Главная Карта сайта
  СООБЩЕСТВО КАДРОВИКОВ И СПЕЦИАЛИСТОВ ПО УПРАВЛЕНИЮ ПЕРСОНАЛОМ
 
Добро пожаловать
  МЕНЕДЖЕR ПО ПЕРСОНАЛУ
  Новости
  Библиотека статей
  Нормативная база
  Образцы документов
  Производств. календарь
  Книжная полка
  Кто есть кто
  Глоссарий
  События
  Опросы
  Наши партнеры
  Форум
Новые материалы
Календарь-заставка на рабочий стол





Facebook
Реклама
Новости
Библиотека статей / Корпоративная культура
29.10.2010
Готовим хорошее корпоративное мероприятие

Каждое корпоративное событие — праздник, презентация, шоу, конференция — должно менять отношение людей. Отношение к компании, партнерам, своей работе, коллегам и т. д. На первый взгляд, все понятно, но часто ли результат соответствует нашим ожиданиям?

К сожалению, в процессе подготовки коллеги-эйчары нередко упускают важнейший этап: определение основной цели мероприятия. Согласитесь, достаточно часто праздник проводится… ну прямо, как у известного по романам А. Дюма мушкетера Портоса, — «просто потому, что проводится!» Как вариант — «да все так проводят», «руководитель приказал», «ну, надо же как-то собраться»… Но не поставив вопрос «зачем?», эйчар не сможет найти эффективного решения — «как?». Посредственный результат: провели «кое-как» или «да как всегда…» оказывает нулевое воздействие, а то и вовсе демотивирует и разочаровывает людей.

Нередко приходится слышать: «компании выбрасывают огромные деньги на праздники». Но наш многолетний опыт свидетельствует: сильные успешные компании никогда не «кутят», а уж если организуют ивент — то исключительно для достижения определенной цели. Причем, и в благополучные, и в «экономные» времена.

Кроме того, есть немало примеров, когда для изменения отношения людей не нужно дорогостоящих технологий, потрясающий эффект вовлечения достигается с помощью вполне доступных «домашних» средств.

При подготовке мероприятия в кризисные времена наиболее разумным решением будет простота — та, что ближе к гениальности. Свои рекомендации по выбору правильного решения на каждом из этапов подготовки праздника мы собрали в таблицу 1.

Табл. 1. Рекомендации по организации мероприятия

Этап подготовки

Неправильно

Правильно

Цель мероприятия

Не определена Поставлена конкретная бизнес-задача:
• укрепление отношений с ключевыми клиентами;
• создание условий для неформального общения руководителя с сотрудниками — укрепление командного духа;
• укрепление связей между сотрудниками головного офиса и филиалов и т. п.

Выбор зала

Неподходящее помещение:
• слишком тесное для большого числа приглашенных (или наоборот просторное, «холодное»);
• кричаще роскошное либо неуместно дешевое и т. п.
Строго в соответствии с целью:
• для общения с партнерами, клиентами — аренда зала в ресторане, бильярдном клубе;
• для общения руководителя с сотрудниками — нарядно украшенный актовый зал или подготовленное к празднику помещение офиса;
• для обмена опытом между сотрудниками — просторный кабинет руководителя или холл, в котором создано «открытое пространство» и т. п.

Приглашение участников

• несвоевременное оповещение (менее чем за две недели);
• отсутствие пригласительных (оповещение в устной форме);
• отсутствие подтверждения явки со стороны приглашенных;
• отсутствие рекламы мероприятия (как минимум, внутри компании — размещение новости на корпоративном сайте, информационном стенде и т. д.)
Своевременное оповещение (за две-три недели в письменном виде):
• для сотрудников компании — эффектное объявление на информационном стенде (корпоративном сайте);
• для гостей компании: партнеров, клиентов, членов семей, прочих приглашенных — открытка (экономный вариант — электронное письмо, но обязательно с праздничным оформлением);
• подтверждение присутствия (позволит уточнить список присутствующих, внести соответствующие коррективы в бюджет и уточнить сумму расходов в расчете на одного человека)

Презентация темы обсуждения (праздничного сюжета)

• превращение мероприятия в скучную лекцию (слишком объемные информационные блоки);
• не продумана последовательность информационной (презентация), развлекательной (шоу-программа) или развлекательной (дискотека, бальные танцы) частей мероприятия;
• затягивание отдельных блоков
• подача информации равномерными компактными блоками, которые перемежаются развлекательными паузами;
• постановочное шоу с «корпоративными мотивами»;
• подача информации о достижениях компании в форме фильма или слайд-шоу (каждый блок продолжительностью от 3 до 10 мин.)

Угощение

• рассадка за длинными банкетными столами (значительно ограничивает возможность свободного передвижения участников для общения);
• излишнее количество алкоголя при недостаточном количестве закусок, предложение крепких спиртных напитков на жаре, в пляжных или походных условиях;
• неправильная подача блюд — вынос одновременно большого количества закусок (один раз за вечер), вынос закусок во время торжественной части или представления;
• несоответствие меню, стилистики кухни или подачи блюд уровню приглашенной публики

• правильный выбор формата:

а) легкий фуршет для партнерской встречи,
б) банкет — для создания «семейной» обстановки

• пропорциональное соотношение количества закусок, безалкогольных и алкогольных напитков;
• подача блюд организована как шоу: анимированная кухня, кухня с учетом стилистики мероприятия;
• наличие персонифицированного плана рассадки гостей за столами

Подарки

Несоответствие выбора/цены подарков уровню мероприятия, статусу гостей Согласно формату мероприятия:
• партнерам и клиентам — памятные сувениры;
• успешным сотрудникам и активным участникам конкурсов — дипломы победителей и поощрительные призы;
• VIP-гостям — эксклюзивные подарки

Подведение итогов мероприятия

Отсутствие критериев итоговой оценки достигнутых результатов Системный анализ результатов, оценка достижения поставленных целей (в том числе для выявления наиболее действенных методов и применения их в будущем)

Организуя праздничное событие, нужно четко разграничить, будет ли оно предназначаться только для сотрудников компании, либо его целевой аудиторией являются «внешние» участники — партнеры, клиенты, приглашенные гости.

«Внутреннее» мероприятие

Если мероприятие предназначено только для сотрудников (юбилей компании, командные игры, корпоративные пикники и пр.), то основная задача эйчара — работа с коллективом:

  • повышение лояльности сотрудников к своей компании и ее руководителям;
  • развитие чувства гордости за свою организацию;
  • установление партнерских отношений между коллегами (особенно — из разных департаментов, филиалов);
  • выражение признания и уважения по отношению к наиболее эффективным сотрудникам.

Сначала следует сформулировать идею или сквозную тему — общую канву, которая поможет организовать общение руководителей с сотрудниками. Что может быть такой идеей? К примеру — укрепление корпоративного духа: сейчас это важно, поскольку люди устали от кризиса и демотивированы падением зарплаты.

Что еще нужно для подготовки? «Дома», прежде всего, необходимо создать доверительную атмосферу, вовлечь людей в совместное действие. Для этого вовсе не обязательно организовывать ролевые игры, костюмированные представления и пр.; главное — создать чувство общности, принадлежности к одной «семье». Не менее важно правильно выбрать площадку, где будет происходить событие: зал не должен разобщать людей. При проведении «камерных» мероприятий не рекомендуется использовать сцену, трибуну, высокий подиум (их лучше задрапировать и размещать там призы, подарки). Гораздо лучше сдвинуть столы полукругом, оставив в центре место для ведущих и выступающих.

Для большинства из нас понятие «счастье» ассоциируется с чувством причастности к большому интересному делу, а не с обладанием определенной суммой денег. Энтузиазм работников повысит признание важности вклада каждого из них в общее дело, ценности труда на благо всех.

Мероприятие с приглашением внешних гостей

Эффективно организовать его гораздо сложнее: многие люди незнакомы между собой, их поведение трудно заранее спрогнозировать. Но и в этом случае начинать следует с определения цели и основных задач мероприятия. Чего мы хотим:

  • Познакомить потенциальных клиентов и партнеров со своей компанией?
  • Укрепить деловые и человеческие отношения с партнерами?
  • Рассказать о своей продукции, ознакомить с новинками?
  • Укрепить имидж своей компании (надежность поставок, быстрое решение проблем, гарантии качества, учет потребностей каждого партнера и т. п.)?
  • Просто повеселиться вместе?

Определившись с конечной целью, нужно тщательно проанализировать аудиторию: возрастной и профессиональный состав, социальный статус приглашенных и пр. Далее следует продумать, какие технические средства нам понадобятся, какие организационные решения (пример детализации требований для некоторых задач см. в табл. 2).

Табл. 2. Детализация требований для выполнения некоторых задач при организации корпоративного мероприятия

Задачи

Требования

Ознакомить участников с новинками продукции компании

Проектор и экран для презентации
Выставка с образцами продукции
Наборы информационных материалов для каждого гостя (компакт-диск, буклет, сувенир с корпоративной символикой, контактная информация и т. п.)

Продемонстрировать успешность компании

Зал представительского класса
Высокопрофессиональный ведущий
Присутствие моделей-хостесс в корпоративной форме у входа в зал
Оригинальные спецэффекты, световое шоу в финале вечера

Установить деловые связи

Деление зала на сектора — по направлениям бизнеса
Неформальная обстановка, отсутствие громкой музыки, шумных выступлений артистов и пр.
Фуршет
Организация викторины или лотереи (дает возможность объявить названия участвующих в мероприятии компаний)
Обязательное анкетирование всех участников (сбор контактных данных)

Обеспечить коммуникации между участниками после завершения мероприятия

Обработка анкет
Создание бизнес-сообщества, в рамках которого будет продолжаться сотрудничество
Установление традиции проведения данного мероприятия с определенной периодичностью

Составив перечень всего необходимого, можно описать общую последовательность проведения мероприятия, а также оценить — сколько времени займет программа и сколько денег потребуется. Продумав несколько вариантов, мы сможем органично «встроить» в сценарий мероприятия все элементы, связав их единым сюжетом. После этого начинаем планировать: составляем список задач, определяем их приоритетность, разрабатываем график подготовки и порядок проведения события.

При организации ивентов с приглашением гостей очень важно сохранять чувство меры. Не следует быть навязчивым: не переусердствуйте с количеством вопросов в анкете, не злоупотребляйте своими логотипами и баннерами. Помните: гость уже оказал вашей компании любезность — нашел время для посещения мероприятия, поэтому постарайтесь предложить ему что-то полезное, значимое или просто интересное: выгодное коммерческое предложение, новые перспективы для сотрудничества, а самое главное — позитивные эмоции. Доверие людей — самое ценное ваше приобретение.
___________
Предыдущую статью Н. Пигулевской «Организация мероприятий при ограниченном бюджете» смотрите здесь.

Статья предоставлена нашему порталу
редакцией журнала «Менеджер по персоналу»

Источник: HR-Лига Автор: Пигулевская Наталья
Просмотров: 22366 Отправить другу Версия для печати
 
Смотрите также:
…И снова о корпоративах
Новогодний праздник: главное — искренность
Корпоративный спектакль «Безналичная любовь»
Готовимся к празднику
«…Из всех искусств для нас важнейшим…», или Корпоративное кино
Организация мероприятий при ограниченном бюджете
Тип организационной культуры и HR
Етикет привітання
Мы себе устроим праздник…
Корпоративный КВН: пособие для начинающих
Диагностика организационной культуры
Особенности формирования корпоративной культуры крупного промышленного предприятия
Методика поэтапного создания корпоративного издания. Часть 4
Методика поэтапного создания корпоративного издания. Часть 3
Методика поэтапного создания корпоративного издания. Часть 2
Методика поэтапного создания корпоративного издания. Часть 1
Как из коллектива сформировать команду
Секреты организации корпоративного праздника
Сильная корпоративная культура — высокие экономические результаты. Часть 2
Сильная корпоративная культура — высокие экономические результаты. Часть 1
Корпоративная культура: мода или реальность делового мира?
Корпоративная культура «двойных стандартов»
Корпоративная культура и внутренний PR
Как составить корпоративный кодекс
Подарковедение, или Как дарить оригинальные подарки, невзирая на обстоятельства
Искусство дарить
Подарки, предписанные бизнес-этикетом
Кредит довіри: створюємо корпоративний стиль
Пора в боулинг!
Я и ты — одна компания,
или О внутреннем PR замолвите слово
Как изменить корпоративную культуру


Реклама
Издания для профессионалов

«МЕНЕДЖЕПО ПЕРСОНАЛУ»

Свежий номер
Пролистать журнал
О журнале
Подписаться
Архив журнала
Форум эйчаров

«ДОВІДНИК КАДРОВИКА»

Свежий номер
Пролистать журнал
Пролистать вложение
О журнале
Подписаться
Форум кадровиков

«ДІЛОВОДСТВО та ДОКУМЕНТООБІГ»

О журнале
Пролистать журнал
Подписаться

«КАДРОВИК-онлайн»

Гостевой доступ
О системе
Получить доступ

«КАДРИ і ЗАРПЛАТА»

О газете
Пролистать газету
Подписаться
Календарь событий
Январь 2017
Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс
      1
2345678
9101112131415
16171819202122
23242526272829
3031     

Февраль 2017
Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс
  12345
6789101112
13141516171819
20212223242526
2728     

Все события
Опросы
На каких условиях Вы возьмете на работу студента?
Низкая заработная плата и не очень ответственная работа
Без заработной платы, дам возможность приобрести у нас опыт
На общих условиях
Принципиально не беру на работу студентов

Объявление
Уважаемые посетители! По всем вопросам относительно работы портала обращайтесь к администратору
2017 © МЕДИА-ПРО
2017 © HR-Лига
Copyright © 2005–2017 HR-Лига
Редакция (администрация) портала не несет ответственности за ущерб, который может быть нанесен в результате использования, неиспользования или ненадлежащего использования информации, содержащейся на портале.
Ответственность за достоверность информации и прочих сведений несут авторы публикаций.
Редакция (администрация) оставляет за собой право не разделять мнение авторов размещаемых материалов.
Использование материалов из журналов ИД «МЕДИА-ПРО» только по согласованию с редакцией (администрацией) портала.
По всем вопросам пишите на admin@hrliga.com.