Не все физические лица — субъекты предпринимательской деятельности (далее — частные предприниматели), использующие труд наемных работников, четко знают и выполняют существующие требования по ведению трудовых книжек работников, исправлению неверных записей или ошибок, внесенных в них, а также о порядке хранения трудовых книжек, которые являются документами строгой отчетности.
В соответствии со ст. 48 КЗоТ и на основании п. 1.1 Инструкции № 58 трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника. Та же ст. 48 КЗоТ обязывает частных предпринимателей вести трудовые книжки на всех работников, которые работают у них свыше 5 дней. Образцы бланков трудовой книжки и вкладыша к ней утверждены постановлением № 301.
При оформлении трудовых книжек необходимо руководствоваться Инструкцией № 58. Однако данная Инструкция содержит в себе немало противоречий и неточностей, что нередко приводит к ошибкам.
При трудоустройстве на работу работники обязаны подать трудовую книжку, оформленную в установленном порядке (п. 2 постановления № 301).
Заполнение трудовой книжки на лиц, которые трудоустраиваются впервые
Указанные лица принимаются на работу без трудовой книжки. По общему правилу таким работникам трудовая книжка оформляется не позднее пяти дней после приема на работу.
Следует отметить, что ни в КЗоТ, ни в Инструкции № 58 ничего прямо не сказано о возможности частными предпринимателями оформить трудовую книжку (заполнить чистый бланк трудовой книжки) наемному работнику, который начинает впервые свою трудовую деятельность у данного физического лица. Трудовое законодательство также не предусматривает возможности оформления таких трудовых книжек центрами занятости, в которых регистрируются договора между физическими лицами, использующими наемный труд, и наемными работниками.
Однако, в соответствии с требованием ст. 2 КЗоТ работники реализуют свое право на труд путем заключения трудового договора о работе на предприятии, в учреждении, организации или у физического лица. Значит, и на наемных работников и на физических лиц, использующих труд наемных работников, распространяется действие трудового законодательства. Несмотря на то, что по вопросу оформления впервые трудовой книжки наемному работнику непосредственно частными предпринимателями имеются пробелы, которые требуют корректировки.
Практика показывает, что многие частные предприниматели требуют от лиц, которые впервые начинают у них свою трудовую деятельность и не имели ранее трудовой книжки, предъявить чистый бланк трудовой книжки для внесения в нее сведений о работе.
Однако на основании п. 6.3 Инструкции № 58 собственник или уполномоченный им орган обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. При этом п. 6.1 Инструкции № 58 установлено, что при выписывании трудовой книжки или вкладыша к ней, или дубликата трудовой книжки с работника взыскивается сумма ее стоимости.
На титульном листе трудовой книжки в соответствии с п. 2.11 Инструкции № 58 записывается полностью фамилия, имя, отчество работника (сокращения не допускаются), а также дата рождения. Эти сведения указываются на основании паспорта или свидетельства о рождении. После указания даты заполнения трудовой книжки, в соответствии с п. 2.12 работник своей подписью заверяет правильность внесенных записей. Кроме работника, первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовой книжки.
Следует отметить, что Инструкция № 58 не содержит разъяснений о возможности оформления физическим лицом — СПД трудовой книжки. Но и запрета по оформлению первой записи в трудовой книжке частными предпринимателями в законодательстве также не существует.
Ведение трудовых книжек наемных работников
Порядок ведения трудовых книжек на работников, работающих у частных предпринимателей, определен п. 2.20-1 Инструкции № 58.
Распространенной ошибкой при заполнении трудовых книжек физическими лицами, использующими труд наемных работников, является оформление записей только на одном языке, как правило, русском. В соответствии с п. 2.1 Инструкции № 58 трудовые книжки и вкладыши к ним заполняются в соответствующих разделах на украинском и русском языках.
Записи в трудовой книжке выполняются аккуратно шариковой ручкой или пером, чернилами черного, синего или фиолетового цвета. На основании п. 2.4 Инструкции № 58 записи в трудовой книжке выполняются арабскими цифрами (число и месяц — двузначными), например, «25.04.2011».
Частные предприниматели согласно требованиям п. 2.14 Инструкции № 58 обязаны вносить в трудовые книжки работников только те названия работ, профессий и должностей, которые содержатся в национальном классификаторе профессий ДК 003:2010, вступившим в силу с 01.11.2010 г.
Согласно п. 14 Порядка № 260 записи о регистрации и снятии с регистрации трудового договора дают право частному предпринимателю внести записи в трудовую книжку работника о принятии и увольнении его с работы.
При приеме на работу вносится запись: «Принят на работу (далее указывается профессиональная характеристика работ) по трудовому договору (указываются дата и номер договора), зарегистрированному в государственной службе занятости (указывается полное название центра занятости)». При этом в графе 4 указывается, на основании чего внесена запись (дата и номер регистрации трудового договора государственной службой занятости: «Трудовой договор (номер), зарегистрированный (дата)»).
При увольнении делают такую запись: «Уволен с работы (далее указывается основание освобождения со ссылкой на соответствующие статьи КЗоТ Украины)», при этом в графе 4 указывается дата снятия трудового договора с регистрации государственной службой занятости: «Трудовой договор (номер) снято с регистрации (дата)». В соответствии с п. 2.26 Инструкции № 58 днем увольнения считается последний день работы. Записи об увольнении вносятся в трудовые книжки работникам в день их увольнения, и выдаются работнику в этот же день. При задержке выдачи трудовой книжки по вине частного предпринимателя с виновника взыскивается средний заработок за все время вынужденного прогула. Днем увольнения в таком случае считается день выдачи трудовой книжки.
Внесенные частным предпринимателем записи в трудовые книжки работников заверяются подписью и печатью должностного лица органа государственной службы занятости, который регистрировал договор (п. 15 Порядка № 260).
В соответствии с п. 2.20-1 Инструкции № 58 трудовые книжки работников, которые работают на условиях трудового договора у частного предпринимателя, хранятся непосредственно у работников.
В отличие от предприятий, учреждений и организаций, частные предприниматели не вносят сведения о трудовых книжках своих наемных работников (при их приеме) в Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, утвержденную приказом № 277. Объясняется это тем, что трудовые книжки в течение всей трудовой деятельности у физического лица, как мы уже говорили, находятся непосредственно у работников.
На лиц, работающих у физического лица — СПД по совместительству, трудовые книжки ведутся только по основному месту работы.
При переводе работника на другую работу или должность соответствующая запись отдельной строкой вносится в его трудовую книжку физическим лицом — СПД (например, переведен на должность бухгалтера). В графе 4 указывается документ, которым работник переведен на другую должность, а также дата издания данного изменения или дополнения к заключенному с работником ранее трудовому договору. Все изменения или дополнения к трудовому договору, зарегистрированному государственной службой занятости, должны быть также зарегистрированы данной службой, причем изменения и дополнения вносятся во все три экземпляра действующего трудового договора, заключенного между физическим лицом — СПД и наемным работником.
На основании п. 2.13 Инструкции № 58 изменение записей в трудовой книжке о фамилии, имени, отчестве и дате рождения выполняется собственником или уполномоченным им органом по последнему месту работы на основании документов (паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества) со ссылкой на номер и дату этих документов. Соответствующие изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается, например, прежняя фамилия или отчество, дата рождения и записываются новые данные со ссылкой на соответствующий документ на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью руководителя предприятия или специально уполномоченного им лица и печатью предприятия или печатью отдела кадров.
Таким образом, если у работника в период его трудовой деятельности у частного предпринимателя, изменилась фамилия на основании свидетельства о регистрации брака, то данное физическое лицо правомочно внести в трудовую книжку данному работнику соответствующее изменение.
Законодателю следовало бы обратить на данный факт внимание и ликвидировать в Инструкции № 58 имеющиеся противоречия по праву внесения предприятием таких записей, закрепив конкретно такое же право за физическими лицами — субъектами предпринимательской деятельности, использующими наемный труд.
Устранение ошибок в записях, внесенных в трудовую книжку
В случае выявления неправильной или неточной записи сведений о работе, переводе и др., исправления выполняются собственником предприятия или уполномоченным им органом, где была сделана соответствующая запись (п. 2.6 Инструкции № 58). Таким образом, если физическое лицо — СПД допустило ошибку или внесло в трудовую книжку неверную запись, то это же физическое лицо должно ее исправить.
В разделе «Сведения о работе», «Сведения о награждении», «Сведения о поощрениях» трудовой книжки (вкладыша) зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей не допускается.
На основании п. 2.10 Инструкции № 58 в случае необходимости изменения записи сведений о работе после указания соответствующего порядкового номера, даты внесения записи в графе 3 пишется: «Запись под № (таким-то) недействительна. Принят на такую-то должность (профессию)» и в графе 4 повторяются дата и номер приказа (распоряжения) собственника предприятия или уполномоченного им органа, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку. Следует отметить, что в Инструкции № 58 также не предусмотрено исправление неверной записи или внесенной ошибки непосредственно физическим лицом — субъектом предпринимательской деятельности. Однако учитывая, что на всех физических лиц, зарегистрированных субъектами предпринимательской деятельности, распространяется действие трудового законодательства, значит, исправление этими лицами неверных записей в трудовой книжке юридически не противоречит законодательству.
Обращаем внимание! Для исправления неправильной или неточной записи Инструкцией № 58 не предусмотрен и не учтен тот факт, что физическое лицо — СПД, которое допустило в трудовой книжке работника ошибку и исправляет ее, приказы о приеме, переводе и увольнении не издает, а только заключает с работниками трудовой договор, регистрируемый в государственной службе занятости. А при увольнении работника снимает в этой же службе договор с регистрации.
Если физическое лицо — СПД не исправит неверную запись или внесенную в трудовую книжку ошибку, то другому юридическому лицу или другому субъекту предпринимательской деятельности, если работник в дальнейшем будет принят к ним на работу, исправить данную запись согласно Инструкции № 58 невозможно.
В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении, переводе на другую постоянную работу (временный перевод в трудовую книжку не заносится), в случае незаконного увольнения или перевода, установленного органом, рассматривающим трудовые споры, восстановления на предыдущей работе или изменения формулировки причины увольнения.
Для исправления указанных пробелов целесообразнее было бы в Инструкцию № 58 внести изменения, в соответствии с которыми дать право предприятиям, учреждениям и организациям, а также физическим лицам — субъектам предпринимательской деятельности, допустившим ошибку или неверную запись в трудовой книжке, на издание нового приказа (с даты обнаружения такой ошибочной записи) и таким образом исправить внесенную ими же ошибку.
Многие физические лица — СПД не знают требование п. 3.1 Инструкции № 58, в соответствии с которым, в случае, если в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, то трудовая книжка дополняется вкладышем, но не новым бланком трудовой книжки, как это ошибочно осуществляется субъектами предпринимательской деятельности. Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется собственником или уполномоченным им органом по месту работы работника в таком же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен.
Надеемся, что приведенные требования и рекомендации помогут избежать частным предпринимателям ошибок, допускаемых при заполнении трудовых книжек наемным работникам.
Ласкаво просимо
Реклама