Отдел кадров, как и каждое структурное подразделение любого предприятия, должен иметь номенклатуру дел. Ведь в результате его деятельности кадровые документы предприятия формируются в дела и хранятся в течение определенного времени. Можно даже утверждать, что в текущем делопроизводстве отдела кадров хранится наибольшее (по сравнению с другими структурными подразделениями) количество документов и ведется больше всего дел. Из статьи узнаете, что следует учитывать при составлении номенклатуры дел отдела кадров и т. д.
Ответственность за подготовку номенклатуры дел
Разработка проекта номенклатуры дел отдела кадров возлагается на работника данного подразделения, отвечающего за организацию делопроизводства в отделе. Подготовленная номенклатура дел подписывается руководителем отдела кадров, одобряется экспертной комиссией отдела кадров (если такая комиссия создана в данном структурном подразделении) и согласовывается с руководителем архивного подразделения предприятия.
Следовательно, номенклатура дел отдела кадров передается в службу делопроизводства (общего отдела, отдела делопроизводства и контроля, канцелярии и т. д.) для включения ее в сводную номенклатуру дел предприятия. На небольшом предприятии функции такой службы может исполнять один работник, ответственный за организацию общего делопроизводства (как правило, это секретарь).
Структура номенклатуры дел
При составлении номенклатуры дел отделу кадров следует учитывать все текущие дела, а также задачи, которые планируется выполнить в будущем году. Размещение дел в номенклатуре отдела кадров должно соответствовать степени важности решаемых вопросов с учетом взаимосвязи документов, включенных в конкретные дела.
Образец оформленной номенклатуры дел отдела кадров приведен в приложении 1.
Приложение 1
Образец номенклатуры дел отдела кадров* (формат А4, 210 х 297 мм)
ДЕРЖАВНЕ ПІДПРИЄМСТВО «ЗАВОД «ПЕРЕМОЖЕЦЬ»
Відділ кадрів
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ
12 грудня 2012 року № 2 м. Кам’янець-Подільський
на 2013 рік
05 — ВІДДІЛ КАДРІВ
Індекс справи
Заголовок справи (тому, частини)
Кількість справ (томів, частин)
Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за Типовим переліком
Примітка
1
2
3
4
5
05-01
Положення про відділ кадрів (копія)
До заміни новим
05-02
Правила, положення, регламенти, інструкції; методичні вказівки та рекомендації, що стосуються трудових відносин і роботи з кадрами
До заміни новими ст. 20-б
05-03
Посадові та робочі інструкції працівників підприємства
5 р.1 ст. 43
1 Після заміни новими
05-04
Накази директора з основної діяльності підприємства, що стосуються роботи відділу (копії)
Доки не мине потреба
05-05
Накази директора підприємства з кадрових питань (про прийняття на роботу, переміщення за посадою, переведення на іншу роботу, сумісництво, звільнення; атестацію, підвищення кваліфікації, стажування, присвоєння розряду; зміну біографічних даних; заохочення (нагородження, преміювання), оплату праці, нарахування різних надбавок, доплат, матеріальної допомоги)
75 р. ст. 16-б
05-06
Накази директора підприємства про надання відпусток працівникам з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці
75 р. ст. 16-б
05-07
Накази директора підприємства про надання відпусток по догляду за дитиною і відпусток за власний рахунок
75 р. ст. 16-б
05-08
Накази директора підприємства про надання працівникам щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням
5 р. ст. 16-б
05-09
Накази директора підприємства про направлення працівників у довгострокові відрядження в межах України та за кордон
75 р. ст. 16-б
05-10
Накази директора підприємства про стягнення, направлення працівників у короткострокові відрядження в межах України та за кордон
5 р. ст. 16-б
05-11
Документи (листки з обліку кадрів, заяви, подання, доповідні та пояснювальні записки, довідки, обхідні листки) до наказів з кадрових питань, що не увійшли до складу особових справ
3 р. ст. 491
05-12
Трудові договори (контракти, угоди), що замінюють накази з кадрових питань
75 р. ЕПК ст. 492
05-13
Особові справи (заяви, анкети, автобіографії, копії і витяги з наказів про прийняття, переміщення, звільнення, оголошення подяк, копії особистих документів, характеристики, листки з обліку кадрів)1 штатних працівників підприємства
75 р.2 ст. 493-в
1 Довідки з місця проживання, медичні довідки та інші документи другорядного значення — 3 роки після звільнення. 2 Після звільнення
05-14
Особові справи (картки обліку, приймання, переміщення та звільнення)1 осіб, які працюють за сумісництвом
75 р. 2 ст. 495
1 Документи (анкети, копії дипломів, заяви, дозволи), що є підставою для наказів з кадрових питань, — 3 роки. 2 Після звільнення
05-15
Характеристики працівників, які не мають особових справ
Доки не мине потреба ст. 498
05-16
Особові картки працівників (у тому числі тимчасових та працюючих за сумісництвом)
75 р.1 ст. 499
1 Після звільнення
05-17
Документи (листки з обліку кадрів, анкети, автобіографії, заяви) осіб, не прийнятих на роботу
1 р. ст. 500
05-18
Списки (штатно-обліковий склад) працівників організації
75 р. ст. 503
05-19
Трудові книжки працівників підприємства
До запитання, не затребувані — не менше 50 р. ст. 508
05-20
Документи (довідки, звіти, відомості) про облік наявності, руху, комплектування, використання трудових ресурсів
5 р. ст. 356
05-21
Відомості з обліку наявності й руху робочої сили
3 р. ст. 357
05-22
Документи (звіти, відомості, списки, довідки) про наявність вакантних посад, вивільнення працівників, прийняття працівників
5 р. ст. 363
05-23
Протоколи засідань, рішення атестаційних і кваліфікаційних комісій
5 р. ст. 636
05-24
Звіти і відомості про проведення атестації і встановлення кваліфікації
5 р. ст. 638
05-25
Списки членів атестаційних і кваліфікаційних комісій
5 р. ст. 639
05-26
Графіки проведення атестації і встановлення кваліфікації
1 р. ст. 640
05-27
Заяви про незгоду з рішеннями атестаційних і кваліфікаційних комісій та документи (довідки, висновки) про їх розгляд
5 р. ст. 641
05-28
Документи (доповіді, доповідні записки, довідки, відомості, заяви, плани, списки) про підвищення кваліфікації працівників та перепідготовку кадрів
5 р. ЕПК ст. 537
05-29
Документи (подання, клопотання, характеристики, витяги з рішень тощо) про представлення до нагородження державними, відомчими нагородами, присвоєння почесних звань, присудження премій
75 р. ЕПК ст. 654-б
05-30
Списки осіб, нагороджених державними та іншими нагородами, почесними званнями, преміями
75 р. ст. 658-б
05-31
Правила внутрішнього трудового розпорядку
1 р.1 ст. 397
1 Після заміни новими
05-32
Документи (доповідні записки, акти, листи) про порушення правил внутрішнього трудового розпорядку
1 р. ст. 398
05-33
Документи (заяви, доповідні записки, довідки, протоколи, рекомендації) про розв’язання трудових конфліктів
5 р. ЕПК ст. 400
05-34
Документи (звіти, довідки, висновки, доповідні записки) про переведення працівників на скорочений робочий день або неповний робочий тиждень
5 р. ЕПК 1 ст. 401
1 у разі важких, шкідливих, небезпечних умов праці — 75 років
05-35
Документи (графіки, заяви, відомості) про надання та використання щорічних, соціальних відпусток та відпусток без збереження заробітної плати
1 р. ст. 515
05-36
Заяви про надання додаткових відпусток у зв’язку з навчанням
1 р.1 ст. 516
1 Після закінчення навчального закладу
05-37
Копії довідок, виданих працівникам про стаж і місце роботи, заробітну плату тощо
3 р. ст. 517
05-38
Листування про переведення працівників до інших організацій
3 р. ст. 361
05-39
Листування про використання резервів виробництва, підвищення продуктивності праці
3 р. ст. 405
05-40
Листування про атестацію і встановлення кваліфікації
3 р. ст. 642
05-41
Листування з органами державної влади, органами місцевого самоврядування, організаціями вищого рівня, профспілковими органами про нагородження працівників, присвоєння почесних звань, присудження премій
5 р. ЕПК ст. 657
05-42
Журнал реєстрації наказів директора підприємства з кадрових питань (про прийняття на роботу, переміщення за посадою, переведення на іншу роботу, сумісництво, звільнення; атестацію, підвищення кваліфікації, стажування, присвоєння розряду; зміну біографічних даних; заохочення (нагородження, преміювання), оплату праці, нарахування різних надбавок, доплат, матеріальної допомоги; надання відпусток працівникам з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці, відпусток по догляду за дитиною і відпусток за власний рахунок; направлення працівників у довгострокові відрядження в межах України та за кордон)
75 р. ст. 121-б
05-43
Журнал реєстрації наказів директора підприємства з кадрових питань (про надання працівникам щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням; стягнення; направлення працівників у короткострокові відрядження в межах України та за кордон)
5 р. ст. 121-б
05-44
Журнали обліку трудових договорів (контрактів, угод), що замінюють накази з кадрових питань
75 р. ст. 527
05-45
Журнал обліку (алфавіт) особових справ штатних працівників
75 р. ст. 528
05-46
Журнал обліку (алфавіт) особових справ осіб, які працюють за сумісництвом
75 р. ст. 528
05-47
Журнал обліку видачі трудових книжок і вкладок до них
50 р. ст. 530-а
05-48
Журнал обліку осіб, направлених у довготривалі відрядження у межах України та за кордон
75 р. ст. 532-а
05-49
Журнал обліку осіб, направлених у короткотривалі відрядження у межах України та за кордон
5 р. ст. 532-б
05-50
Журнали обліку видачі посвідчень про відрядження
5 р.1 ст. 533
1 Після закінчення журналу
05-51
Книги обліку прибуття на роботу молодих спеціалістів
3 р. ст. 534
05-52
Книги обліку видачі довідок про стаж, місце роботи, заробітну плату
3 р. ст. 535
05-53
Журнал реєстрації посвідчень і перепусток працівників
3 р. ст. 1035
05-54
Журнали, листки обліку робітників, які суміщують професії
3 р. ст. 407
05-55
Табелі обліку використання робочого часу
1 р. ст. 408
05-56
Книга реєстрації приходу на роботу і виходу з роботи працівників
1 р. ст. 1037
05-57
Журнал реєстрації місцевих відряджень
1 р. ст. 1037
05-58
Журнал реєстрації листків непрацездатності
3 р.1 ст. 739
1 Після закінчення журналу
05-59
Приймально-здавальні акти з усіма додатками, складені в разі зміни посадових відповідальних та матеріально відповідальних осіб
3 р.1 ст. 45-б
1 Після зміни посадових відповідальних та матеріально відповідальних осіб
05-60
Номенклатура справ відділу кадрів
3 р.1 ст. 112-в
1 Після заміни новими та за умови передання справ до архівного підрозділу організації
Начальник відділу кадрів
Мусієнко
В. А. Мусієнко
СХВАЛЕНО Протокол ЕК відділу кадрів від 30.11.2012 № 4
ПОГОДЖЕНО Відповідальний за архів підприємства Татарчук І. Г. Татарчук 10.12.2012
____________________ * В образце приведены дела, наиболее типичные для подавляющего большинства кадровых служб. При разработке индивидуальной номенклатуры дел для отдела кадров конкретного предприятия следует учитывать специфику деятельности предприятия в целом, а также задачи, функции, права, обязанности и организацию работы соответствующего структурного подразделения, и руководствоваться действующим Типовым перечнем документов, а также типовыми (примерными) номенклатурами дел (при наличии таковых). Так, например, в образце не предусмотрены дела, касающиеся мобилизационной работы, охраны труда, пожарной безопасности предприятий. На малых и средних предприятиях формирование и ведение указанных дел может возлагаться на кадровые службы, а на больших предприятиях — на другие соответствующие структурные подразделения, например, отдел (сектор) по вопросам мобилизационной работы, отдел (сектор) по вопросам охраны труда, административно-хозяйственный отдел и т. д.
Номенклатуру дел отдела кадров составляют в трех экземплярах:
первый экземпляр хранится неприкосновенным по соответствующему делу отдела кадров;
второй — передается в службу делопроизводства для включения в сводную номенклатуру дел;
третий — используется в качестве рабочего экземпляра для формирования дел и оперативного поиска документов в отделе кадров.
Текст номенклатуры дел оформляют в виде таблицы, имеющей следующие графы:
1 — «Індекс справи»; 2 — «Заголовок справи (тому, частини)»; 3 — «Кількість справ (томів, частин)»; 4 — «Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком»; 5 — «Примітка».
Индекс дела
Графа первая номенклатуры дел — «Індекс справи» — состоит из индекса структурного подразделения предприятия (согласно штатному расписанию) и порядкового номера дела, например: 05–08, где 05 — индекс отдела кадров; 08 — номер дела в соответствии с порядком нумерации в пределах раздела номенклатуры дел.
Заголовок дела
Графа вторая — «Заголовок справи» — должна четко, в сжатой обобщенной форме отображать состав и содержание документов дела.
Обратить внимание. Не допускается употребление в заголовках дел неконкретных формулировок (например: «різні матеріали», «загальне листування», «вхідна кореспонденція», «вихідна кореспонденція» и т. д.), а также вставных слов и сложных синтаксических оборотов.
При формулировании заголовков дел учитывают такие признаки формирования дел, как: номинальный, авторский, корреспондентский, предметно-вопросительный, хронологический, географический. Документы можно формировать в дела по отдельному признаку или объединению признаков.
Учитывая указанные признаки, заголовок дела максимально может состоять из элементов, которые размещаются в такой последовательности:
наименование вида дела (переписка, журнал, книга и т. д.) или вида документов по делу (приказы, протоколы, акты и т. д.);
автор документов (наименование предприятия, наименование структурного подразделения или должности лица);
корреспондент или адресат (наименование предприятия, от которого поступили или которому адресованы документы);
краткое содержание документов дела (основной вопрос, которому посвящено дело);
наименование региона (территории), с которым связано содержание документов дела;
период (год, квартал, месяц), к которому относятся документы дела;
указание на наличие по делу копий документов (при наличии копий).
В заголовках личных (персональных) и других дел, содержащих документы по одному вопросу, связанные последовательностью организации процедур делопроизводства, применяют термин «дело», например: «Особова справа», «Персональна справа».
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, не связанные последовательностью организации процедур делопроизводства, применяют термин «документы», а после него в скобках указывают основные виды документов дела, например: «Документи (листки з обліку кадрів, заяви, подання, доповідні записки, довідки, копії довідок, обхідні листи) до кадрових наказів, що не увійшли до складу особових справ».
Кроме того, термин «документы» применяют также в заголовках дел, содержащих документы-приложения к любому нормативно-правовому акту или распорядительному документу учреждения, например: «Заяви про незгоду з рішеннями атестаційних і кваліфікаційних комісій та документи (довідки, висновки) про їх розгляд».
В заголовках дел, содержащих переписку, указывают корреспондента и вопрос, по которому заводят дело, например: «Листування з Міністерством соціальної політики України з приводу роз’яснення положень чинного трудового законодавства», «Листування з Міністерством фінансів України про застосування форм оплати праці, встановлення посадових окладів, застосування тарифних сіток, регулювання та витрати фонду заробітної плати», «Листування з підприємствами, установами та організаціями про переведення працівників».
В заголовках дел, содержащих переписку по одному вопросу, но со многими корреспондентами, таких корреспондентов не указывают вообще, например: «Листування про організацію семінарів з підвищення кваліфікації працівників кадрових служб».
Если в дело группируется планово-отчетная документация, то в заголовке обязательно указывают период (месяц, квартал, год), за который создан документ, например: «Річні статистичні звіти про чисельність, склад і рух кадрів».
Сведения о копировании документов указывают в конце заголовка, например: «Положення про відділ кадрів (копія)».
Разрабатывая номенклатуру дел отдела кадров на основе примерной номенклатуры дел и принимая во внимание ее рекомендательный характер, следует иметь в виду, что:
с примерной номенклатуры переносят только те заголовки дел, документы которых фактически образуются в деятельности отдела кадров конкретного предприятия. Кроме того, в индивидуальную номенклатуру дел отдела кадров можно включать также заголовки дел, не предусмотренные примерной номенклатурой;
заголовки дел, приведенные в примерной номенклатуре, обязательно конкретизируют и уточняют (указывают виды документов, авторов, корреспондентов и т. д.);
в зависимости от количества документов по делу и сроков их хранения в индивидуальной номенклатуре дел отдела кадров допускается объединять или дробить дела, указанные в примерной номенклатуре. Например, объединить в одном деле такие документы: графики предоставления отпусков, заявления о предоставлении отпусков и сведения об использовании отпусков.
Количество дел
Графу третью номенклатуры дел — «Кількість справ» — заполняют после окончания делопроизводственного года, когда известно, какое количество дел образовались в прошлом делопроизводственном году. Эти данные отображают также в итоговой записи, которую обязательно оформляют по окончании делопроизводственного года (приложение 2).
Приложение 2
Пример заполнения итоговой записи о категориях и количестве заведенных дел (формат А4, 210 х 297 мм)
Підсумковий запис про категорії та кількість справ, заведених у 2012 році у відділі кадрів
За строками зберігання
Разом
Серед них
таких, що переходять на наступний рік
з позначкою «ЕПК»
Постійного
—
—
—
Тривалого (понад 10 років)
518
378
3
Тимчасового (до 10 років включно)
42
15
4
Разом
560
393
7
Менеджер з персоналу (посада особи, відповідальної за діловодство у структурному підрозділі)
Любомиренко (особистий підпис)
С. Т. Любомиренко (ініціал(и), прізвище)
31.12.2012
Підсумкові відомості передано до служби діловодства.
Завідувач канцелярії (посада особи, відповідальної за передавання відомостей)
Жарманчук (особистий підпис)
І. М. Жарманчук (ініціал(и), прізвище)
31.12.2012
Сроки хранения дел
Сроки хранения дел и ссылки на статьи Перечня типовых документов, которые создаются в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденного приказом Министерства юстиции Украины от 12 апреля 2012 года № 578/5 (вступил в силу с 1 января 2013 года; далее — Типовой перечень), или соответствующего отраслевого перечня документов со сроками хранения (далее — отраслевой перечень) указывают в четвертой графе номенклатуры дел.
Обратить внимание. В некоторых случаях, если предусматривается формировать в дело документы с разными временными сроками хранения, устанавливают максимальный срок хранения (например, для дела с документами, сроки хранения которых составляют три и пять лет, следует установить пятилетний срок хранения).
Срок хранения личных дел и личных карточек работников (в т. ч. временных и работающих по совместительству); трудовых договоров (контрактов, соглашений), заменяющих приказы по кадровым вопросам (личному составу); протоколов, извлечений из протоколов и документов к ним (списков трудов, отчетов, отзывов) конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избрания на должности; документов (характеристик, аттестационных анкет, заключений и т. д.) о проведении аттестаций и установлениях квалификации, вошедших в личные дела, — 75 лет без учета возраста работников на момент их увольнения.
Обратить внимание. Для дел, содержащих копии документов, срок хранения не устанавливают, поскольку данные документы на хранение не передаются, а в четвертой графе указывают: «Доки не мине потреба» или «До заміни новими». Поэтому в приведенном образце номенклатуры дел отдела кадров такие дела подаем без указания статьи перечня.
Кроме того, сроки хранения дел, сформированных из документов, имеющих длительное практическое значение, могут уточняться в примечаниях, например: «Після закінчення строку дії договору», «Після заміни новими», «Після затвердження» и т. д.
Для некоторых дел рядом со сроком хранения проставляют отметку «ЭПК». Она означает, что некоторые документы из состава этих дел могут вноситься в Национальный архивный фонд (далее — НАФ). После проведения дополнительной экспертизы ценности окончательное решение о внесении в НАФ или уничтожении таких документов для предприятий — источников формирования НАФ постановляют экспертно-проверяющие комиссии (далее — ЭПК) соответствующих государственных архивов.
Отметку «ЭПК» проставляют только тогда, если она предусмотрена действующим типовым или отраслевым перечнем документов, а также в некоторых случаях, когда определение конкретных сроков хранения того или иного дела усложняется из-за того, что в нем сформировано много всевозможных видов документов.
Примечания к номенклатуре дел
В пятой графе номенклатуры дел проставляют отметки о заведении дел, передаче их в архив, о переходных делах, о лицах, ответственных за ведение этого дела, и т. д.
Закрытие номенклатуры дел
В конце делопроизводственного года сводную номенклатуру дел предприятия и номенклатуры дел всех структурных подразделений, в т. ч. и отдела кадров, обязательно закрывают итоговой записью, в которой указывают категории и количество фактически заведенных за год дел. Итоговую запись номенклатуры дел отдела кадров подписывает работник, ответственный за организацию кадрового делопроизводства, и передает итоговые сведения в службу делопроизводства. Руководитель службы делопроизводства (лицо, ответственное за делопроизводство на предприятии) сводит все сведения воедино, подписывает итоговую запись сводной номенклатуры дел и уведомляет руководителя архивного подразделения (лицо, ответственное за архив предприятия) о фактическом наличии дел, заведенных на предприятии за год.
Ежегодно (в конце каждого делопроизводственного года) номенклатуру дел отдела кадров и других структурных подразделений и сводную номенклатуру дел пересматривают и уточняют. Внеся все изменения и дополнения, номенклатуру дел обязательно перепечатывают. Новая номенклатура дел вводится в действие с 1 января нового года.
Статья предоставлена нашему порталу редакцией журнала
Ласкаво просимо
Реклама