Що таке експертиза цінності документів? Яке її призначення й сутність? Які задачі вирішуються при проведенні експертизи цінності документів? Як визначаються строки зберігання документів? Який порядок проведення експертизи цінності документів і оформлення її результатів? Коло цих питань висвітлюється в матеріалі...

Експертиза цінності документів — це визначання культурної цінності документів на підставі чинних засад і критеріїв згідно з ДСТУ 2732:2004 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять» (набув чинності з 1 липня 2005 року). Крім того, експертиза цінності документів — невід’ємна складова зберігання інформації, тобто забезпечення належного стану інформації та її матеріальних носіїв (Закон України «Про інформацію» від 2 жовтня 1992 року № 2657-XII).

Документи, а отже і їх змістова складова — інформація, потреба зафіксувати яку є основною метою їх створення, — це потенційні складові комплектування відомчих та державних архівів. Адже в результаті експертизи цінності документів формується архівний фонд підприємства, організації, установи (далі — підприємство). Тож експертиза цінності — це своєрідний фільтр, крізь який пропускається весь масив документів. Із усієї сукупності документів, що створюються в процесі діловодства, лише незначна частка надходить на зберігання до архіву підприємства, ще менша — «гідно представляє» відомчі або ж національні фонди (якщо підприємство є джерелом комплектування Національного архівного фонду України).

У законодавчому тлумаченні документа віднаходимо основну ознаку для того, щоб службовий документ поточного діловодства набув статусу архівного, тобто статичного документа: «значущість для особи, суспільства чи держави або цінність для власника» (Закон України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» від 24 грудня 1993 року № 3814-XII; далі — Закон № 3814).

В українському законодавстві відчуваються позитивні зрушення щодо впорядкованого комплектування архівних фондів. Статтею 6 Закону № 3814 забороняється знищення документів без попереднього проведення експертизи їх цінності. Законодавство спонукало до того, щоб зафіксувати обов’язковий документаційний процес — експертизу цінності документів для підприємств будь-якої форми власності в розділі 4 Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджених наказом Державного комітету архівів України від 16 березня 2001 року № 16 (далі — Правила № 16).

Частиною третьою статті 6 Закону № 3814 врегульовано також порядок ініціювання експертизи цінності документів, а саме: експертиза цінності документів проводиться за ініціативою їх власника або державної архівної установи за згодою власника. У разі виникнення загрози знищення або значного погіршення стану зазначених документів їх власник зобов’язаний повідомити про це державну архівну установу для організації експертизи цінності цих документів.

Законом уможливлено вирішення в судовому порядку спорів між архівними установами і власниками документів з питань призначення експертизи їх цінності, внесення документів до Національного архівного фонду або вилучення з нього.

Об’єднання громадян і релігійні організації, а також підприємства, установи та організації, засновані на приватній формі власності, мають право створювати архівні підрозділи для постійного або тимчасового зберігання документів, що не належать державі, територіальним громадам, передавати документи Національного архівного фонду на зберігання до державних та інших архівних установ. Незалежно від того, чи створено на підприємстві, заснованому на приватній формі власності, архівний підрозділ для постійного або тимчасового зберігання документів, чи ні, базуючись на статті 32 Закону № 3814, зазначені юридичні особи зобов’язані забезпечити збереженість документів, що нагромадилися за час їх діяльності, до проведення експертизи їх цінності в порядку, встановленому Законом № 3814, та протягом року з дня реєстрації цих юридичних осіб в установленому законодавством порядку погодити номенклатуру справ з однією з державних архівних установ або архівним відділом міської ради.

Призначення і сутність експертизи цінності документів

Основні завдання, які вирішують під час проведення експертизи цінності документів:

• визначення складу документів підприємства, які є значущими для особи, суспільства чи держави або цінними для власника і мають бути передані до архіву підприємства, відомчого, зрештою, й державного архіву, щоб організувати їх збереження;
• встановлення строків зберігання документів, інформація яких може бути використана протягом певного часу.

Відповідно до пункту 9 Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України «Про проведення експертизи цінності документів» від 8 серпня 2007 року № 1004 (далі — Порядок № 1004), для організації роботи з експертизи цінності документів утворюються комісії з проведення експертизи цінності документів, до яких належать:

• Центральна експертно-перевірна комісія Держкомархіву (далі — ЦЕПК);
• експертно-перевірні комісії центральних та галузевих державних архівів, Національної академії наук, державного архіву Автономної республіки Крим, державних архівів областей, міст Києва і Севастополя (далі — експертно-перевірні комісії або ЕПК);
• експертні комісії архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад, а також експертні комісії державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств незалежно від форми власності, об’єднань громадян, релігійних організацій (далі — експертні комісії або ЕК).

Діяльність експертних комісій організовують відповідно до положень про ЕК. Її створення унормовують наказом керівника юридичної особи. За основу можуть слугувати Типове положення про експертну комісію архівного відділу районної державної адміністрації, міської ради, затверджене наказом Державного комітету архівів України від 17 грудня 2007 року № 182 та Типове положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного та комунального підприємства, установи та організації, затверджене наказом Державного комітету архівів України 17 грудня 2007 року № 183.

Відповідно до пункту 10 Порядку № 1004 положення про комісії з проведення експертизи та їх склад затверджує керівник (керівний орган) підприємства з урахуванням рекомендацій Держкомархіву. Пунктом 14 Порядку № 1004 визначено склад ЕК юридичної особи, до якої входять:

• керівники служби діловодства й архівного підрозділу,
• працівники структурних підрозділів,
• представники експертно-перевірних комісій (експертних комісій) державних архівів (архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад), у зоні комплектування яких перебувають відповідні юридичні особи.

Голову експертної комісії, яким зазвичай є заступник керівника юридичної особи, призначає керівник такої юридичної особи.

Експертна комісія юридичної особи, організувавши та здійснивши експертизу цінності документів, створених у діловодстві юридичної особи, схвалює подання до експертно-перевірної комісії (експертної комісії архівного відділу райдержадміністрації, міської ради) проектів таких документів:

• описів справ постійного зберігання, внесених до Національного архівного фонду (далі — Фонд);
• описів справ з особового складу;
• номенклатури справ;
• інструкції з діловодства;
• положення про службу діловодства, архівні підрозділи та експертні комісії;
• анотованих переліків унікальних документів Фонду;
• актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Фонду;
• актів про вилучення документів з Фонду.

Рішення будь-якої комісії (ЦЕПК, ЕПК, ЕК) з проведення експертизи цінності документів ухвалюється більшістю голосів, оформляється протоколом (додаток), який підписують голова (у разі його відсутності — заступник) і секретар комісії. Протокол засідання комісії набуває чинності з часу затвердження його керівником, за рішенням якого створено комісію. Якщо керівник державної архівної установи (архівного відділу райдержадміністрації, міської ради), юридичної особи відмовляється затвердити протокол засідання комісії з проведення експертизи цінності документів, її голова може звернутися зі скаргою до Центральної експертно-перевірної комісії Держкомархіву, рішення якої є остаточним.

Додаток ПРОТОКОЛ засідання експертної комісії Скачать RAR (6,0 Kb) Примітки. У протоколі подано досить широке коло питань, яке зазвичай охоплює кілька засідань. Протоколи засідань ЕК підлягають обов’язковій перевірці контрольними органами.

Теорія та методика експертизи документів формувалася протягом тривалого часу, а її витоки сягають XIV–XVІІІ ст., основи сформовано протягом XIХ ст., остаточно її окреслено лише в XХ ст. На теперішній час в Україні унормовано такі основні принципи цінності документів, якими керуються у діяльності ЦЕПК. ЕПК та ЕК:

• об’єктивність — проведення оцінки документів на основі неупередженого підходу;
• історизм — урахування особливості часу і місця створення документів, загальноісторичного контексту;
• всебічність і комплексність — вивчення відповідних документів з урахуванням їх місця в комплексі інших документів.

Експертиза цінності документів базується на таких критеріях:

• походження — функціонально-цільове призначення юридичної особи (фондоутворювача), значення фізичної особи (фондоутворювача) в житті суспільства, час і місце створення документа;
• зміст — значущість інформації, що міститься в документі (унікальність і типовість), її повторення в інших документах, вид документа, оригінальність;
• зовнішні ознаки — форма фіксації та передача змісту, засвідчення і особливості оформлення документа, стан його збереженості.

До критеріїв походження належать роль та місце установи в системі державного управління чи конкретної галузі, значущість виконуваних нею функцій; значення фізичної особи в житті суспільства; час та місце створення документа. Забороняється вилучати з Національного архівного фонду України будь-які документи, складені до 1946 року.

Критерій змістовності оцінюється за значущістю події (явища), відтворюваної документом, значеннєвими характеристиками зафіксованої інформації, фактором дублювання інформаційної складової іншими документами, його видовими характеристиками, зрештою, оригінальністю документа.

У діяльності кожного підприємства є періоди, котрі мають важливе значення, як-от: періоди організації та реорганізації, виконання особливих завдань тощо. Документи цих етапів потребують підвищеної уваги під час експертизи їх цінності, внаслідок чого на постійне зберігання відбирають більшу кількість документів, аніж зазвичай.

Значеннєвими критеріями документної інформації керуються, об’єднуючи її в три групи:

• документи, що відтворюють основні напрями діяльності підприємства з постійним строком зберігання;
• документи допоміжного, оперативного характеру, що зберігаються тимчасово протягом установленого терміну;
• документи з особового складу. До цієї групи може належати як основна, так і допоміжна документація. Під час оцінювання враховують не лише значеннєві фактори, а й суспільну роль особи, якої ці документи безпосередньо стосуються.

Важливе значення для експертизи цінності документа має критерій виду документа, який допомагає орієнтуватись у визначенні цінності джерела. Утім навіть у такому номіналі документа, як наказ, можуть відображатися як основні, так і другорядні функції підприємства. Тож критерій виду документа має поєднуватися передусім із його змістовим наповненням.

Установлюючи оригінальність документа, зважають на наявність бланка установи, відбитка печатки, штампа, підписів, що разом становлять засоби засвідчення оригіналу.

Зовнішні ознаки характеризуються формою фіксування і передавання змісту, засвідчення, оформлювання документа, фізичний стан документа.

Звертаємо увагу, що в перебігу експертизи цінності документів усі службові документи групують у три групи: документи постійного, тривалого (понад 10 років) та тимчасового зберігання. Експертиза цінності документів провадиться знову ж таки в три етапи: в діловодстві, в архіві (архівній службі підприємства), в державному архіві.

Застереження. У діловодстві строки зберігання документів визначають іще на етапі складання номенклатури справ, тобто задовго до того, як справу має бути сформовано. Відтак це питання набуває розвитку під час формування справ і перевірки правильної належності документів до справи, підготовки справ до зберігання та подальшого виокремлення справ для знищення. Надалі відомчі архіви оцінюють документи протягом технологічного процесу передавання їх на постійне та тривале зберігання і знову ж таки під час виокремлення справ для знищення.

Визначення строків зберігання документів

Основним нормативним актом при визначенні строків зберігання документів та їх відбору для внесення до складу Національного архівного фонду або для знищення є Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання, затверджений наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20 липня 1998 року № 41 (далі — Перелік № 41). Перелік № 41 призначений для використання всіма органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами незалежно від форми власності й застосовується під час складання всіх видів номенклатур справ та в практиці роботи ЕПК державних архівів і ЕК підприємств. Крім того, Перелік № 41 повинен використовуватися під час підготовки посібників з експертизи цінності документів та формування Національного архівного фонду. Головна мета Переліку № 41 — забезпечити збереженість, правильну організацію та якісне поповнення складу Національного архівного фонду.

Перелік № 41 містить документи, які створюються під час документування однотипних управлінських функцій, що їх виконують підприємства, а також документи, які створюються внаслідок виробничої і науково-технічної діяльності підприємств. Для того щоб полегшити визначення строків зберігання документів, до Переліку № 41 включено також деякі види нетипових документів.

Перелік № 41 побудовано за функціональним принципом. Він складається з трьох частин. Частини 1 і 2 містять розділи, що відображають основні напрями діяльності підприємств, властиві їм зазвичай незалежно від рівня в системі управління й галузевої належності. Крім того, розділи мають підрозділи з дещо вужчим колом питань.

Частина 3 є доповненням, додатковою частиною (додано 118 нових статей) до 59 статей частини 1 Переліку № 41. Види документів, зазначених у Доповненнях, створюються переважно в діяльності комерційних структур і відображають аспекти організації системи управління, кредитування, оподаткування, акціонування, ліцензування діяльності підприємств, а також бухгалтерського обліку. До них належать: реєстраційні справи суб’єктів підприємницької діяльності; документи з ліцензування певних видів господарської діяльності; реєстри акціонерів; договори купівлі-продажу акцій; кредитні договори; документи на право власності та володіння; податкові накладні, погашені векселі тощо.

Водночас у ході управління документаційними процесами важливо не лише вміти послуговуватися нормативно-методичною базою з експертизи цінності документів, а й творчо підходити до її оцінювання.

Мінімальні строки зберігання архівних документів юридичними особами, визначені центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства, за бажанням організації — власника документа рішенням ЕК може бути подовжено для їх відомчого зберігання.

Якщо в установі створюються документи, не внесені ні до типового, ні до відомчого переліку, знову ж таки рішенням ЕК унормовують їх термін зберігання. Відповідно в номенклатурі справ у графі «Термін зберігання» зазначають, скажімо: «3 роки, ЕК протокол від 22.12.2007 № 2».

У разі ліквідації зазначених юридичних осіб ліквідаційні комісії зобов’язані забезпечити цілісність їх архівних документів і за погодженням із центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства або уповноваженою ним архівною установою визначити місце дальшого зберігання архівних документів цих юридичних осіб.

Порядок проведення експертизи цінності документів та оформлення її результатів

Експертизу цінності документів здійснюють щорічно працівники служби діловодства підприємства разом із ЕК під методичним керівництвом архіву підприємства.

Під час проведення експертизи цінності відбирають документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, щоб передати їх до архіву підприємства, визначають документи тимчасового зберігання в структурних підрозділах підприємства, виокремлюють для знищення документи й справи за минулі роки, строки зберігання яких закінчилися. Заразом перевіряють якість і повноту чинної номенклатури справ, правильність визначених строків зберігання справ, передбачених номенклатурою, дотримування встановлених правил оформлення документів та формування справ.

Як уже зазначалося, відбір документів постійного зберігання провадиться на підставі типового, відомчих (галузевих) переліків документів, типових і примірних номенклатур справ із зазначенням строків їх зберігання та індивідуальної номенклатури справ підприємства поаркушним переглядом кожного документа.

Застереження. Забороняється відбирати документи для зберігання та подальшого знищення на підставі заголовків справ в опису або номенклатурі справ.

Справи з позначкою «ЕПК», в яких експертизою цінності встановлено наявність документів постійного зберігання, підлягають переформуванню. Документи постійного зберігання, виокремлені із зазначених справ, об’єднують у самостійні справи або приєднують до інших однорідних справ. Брошурування наново сформованих справ здійснюють лише по завершенню експертизи цінності документів.

Під час проведення експертизи цінності документів виявляють дублетні документи, чернетки, а також неоформлені копії, що підлягають вилученню зі справ постійного зберігання.

Коли під час експертизи цінності зафіксовано факт нестачі документів і справ, що числяться за номенклатурою, відповідні структурні підрозділи підприємства та створена комісія розшуковують їх.

Якщо ж результат розшуку негативний, керівник підприємства за поданням ЕК та архіву затверджує акт про нестачу архівних справ (документів), призначає службове розслідування та видає наказ про притягнення до відповідальності осіб, винних у втраті документів або справ. Довідку про причини втрати документів або справ, підписану керівником відповідного структурного підрозділу, передають до архіву підприємства.

За результатами експертизи цінності на підприємстві складають описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу, а також акти про вилучення для знищення справ, строки зберігання яких закінчилися. При цьому зважають на такі примітки, як «Доки не мине потреба», «До заміни новими», «Після закінчення строку договору» тощо. Оформлення та описування справ відбувається відповідно до встановлених вимог.

Відбирають документи, строки зберігання яких закінчилися, та складають акт про вилучення цих документів для знищення, лише після зведення описів справ підприємства за відповідний період. Зведені описи й акт розглядає ЕК підприємства одночасно.

У підпункті 4.5.6 Правил № 16 унормовано: схвалені ЕК підприємства описи справ, акти про вилучення для знищення документів укупі подаються на розгляд ЕПК відповідного державного архіву. Схвалені ЕПК описи справ постійного зберігання, а також погоджені нею описи справ з особового складу та акти про вилучення для знищення документів затверджуються керівником підприємства, після чого підприємство-фондоутворювач має право знищувати документи.

Пунктом 4.5.8 Правил № 16 роз’яснено: установи, у діяльності яких не утворюються документи Національного архівного фонду, складають акти про вилучення для знищення документів після підготування описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу. Акти одночасно з описами справ подаються на розгляд ЕК установи, після чого схвалені акти про вилучення для знищення разом з описами справ з особового складу подаються на погодження ЕПК (ЕК) державної архівної установи, архівного відділу міської ради. Знищення документів проводиться після затвердження акта керівником установи.

Зауважимо, що в акт про вилучення для знищення включають справи, якщо передбачений для них строк зберігання закінчився до 1 січня року, в якому складено акт. Наприклад, справи з трирічним строком зберігання, закінчені 2004 року, можна включати в акт, який буде складено не раніше 1 січня 2008 року, з п’ятирічним строком зберігання — не раніше 1 січня 2010 року з урахуванням приміток, зазначених у відповідних переліках документів.

Акт про вилучення для знищення документів складають у двох примірниках на всі справи підприємства в цілому. Назви однорідних справ, відібраних для знищення, заносять у акт під загальним заголовком, зазначивши кількість справ, включених до кожної групи. Індексують цей вид номіналу документа наскрізною нумерацією, починаючи з № 1.

Справи, відібрані для знищення, після погодження та затвердження актів передають організаціям із заготівлі вторинної сировини за накладними, у яких зазначають масу макулатурного паперу, переданого для переробки. Дату здачі документів, їх масу та номер накладної вказують у актах про вилучення документів для знищення. Ці акти долучають до справи архівного фонду установи та зберігають в архіві установи.

Якщо обсяг справ, вилучених для знищення, незначний, їх можна спалити, про що в акті роблять позначку.

Порядок знищення документів і справ із грифом «Для службового користування» визначено спеціальною Інструкцією, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року № 1893.

Статья предоставлена нашему порталу
редакцией журнала «Справочник кадровика»