Какие нормативные требования должны соблюдаться при приведении названий должностей работников в соответствие с Классификатором профессий, в частности работников, находящихся в отпуске по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста? Нужно ли отзывать из отпуска таких работников? Кто должен готовить проект приказа об установлении и размере надбавок к должностным окладам: работники бухгалтерии или отдела кадров? Рассмотренные автором примеры принятия управленческих решений помогут работникам кадровых служб в практической работе.

Мы хотим привести в соответствие с Классификатором профессий отдельные должности, в частности бухгалтеров-кассиров. Однако некоторые из них сейчас находятся в отпуске по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста. Как правильно провести указанную процедуру и обязательно ли вызывать работниц для написания ими соответствующих заявлений?

Изменение наименования должности считается изменением существенных условий труда. В соответствии с частью третьей статьи 32 КЗоТ Украины об изменении существенных условий труда — систем и размеров оплаты труда, льгот, режима труда, установления или отмены неполного рабочего времени, совмещения профессий, изменения разрядов и наименования должностей и пр. — работник должен быть извещен не позже чем за два месяца. Изменение существенных условий труда допускается при проведении изменений в организации производства и труда и при продолжении работы по той же специальности, квалификации или должности.

В приведенной корреспондентом ситуации изменения наименования должности должны проводиться с целью приведения действующих на предприятии, в учреждении, организации (далее — предприятие) наименований должностей, которые в нарушение требований законодательства объединяли в одну должность две различные должности, в соответствие с требованиями Национального классификатора Украины ГК 003:2010 «Классификатор профессий» (далее — КП). То есть фактически на предприятии в одну должность были объединены две должности, предусматривающие разные трудовые обязанности. По нашему мнению, переименование должности «Бухгалтер-кассир» на должность «Бухгалтер» обуславливает также изменение трудовых функций, которые необходимо учитывать при реализации изменений в организации производства и труда.

Прежде всего следует легализовать необходимость проведения изменений в организации производства и труда. В соответствии со статьей 13 КЗоТ изменения в организации производства и труда являются одним из элементов коллективного договора предприятия. Таким образом, их содержание должно быть согласовано работодателем с органом, представляющим интересы трудового коллектива, в порядке, установленном для внесения изменений или дополнений в коллективный договор. Сама по себе необходимость приведения наименований должностей в соответствие с требованиями КП уже является основанием для разработки и утверждения изменений в организации производства и труда.

Для реализации согласованных изменений в организации производства и труда работодатель издает приказ, в котором должно быть конкретно указано содержание данных изменений (необходимость приведения наименований должностей в соответствие с требованиями КП, в чем конкретно состоят изменения существенных условий труда (переименование должностей, изменение объема трудовых обязанностей), а также даются поручения соответствующим должностным лицам осуществить определенные мероприятия, связанные с введением изменений существенных условий труда, в частности, персонально предупредить работников, которых касаются вышеупомянутые нововведения, об изменении существенных условий труда. Во исполнение названного приказа ответственное должностное лицо должно вручить работникам уведомления об изменении существенных условий труда.

Обратить внимание. Уведомления должны быть вручены и работникам, находящимся в отпуске по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста.

Законодательством не обусловлен конкретный механизм уведомления работников об изменении существенных условий труда. Однако подтверждение факта уведомления работника является необходимым элементом в случае принятия решения относительно его увольнения по пункту 6 статьи 36 КЗоТ Украины.

Таким образом, работникам, находящимся в отпуске по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста, в случае невозможности их персонального прибытия на предприятие, извещения могут направляться заказным письмом с описью вложений и почтовым уведомлением о вручении. В извещении об изменениях существенных условий труда, кроме сути самих изменений, новых условий труда, последствий перехода работника на работу с новыми условиями труда, должна быть указана просьба работодателя к работнику в течение двух месяцев со времени его получения прислать работодателю письменное согласие на продолжение работы после изменения существенных условий труда или отказ от этого. Иными словами, работник должен подать заявление о переводе на должность «Бухгалтер» или заявление об отказе от такого перевода.

Кроме того, следует учесть, что на рабочих местах работников, находящихся в отпуске по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста, по срочным трудовым договорам работают другие работники.

В ходе ликвидации старых рабочих мест («Бухгалтер-кассир») и создания новых («Бухгалтер») работники, работающие по срочным трудовым договорам, не могут быть уволены по пункту 2 статьи 36 КЗоТ в связи с истечением срока действия трудового договора, поскольку основные работники не приступили к исполнению своих трудовых обязанностей. С соблюдением определенных условий их могут уволить по инициативе работодателя лишь по пункту 1 статьи 40 КЗоТ в связи с ликвидацией должности «Бухгалтер-кассир». Однако они могут быть переведены на новые рабочие места («Бухгалтер») на условиях срочного трудового договора лишь после того, как на эти новообразовавшиеся рабочие места будут переведены основные работники, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста.

При условии, что основной работник не даст согласия на перевод на новообразовавшуюся должность «Бухгалтер», работник, работающий по срочному трудовому соглашению, имеет преимущественное право претендовать на эту работу на условиях бессрочного трудового договора в соответствии с частью второй статьи 40 КЗоТ.

Поскольку работники, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста, в соответствии со статьей 184 КЗоТ в случае отказа от продолжения работы в связи с изменением существенных условий труда не могут быть уволены по пункту 6 статьи 36 КЗоТ, работодатель должен приложить максимум усилий для разъяснения указанным работникам необходимости проведения изменения наименования должности и отсутствия для них отрицательных последствий такого переименования должности.

Кто должен готовить проект приказа об установлении и размере надбавок к должностным окладам: работники бухгалтерии или отдела кадров? Как внести в штатное расписание надбавки, если их на один должностной оклад приходится более 20 и все они разные по размеру (на предприятии работает более 300 работников, а наименований должностей — около 30)?

Объем работ, которые работник должен выполнять в процессе своей трудовой деятельности, в соответствии со статьей 21 КЗоТ должен определяться в трудовом договоре, заключенном между работником и работодателем. На практике большей частью трудовые договоры с работниками заключаются в устной форме, а объем трудовых обязанностей определяется в должностной или рабочей инструкции работника. Основой для разработки должностных инструкций работников, фактически закрепляющих их обязанности, права и ответственность, а также положений о структурных подразделениях, определяющих роль и место последних в системе управления предприятием, являются справочники квалификационных характеристик профессий работников, которые, по сути, представляют систематизированные по видам экономической деятельности сборники описаний профессий, приведенных в КП. На данное время существует около 90 отраслевых выпусков таких справочников.

Следует подчеркнуть, что в справочниках определен перечень лишь основных работ, присущих той или иной должности или профессии, исходя из установленного в сферах экономики разделения и кооперации труда. Конкретный перечень должностных обязанностей определяется должностными или рабочими инструкциями работников, разрабатываемыми и утверждаемыми работодателями обязательно на основе соответствующего справочника, однако с учетом задач и обязанностей, функций, прав, ответственности работников определенных профессиональных групп и особенностей штатного расписания предприятия.

Обратить внимание. Если у работодателя возникает необходимость, задачи и обязанности, которые включены в типовую квалификационную характеристику той или иной должности, могут быть распределены между отдельными исполнителями либо круг задач и обязанностей отдельных работников может быть расширен с поручением им работ, предусмотренных для различных групп должностей, равных по сложности, выполнение которых не требует другой специальности, квалификации.

Все должностные инструкции, разрабатываемые на предприятиях, должны быть взаимосвязаны, чтобы не допускать дублирования в работе работников.

Типовые квалификационные характеристики, указанные в Справочнике квалификационных характеристик профессий работников, Раздел 1 «Профессии руководителей, профессионалов, специалистов и технических служащих» Выпуска 1 «Профессии работников, являющиеся общими для всех видов экономической деятельности», утвержденного приказом Министерства труда и социальной политики Украины от 29 декабря 2004 года № 336, не предусматривают обязанности работника готовить проекты приказов по установлению доплат или надбавок к должностным окладам. Однако из содержания некоторых из них следует, что такая обязанность может быть возложена на работников различных структурных подразделений предприятия.

Пример

Директор по кадровым вопросам и быту организовывает и координирует разработку комплекса мероприятий по повышению трудовой мотивации работников всех категорий на основе реализации гибкой политики материального стимулирования, улучшения условий труда, повышения ее содержательности и престижности, рационализации структур и штатов, по укреплению дисциплины труда. Он должен знать формы и системы оплаты труда и стимулирования персонала, методы оценки работников и результатов их труда. Завершением комплекса мероприятий по повышению трудовой мотивации работников всех категорий на основе реализации гибкой политики материального стимулирования может быть проект приказа об установлении работникам в соответствии с существующим на предприятии положением об оплате труда определенных доплат и надбавок к должностным окладам. Экономист по труду, составляющий штатные расписания согласно утвержденной структуре управления, схемам должностных окладов, фондам заработной платы и действующим нормативам, вносит в них изменения, а также определяет на основе действующих положений размеры премий, также мог бы подготовить проект приказа об установлении работникам доплат или надбавок к должностному окладу. В соответствии с типовой квалификационной характеристикой он осуществляет контроль за соблюдением штатной дисциплины, расходованием фонда заработной платы, за правильностью установления наименований профессий, применением тарифных ставок и расценок, должностными окладами, доплатами, надбавками и коэффициентами к заработной плате, за тарификацией работ и установлением в соответствии с квалификационным справочником разрядов и категорий, а также за соблюдением режимов труда и отдыха, норм трудового законодательства.

Наряду с этим, возможно, возникнет вопрос: может ли одно и то же должностное лицо готовить проекты приказов об установлении доплат или надбавок к должностным окладам и одновременно осуществлять контроль за правильностью применения доплат, надбавок, межквалификационных коэффициентов к заработной плате? Трудовое законодательство не запрещает подобного объединения функций в должностной инструкции одного работника. Тот же экономист по труду согласно типовой квалификационной характеристике при составлении штатного расписания должен обеспечить применение наименований профессий в соответствии с КП. Также он осуществляет контроль за правильностью установления наименований профессий. Однако насколько такое объединение функций будет соответствовать интересам производства или предприятия в целом должны решать лишь собственник или уполномоченный им орган.

По нашему мнению, подготовка проектов приказов об установлении работникам, в соответствии с действующими на предприятии положениями, надбавок или доплат более относится к функциональным обязанностям работников кадровой службы, чем работников бухгалтерии. Указанное основывается на том, что к прямым обязанностям работников кадровой службы предприятия отнесена подготовка проектов приказов об оформлении, изменении и расторжении трудовых правоотношений.

Одним из условий трудового договора является уровень оплаты труда, который должен быть отражен в приказе о приеме на работу. В соответствии с типовой формой № П-1 «Приказ (распоряжение) о приеме на работу», утвержденной приказом Госкомстата Украины от 5 декабря 2008 года № 489, в данном документе должны быть указаны не только размер тарифной ставки или должностного оклада работника, но и наименование и размер надбавок и доплат, установленных при заключении трудового договора. Дальнейшее изменение наименований или размеров установленных работнику надбавок и доплат будет нуждаться во внесении изменений в вышеназванный приказ. Естественно, более квалифицированно это могут сделать работники именно кадровой службы предприятия.

Обратить внимание. В приказе размеры доплаты или надбавки могут устанавливаться как в виде процентов к размеру должностного оклада, так и в виде конкретной суммы в гривнах. При установлении доплаты или надбавки в штатное расписание предприятия их размер должен указываться лишь в виде конкретной суммы в гривнах.

Что касается содержания штатного расписания предприятия, необходимо отметить следующее. Законодательством Украины не утверждены унифицированная типовая форма и методология составления и утверждения штатного расписания, которые были бы обязательными для предприятий, независимо от их организационно-правовых форм или видов деятельности. Однако приказом Министерства финансов Украины «Об утверждении документов, применяемых в процессе выполнения бюджета» от 28 января 2002 года № 57 утверждены две формы штатного расписания, которые являются обязательными для соблюдения бюджетными учреждениями и организациями.

Одна из этих форм, имеющая название «Штатное расписание на ____ год» и являющаяся обязательной для органов государственного управления и местного самоуправления, содержит следующие данные:

• названия структурных подразделений и должностей в этих подразделениях;
• количество каждой штатной должности;
• размер должностного оклада;
• месячный фонд оплаты труда по каждой из штатных должностей.

Другая форма, имеющая название «Типовое штатное расписание на ____ год» и являющаяся обязательной для всех субъектов хозяйствования, которые содержатся за счет бюджетных средств, кроме органов государственного управления и местного самоуправления, — более широкая и содержит следующие данные:

• названия структурных подразделений и должностей в этих подразделениях;
• количество каждой штатной должности;
• размер должностного оклада;
• размеры и названия конкретных надбавок и доплат по каждой из штатных должностей, при условии, что они должны ежемесячно выплачиваться работникам;
• месячный и годовой фонды оплаты труда по каждой из штатных должностей.

Невозможно понять мотивы установления различных форм штатного расписания для бюджетных учреждений или организаций, однако указанное дает возможность другим субъектам хозяйствования, не содержащимся за счет бюджетных средств, исходя из правила аналогии законодательства, самостоятельно избирать одну из вышеприведенных форм штатного расписания, которая будет для них более удобной в пользовании.

По нашему мнению, для предприятий, использующих широкий спектр надбавок и доплат, или при условии, что размер этих доплат или надбавок в соответствии с законодательством может изменяться в течение года, или же если доплаты или надбавки устанавливаются не на весь календарный год, более рационально было бы не обозначать их в штатном расписании.

Для предприятий, использующих незначительное количество доплат и надбавок, целесообразнее было бы их отображение в штатном расписании предприятия.

Указанное обосновывается тем обстоятельством, что штатное расписание является основой для формирования фонда оплаты труда на соответствующий календарный отрезок времени. Более полное отображение в нем постоянно действующих составляющих оплаты труда дает возможность правильнее определить объем фонда оплаты труда и обеспечить стабильное его использование, поскольку штатное расписание утверждается и вводится в действие приказом руководителя предприятия на определенный календарный год.

Как поступить, если предприятие не дает справки о заработной плате за последние пять лет, мотивируя тем, что документы не сохранились?

На практике может случиться, что теряются документы, подтверждающие размер заработной платы за соответствующий период времени. Иногда это связано с определенными авариями или стихийным бедствием, а иногда — с несоблюдением требований законодательства относительно передачи при ликвидации предприятия документов длительного хранения в архив или просто с небрежностью работников предприятия.

Важным обстоятельством является то, что факт отказа в представлении справки о размере заработной платы за конкретно указанный период времени и причины такого отказа должны быть подтверждены документально. То есть предприятие должно представить справку об отсутствии и причинах такого отсутствия данных о заработной плате работника за конкретно указанный период, а также на основании имеющихся документов подтвердить факт работы работника на предприятии в течение этого же периода по соответствующей должности, профессии, квалификации.

Вторым важным обстоятельством, которое должно быть учтено при принятии решения о путях подтверждения размера заработной платы, является то, что необходимо четко понимать, зачем лицу нужна подобная справка, какая именно и в какой мере его права зависят от наличия данных о размере заработной платы за конкретный промежуток времени.

Прежде всего с вопросом о том, каким образом можно подтвердить факт размера заработной платы за определенный период времени в связи с отсутствием на предприятии соответствующих документов, следует обратиться в то учреждение, в которое нужно предоставить справку о заработной плате. В обращении необходимо выделить просьбу, указать законодательный акт, устанавливающий порядок подтверждения размера заработной платы за обусловленный период времени в связи с потерей документов, на основании которых он может быть определен.

При отсутствии такого законодательного акта физическое лицо может обратиться в суд с просьбой об установлении факта, имеющего юридическое значение. В соответствии с частью второй статьи 256 Гражданского процессуального кодекса Украины (далее — ГПК) в судебном порядке могут быть установлены другие факты, от которых зависит возникновение, изменение или прекращение личных либо имущественных прав физических лиц, если законом не определен иной порядок их установления. Заявление об установлении факта, имеющего юридическое значение, подается физическим лицом в местный суд общей юрисдикции по месту его проживания.

В соответствии со статьей 258 ГПК в вышеназванном заявлении должно быть указано:

• какой факт заявитель просит установить и с какой целью;
• причины невозможности получения или восстановления документов, удостоверяющих этот факт;
• доказательства, подтверждающие факт.

К заявлению приобщаются доказательства, подтверждающие изложенные в заявлении обстоятельства, и справка о невозможности восстановления утраченных документов. Справку о невозможности восстановления конкретно названных документов по начислению и выплате заработной платы (лицевых счетов работников, расчетно-платежных ведомостей или журналов, других документов по начислению и выплате заработной платы) должно выдать предприятие с указанием причин, делающих невозможным такое восстановление.

Например, в связи с истечением установленных законодательством сроков хранения конкретно названных первичных учетных документов (табелей учета рабочего времени, нарядов-заданий на выполнение работ, дорожных листов и т. д.), на основании которых указанным работникам начислялась заработная плата за определенный период времени.

Для ускорения судебного решения вопроса к заявлению целесообразно также приобщить справку учреждения или организации о том, что законодательством не установлен отдельный порядок подтверждения размера заработной платы за конкретный период времени в случае потери документов, на основании которых он устанавливается, и справку предприятия о факте и причинах отсутствия данных о размере заработной платы за конкретно названный период времени, если указанное не было отражено в справке о невозможности восстановления утраченных документов.

Относительно доказательств, подтверждающих факт, т. е. размер заработной платы физического лица за определенный период времени (пять лет), могут быть представлены любые другие документы, в которых будет указан размер заработной платы.

Например, к таким документам можно отнести справки соответствующих органов о размере заработной платы лица, с которого платились налоги или отчисления в соответствующие фонды, оформленные в установленном порядке оригиналы профсоюзных или партийных документов, где на то время указывался размер заработной платы, с которой лицом платились взносы в эти общественные организации, и т. д.

В соответствии со статьей 57 ГПК доказательствами в деле являются любые фактические данные, на основании которых суд устанавливает наличие или отсутствие обстоятельств, обосновывающих требования и возражения сторон судебного процесса, и других обстоятельств, имеющих значение для решения дела. Эти данные устанавливаются на основании объяснений сторон, третьих лиц, их представителей, допрошенных в качестве свидетелей, свидетельских показаний, письменных доказательств, вещевых доказательств, в частности звуко- и видеозаписей, заключений экспертов.

Дела об установлении фактов, имеющих юридическое значение, рассматриваются судами в порядке отдельного производства, т. е. такого вида неискового гражданского судопроизводства, в ходе которого рассматриваются гражданские дела о подтверждении наличия или отсутствия юридических фактов, имеющих значение для охраны прав и интересов лица или создания условий осуществления им личных неимущественных или имущественных прав, или подтверждения наличия или отсутствия неоспоримых прав. Дела отдельного производства рассматриваются судом с соблюдением общих правил, установленных ГПК, за исключением положений относительно состязательности и пределов судебного разбирательства. Такие дела суд рассматривает при участии заявителя и заинтересованных лиц. С целью выяснения обстоятельств дела суд может по собственной инициативе истребовать необходимые доказательства. Если во время рассмотрения дела в порядке отдельного производства возникает спор о праве, который решается или должен быть решен в порядке искового производства, суд оставляет заявление без рассмотрения и разъясняет заинтересованным лицам, что они имеют право возбудить иск на общих основаниях. При принятии судом решения об установлении факта, имеющего юридическое значение, судебные издержки не возмещаются, если иное не установлено законом.

При условии, что справка о размере заработной платы за конкретно указанные пять лет нужна для исчисления пенсии, следует руководствоваться Порядком назначения заработной платы (дохода) для исчисления пенсии в случае потери документов о ее начислении и выплате, утвержденным соответствующим постановлением Кабинета Министров Украины от 5 июля 2006 года № 919, которым введен механизм определения заработной платы (дохода) для исчисления пенсии в случае потери первичных документов о начислении и выплате предприятиями заработной платы по основному месту работы застрахованного лица за период страхового стажа до 1 июля 2000 года в связи со стихийным бедствием, авариями, катастрофами или по другим независящим от застрахованного лица обстоятельствам.

Указанным выше Порядком установлено, что заработная плата для исчисления пенсии за период страхового стажа застрахованного лица за каждый месяц страхового стажа, начиная с 1 января 1998 года, определяется по данным Государственного реестра физических лиц — налогоплательщиков и Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования. За период до 1 января 1998 года и при отсутствии данных в Государственном реестре физических лиц — налогоплательщиков и Государственном реестре общеобязательного государственного социального страхования — заработная плата застрахованного лица за каждый месяц страхового стажа, учитываемого при исчислении пенсии, определяется:

1) при наличии предприятия, где работало лицо, или его правопреемника — исходя из размера средней заработной платы по соответствующей профессии (должности) на отмеченном предприятии, сложившейся в каждом месяце работы, за который утрачены документы о начислении и выплате заработной платы.

При отсутствии на предприятии, в учреждении, организации или у их правопреемника соответствующей профессии (должности) заработная плата определяется исходя из размера средней заработной платы за аналогичной профессией (должностью) на отмеченном предприятии, в учреждении, организации или у их правопреемника, что сложилась в каждом месяце работы, за который потеряны документы.

Справка о заработной плате в случаях, предусмотренных этим подпунктом, предоставляется предприятием, учреждением, организацией, где работает (работало) лицо, или их правопреемником;

2) в случае, когда предприятие ликвидировано, а документы в орган высшего уровня или архивным учреждениям не переданы, — исходя из минимальной тарифной ставки (должностного оклада) за соответствующей или аналогичной профессии (должности), предусмотренной соответствующим отраслевым соглашением, за календарный год, который предшествует году, из которого назначена пенсия. При этом коэффициент заработной платы (дохода) застрахованного лица определяется исходя из размера средней заработной платы работников, занятых в отраслях экономики Украины, за месяц, за который рассчитывается заработная плата, календарного года, который предшествует году, из которого назначена (перечислена) пенсия.

Справка о заработной плате, исходя из минимальной тарифной ставки (должностного оклада) по соответствующей или аналогичной профессии (должности), предусмотренной соответствующим отраслевым соглашением, выдается управлениями труда и социальной защиты населения районных, районных в гг. Киеве и Севастополе госадминистраций, структурными подразделениями по вопросам труда и социальной защиты населения исполнительных органов городских, районных в городах советов.

Следует подчеркнуть, что в вышеприведенных ситуациях отсутствие на предприятии или у его правопреемника документов о начислении и выплате заработной платы, а также время и причины, приведшие к потере таких документов, подтверждаются справкой работодателя, правопреемника или соответствующего архивного учреждения.

Статья предоставлена нашему порталу
редакцией журнала «Справочник кадровика»