВЕДЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ. ВНЕСЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЙ

В течение года кадровая служба обеспечивает ведение номенклатуры дел, в частности, при необходимости вносит в нее по согласованию со службой делопроизводства и архива (должностным лицом, ответственным за архив) новые дела, не предусмотренные действующей номенклатурой дел, применяя при этом резервные номера в конце номенклатуры. Таким способом исправляют недостатки в номенклатуре дел, составленной на текущий год, выявленные при ротации руководителя кадровой службы (работника, на которого возложено исполнение обязанностей кадровой службы). То есть недостающие дела вносятся в резервные позиции номенклатуры.

Обратить внимание. Заменить дела, внесенные в номенклатуру дел кадровой службы ошибочно, или изменить несовершенный и/или нелогичный порядок дел в номенклатуре можно будет при составлении номенклатуры дел на следующий год в конце текущего года.

Нормативно-правовые акты, регулирующие ведение кадрового делопроизводства. Условные сокращения

Правила организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденные приказом Министерства юстиции Украины от 18 июня 2015 года № 1000/5 (Правила № 1000/5).

Типовая инструкция по делопроизводству в центральных органах исполнительной власти, Совете министров Автономной Республики Крым, местных органах исполнительной власти, утвержденная постановлением Кабинета Министров Украины от 30 ноября 2011 года № 1242.

ГСТУ 2732:2004 «Делопроизводство и архивное дело. Сроки и определения понятий», утвержденный приказом Государственного комитета Украины по вопросам технического регулирования и потребительской политики от 28 мая 2004 года № 97.

Государственный классификатор управленческой документации ГК 010–98, утвержденный приказом Государственного комитета Украины по стандартизации, метрологии и сертификации от 31 декабря 1998 года № 1024.

Перечень типовых документов, образующихся в деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденный приказом Министерства юстиции Украины от 12 апреля 2012 года № 578/5 (Перечень типовых документов).

Статья предоставлена нашему порталу
редакцией журнала «Справочник кадровика»

Источник: HR-Лига Автор: Юзова Юлия
Просмотров: 12039 Отправить другу Версия для печати
 
 
Смотрите также:
Приклади розрахунку середньої зарплати для оплати відпусток
Нова форма звіту № 3-ПН
Порядок ведення табелю обліку робочого часу
Призив, мобілізація, демобілізація працівника (у запитаннях та відповідях)
Трудовой договор: порядок заключения и виды
Актуальні запитання з марафону «Гаряча лінія: консультації»
Помилки у штатному розписі — порушення під час прийняття на роботу працівників
Строковий трудовий договір: правила застосування
Несчастный случай непроизводственного характера. Оплата листка нетрудоспособности с отметкой об алкогольном опьянении
Аудит трудових книжок: проблеми та їх вирішення
Ревізія відпусток: позбавляємося боргів
Листок нетрудоспособности: порядок заполнения
Средняя зарплата для больничного: пошаговый алгоритм расчета
Регистрация и учет в кадровом делопроизводстве
Увольнение — как мера дисциплинарного взыскания
Ведение трудовых книжек работников. Исправляем ошибки
Документы, предоставляемые при трудоустройстве
Принятие и оформление решений о переводе/перемещении
Особенности и процедура приема на работу граждан с дополнительными гарантиями, инвалидов, иностранцев, несовершеннолетних, совместителей, сезонных и временных работников
Решения по персоналу: правовые основания, оформление, учет
Новый праздник в октябре: пересчитываем рабочее время и продолжительность отпуска
Прием на работу по конкурсу как основание увольнения
Уведомление налоговых органов о приеме работника на работу: практические советы
Увольнение при ликвидации предприятия (в частности, женщин, имеющих детей в возрасте до трех, шести лет): поэтапная процедура
Работа во время отпуска: возможна ли и при каких условиях?
Простой на предприятии: как оформить и оплатить
Особенности увольнения женщин, имеющих льготы
Особенности внесения записей в раздел «Відомості про роботу» трудовой книжки работника
Коллективный договор: обязательно ли заключать?
Оформление трудовых отношений во время присоединения предприятий

Реклама
Издания для профессионалов

«МЕНЕДЖЕПО ПЕРСОНАЛУ»

Свежий номер
Пролистать журнал
О журнале
Подписаться
Архив журнала
Форум эйчаров

«ДОВІДНИК КАДРОВИКА»

Свежий номер
Пролистать журнал
Пролистать вложение
О журнале
Подписаться
Форум кадровиков

«ДІЛОВОДСТВО та ДОКУМЕНТООБІГ»

О журнале
Пролистать журнал
Подписаться

«КАДРОВИК-онлайн»

Гостевой доступ
О системе
Получить доступ

«КАДРИ і ЗАРПЛАТА»

О газете
Пролистать газету
Подписаться
Календарь событий
Апрель 2017
Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс
     12
3456789
10111213141516
17181920212223
24252627282930
       

Май 2017
Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс
1234567
891011121314
15161718192021
22232425262728
293031    

Все события
Опросы
При устройстве на работу в вашу компанию высшее образование:
Играет главную роль
Важно только для топовых позиций
Вообще не играет роли, главное — опыт сотрудника!

Объявление
Уважаемые посетители! По всем вопросам относительно работы портала обращайтесь к администратору
2017 © МЕДИА-ПРО
2017 © HR-Лига
Copyright © 2005–2017 HR-Лига
Редакция (администрация) портала не несет ответственности за ущерб, который может быть нанесен в результате использования, неиспользования или ненадлежащего использования информации, содержащейся на портале.
Ответственность за достоверность информации и прочих сведений несут авторы публикаций.
Редакция (администрация) оставляет за собой право не разделять мнение авторов размещаемых материалов.
Использование материалов из журналов ИД «МЕДИА-ПРО» только по согласованию с редакцией (администрацией) портала.
По всем вопросам пишите на admin@hrliga.com.