Вопросы правового регулирования найма находятся в сфере ответственности эйчаров. В данной статье авторы освещают ключевые моменты сотрудничества рекрутингового агентства (РА) и заказчика-работодателя. Внимание к нюансам отношений с внешними рекрутерами позволит избежать недоразумений (и судебных разбирательств). Надеемся, представленная информация поможет рекрутерам защитить свою профессиональную репутацию, а их клиентам — подскажет, как дисциплинировать агентов по подбору персонала. Некомпетентность не должна оплачиваться!

Основные особенности договоров об оказании услуг по поиску персонала связаны с юридической природой соответствующих правоотношений. К сожалению, взаимоотношения между сторонами в этом вопросе недостаточно регламентированы действующим законодательством (особенно когда речь идет о так называемом прямом поиске).

Подбор персонала как услуга

Рекрутмент представляет собой бизнес-процесс, включающий поиск, оценку, отбор и привлечение специалистов для работы в определенной компании¹. Работодатель может набирать персонал как самостоятельно, так и с помощью специализированного рекрутингового агентства, поручая ему реализовать ту или иную часть процесса.

Необходимо подчеркнуть, что рекрутмент, в отличие от некоторых других бизнес-услуг (например, туристических или бухгалтерских), не в полной мере урегулирован отечественным законодательством. Более того, услуги по подбору персонала все еще относятся к новым направлениям бизнеса, в этой сфере нет устойчивых многолетних традиций и обычаев, нередко заменяющих в юридической сфере государственное регулирование. Таким образом, наиболее важное значение во взаимоотношениях РА и клиента имеет договор.

Договор между компанией-клиентом и рекрутинговым агентством — это двустороннее соглашение об оказании услуг в трактовке ст. 901 Гражданского кодекса Украины (далее — ГК). Одна из особенностей договора в данном случае состоит в том, что оказанная услуга 1) потребляется в процессе совершения определенного действия или 2) заключается в осуществлении оговоренной деятельности. Оказание рекрутинговых услуг относится ко второй категории, то есть рекрутеры осуществляют в пользу клиента (заказчика) определенную деятельность — поиск персонала.

Услуги нематериальны: их нельзя взять в руки, хранить, складировать, перевозить. Это отличает услуги от работ, материальный результат которых можно оценить по физическим параметрам. Услуга дает очевидный экономический эффект, размер которого позволяет установить ее цену. Сама по себе услуга неотделима от личности исполнителя, а цена устанавливается на основании экономического эффекта, средней цены подобной услуги на рынке и деловой репутации конкретного исполнителя.

Усилия исполнителя услуг могут оплачиваться, по крайней мере, частично, даже в том случае, если никакого конкретного результата достигнуто не было (что не характерно для договоров о выполнении работ). Примеры: 1) заказчик, получив от РА данные анализа рынка труда, отказывается от своих планов по расширению компании; 2) по результатам меморандума, подготовленного юридической фирмой, компания заказчика отказывается от планировавшейся сделки.

Причины возникновения конфликтов между заказчиком и рекрутером разнообразны:

• отсутствие партнерских и доверительных отношений;
• непонимание рекрутером задания/заявки;
• неудовлетворенность заказчика качеством предоставленной услуги;
• ненадлежащее оформление в договоре гарантий, прав и обязанностей сторон;
• отсутствие документов, подтверждающих выполнение каждого этапа работы рекрутера;
• отказ клиента подписать акт приемки-передачи оказанных услуг.

Наличие предоплаты — гарантия или спорный вопрос?

В случае если заказчик отказывается платить за услуги, исполнителю довольно трудно доказать как факт оказания услуг, так и их должное качество. Многие из рекрутеров, ранее не сталкивавшихся с украинской судебной системой, наиболее эффективным средством гарантии исполнения заказчиком своих обязательств по договору считают частичную предварительную оплату услуги (аванс). Насколько такое мнение верно? Проверим на конкретных примерах².

Пример 1. 10 марта 2009 года по делу № 31/31-09 Хозяйственный суд Днепропетровской области рассмотрел иск заказчика и вынес решение о возврате рекрутинговым агентством суммы предоплаты. Суд принял во внимание то, что в соответствии с договором об оказании услуг он считался выполненным при двух равнозначных условиях:

1. Прохождение рекрутированным кандидатом испытательного срока в компании.
2. Подписание сторонами акта приемки-передачи услуг.

Заказчик отказался подписывать акт, что дало суду основание признать договор не полностью выполненным, принять решение в его пользу и обязать рекрутеров вернуть сумму предоплаты.

Пример 2. Стороной дела № 53/57 выступала известная рекрутинговая компания. К основному договору между заказчиком и исполнителем было подписано два приложения, в соответствии с которыми выполнялась работа по двум разным проектам: 1) анализ рынка; 2) предоставление информации о продвижении вакансии и поиске кандидатов (отчеты о ходе выполнения работ заказчик получал по электронной почте). Кандидатуры были предоставлены заказчику, но по разным причинам никто из них не был принят на работу. Заказчик остался неудовлетворен результатами выполнения обоих проектов и потребовал в Хозяйственном суде города Киева возврата предоплаты.

По одному проекту стороны подписали акт приемки-передачи выполненных работ услуг, по второму — нет. Суд по первому проекту отказал в удовлетворении иска на том основании, что 1) подписанный акт подтверждал оказание услуг в полном объеме и 2) отсутствовали претензии сторон по поводу их исполнения. По второму проекту стороны подобного акта не подписали. Суд не принял во внимание электронную переписку, поскольку она не содержала электронных подписей, являющихся обязательным элементом электронного документа согласно Закону Украины «Об электронных документах и электронном документообороте». Электронная переписка не была предусмотрена в договоре в качестве средства обмена информацией между заказчиком и исполнителем, поэтому суд удовлетворил исковое заявление по второму проекту и распорядился, чтобы рекрутинговое агентство вернуло сумму предоплаты.

Пример 3. Ситуация в деле № 54/83 очень похожа на предыдущую: заказчик обратился в суд с иском о возврате предоплаты, считая работу исполнителя неудовлетворительной. Но в данном случае договором было предусмотрено, что обмен информацией между сторонами по поводу оказания услуги осуществляется с помощью электронной переписки. Хозяйственный суд города Киева принял электронные уведомления сторон в качестве доказательств, установив на их основе начало и окончание срока выполнения этапов проекта. Помимо прочего, в договоре были оговорены конкретные сроки выполнения каждого этапа проекта, порядок выплаты гонорара РА, а также схема расчетов в случае расторжения договора, подписание актов приемки-передачи услуг по завершении каждого из этапов проекта. Оценив доказательства, суд пришел к выводу, что договор был (частично) выполнен РА, и не нашел основания для возврата предоплаты.

Пример 4. Интересный вариант судебного урегулирования спора между РА и заказчиком можно найти в деле № 34/537, которое 20 марта 2008 года в кассационном порядке рассмотрел Высший хозяйственный суд Украины. Суть дела: рекрутинговое агентство требовало от заказчика оплаты гонорара за предоставленные услуги. В договоре об оказании услуг по подбору персонала было четко зафиксировано, что право на гонорар возникнет после подписания акта приемки-передачи услуг или предоставления этих услуг. Заказчик освобождался от оплаты только в том случае, если в установленный срок он письменно уведомлял рекрутера о том, что направленные кандидатуры не приняты на работу. При рассмотрении дела важным оказался тот факт, что собеседования заказчика с кандидатами были оформлены письменными протоколами. Это позволило суду установить факт предоставления услуг. Также суд не принял во внимание утверждение заказчика о том, что он отсылал РА уведомления о несоответствии кандидатов, поскольку отправлялись электронные уведомления, а не письменные. Исследовав доказательства по делу, суд удовлетворил исковое заявление рекрутинговой компании.

Из приведенных выше примеров видно, что доказательство факта предоставления рекрутинговой услуги — задача непростая, а сама по себе предоплата не является достаточной гарантией выполнения заказчиком своих обязательств по договору. К сожалению, отечественный законодатель для преодоления этих трудностей сделал немного: в ст. 902 ГК Украины «Выполнение договора об оказании услуг» установлено только то, что исполнитель обязан оказать услугу лично. Этого, очевидно, слишком мало для определения порядка и факта предоставления услуги. Показательно, что ни в одном из приведенных выше судебных решений эта статья не упоминается.

Поэтапная оплата услуг

Закон предусматривает три существенных условия хозяйственных договоров: предмет, срок и цена (ст. 181 Хозяйственного кодекса Украины). При определении предмета договора об оказании услуг по поиску персонала следует указать, какие именно услуги предоставляют рекрутинговые агентства.

Как правило, поиск и подбор постоянного или временного персонала специализированным агентством выполняется поэтапно:

• а) разработка профиля компетенций (необходимых требований к специалисту), результаты этой работы оформляются в виде заявки от заказчика к рекрутинговой компании, в которой детально описываются требования, условия труда и обязанности потенциального работника;
• б) анализ рынка труда (прояснение ситуации в соответствующем сегменте, в том числе — оценка количества требуемых специалистов на рынке, их средней заработной платы);
• в) поиск кандидатов с помощью размещения соответствующих объявлений, определение компаний-доноров, поиск специалистов в данных компаниях, совершение действий для нахождения тех специалистов, которые отвечают требованиям заказчика;
• г) проведение собеседований с кандидатами; их оценка в соответствии с заданием;
• д) предоставление отобранных кандидатур заказчику вместе с профилем кандидата (описание его профессиональных и личностных качеств), подготовленных РА по результатам собеседования;
• е) замена кандидата в случае, если его компетенции не соответствуют заявке;
• ж) прочие консультационные услуги.

Считаем, что договор об оказании рекрутинговых услуг должен содержать детальное описание того, какие именно услуги агентство обязуется оказать. Кроме того, в договоре нужно указать, с какого момента рекрутер имеет право не возвращать сумму аванса (как правило, после полного выполнения сторонами своих обязательств по договору).

С этим связан еще один важный вопрос — установление момента выполнения РА каждого из предусмотренных договором этапов оказания услуги. В идеале, договор должен предусматривать подписание акта приемки-передачи услуг на каждом из этапов, как это имело место в деле № 54/83 (см. пример 3, приведенный выше).

Однако не все клиенты готовы подписывать несколько актов при выполнении одного проекта. Поэтому в договоре важно предусмотреть процедуру обмена уведомлениями между РА и заказчиком, подтверждающими завершение каждого из этапов. Например, направление заказчику списка кандидатов или составление протокола собеседований и т. д. При этом следует предусмотреть, что документы, которые одна сторона отправляет другой, считаются принятыми, если контрагент не сообщит в установленном порядке о своем мотивированном несогласии подписать акт. Это позволит избежать ситуации, когда отказ заказчика подписать акт лишает рекрутера права на гонорар.

Мы видим, что основные условия выполнения обязательств сторонами должны быть зафиксированы в договоре, все положения которого имеют в подобных делах большое значение. Даже выбор терминов и слов может повлиять на признание судом права рекрутера на гонорар. Как видно из примера 1, суд признал, что для возникновения права на оплату необходимо 1) оказание предусмотренных договором услуг и 2) подписание сторонами акта приемки-передачи услуг. А в примере 4 такое право возникало при условии выполнения РА своих обязательств или при условии подписания акта. Таким образом, в первом случае отказ заказчика подписать акт привел к потере рекрутером права на гонорар, а во втором — нет.

Обмен информацией

Порядок обмена уведомлениями между сторонами и их форма также должны быть четко установлены в договоре. В современном рекрутинговом бизнесе бόльшая часть информации между исполнителем и заказчиком передается с помощью электронных средств связи: электронная почта, телефон (SMS- или Skype-уведомления) и пр. Как мы уже видели в примерах, суды принимают во внимание, указана ли в договоре возможность такого способа обмена информацией. То есть, чтобы электронные уведомления имели юридическую силу, необходимо, как минимум, зафиксировать их использование в договоре и определить, какие именно адреса электронной почты, телефонные номера и прочее являются официальными каналами для обмена информацией между сторонами.

Важно помнить: в Украине признается юридическая сила лишь тех электронных уведомлений, которые содержат должным образом зарегистрированную электронную подпись лица, отправившего уведомление (ст. 6 Закона Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» от 22 мая 2003 года № 851-IV). Поэтому суд может отказать в признании юридической силы уведомлений, даже если их использование предусмотрено договором. В связи с этим советуем наиболее важные документы, фиксирующие окончание соответствующего этапа предоставления услуг, отправлять в письменном виде или электронными уведомлениями с электронными подписями.

Выводы

Для получения РА оговоренного гонорара следует:

• четко определять и протоколировать каждый этап выполнения услуг;
• оформлять документы, подтверждающие окончание каждого из указанных этапов;
• фиксировать в договоре порядок обмена корреспонденцией и форму уведомлений;
• определять в договоре моменты а) окончания выполнения договора и б) момент, с которого заказчик теряет право на возврат аванса.

В заключение отметим, что гарантией выполнения взаимных обязательств по контракту является понимание рекрутером и заказчиком общей цели их работы, а также доверие между ними. Никакой даже самый продуманный контракт не защитит стороны, если между партнерами нет взаимного уважения, проявления заботы друг о друге.
__________
¹ В понятие «рекрутмент» в данном случае включены также прямой поиск персонала, переманивание сотрудников, graduate recruitment, массовый подбор и другие виды поиска и отбора персонала.
² Все приведенные в статье примеры судебных решений взяты авторами из Единого государственного реестра судебных решений.

Статья предоставлена нашему порталу
редакцией журнала «Менеджер по персоналу»