Передаем личные дела и другие кадровые документы в архив
Личное дело формируется в течение всего времени работы работника на предприятии, в учреждении, организации (далее — предприятие) любой формы собственности: от приема его на работу до увольнения. После увольнения работника с работы его личное дело передается в архивное подразделение (далее — архив) предприятия для последующего хранения. Как правильно это сделать?
Состав документов личного дела
Личное дело работника предприятия — это совокупность оригиналов и копий документов, в которых содержатся сведения об образовании, военной службе, семейном положении, местожительстве, трудовой деятельности работника до приема на предприятие, а также самые полные сведения, которые подтверждают его трудовую деятельность на предприятии.
Основным нормативно-правовым актом, регламентирующим порядок формирования личных дел на предприятиях, являются Правила работы архивных подразделений органов государственной власти, местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций, утвержденные приказом Государственного комитета архивов Украины от 16 марта 2001 года № 16 (далее — Правила работы архивных подразделений).
Согласно пункту 3.2.12 Правил работы архивных подразделений в личных делах документы группируются в хронологическом порядке в меру их пополнения в такой последовательности:
внутренняя опись документов дела;
заявление о приеме на работу (контракт);
направление или представление;
личный листок по учету кадров;
автобиография;
документы об образовании (копии);
извлечение из распорядительных документов (приказов, распоряжений) о назначении, переводе на должность, увольнении работника;
приложение к личному листку по учету кадров;
справки и другие документы.
Среди других документов должно быть и согласие работника на обработку его персональных данных, которое работник в соответствии с Законом Украины «О защите персональных данных» от 1 июня 2010 года № 2297-VІ должен предоставлять при приеме на работу вместе с другими документами, содержащими персональные данные. Напомним, что, устраиваясь на работу, гражданин — будущий работник предпринимателя должен предоставить работодателю для оформления трудового договора (контракта, соглашения) прежде всего такие документы, как паспорт и справку органа государственной налоговой службы о присвоении идентификационного номера (кроме лиц, которые по своим религиозным или другим убеждениям отказались получить идентификационный номер, о чем имеют соответствующую отметку в паспорте).
При этом обращаем внимание на то, что согласно примечанию 1 к статье 493 Перечня типовых документов, которые создаются в деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденного приказом Министерства юстиции Украины от 12 апреля 2012 года № 578/5 (далее — Перечень типовых документов), справки с места проживания, медицинские справки и другие документы второстепенного значения хранятся только 3 года после увольнения работника. Учитывая то, что непосредственно личные дела должны храниться в течение 75 лет, соответствующие документы второстепенного значения следует изымать из личных дел через 3 года после увольнения работников.
Копии приказов (распоряжений) о взыскании, поощрении, изменении фамилии работника и т. д. в личное дело не включаются. Эти сведения вносят в приложение к личному листку по учету кадров или в трудовую книжку.
Обратить внимание. Личные дела государственных служащих в органах исполнительной власти формируют и ведут в порядке, утвержденном постановлением Кабинета Министров от 25 мая 1998 года № 731.
Требования к оформлению личных и других дел, касающихся кадровых вопросов
Кроме документов, которые входят в состав личных дел работников, на предприятии формируются в дела, ведут и со временем передают на хранение в архив в упорядоченном должным образом состоянии такие кадровые документы, как: личные карточки; приказы по кадровым вопросам; расчетно-платежные ведомости (лицевые счета по заработной плате) работников и т. д.
Все дела по кадровым вопросам со времени создания и ко времени передачи их в архив предприятия хранятся по месту формирования в соответствующих структурных подразделениях предприятия согласно номенклатуре дел. Так, расчетно-платежные ведомости (лицевые счета по заработной плате) работников хранят в финансовой службе (бухгалтерии) предприятия. Личные дела, личные карточки работников, приказы по кадровым вопросам, трудовые договоры (контракты, соглашения), трудовые книжки и т. д. на небольших предприятиях хранят, как правило, централизованно в службе делопроизводства (канцелярии), а на крупных и средних — в службе кадров.
Оформление дел по кадровым вопросам возлагается на работников кадровой службы при методической помощи работников архива предприятия. Оформление дела предусматривает:
нумерацию листов по делу;
составление внутренней описи документов дела и удостоверяющей надписи дела;
подшивку или оправку дела;
оформление обложки (титульного листа) дела.
Отметим, что с целью обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов по делу все его листы, кроме листов внутренней описи и удостоверяющей надписи, нумеруют арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу простым мягким карандашом или механическим нумеровщиком. Листы внутренней описи документов дела нумеруют отдельно.
Обратить внимание. Применять чернила, пасту или цветные карандаши для нумерации листов дела запрещено.
Если дело превышает 250 листов (30–40 мм толщиной), оно должна быть разделено на тома или части. При этом листы дел в каждом томе (части) следует нумеровать отдельно.
При наличии иллюстративных документов, в частности фотографий, которые являются отдельными листами дела, их нумеруют на обратной стороне в левом верхнем углу.
Лист формата, больше А4, подшивают за одну сторону и нумеруют как один лист в правом верхнем углу, а затем фальцуют его на формат А4.
Лист с плотно приклеенными документами (фотографиями, вырезками, извлечениями и т. д.) нумеруется как один лист. А если к документу подклеены одной стороной другие документы (вставки к тексту, вырезки, переводы и т. д.), каждый документ нумеруют отдельно.
Подшитые в дела конверты с заключениями нумеруются валовой нумерацией листов дела, при этом сначала нумеруют конверт, а затем каждое вложение в нем.
Подшитые в дела документы с собственной нумерацией листов хранят такую нумерацию, только если она соответствует последовательности расположения листов по делу.
Если есть много ошибок в нумерации листов дела, допущенных работником кадровой службы при формировании дела, их перенумеровывают при подготовке к передаче в архив предприятия. При этом старые номера зачеркивают одной черточкой наискосок и рядом ставят новый номер листа. Однако при наличии отдельных ошибок в нумерации листов дела допускается применение литерных номеров листов (например: 1-а, 19-б и т. д.).
Внутреннюю опись составляют на отдельном листе по форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их регистрационные индексы, даты, заголовки и номера листов, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи обязательно делают итоговую запись, в которой цифрами и буквами приводят количество документов, которые включены в опись, и количество листов внутренней описи. Внутреннюю опись должен подписать ее составитель. Изменения состава документов дела (включение дополнительных документов, исключение документов, замена оригиналов копиями и т. д.) отображают в графе «Примечания» со ссылкой на соответствующие оправдательные документы (приказы, решения, акты и т. д.), а к внутренней описи в этом случае составляют новую итоговую запись.
С целью учета количества листов по делу и фиксации особенностей их нумерации составляют удостоверяющую надпись дела.
Удостоверяющую надпись оформляют на отдельном листе, который размещают в конце дела. В нем цифрами и буквами отмечают количество листов по делу и отдельно, через знак «+» (плюс), количество листов внутренней описи.
В удостоверяющей надписи указывают следующие особенности нумерации документов дела:
наличие литерных и пропущенных номеров листов;
номера листов с наклеенными фотографиями, чертежами, вырезками и т. д.;
номера крупноформатных листов;
номера конвертов с заключениями и количество листов заключений.
Удостоверяющую надпись подписывает лицо, которое его составило. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (например, повреждение листов, замена оригинальных документов копиями, присоединение новых документов и т. д.) указывают в удостоверяющей надписи со ссылкой на соответствующий оправдательный документ (приказ, акт).
В случае большого объема перенумерации листов по делу в конце его составляют новую удостоверяющую надпись. Старую удостоверяющую надпись зачеркивают, однако она хранится по делу постоянно.
Дела по кадровым вопросам следует оправлять в твердую обложку. При этом все металлические связывания (скрепки, булавки и т. д.) изымают из документов.
Во время оправки или подшивки документов дела не позволяется касаться их текста. Если же текст документов напечатан слишком близко к левому краю листов, нужно нарастить корешки документов бумагой того же качества, что и носители текста документов.
Обложки дел оформляют по установленной Правилами работы архивных подразделений форме.
Перед передачей дел в архив предприятия должно быть внимательно проверено соответствие заголовков дел на обложках содержания подшитых документов. При необходимости в текст на обложках дел вносят уточнения или дополнительные сведения (проставляют номера приказов, указания на наличие копий документов и т. д.).
На обложках дел обязательно проставляют даты документов, помещенных в каждое дело. Если же дело состоит из нескольких томов (частей), на каждом из них проставляют крайние даты документов. Желательно отмечать точные календарные даты, т. е. число, месяц, год. При этом число и год следует помечать арабскими цифрами, а название месяца писать словами.
На обложке дела указывают его номер по описи, а также, по согласованию с архивом предприятия, — номер описи и номер архивного фонда, в котором в дальнейшем будет храниться это дело.
В случае изменения наименования предприятия или его структурного подразделения за период работы должностного лица, в течение которого отложили документы в его личном деле, на обложке дела указывают новое наименование предприятия (структурного подразделения), а предыдущее берут в скобки.
Надписи на обложках дел следует делать четко светостойкими чернилами или пастой.
Порядок передачи личных и других дел, касающихся кадровых вопросов, в архив
Дела постоянного, длительного (более 10 лет) хранения и по кадровым вопросам через два года после завершения их в текущем делопроизводстве передают в архив предприятия.
К тому же все дела по кадровым вопросам, как и дела постоянного и длительного (более 10 лет) хранения, передают в архив предприятия только по описям дел.
Описи дел как предприятия в целом (для предприятий с централизованным формированием и хранением дел), так и для каждого структурного подразделения отдельно (для крупных предприятий со сложной структурой) составляют по установленной Правилами работы архивных подразделений форме.
Опись дел структурного подразделения оформляют с соблюдением следующих правил:
номер описи структурного подразделения должен состоять из цифрового обозначения структурного подразделения по номенклатуре дел с придачей литерного индекса, который соответствует категории документов, включенных в дело, — «К» (кадры), «П» (постоянного хранения), «Т» (длительного хранения) и четырех цифр года, в котором заведены включенные в опись дела (например, 5К-2013);
графы описи заполняют в соответствии со сведениями, вынесенными на обложку (титульный лист) дела;
графа «Примечание» используется для отметок об особенностях физического состояния дел, о передаче дел другим структурным подразделениям, о наличии копий документов по делу и т. д.;
систематизация дел структурного подразделения, которые включаются в опись, должна соответствовать их систематизации по номенклатуре дел как структурного подразделения, так и предприятия в целом;
каждое дело вносят в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), каждый том (часть) вносят в опись под отдельным номером;
при внесении в опись подряд нескольких дел с повторяемым заголовком указывают полностью только заголовок первого дела, а остальные однородные дела помечают словами «то же», при этом другие сведения о делах вносят в опись полностью. Также полностью следует воспроизводить заголовок на каждом новом листе описи;
дела по кадровым вопросам вносят в опись по алфавиту, тематике, хронологии.
Описи дел ведут в течение нескольких лет с единой сплошной нумерацией дел. Дела каждого года составляют годовой раздел описи.
В конце описи делают итоговую запись с указанием (цифрами и буквами) количества дел, которые значатся по описи, первого и последнего номеров дел по описи, а также обусловливают особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера дел).
В годовой раздел описи вносят также дела, не завершенные в течение календарного года. В таких случаях в конце годовых разделов описи каждого в следующем году, в течение которого вели эти дела в делопроизводстве, указывают: «Документы по этому вопросу см. также в разделе за ______ год № ______», а графы 4 и 5 описи не заполняют.
Опись дел структурного подразделения подписывает составитель с указанием должности, согласовывает с руководителем делопроизводственной службы и утверждает руководитель структурного подразделения. Эта опись должна быть составлена в двух экземплярах, первый из которых передают вместе с делами в архив предприятия, а второй оставляют как контрольный экземпляр в структурном подразделении.
Принимает каждое дело работник архива предприятия в присутствии должностного лица, которое сдает документы. При этом в каждом экземпляре описи дел проставляют отметки о приеме того или иного дела. В конце каждого экземпляра описи цифрами и буквами проставляют отметки о фактическом количестве дел, которые передают в архив предприятия, номера отсутствующих дел, дату приема-передачи дел, а также подписи лиц, которые сдавали и принимали дела.
Обратить внимание. Дела в архив должны доставлять работники структурных подразделений, а не работники архива предприятия.
Требования к оформлению годового раздела описи дел по кадровым вопросам
В архиве предприятия на основании описей дел структурных подразделений составляют годовые разделы сводных описей дел всего предприятия. При этом описи дел постоянного, длительного (более 10 лет) хранения и по кадровым вопросам оформляют отдельно.
Так, годовой раздел описи дел по кадровым вопросам составляют по установленной Правилами работы архивных подразделений форме (приложение 1). Образец оформленного должным образом годового раздела описи дел по кадровым вопросам приведен в приложении 2.
Заголовки дел в описи следует систематизировать по номинальному признаку в такой последовательности:
приказы по кадровым вопросам;
списки (штатно-учетный состав) работников;
личные карточки работников;
личные дела работников;
расчетно-платежные ведомости (лицевые счета по заработной плате) работников;
трудовые книжки (невостребованные);
акты о несчастных случаях и т. д.
Обратить внимание. Личные дела и лицевые счета должны быть внесены в опись по году увольнения работника и систематизированы по алфавиту фамилий уволенных граждан.
Описи дел по кадровым вопросам предприятий, в деятельности которых образуются документы Национального архивного фонда, составляют в трех экземплярах, подписывает составитель и руководитель кадровой службы, одобряет экспертная комиссия предприятия, согласовывают с экспертно-проверяющей комиссией соответствующего государственного архива и утверждает руководитель предприятия.
Описи дел по кадровым вопросам предприятий, в деятельности которых не образуются документы Национального архивного фонда, составляют в двух экземплярах, подписывает составитель и руководитель кадровой службы, одобряет экспертная комиссия предприятия и утверждает руководитель предприятия.
Ласкаво просимо
Реклама
