В последнее время в компаниях, для которых важную роль играет презентация своих товаров/услуг, в штат вводится новая должность: ивент-менеджер — специалист по организации мероприятий.

Организация интересных запоминающихся событий в деловой жизни — одно из самых интенсивно развивающихся направлений маркетинга. Прошло время, когда мероприятия готовились исключительно для рекламы продукта или продвижения бренда, сегодня ивенты (от англ. Event — событие) — это инструмент позиционирования компании на рынке. Мероприятия проводятся как для сотрудников (с целью повышения мотивации, укрепления лояльности), так и для клиентов и партнеров (презентация товаров и услуг, налаживание каналов коммуникации).

Новому направлению деятельности нужны профессиональные организаторы событий (либо даже целый коллектив профессионалов), которые не только креативно подходят к решению поставленных задач, но и умеют работать в проектной рамке, в жестких условиях ограничения времени и бюджетов. Ивент-менеджер занимается организацией специальных мероприятий, к которым относятся:

• акции по продвижению товаров, услуг, бренда и пр.;
• деловые мероприятия для партнеров: конференции, круглые столы, встречи и т. п.;
• внутренние ивенты для сотрудников: корпоративные форумы, конференции, праздники и т. п.

Как правило, для проведения мероприятий большинство организаций привлекают специализированные агентства — провайдеров услуг, однако специфика деятельности некоторых компаний (как правило, торговых) побуждает руководство ввести должность ивент-менеджера в штат. Это целесообразно делать в том случае, когда компания ведет активную маркетинговую деятельность:

1) продвигает продукты и услуги с помощью инструментов событийного маркетинга;
2) активно развивает и мотивирует собственную команду.

Создание события, которое привлечет внимание целевой аудитории и надолго запомнится участникам, требует значительных финансовых и временных ресурсов; это очень трудоемкая работа. Плохо организованный праздник не только не решит поставленную задачу (продвижение бренда, сплочение коллектива), но и может нанести ущерб репутации компании, разрушить восприятие бренда, что приведет к финансовым потерям. Необходимо контролировать весь процесс организации — от разработки общей идеи, планирования проекта, утверждения сценария у руководства до этапа подведения итогов. Поэтому событийный маркетинг требует привлечения высококлассного креативного специалиста широкого профиля, который:

• профессионально ориентируется на рынке маркетинговых и ивент-услуг;
• способен найти подрядчиков для выполнения всего комплекса задач;
• может поставить цели, качественно составить техническое задание, подготовить план работы и бюджет проекта;
• умеет контролировать процесс подготовки и проведения мероприятий.

Обычно к кандидату на должность ивент-менеджера выдвигаются следующие требования:

• опыт работы в сфере организации мероприятий — не менее двух лет;
• отличные презентационные навыки;
• развитые коммуникативные способности;
• знание проектного менеджмента и опыт управления проектами;
• знание рынка ивент-услуг (в том числе технического оснащения и исполнения, новинок в данной сфере);
• «многозадачность» — умение работать над несколькими проектами одновременно;
• умение грамотно вести отчетность и бюджетировать проекты;
• опыт координации работы участников проекта;
• умение правильно ставить цели и задачи, описывать их в технических заданиях;
• умение работать в команде и самостоятельно (в том числе в режиме ограниченного времени, в условиях стресса);
• умение работать с людьми: гибкость в общении, требовательность, тактичность;
• умение быстро реагировать и находить решения в нестандартных ситуациях;
• высокая самоорганизация;
• креативное мышление, творческий подход к делу.

При подборе этих специалистов работодатели отдают предпочтение базовому образованию, связанному с организацией культмассовых мероприятий. Кроме того, ивент-менеджер должен обладать глубокими знаниями в сфере маркетинга.

В функциональные обязанности ивент-менеджера входят:

• планирование, организация, координирование и контроль ивент-проектов;
• привлечение и управление работой подрядчиков (ивент-агентств), оценка и анализ предложенных концепций, идей, механик, сценариев и пр.;
• подготовка и проведение тендеров по выбору провайдеров (ивент-агентств);
• оценка эффективности сотрудничества с различными провайдерами, внесение предложений по улучшению качества работы агентств;
• подготовка презентаций проектов, а также финальных отчетов по их завершении;
• ведение всей сопутствующей финансовой и юридической документации;
• изучение лучших мировых практик и их применение в работе.

Пример должностной инструкции для этого специалиста приведен в приложении.

Приложение ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ Название должности: ведущий специалист по организации массовых мероприятий и спонсорства. Роль: выполнение задач компании с целью организации внешних мероприятий в соответствии с ее маркетинговой стратегией; организация PR–мероприятий и спонсорских проектов, направленных на позиционирование компании среди клиентов и партеров. Основные задачи: Планирование, согласование, осуществление и контроль мероприятий (PR-мероприятия, конференции, пресс-конференции, благотворительные акции, нестандартные мероприятия). Управление взаимоотношениями с ивент- и PR-агентствами и оценка эффективности сотрудничества. Разработка и реализация концепций, идей, механик и сценариев мероприятий, соответствующих поставленным целям, посредством тесного сотрудничества с ивент- и PR-агентствами. Оценка эффективности мероприятий, поиск путей их совершенствования. Ведение спонсорских проектов: разработка спонсорской стратегии; постановка коммуникационных целей (включая позиционирование бренда, уровень его узнаваемости); размещение промо-материалов в рамках спонсорских проектов. Участие в процедурах закупки услуг, подготовка тендерной документации, тесное сотрудничество с департаментом закупок с целью достижения наилучшего соотношения «задача-бюджет-результат». Построение отношений с другими департаментами компании: участие в профессиональных клубах, общих встречах, церемониях и т. д. Постоянный мониторинг происходящих в ивент-индустрии изменений (ведущие ивент-агентства), отраслевых трендов и инноваций. Специальные знания и компетенции: Презентационные навыки и умения (способность эффективно и убедительно доносить информацию). Навыки управления проектом (ведение бюджета и тайм-менеджмент). Умение вести переговоры. Юридические и финансовые знания, относящиеся ко всем видам мероприятий и спонсорских проектов. Знания о работе конференц-обрудования, концертного оборудования (световые и звуковые системы). Знания в сфере искусствоведения (в том числе музыки, хореографии). Художественный вкус. Креативное мышление. Свободное владение языками (английский, украинский, русский). Владение компьютером (знание программ MS Office Power Point, Excel, MS Project) Поведенческие компетенции кандидата: целеустремленность; креативность и открытость новым идеям; проактивность, быстрая реакция, стрессоустойчивость; хорошая память и внимание к деталям; стремление к наилучшим результатам; неравнодушие к успеху команды; эмпатия по отношению к клиентам.

Профессия ивент-менеджера в крупной компании предполагает несколько квалификационных уровней: специалист — ведущий специалист — начальник отдела. В Государственном классификаторе Украины — Классификаторе профессий ДК 003:2010 профессия «ивент-менеджер» пока не представлена; в трудовой книжке занятого на этой должности человека обычно делается запись «менеджер».

Оплата труда специалиста, занимающего эту должность, производится так же, как и любого другого сотрудника: ставка, бонусы, компенсации и льготы (медицинская страховка, доплата за питание, отпуск и т. д.).

Гонорар внешнего провайдера, как правило, составляет 10–20% от бюджета мероприятия, при этом начинающие организаторы получают в среднем 10% от суммы заказа, а опытные — 25%. Штатные сотрудники специализированных агентств обычно получают фиксированную зарплату плюс процент за каждый выполненный проект.

Как показывает статистика, в нашей стране сегодня 70% ивент-менеджеров имеют высшее образование; 82% из них — женщины в возрасте от 23 до 35 лет.

Для обучения/повышения квалификации ивент-менеджеров разработан ряд обучающих программ и специализированных тренингов: по бренд-менеджменту, PR и взаимодействию с медиа, маркетинговым исследованиям, проведению BTL-акций, различным нестандартным способам продвижения товаров и услуг. Чтобы идти «в ногу» с рынком, ивент-менеджер должен регулярно посещать рекламные выставки и конкурсы (например, Eventarizacia, Ukrainian Events Awards), где он сможет узнать о ключевых игроках рынка, об инновационных решениях, которые используются в процессе подготовки проектов.

Перед специалистом, работающим в «событийном» маркетинге, открыты достаточно широкие карьерные перспективы. В рамках компании он сможет со временем:

• стать PR-координатором и бренд-менеджером;
• принимать участие в кросс-функциональных проектах, связанных с организацией мероприятий (включая управление персоналом, маркетинг, связи с инвесторами и общественностью, корпоративную социальную ответственность, благотворительность и т. п.).

Кроме того, подготовка мероприятий — это хорошая база для освоения проектного менеджмента, который сегодня необходим практически везде.

Статья предоставлена нашему порталу
редакцией журнала «Менеджер по персоналу»