На запитання стосовно щорічних відпусток відповідає експерт із трудового права та кадрового діловодства Галина БІЛОТКАЧ

Працівникові з 23 лютого по 13 березня 2009 року надано залишок щорічної відпустки — 18 календарних днів. З 5 по 13 березня 2009 року працівник хворів. На скільки календарних днів слід продовжити йому відпустку з 14 березня 2009 року?

Режим робочого часу — це регламентований законом або угодою сторін трудового договору на підставі закону розподіл робочого часу протягом відповідного календарного (звичайного облікового) періоду (дня, тижня, місяця, року) з обов’язковим відпрацюванням визначеної законом сумарної кількості робочих годин протягом цього періоду. Режим робочого часу охоплює початок і закінчення робочого дня, перерви в роботі, змінність протягом дня, тип робочого тижня, облік робочого часу тощо. Отже, режим робочого часу може бути звичайний і спеціальний внутрізмінний, тижневий, річний, з постійними і змінними вихідними днями тощо.

Невід’ємною частиною робочого часу і його тривалості є час відпочинку — вільний від роботи час, який працівник може використовувати на свій розсуд: перерви на обід, щотижневі дні відпочинку (при п’ятиденному робочому тижні — два дні: субота і неділя; при шестиденному — один день: неділя). Норма тривалості робочого часу в календарному тижні встановлена законодавством України, зокрема згідно з КЗпП України тривалість робочого тижня працівників не може перевищувати 40 год. Для деяких категорій працівників установлено скорочену тривалість робочого тижня. Крім того, робочий час обумовлюється в правилах внутрішнього трудового розпорядку.

У разі коли святковий або неробочий день збігається з вихідним днем, вихідний день переноситься на наступний після святкового або неробочого.

Крім перерв на обід і вихідних днів, кожен працівник має право на щорічну відпустку. Власник або уповноважений ним орган надає працівникам, які перебувають у трудових відносинах з підприємствами, установами, організаціями (попри форму власності), а також працівникам, які працюють за трудовим договором у підприємця — фізичної особи, встановлену законом, колективним або трудовим договором кількість робочих днів безперервного відпочинку в календарному році із збереженням місця роботи (посади) і середнього заробітку.

Основні нормативно-правові документи, які визначають порядок надання відпусток, їх тривалість, періодичність, — КЗпП та Закон України «Про відпустки» від 15 листопада 1996 року № 504/96-ВР (далі — Закон № 504).

У наведеній ситуації на підставі статті 11 Закону № 504 щорічну відпустку слід перенести або продовжити в разі тимчасової непрацездатності, засвідченої в установленому порядку. Щорічна відпустка продовжується на кількість календарних днів, які припали на період хвороби. У нашому випадку щорічна відпустка продовжується на 8 календарних днів, серед яких 8 Березня — святковий день. Згідно зі статтею 5 Закону № 504 цей день не враховується, тому працівникові має бути продовжена щорічна відпустка по 21 березня 2009 року включно.

Чи заносяться розпорядження про відпустки в журнал з реєстрації наказів з персоналу?

Задля вдосконалення державних статистичних спостережень щодо підприємств, установ, організацій та відповідно до статей 4, 14, 18 Закону України «Про державну статистику» від 17 вересня 1992 року № 2614-XII, враховуючи положення статей 80, 81, 95 Цивільного кодексу України, частини 8 статті 19 та статті 55 Господарського кодексу України, згідно з наказом Державного комітету статистики України від 5 грудня 2008 року № 489 затверджено і введено в дію типові форми первинної облікової документації, серед них форму № П-3 «Наказ (розпорядження) про надання відпустки».

Нову типову форму первинного обліку розроблено для того, щоб якнайзручніше визначати стандартний уніфікований перелік показників, потрібних для складання форм державного статистичного спостереження.

Накази про відпустки реєструють у журналі «Накази з персоналу». Період і строки надання відпусток заносять в особову картку працівника (форма № П-2), затверджену наказом Держкомстату України від 25 грудня 2009 р. № 495/656.

Вимоги щодо форми № П-3 мають рекомендаційний характер. На практиці кадрові рішення щодо надання відпусток можна оформляти на аркуші паперу формату А4 з дотриманням реквізитів, установлених національним стандартом України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. ДСТУ 4163–2003».

За який період і коли надавати щорічну відпустку жінці, яка вийшла на роботу під час відпустки для догляду за дитиною віком до трьох років на умовах неповного робочого дня? Як саме пишеться заява та якого змісту має бути наказ? Чи це буде новий період, започаткований із дня виходу на роботу, чи облік ведеться з дня укладення трудового договору? Приклад (у хронологічній послідовності): 1 червня 2007 року — укладення трудового договору; з 12 липня по 14 листопада 2007 року — відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами; з 15 листопада 2007 року по 18 вересня 2010 року — відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку (дата народження дитини — 18 вересня 2007 року); 7 травня 2009 року — дата, з якої працівниця стала до роботи на умовах неповного робочого дня під час відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трьох років.

Право і порядок надання щорічних відпусток працівникам визначено статтею 79 КЗпП України та статтею 10 Закону України «Про відпустки» від 15 листопада 1996 року № 504/96-ВР (далі — Закон № 504).

Згідно зі статтею 82 КЗпП і статтею 9 Закону № 504 до стажу роботи, що дає право на щорічну відпустку (ст. 6 цього Закону), зараховується час фактичної роботи (зокрема, на умовах неповного робочого часу) протягом робочого року, за який надається відпустка (п. 1 частини першої ст. 9 Закону № 504).

Частиною другою статті 181 КЗпП вказано, що відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку та відпустка без збереження заробітної плати (частини третя та шоста ст. 179 КЗпП) зараховуються як до загального, так і до безперервного стажу роботи й до стажу роботи за спеціальністю. Час відпусток, зазначених у цій статті, до стажу роботи, що дає право на щорічну відпустку, не зараховується.

У нашому випадку щорічна відпустка має бути надана за період роботи з 1 червня по 14 листопада 2007 року (з часу укладення трудового договору і відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами) і за період із 7 травня по 22 листопада 2009 року (сумарно отримуємо 12 календарних місяців).

Ці періоди враховуються для надання щорічної відпустки повної тривалості. Право на таку відпустку має жінка на підставі статті 10 Закону № 504.

Після продовження роботи щорічні відпустки за другий та наступні роки треба рахувати вже від 23 листопада 2009 року по 22 листопада 2010 року і т. д.

Так, згідно із частиною восьмою статті 179 КЗпП в період перебування у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку жінка може працювати на умовах неповного робочого часу або вдома. При цьому за нею зберігається право на отримання допомоги.

Працівниця повинна написати заяву про переведення її на роботу із неповним робочим днем (скажімо, 5 год.) на період відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку з такої-то дати (скажімо, з 12 травня 2009 року по 18 вересня 2010 року). На підставі заяви видається наказ.

Приклад наказу

КРАВЧЕНКО С. В., бухгалтера, перевести на роботу з неповним робочим днем — 5 год., з 9.00 до 15.00, на період відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку — з 12 травня 2009 року по 18 вересня 2010 року.

Оплата праці в цьому випадку провадиться пропорційно відпрацьованому часові.

Слід звернути увагу, що робота на умовах неповного робочого часу не тягне за собою будь-яких обмежень обсягу трудових прав працівників (частина третя ст. 56 КЗпП).

Якщо працівниця працює на умовах неповного робочого часу і одночасно перебуває у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, цей період зараховується до стажу, що дає право на щорічну відпустку (п. 3 ст. 82 КЗпП; п. 3 частини першої ст. 9 Закону № 504).

Як визначити новий період відпустки після виходу жінки з відпустки для догляду за дитиною до трьох років?

Слід брати до уваги те, за який період роботи працівниця використала щорічну відпустку до виходу у відпустку для догляду за дитиною. Можливо, залишилася невикористана відпустка або її частина.

Частиною другою статті 181 КЗпП України зазначено, що відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку до стажу роботи, який дає право на щорічну відпустку, не зараховується.

Визначаючи період роботи для нарахування щорічної відпустки працівниці, яка стала до роботи після перебування у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, обов’язково слід враховувати використання (чи невикористання) фактичного робочого періоду.

Приклад

Працівниця пропрацювала з 11 липня по 3 серпня 2005 року (до виходу у відпустку для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку) і з 9 січня по 15 грудня 2009 року (тобто щоб сумарно вийшло 12 місяців). А наступний робочий період для обчислення щорічної відпустки уже відраховуватиметься після визначеного останнього дня робочого року, за який надавалася ця відпустка, — з 16 грудня 2009 року по 15 грудня 2010 року.

Аналогічно підраховується час фактичної роботи, якщо працівниця використала таку відпустку авансом.

Якщо ж за період фактичної роботи працівниця використала повністю щорічну відпустку ще до відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами та відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, то коли вона вийде на роботу після останньої відпустки, їй рахуватиметься вже новий період із дня, з якого вона стала до роботи після такої відпустки.

Працівник, перебуваючи у щорічній відпустці з 1 по 30 липня 2008 року, хворів (листок непрацездатності за 8 днів — з 14 по 21 липня 2008 року). До роботи став 1 серпня 2008 року, не пред’явивши листка непрацездатності і не повідомивши про хворобу. 1 червня 2009 року він пред’явив листок непрацездатності за минулий рік і подав заяву про його оплату. Чи повинен роботодавець задовольнити таку заяву?

По-перше, потрібно застосовувати норми Закону України «Про відпустки» від 15 листопада 1996 року № 504/96-ВР (далі — Закон № 504). Згідно зі статтею 11 Закону № 504 щорічна (основна чи додаткова) відпустка повинна бути перенесена на інший період або продовжена в разі тимчасової непрацездатності працівника, засвідченої в установленому порядку.

Тобто коли працівник вийшов на роботу, він зобов’язаний був подати листок непрацездатності, який в обов’язковому порядку був би оплачений. На його вимогу щорічну відпустку слід було перенести на інший період або продовжити (ст. 80 КЗпП України) на кількість календарних днів, що припали на період хвороби. У разі перенесення щорічної відпустки новий термін її надання був би встановлений за згодою між працівником і роботодавцем.

По-друге, згідно із Законом України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими народженням та похованням» від 18 січня 2001 року № 2240-ІІІ (далі — Закон № 2240) у разі настання тимчасової непрацездатності внаслідок захворювання або травми, не пов’язаної з нещасним випадком на виробництві, під час перебування застрахованої особи у щорічній (основній чи додатковій) відпустці допомога надається у порядку та розмірах, установлених цим Законом.

Частиною 6 статті 52 Закону № 2240 зазначено, що матеріальне забезпечення виплачується, якщо звернення за його призначенням надійшло не пізніше 12 календарних місяців із дня відновлення працездатності.

У нашому випадку підприємство зобов’язане прийняти листок непрацездатності до оплати і надати невикористані дні щорічної відпустки. Працівник повинен написати заяву.

Приклад заяви

Прошу надати мені 8 календарних днів невикористаної щорічної відпустки, що припали на період хвороби з 14 липня по 21 липня 2008 року, — з 1 по 8 червня 2009 року.

Працівник, використавши частину щорічної відпустки тривалістю 14 календарних днів, попросив надати йому відпустку на один день — п’ятницю 21 серпня 2009 року. 25 серпня у вівторок працівник на роботу не вийшов, а передав через колег заяву про надання йому відпустки на 25 і 26 серпня. Директор видав наказ про надання відпустки з 21 по 26 серпня 2009 року. З’явившись на роботі 27 серпня 2009 року, працівник відмовився від ознайомлення з наказом, оскільки з наданням відпустки на 5 календарних днів не згоден, про що складено відповідний акт. Який порядок оформлення відпусток у таких випадках, коли між робочими днями випадають вихідні і святкові дні?

Згідно з частиною шостою статті 79 КЗпП України та статтею 12 Закону України «Про відпустки» від 15 листопада 1996 року № 504/96-ВР (далі — Закон № 504) щорічна відпустка на прохання працівника може бути поділена на частини будь-якої тривалості за умови, що її безперервна частина становитиме не менше 14 календарних днів. При цьому ця частина відпустки не обов’язково повинна бути першою її частиною.

Невикористану частину щорічної відпустки має бути надано працівникові зазвичай до кінця робочого року, але не пізніше 12 місяців після закінчення робочого року, за який надається відпустка.

Законодавством не передбачено умови щодо надання невикористаної щорічної відпустки з дня тижня, що є наступним за днем закінчення попередньої використаної її частини. Роз’яснення Міністерства праці України «Про поділ щорічної відпустки працівників, яка надається в календарних днях» від 20 липня 1995 року № 06-2555, котрим передбачалася така умова поділу на частини, втратило чинність у зв’язку з прийняттям Закону № 504, який було введено в дію з 1 січня 1997 року, і може розцінюватися як методична рекомендація.

Проте зазначеною вище нормою передбачено можливість поділу щорічної відпустки на частини, а не обов’язок роботодавця поділити її на частини, як того бажає працівник (працівник може просити поділити невикористану щорічну відпустку хоч і по одному календарному дню). При цьому за взаємною згодою роботодавця і працівника щорічна відпустка або частина невикористаної відпустки може бути надана навіть із вихідного дня (суботи чи неділі).

Оскільки остаточне рішення щодо надання працівникові відпустки ухвалює роботодавець, він може, аби не допустити втрат робочого часу, зважаючи на виробничі обставини, й не погодитися поділити відпустку так, як того бажає працівник, також може запропонувати свої умови поділу щорічної відпустки або не поділити її взагалі (лист Міністерства праці та соціальної політики України від 17 листопада 2006 року № 413/13/116-06). Тобто власник не зобов’язаний, але може дати згоду на такий поділ.

Статья предоставлена нашему порталу
редакцией журнала «Довідник кадровика»