В статье рассматриваются вопросы проведения инвентаризации: условия, при которых инвентаризация является обязательной, сроки ее проведения; создание постоянно действующей инвентаризационной и рабочей инвентаризационной комиссий, их состав. Автор обращает внимание на особенности проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей, порядок их передачи под отчет в случае отсутствия (болезни) материально ответственного лица.
К материалу прилагаются образцы приказов о назначении инвентаризационной комиссии, порядке ее проведения, возмещении материально ответственным лицом недостачи.
Порядок проведения инвентаризации определяется Инструкцией по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств и документов и расчетов, утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 11 августа 1994 года № 69 (далее — Инструкция № 69).
В соответствии с пунктом 3 Инструкции № 69 проведение инвентаризации является обязательным:
-
при передаче имущества государственного предприятия в аренду, приватизации имущества государственного предприятия, преобразовании государственного предприятия в акционерное общество, а также в других случаях, предусмотренных законодательством;
-
перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, ценностей, средств и обязательств, инвентаризация которых проводилась не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризация зданий, сооружений и других недвижимых объектов основных фондов может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов — один раз в пять лет;
-
при смене материально ответственных лиц (на день приема-передачи дел);
-
при установлении фактов хищений или злоупотреблений, порчи ценностей (на день установления данных фактов);
-
по предписанию судебно-следственных органов;
-
в случае техногенных аварий, пожара и стихийного бедствия (на день после окончания явлений);
-
при передаче предприятий и их структурных подразделений (на дату передачи). Инвентаризация может не проводиться в случае передачи предприятий и их структурных подразделений в пределах одного органа, к сфере управления которого относятся эти предприятия;
-
в случае ликвидации предприятия.
Ответственность за организацию инвентаризации несет руководитель предприятия, который должен создать необходимые условия для ее проведения в сжатые сроки, определить объекты, количество и сроки проведения инвентаризации, кроме случаев, когда проведение инвентаризации является обязательным.
Проведение инвентаризации осуществляется созданной на предприятии, в учреждении, организации (далее — предприятие) постоянно действующей инвентаризационной комиссией. В нее входят руководители подразделений предприятия (например, главный энергетик, главный механик, главный товаровед и другие руководители подразделений предприятия), главный бухгалтер. Возглавляет постоянно действующую инвентаризационную комиссию руководитель предприятия или его заместитель. Состав комиссии утверждается приказом руководителя предприятия (приложение 1).
Постоянно действующая инвентаризационная комиссия лишь организовывает работу и принимает решение по результатам инвентаризации, а непосредственно инвентаризацию проводят рабочие инвентаризационные комиссии или же несколько таких комиссий, если объем работы значительный. В состав рабочей инвентаризационной комиссии могут входить: инженер, технолог, механик, производитель работ, товаровед, экономист, бухгалтер и другие опытные работники, хорошо знающие объект инвентаризации, цены и первичный учет.
Если на предприятии создана лишь постоянно действующая инвентаризационная комиссия, для того чтобы члены этой комиссии не только организовывали, но и проводили инвентаризацию, дополнительно издается приказ о создании рабочей инвентаризационной комиссии, который может быть в составе приказа о проведении инвентаризации (приложение 2). Порядок проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей определен в пункте 11.8 Инструкции № 69.
Не разрешается два года подряд назначать одно и то же лицо председателем рабочей комиссии при инвентаризации у тех же материально ответственных лиц.
Перед началом инвентаризации члены рабочей комиссии должны быть обеспечены формами инвентаризационных описаний, утвержденными постановлением Государственного комитета СССР по статистике «Об утверждении форм первичной учетной документации для предприятий и организаций» от 28 декабря 1989 года № 241 (далее — Постановление № 241).
При инвентаризации товарно-материальных ценностей (ТМЦ) возможно использование также и формы № М-21, утвержденной приказом Министерства статистики Украины «Об утверждении типовых форм первичных учетных документов по учету сырья и материалов» от 21 июня 1996 года № 193.
В отличие от инвентаризационных описаний (актов), утвержденных Постановлением № 241, форма № М-21 не содержит расписки материально ответственных лиц, поэтому перед началом инвентаризации от этих лиц следует взять расписку (приложение 3).
Необходимо отметить, что рабочая комиссия, кроме выявления фактического наличия ценностей и соответствия их данному бухгалтерскому учету, при инвентаризации обнаруживает ценности, которые не могут быть использованы в хозяйственной деятельности (испорченные, просроченные товары, не пригодные к эксплуатации основные средства). Эти данные также отражаются в инвентаризационных описях с целью выявления виновных лиц, списания данных активов с баланса предприятия или их уценки.
При проведении внезапной инвентаризации материально ответственных лиц об этом не предупреждают.
В соответствии с пунктом 11.8 Инструкции № 69 при инвентаризации товарно-материальных ценностей необходимо иметь в виду следующее:
-
их перевешивание, обмер, подсчет производятся в порядке размещения в данном помещении, не допуская беспорядочного перехода комиссии от одного вида ценностей к другому. При хранении ТМЦ в разных изолированных помещениях в одного материально ответственного лица инвентаризация производится последовательно по месту хранения. После проверки ценностей вход в помещение пломбируется, и комиссия переходит в следующее помещение;
-
инвентаризационные описи составляются отдельно на ТМЦ, находящиеся в дороге; хранящиеся на складах других предприятий (на ответственном хранении, на комиссии, в переработке);
-
количество ценностей и товаров, хранящихся в неповрежденной упаковке поставщика, может определяться на основании документов при обязательной выборочной проверке в натуре части указанных ценностей;
-
на приходных документах на ТМЦ, поступившие на объект и принятые во время его инвентаризации, материально ответственным лицом в присутствии членов инвентаризационной комиссии за подписью ее председателя делается отметка «после инвентаризации» со ссылкой на дату описи, где записаны эти ценности;
-
на расходных документах на ТМЦ, отпущенных со склада во время инвентаризации, с разрешения руководителя предприятия и главного бухгалтера в присутствии членов инвентаризационной комиссии за подписью ее председателя делается отметка, и эти ТМЦ заносятся в отдельную опись в порядке, аналогичном порядку для ценностей, поступивших во время инвентаризации;
-
допускается составление групповых инвентаризационных описей малоценных и быстроизнашивающихся предметов, выданных в индивидуальное пользование работников, с указанием в них ответственных за эти предметы лиц (на которых ведутся личные карточки) с их подписью в описи.
В инвентаризационной описи, как и в других первичных документах, не допускается наличие исправлений и подчисток. Все исправления следует осуществлять в порядке, предусмотренном Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Министерства финансов Украины от 24 мая 1995 года № 88, а именно: неправильную запись необходимо зачеркнуть чертой так, чтобы можно было прочитать, а сверху сделать правильную запись. Все исправления заверяются подписями членов комиссии.
Во время инвентаризации ТМЦ, находящихся в дороге (например, при передаче ТМЦ между структурными подразделениями предприятия), составляется Акт инвентаризации материалов и товаров, находящихся в дороге (форма № Інв-6, утвержденная Постановлением № 241). Этот акт заполняется в одном экземпляре на основании документов, подтверждающих пребывание материалов и товаров в дороге, подписывается и передается в бухгалтерию.
Пунктом 5 Инструкции № 69 учреждено: если проведение инвентаризации является обязательным, инвентаризации подлежат также имущество и материальные ценности, не принадлежащие предприятию, но учет которых ведется на внебалансовых счетах. При проведении инвентаризации этих ТМЦ, а также ТМЦ, переданных предприятием на ответственное хранение, используется Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых (сданных) на ответственное хранение (форма № Інв-5, утвержденная Постановлением № 241).
При инвентаризации ТМЦ, принятых на ответственное хранение (комиссию), записи в описи осуществляются инвентаризационной комиссией на основании проверки и перерасчета ценностей в натуре.
Основанием занесения в описи товаров и материалов, хранящихся на складах других предприятий, являются документы, подтверждающие сдачу этих ценностей на ответственное хранение (комиссию, переработку).
Если при инвентаризации выявлены недостаток или порча ценностей, допустившие их ответственные лица должны предоставить постоянно действующей комиссии письменные объяснения. Члены комиссии рассматривают объяснения виновных лиц и принимают решение о применении мер к этим лицам и зачете пересортицы.
В случае если по результатам инвентаризации материальных ценностей или основных фондов выявлен излишек или недостача, бухгалтер составляет сличительную ведомость по типовой форме № Інв-18 или Інв-19 (утверждены Постановлением № 241) в одном экземпляре.
Для возмещения материально ответственным лицом недостачи руководитель предприятия издает соответствующий приказ (приложение 4).
Иногда возникают ситуации, когда материально ответственное лицо заболело, а производство нуждается в непрерывном процессе. Как в этом случае передать другому лицу МТЦ в подотчет без присутствия материально ответственного лица? Для этого руководитель предприятия:
-
издает приказ о проведении обязательной инвентаризации в связи со сменой материально ответственного лица, в котором обусловливаются сроки ее проведения и состав рабочей комиссии;
-
издает приказ о назначении другого материально ответственного лица, указав причину подобной смены.
Кроме того, материально ответственное лицо вправе назначить доверенное лицо, в присутствии которого должна проводиться инвентаризация. Таким лицом может быть любое лицо (родственник, другой работник предприятия), которому материально ответственное лицо дает право представлять его интересы при проведении инвентаризации.
Необходимо подчеркнуть, что доверенное лицо лишь выполняет функции представителя материально ответственного лица и ответственности за излишек или недостачу в этом случае не несет.
Правоотношение, возникшее на основании представительства, регулируется нормами Главы 17 Гражданского кодекса Украины (далее — ГК). В этом случае можно говорить о представительстве, которое основывается на договоре и может осуществляться по доверенности (ч. 1 ст. 244 ГК).
Доверенностью является письменный документ, выдаваемый одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Доверенность на совершение сделки представителем может быть предоставлена лицом, которое представляют (доверителем), непосредственно третьему лицу (ч. 3 ст. 244 ГК).
Следует отметить, что указанная доверенность не подлежит нотариальному удостоверению. Хотя форма доверенности в качестве документа законодательно не принята, однако существует ряд требований к ее оформлению. Доверенность должна быть заключена в письменной форме. В ней четко обусловливается объем полномочий лица, которое выступает представителем (или конкретный перечень действий, которые следует выполнить представителю). Кроме того, доверенность должна содержать необходимые реквизиты: город, дату выдачи (согласно ч. 3 ст. 247 ГК доверенность, в которой дата выдачи не указана, считается ничтожной), кем и кому она выдана (доверенность является именным документом).
В приведенном примере целесообразно оформить разовую доверенность, срок которой прекратится после осуществления представителем действий, на которые он был уполномочен (т. е. только на представление интересов при передаче ТМЦ).
Кроме того, согласно статье 244 ГК лицо, которое представляют (доверитель), может предоставить доверенность непосредственно третьим лицам (в частности, инвентаризационной комиссии), поскольку она адресована прежде всего ей и предназначена для их ознакомления с полномочиями представителя.
Ответственность по результатам инвентаризации (недостача, излишек) несет материально ответственное лицо, у которого товарно-материальные и прочие ценности находятся в подотчете.
Статья предоставлена нашему порталу
редакцией журнала «Справочник кадровика»
Ласкаво просимо
Реклама