Номенклатура дел кадровой службы как фундамент кадрового делопроизводства
В какой срок должна быть разработана номенклатура дел? По какому принципу размещают заголовки дел в номенклатуре? Как правильно группировать в дела положения, инструкции, приказы по кадровым вопросам? Как заменить дела, ошибочно внесенные в номенклатуру?
ОПРЕДЕЛЕНИЕ ПОНЯТИЯ «НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ». ЦЕЛЬ ПРИМЕНЕНИЯ НОМЕНКЛАТУРЫ
Понятие «номенклатура дел» определено Правилами № 1000/5. Это — обязательный для каждого предприятия, учреждения, организации (далее — предприятие) систематизированный перечень наименований дел, которые формируются в его/ее делопроизводстве, с указанием сроков хранения дел.
В Правилах № 1000/5 номенклатуре посвящена глава 1 раздела IV «Систематизация и хранение документов в делопроизводстве», в пункте 1 которой очерчено назначение номенклатуры дел.
Номенклатуру дел используют для:
установления на предприятии единого порядка формирования дел независимо от формы носителя информации;
обеспечения их учета;
оперативного поиска документов по их содержанию и виду;
определения сроков хранения дел.
Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и длительного (более 10 лет) хранения, а также для осуществления учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Номенклатура дел кадровой службы по видовому распределению относится к номенклатуре дел структурного подразделения, которая является составной частью номенклатуры дел предприятия (сводной номенклатуры).
Типовая номенклатура дел, разработанная органом высшего уровня для подведомственного предприятия с целью унификации состава дел и сроков их хранения, является для этого предприятия нормативным актом, а вот примерная номенклатура дел носит для отмеченного предприятия рекомендательный характер. Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносят без изменений в номенклатуру дел предприятий. Независимо от наличия типовой или примерной номенклатуры дел каждое предприятие должно иметь собственную номенклатуру дел (пп. 2 и 4 главы 1 раздела IV Правил № 1000/5).
Если кадровая служба не выделена в структурное подразделение предприятия (например, обязанности кадровой службы возложены на определенного работника), в сводной номенклатуре дел создают отдельный раздел, используя функциональный принцип построения номенклатуры дел (п. 6 главы 1 раздела IV Правил № 1000/5).
ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
Должностное лицо, ответственное за делопроизводство в кадровой службе, должно составить номенклатуру дел кадровой службы на следующий год не позже 15 ноября текущего года в соответствии с пунктом 8 главы 1 раздела IV Правил № 1000/5.
Номенклатуру разрабатывают по форме, приведенной в приложении 11 к Правилам № 1000/5, на основании изучения документов по всем вопросам деятельности кадровой службы. К ее разработке привлекают специалистов, работающих в кадровой службе.
Номенклатуру дел кадровой службы подписывает руководитель этой службы и визирует руководитель архива предприятия (должностное лицо, ответственное за архив).
Обратить внимание. Ответственность за разработку номенклатуры дел кадровой службы несет руководитель этой службы.
После изучения и анализа деятельности кадровой службы на основании положения о предприятии и положения о кадровой службе, штатного расписания, номенклатуры дел за прошлый год, планов работы и отчетов об их выполнении кадровая служба определяется с кругом вопросов, по которым будут формироваться документы и вестись дела в следующем году, а также выясняет сроки хранения данных документов и дел в соответствии с Перечнем типовых документов.
Рассмотрим на примере процедуру составления номенклатуры дел отдела кадров предприятия, в деятельности которого должны образовываться документы Национального архивного фонда (приложение). Отметка «ЭПК» рядом со сроком хранения некоторых видов документов в приложении означает, что решения о внесении в Национальный архивный фонд или об уничтожении данных документов принимают экспертно-проверочные комиссии государственного архива. Запрещается уничтожать документы без предварительного проведения экспертизы их ценности.
Оформляем номенклатуру дел в соответствии с пунктом 13 главы 1 раздела IV Правил № 1000/5.
К документам Национального архивного фонда относятся архивные документы, культурная ценность которых должна быть признана соответствующей экспертизой архивного учреждения. Экспертиза ценности документов проводится по инициативе работодателя или государственного архивного учреждения с согласия собственника. Вместе с тем предприятия, основанные на частной форме собственности, имеют право создавать архивы для постоянного или временного хранения документов, не принадлежащих государству.
Начинаем построение номенклатуры дел отдела кадров в пределах раздела, отведенного ей при построении структуры номенклатуры дел предприятия службой делопроизводства.
Последовательность заголовков дел в номенклатуре определяем с учетом важности документов, включенных в дело, их взаимосвязи.
Последовательность размещения заголовков дел в номенклатуре. Заголовки касающиеся:
документов, поступивших от органов высшего уровня (дело 05-1);
организационной документации (дела 05-2.05-10);
распорядительной документации (дела 05-11.05-16);
планово-отчетной документации (дела 05-17.05-21);
переписки (дела 05-22.05-26);
документов текущей деятельности отдела кадров (дела 05-27.05-58);
учетно-справочных видов документов (дела 05-59.05-78).
В каждой из вышеприведенных групп документы размещаем с учетом важности и сроков хранения.
ПРАВИЛА ФОРМИРОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛА
При формировании дел кадровой службы следует придерживаться требований главы 2 раздела IV Правил № 1000/5. В частности, в соответствии с абзацем восьмым пункта 2 этой главы по объему дело постоянного и длительного (более 10 лет) хранения не должно превышать 250 листов (толщиной не более 40 мм). Поэтому количество дел (томов) в номенклатуре по каждой позиции будет определяться в конце года, исходя из установленных требований.
Положения, правила, инструкции
Положения, правила, инструкции и т. д. формируют в отдельные дела по видам и хронологии лишь тогда, когда они утверждены как самостоятельные документы. Если же они будут утверждены распорядительными документами, то они будут группироваться вместе с указанными документами, т. е. храниться в делах с приказами (распоряжениями).
Приказы по кадровым вопросам
Приказы по кадровым вопросам (личному составу) группируют в соответствии с их видами и сроками хранения. Приказы длительного (75 лет) и временного (5 лет) хранения группируются отдельно. При больших объемах документов приказы по кадровым вопросам (личному составу), касающихся разных направлений деятельности предприятия (прием на работу, увольнение, премирование, командировки, отпуска и т. д.), целесообразно группировать в отдельные дела. Если создается незначительное количество разных видов приказов по кадровым вопросам (личному составу), их разрешается группировать по срокам хранения: в одно дело — приказы длительного срока хранения, в другое — временного.
В приведенном в приложении примере приказы сгруппированы таким образом: приказы длительного хранения распределены на три дела (05-12, 05-13, 05-14), временного — на два (05-15, 05-16).
Планово-отчетная документация
При определении перечня дел планово-отчетной документации, которые войдут в номенклатуру дел, следует обратить внимание на группу документов статистической отчетности. В зависимости от вида предприятия должны быть включены в эти дела (или сформированы в отдельные дела в зависимости от срока хранения) «профильные» статистические отчеты (например, форма № ДН (годовая) «Карточка учета доктора наук» и форма № КН (годовая) «Карточка учета кандидата наук», утвержденные приказом Государственной службы статистики Украины от 13 ноября 2014 года № 343). В эти дела следует также вносить отраслевые отчеты о численности, составе и движении работников предприятий соответствующей отрасли (например, ведомственная форма отчета № 1-К «Информация о численности, составе и движении работников, занимающих должности руководителей и специалистов предприятий, учреждений и организаций отрасли культуры», утвержденная приказом Министерства культуры Украины от 24 декабря 2013 года № 917/0/17-13).
Государственная служба статистики Украины приказом от 30 сентября 2015 года № 260 внесла изменения в приказ Госстата «Об утверждении форм государственных статистических наблюдений по статистике труда» от 5 августа 2014 года № 224, согласно которым отчет о количестве работников, их качественный состав и профессиональное обучение (форма № 6-ПВ (годовая) исключен из перечня форм государственных статистических наблюдений по статистике труда. Следовательно, представлять отчет по форме № 6-ПВ (годовая) больше не нужно.
Трудовые книжки и личные дела
Каждое личное дело работника, а также трудовую книжку учитывают в соответствующих журналах учета (в приложении — дела 05-62, 05-63). При этом каждую группу этих видов документов вносят в номенклатуру дел отдела кадров под одним индексом (в приложении — дела 05-30, 05-31, 05-33). Личные дела, в свою очередь, могут быть распределены на несколько дел. В примере, который мы рассматриваем, таких дел два: 05-30 и 05-31.
Последним делом в номенклатуре дел отдела кадров размещаем непосредственно номенклатуру дел отдела кадров.
В соответствии с пунктами 18 главы 1 раздела IV Правил № 1000/5 номенклатуру дел кадровой службы как структурного подразделения предприятия составляют в двух экземплярах (тогда как номенклатуру дел предприятия — в четырех, один из которых является рабочим). Один экземпляр номенклатуры передается службе делопроизводства предприятия.
Для использования в работе кадровая служба получает засвидетельствованное в установленном порядке извлечение из соответствующего раздела утвержденной номенклатуры дел предприятия.
ВЕДЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ. ВНЕСЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЙ
В течение года кадровая служба обеспечивает ведение номенклатуры дел, в частности, при необходимости вносит в нее по согласованию со службой делопроизводства и архива (должностным лицом, ответственным за архив) новые дела, не предусмотренные действующей номенклатурой дел, применяя при этом резервные номера в конце номенклатуры. Таким способом исправляют недостатки в номенклатуре дел, составленной на текущий год, выявленные при ротации руководителя кадровой службы (работника, на которого возложено исполнение обязанностей кадровой службы). То есть недостающие дела вносятся в резервные позиции номенклатуры.
Обратить внимание. Заменить дела, внесенные в номенклатуру дел кадровой службы ошибочно, или изменить несовершенный и/или нелогичный порядок дел в номенклатуре можно будет при составлении номенклатуры дел на следующий год в конце текущего года.
Правила организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденные приказом Министерства юстиции Украины от 18 июня 2015 года № 1000/5 (Правила № 1000/5).
Типовая инструкция по делопроизводству в центральных органах исполнительной власти, Совете министров Автономной Республики Крым, местных органах исполнительной власти, утвержденная постановлением Кабинета Министров Украины от 30 ноября 2011 года № 1242.
ГСТУ 2732:2004 «Делопроизводство и архивное дело. Сроки и определения понятий», утвержденный приказом Государственного комитета Украины по вопросам технического регулирования и потребительской политики от 28 мая 2004 года № 97.
Государственный классификатор управленческой документации ГК 010–98, утвержденный приказом Государственного комитета Украины по стандартизации, метрологии и сертификации от 31 декабря 1998 года № 1024.
Перечень типовых документов, образующихся в деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденный приказом Министерства юстиции Украины от 12 апреля 2012 года № 578/5 (Перечень типовых документов).
Статья предоставлена нашему порталу редакцией журнала
Ласкаво просимо
Реклама
