О применении литерно-цифровой индексации приказов, о расположении в приказе отметки о его внутреннем и внешнем согласовании, об оформлении отметки об исполнителе и пр.

Как разобраться с системой индексации приказов? В каком случае к регистрационному индексу приказа добавляют обобщенный буквенный индекс «ОС» и «АГ»? Можно ли, например, приказу о проведении инвентаризации предоставить индекс 123-І? Применяют ли буквенно-цифровую индексацию к приказам по основной деятельности предприятия?

Чаще всего специфические буквенно-цифровые индексы присваиваются при регистрации приказов по кадровым вопросам (личному составу). Это связано с тем, что данные приказы имеют много разновидностей. Кроме того, по предоставлению информации кадровые приказы могут быть простые (индивидуальные) и сложные (сводные), от этого тоже зависит формулировка индекса. Так, простые кадровые приказы могут, например, иметь следующие конкретные буквенные обозначения:

• «В» — о командировке;
• «Від» — об отпуске;
• «З» — о поощрении;
• «С» — о взыскании.

Например: № 8-От, № 43-К, № 123-П и т. д.

К порядковым номерам сводных кадровых приказов принято добавлять буквенное обозначение, например: «К» — кадровый, «ОС» — личный состав или «П» — персонал.

Обратить внимание. Систему индексов разрабатывает кадровая служба с учетом специфики регистрации и формирования кадровых приказов на предприятии.

К приказам по административно-хозяйственным вопросам также применяют буквенно-цифровую индексацию. К порядковому номеру приказа обязательно добавляют буквенный индекс «АГ», например: 18-АГ. Этот индекс помогает наглядно отделить приказы по административно-хозяйственным вопросам от приказов по основной деятельности предприятия, не прибегая к содержанию документа. Приказ об инвентаризации относится к приказам по административно-хозяйственным вопросам, поэтому этот приказ также должен иметь буквенное обозначение «АГ». Детализировать индексацию приказов, содержание которых касается разнообразных административно-хозяйственных вопросов, не принято.

А вот приказы по основной деятельности, как правило, имеют лишь цифровые индексы. Это их отличительная черта от других видов приказов. Впрочем, если руководство предприятия примет решение добавлять к порядковым номерам приказов по основной деятельности буквенный индекс «ОД», это не будет считаться ошибкой лишь при условии, что такой порядок индексации будет прописан в индивидуальной инструкции по делопроизводству на предприятии и его будут соблюдать при регистрации всех приказов по основной деятельности без исключения. Иначе такая индексация может привести к путанице.

Таким образом, на каждом конкретном предприятии может быть разработана собственная система буквенно-цифровых индексов с учетом специфики составления и регистрации распорядительных документов и формирования их в дела. Эту систему обязательно следует детально расписать в индивидуальной инструкции по делопроизводству предприятия.

Как правильно расположить в приказе по основной деятельности отметки о его внутреннем и внешнем согласовании? В каком случае проекты приказов согласовывают со сторонними учреждениями? Разрешается ли оформлять согласование на отдельных листах?

Проект приказа по основной деятельности предприятия обязательно следует согласовать со всеми заинтересованными структурными подразделениями и должностными лицами, которых непосредственно касается содержания приказа, а при необходимости — и со сторонними предприятиями, учреждениями и организациями (далее — предприятие). Следовательно, согласование может быть как внутреннее — в пределах предприятия — автора приказа, так и внешнее — за его пределами.

Визами оформляют внутреннее согласование документа в пределах предприятия. Виза указывает на согласие или несогласие соответствующего должностного лица с содержанием приказа. Визировать приказ могут лишь те должностные лица, к компетенции которых принадлежит решение задач, сформулированных в данном документе.

Обратить внимание. Всегда первым визу проставляет составитель приказа — работник структурного подразделения, отвечающий за подготовку проекта данного документа.

На предприятии может быть определен и документально зафиксирован перечень должностных лиц, которые должны визировать проекты приказов и других документов. Такой перечень целесообразно приложить к индивидуальной инструкции по делопроизводству.

Как правило, проекты всех распорядительных документов согласовываются с юридической службой (юрисконсультом), при наличии такой службы на предприятии. Виза юрисконсульта является гарантом того, что содержание приказа не противоречит действующим законодательным и нормативным актам, а также отвечает специальным требованиям центральных и местных государственных органов, в частности, суда, прокуратуры, налоговой, санитарно-эпидемиологической и других государственных служб.

Проекты приказов, исполнение которых нуждается в финансовом обеспечении, обязательно согласовывается с финансовой службой (бухгалтерией).

Виза состоит из следующих элементов:

• наименование должности лица, визирующего документ;
• личная подпись лица, визирующего документ;
• расшифровка подписи (инициал(ы) и фамилия);
• дата визирования.

Например:

Начальник організаційного відділу Чупруненко Б. К. Чупруненко 21.03.2012

Визы проставляют на первом экземпляре проекта приказа на лицевой или на обратной стороне последнего листа.

В случае несогласия проекта приказа должностным лицом, имеющим замечания и (или) предложения к содержанию приказа, на проекте оформляется соответствующая виза по следующей форме:

Головний бухгалтер Зауваження й пропозиції додаються Коноваленко В. І. Коноваленко 22.03.2012

Перед представлением на рассмотрение руководителя предприятия согласованного проекта приказа исполнитель должен тщательным образом проверить и уточнить всю информацию, изложенную в приказе. Если же в процессе доработки проекта приказа в него вносились значительные исправления и уточнения, он подлежит повторному согласованию.

Внешнее согласование осуществляют в случае, если содержание приказа касается интересов сторонних предприятий.

Согласование постороннего юридического лица с содержанием приказа должно быть в грифе согласования документа.

Гриф согласования размещают под реквизитом «Підпис», а если есть внутренние визы — под реквизитом «Візи документа», без отступа от предела левого поля.

Этот реквизит состоит из следующих элементов:

• слово ПОГОДЖЕНО (без кавычек);
• наименование должности лица, согласовывающего документ;
• наименование предприятия (входит в состав наименования должности);
• личная подпись и ее расшифровка (инициал(ы) и фамилия);
• дата согласования.

Например:

ПОГОДЖЕНО Генеральний директор ТОВ «Богатир» Репешнюк О. А. Репешнюк 23 березня 2012 року

Если согласование проекта приказа осуществляет коллегиальный орган другого предприятия, гриф согласования оформляют таким образом:

ПОГОДЖЕНО Протокол засідання Правління ПАТ «Чудо» 29.03.2012 № 3

Проект приказа также может согласовываться другим организационно-распорядительным документом (актом, письмом и т. д.), например:

ПОГОДЖЕНО Лист Міністерства соціальної політики України 09.12.2011 № 1105/13/81-11

Если проект приказа необходимо согласовать с несколькими предприятиями, составляют лист согласования, о чем делают отметку в самом документе на месте грифа согласования: «Аркуш погодження додається».

Лист согласования оформляют по следующей форме (приложение 1).

Приложение1 АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ Назва документа, заголовок до тексту, дата й реєстраційний індекс
Найменування посади Особистий підпис   Ініціал(и), прізвище Дата	Найменування посади Особистий підпис   Ініціал(и), прізвище Дата
Найменування посади Особистий підпис   Ініціал(и), прізвище Дата	Найменування посади Особистий підпис   Ініціал(и), прізвище Дата

Приказы какого содержания принадлежат к приказам по административно-хозяйственным вопросам?

Приказы по административно-хозяйственным вопросам на предприятии издают в том случае, если указанные вопросы нуждаются в правовом регулировании. Упомянутые приказы чаще всего издают по следующим административно-хозяйственным вопросам:

• организация и проведение любых мероприятий на предприятии или при участии работников данного предприятия, например:
• приказ о проведении инвентаризации;
• приказ об организации курсов повышения квалификации работников предприятия;
• приказ об организации и проведении встречи руководителей страховых компаний;
  
  
• финансирование определенных мероприятий и работ, например:
• приказ о выделении средств на организацию и проведение международной конференции;
• приказ о распределении дополнительных средств между подведомственными учреждениями;
  
  
• обеспечение работников предприятия информационно-коммуникационными и техническими ресурсами, инвентарем, канцелярскими товарами и т. д., например:
• приказ об обеспечении работников предприятия мобильной связью;
• приказ о приобретении и распределении между структурными подразделениями канцелярских принадлежностей;
• приказ об изготовлении визитных карточек для работников предприятия;
  
  
• создание временных рабочих органов для проведения определенных мероприятий или выполнения работ, например:
• приказ о создании рабочей группы по подготовке бизнес-плана предприятия;
• приказ о создании комиссии по проверке состояния кадровой документации на предприятии;
• приказ о создании рабочей группы для выполнения внеплановой договорной темы;
  
  
• назначение ответственных лиц, например:
• приказ о назначении ответственных за пожарную безопасность в структурных подразделениях предприятия;
• приказ о назначении ответственных лиц за организацию встречи зарубежных партнеров;
  
  
• введение небольших изменений в работе некоторых структурных подразделений или работников, установление определенных ограничений и т. д., например:
• приказ о перенесении рабочих дней в марте, апреле и мае 2012 года;
• приказ о назначении дежурных в праздничные дни;
• приказ об установлении на предприятии ограничения в пользовании мобильной связью.

Необходимо ли в приказе оформлять отметку об исполнителе с указанием фамилии и номера телефона (реквизит 28 согласно ДСТУ 4163–2003), если исполнителем этого приказа является то же лицо, фамилия которого указана в отметке об исполнении документа?

Реквизит 28 «Прізвище виконавця і номер його телефону» вообще не нужно оформлять в приказах, наоборот, — это считается грубой ошибкой. Вместо этого реквизита в приказе должен быть оформлен реквизит 25 «Візи документа». Именно исполнитель первым визирует приказ еще на стадии проекта.

Согласно пункту 62 Типовой инструкции по делопроизводству, утвержденной постановлением Кабинета Министров Украины от 30 ноября 2011 года № 1242 (далее — Типовая инструкция), виза содержит: личную подпись, инициалы (инициал имени) и фамилию лица, визирующего документ, дату визирования с указанием при необходимости наименования должности данного лица.

Фамилия работника, создавшего документ, и номер его служебного телефона указывают преимущественно на документах, отправляемым сторонним юридическим лицам, а также гражданам в ответ на их обращения. Прежде всего это такие документы, как: служебные письма, справки, акты, внешние докладные записки.

Завершив работу с любым документом, в частности, с приказом, на нем обязательно проставляют реквизит 29 «Відмітка про виконання документа і направлення його до справи». Эта отметка свидетельствует о том, что работа над документом завершена и его можно приобщить к делу. Отметка может содержать:

• слова «До справи» и номер дела;
• ссылку на дату и регистрационный индекс документа, удостоверяющий его исполнение;
• наименование должности исполнителя, его личная подпись и расшифровка подписи;
• дату направления документа в дело.

Если документ не нуждается в письменном ответе, указываются краткие сведения о выполнении. Подпись и дату отметки проставляет работник, создавший документ, или руководитель структурного подразделения. Указанный реквизит пишется от руки в левом углу нижнего поля на лицевой стороне первого листа, например:

До справи № 01-24 Лист-відповідь від 30.03.2012 № 45 Секретар Карась В. Карась 31.03.2012

Следовательно, в служебных письмах (в отличие от приказов) наличие реквизита 29 не исключает потребность в оформлении реквизита 28. Как видим, это два разных реквизита, имеющих различное назначение.

Как правильно засвидетельствовать копию приказа? В каком месте ставить отметку о засвидетельствовании, оттиск печати предприятия и подпись лица, удостоверяющего копию? Нужно ли вообще ставить оттиск печати, если копия предназначена для внутреннего пользования и будет храниться на предприятии?

Отметку о засвидетельствовании копии приказа проставляют непосредственно на этой копии для засвидетельствования ее соответствия оригиналу приказа.

Данную отметку размещают под реквизитом «Підпис». При этом если копия изготовлена не способом ксерокопирования уже подписанного руководителем предприятия приказа, а отпечатана на принтере как второй, третий или последующие экземпляры, то наличие личной подписи руководителя предприятия на копии не нужно; в реквизите «Підпис» указывают лишь наименование должности руководителя (например, президент компании, председатель правления, генеральный директор и т. д.), его инициал(ы) и фамилия.

Отметка о засвидетельствовании копии состоит из следующих элементов:

• слова «Згідно з оригіналом» (без кавычек);
• наименование должности лица, удостоверяющего копию, его личная подпись, расшифровка подписи (инициал(ы) и фамилия);
• дата засвидетельствования.

Например:

Згідно з оригіналом Начальник відділу кадрів Гордійчук В. Гордійчук 09.04.2012

Если нужно предоставить копии юридической силы, подпись лица, оформившего соответствующую отметку, может быть засвидетельствована оттиском печати. В таком случае, как правило, проставляют оттиск простой круглой печати службы делопроизводства (канцелярии, секретариата, общего отдела и т. д.) или службы кадров. Оттиск основной круглой печати предприятия в отметке о засвидетельствовании копии проставляют лишь тогда, если копию приказа направляют в постороннюю организацию, особенно — в орган государственной власти.

Например:

Генеральний директор ПрАТ «Горизонт»                            О. А. Машко Згідно з оригіналом Менеджер з персоналу Карпенко В. Г. Карпенко 10.04.2012

Обратить внимание. Копии приказов, предназначенные для внутреннего пользования на предприятии, удостоверять оттиском печати не нужно.

Следует отметить, что аналогичным способом оформляют и отметку о засвидетельствовании на извлечении из приказа.

Как правильно сформулировать в тексте приказа пункт о том, что он издан вместо предыдущего аналогичного приказа, или об изменениях в некоторые пункты другого распорядительного документа?

Если приказом отменяется предыдущий приказ (распоряжение), в предписывающей части проекта нового приказа отмечается пункт, который должен начинаться со слов: «Визнати таким, що втратив чинність…».

Изменения, вносящиеся в приказ (распоряжение), оформляются отдельным приказом (распоряжением), который должен иметь следующий заголовок: «Про внесення змін до наказу (розпорядження) від…» с указанием даты, номера, заголовка к тексту документа, куда вносятся изменения. Предписывающая часть приказа будет начинаться с такого пункта:

«1. Внести зміни до наказу (розпорядження)…».

А далее отдельными подпунктами формулируются изменения в распорядительный документ, например:

«1) пункт 3 викласти в такій редакції: …»;
«2) пункт 4 вилучити»;
«3) абзац другий пункту 5 доповнити словами…».

Если изменения в распорядительный документ оформляются на отдельном листе (листах), в первом пункте предписывающей части приказа указывается:

«1. Внести зміни до… (додаються)».

Как правильно написать в тексте приказа, что данный приказ следует довести до сведения руководителей филиалов, расположенных в областных центрах?

Согласно пункту 94 Типовой инструкции, в приказы (распоряжения) не может включаться пункт «Наказ (розпорядження) довести до відома…». Учреждения, их структурные подразделения, должностные (служебные) лица, до сведения которых доводится приказ (распоряжение), отмечаются в указателе (списке) рассылки, которую составитель готовит вместе с проектом распорядительного документа и передает в службу делопроизводства после подписания данного документа.

Следует ли нумеровать страницы приказа и допускается ли вообще печатать окончание приказа на обратной стороне листа, если на лицевом не хватает места?

Если приказ оформляется на двух и более листах, вторая и все последующие страницы обязательно должны быть пронумерованы. Номера страниц ставят посредине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «сторінка» и знаков препинаний. При этом нумеруют лишь те страницы, на которых оформлен документ, т. е. пустые страницы пропускают. Приказы временного (до 5 лет включительно) срока хранения, прежде всего приказы по административно-хозяйственным вопросам, допускается печатать с обеих сторон листа, а приказы долговременного срока хранения, в частности, кадровые приказы о приеме на работу, увольнении с работы, переводе на другую работу, перемещении на другую должность и т. д. и приказы по основной деятельности предприятия постоянного срока хранения — лишь с одной, лицевой.

Как оформить и зарегистрировать общий приказ, изданный от имени трех предприятий?

Общий приказ предприятий одного уровня оформляется на чистых листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм). При этом изображение эмблем или товарных знаков этих предприятий на приказе не воспроизводится. Наименования предприятий размещают на одном уровне, а название вида документа — посредине.

Дата общего приказа должна быть единой, соответствовать дате последней подписи, а регистрационный индекс документа — состоять из регистрационных индексов, которые проставляются через правостороннюю наклонную черточку в последовательности подписания приказа руководителями учреждений. При этом регистрационные номера на всех экземплярах приказа должны быть указаны в одной последовательности. Предписывающая часть начинается со слова «НАКАЗУЄМО». Подписи руководителей предприятий располагаются ниже текста на одном уровне и удостоверяются оттисками основных круглых печатей с идентификационным кодом этих предприятий (приложение 2).

Приложение 2
ПАТ «Впевненість»	ПАТ «Дбайливість»	ПрАТ «Надійність»
НАКАЗ
17.04.2012	м. Дніпропетровськ	№ 312/78/167
Заголовок до тексту
ТЕКСТ
Голова правління ПАТ «Впевненість» Рибачук Рибачук А. О.	Голова правління ПАТ «Дбайливість» Шовкун Шовкун Г. І.	Голова правління ПрАТ «Надійність» Ярема Ярема Б. В.
Візи

Следовательно, как видно из примера, регистрационный индекс № 312/78/167 приведенного общего приказа трех предприятий состоит из трех регистрационных номеров. Разумеется, что № 312 присвоен этому документу в ПАО «Впевненість», № 78 — в ПАО «Дбайливість» и соответственно № 167 — в ПрАО «Надійність».

Количество экземпляров общих приказов должно соответствовать количеству предприятий, которые их издают. Реквизиты и даже отдельные элементы реквизитов на всех экземплярах одного документа должны быть идентичны, поэтому в любом случае не допускаются никакие изменения в последовательности расположения реквизитов и их элементов. Несоответствие экземпляров такого распорядительного документа, как общий приказ, свидетельствует не только о низком уровне культуры делопроизводства, но и считается грубой ошибкой с юридической точки зрения.

Как правильно оформить документ, являющийся приложением к приказу? Нужно ли в самом приказе оформлять отметку о наличии приложений к нему?

Положения, инструкции, правила, порядки и другие документы нормативно-правового характера, подлежащие утверждению, могут быть оформлены как приложения к приказу. В таком случае на данных приложениях обязательно проставляется гриф утверждения, например:

ЗАТВЕРДЖЕНО Наказ директора ТОВ «Зоря» 18.04.2012 № 8

При этом в самом приказе реквизит «Відмітка про наявність додатків» не оформляют, а в соответствующих пунктах предписывающей части документа делают ссылку: «що додається» или «(додається)».

Кроме того, обращаем внимание, что документы нормативно-правового характера, утвержденные распорядительными документами и соответственно являющиеся приложениями к ним, в свою очередь также могут иметь приложения. То есть получается — приложение к приложению. Например, к индивидуальной инструкции по делопроизводству, утвержденной приказом руководителя предприятия, могут прилагаться перечни документов, унифицированные формы, образцы, шаблоны документов и т. д. На указанных приложениях делается отметка в верхнем правом углу первого листа, например:

Додаток 4 до Інструкції з діловодства (пункт 32)

Кроме документов нормативно-правового характера, к приказу могут прилагаться документы справочного или аналитического характера (графики, схемы, таблицы, списки и т. д.), которые также должны иметь отметку со ссылкой на соответствующий приказ, дату его издания и регистрационный номер, например:

Додаток до наказу голови правління ПрАТ «Бебі-Банк» 24.04.2012 № 121

В этом случае в тексте приказа отметка о наличии приложений указывается по тексту предписывающей части:

• «що додається»;
• «згідно з додатком»;
• «(додаток 1)»;
• «відповідно до додатка 2»;
• «(див. додаток 3)».

Приложения, как правило, оформляются на стандартных листах бумаги, имеющих собственную нумерацию. На втором, последующих и последнем листах приложения делается отметка: «Продовження додатка», «Закінчення додатка».

При наличии нескольких приложений на них указываются порядковые номера, например: Додаток 1, Додаток 2 и т. д. Знак «№» перед цифровым обозначением не ставится.

Все приложения к приказу визируются ответственным исполнителем и руководителем структурного подразделения, в котором издан приказ.

Приложения нормативно-правового характера (например, положения, инструкции, правила, порядки и т. д.), которые утверждаются распорядительными документами, подписываются руководителями структурных подразделений предприятия на лицевой стороне последнего листа приложения.

Статья предоставлена нашему порталу
редакцией журнала «Справочник кадровика»