Главная  Карта сайта  Размещение рекламы на портале
  СООБЩЕСТВО КАДРОВИКОВ И СПЕЦИАЛИСТОВ ПО УПРАВЛЕНИЮ ПЕРСОНАЛОМ
Добро пожаловать
  МЕНЕДЖЕR ПО ПЕРСОНАЛУ
  Новости
  Библиотека статей
  Нормативная база
  Образцы документов
  Производств. календарь
  Книжная полка
  Кто есть кто
  Глоссарий
  События
  Опросы
  Наши партнеры
  Форум
Новые материалы
Календарь-заставка на рабочий стол





Facebook
Календарь событий
Август 2017
Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс
 123456
78910111213
14151617181920
21222324252627
28293031   

Сентябрь 2017
Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс
    123
45678910
11121314151617
18192021222324
252627282930 

Все события
 
Реклама
Библиотека статей / Практика кадровика
16.01.2009
Логічна побудова тексту документа: зазначення підстав у заявах і наказах

Основним завданням при складанні тексту документа є лаконічність викладу і зазначення мотивації (усіх необхідних доказів для обґрунтування зазначеного).
При виданні наказу керівник бере до уваги мотивацію, зазначену в заяві. Заява — документальне підтвердження мотивів працівника і підстава для видання наказу.

Лаконічність викладу досягається за допомогою дотримання логічних норм під час переходу від однієї структурної одиниці тексту до іншої (окремих формулювань, речень, абзаців), економним використанням мовних засобів, вилученням мовленнєвого надлишку — слів та словосполучень, що не несуть додаткового смислового навантаження тощо. Дотримання цих правил дає змогу зробити зміст текстів документів точним і зрозумілим.

Для уніфікації термінів, типових мовних зворотів, лексичних та графічних скорочень в локальних документах на підприємствах і в чинних нормативно-правових актах користуються зокрема:

Заява, або офіційне прохання

Заява — це документ, що містить прохання особи або установи щодо здійснення своїх прав або захисту інтересів.

Як правило, із заявою звертаються до керівника організації чи його заступника, у великих організаціях — до керівника самостійного структурного підрозділу. Прізвище, ім’я, по батькові, посаду керівної особи зазначають у давальному відмінку (кому?).

Особа, яка звертається із заявою, зазначає свою посаду (з малої літери), прізвище, ім’я та по батькові у родовому відмінку (від кого?). Інколи, якщо це доречно, автор заяви може зазначити свою адресу і телефон або інші відомості. Такі реквізити подають у правому верхньому куті, оформлюючи кожний інформаційний елемент заяви з окремого рядка.

Увага! У відомостях про адресанта не прийнято вживати прийменник «від».

Зазначаючи адресу, не слід використовувати підрядний зворот: що мешкає..., яка проживає за адресою (порівняйте з російським проживающий по адресу). Натомість потрібно застосовувати безсполучниковий зв’язок, що не порушує форму викладу від першої особи:

 


Раднику голови правління з питань
корпоративних фінансів АКБ «Надра»
Волоскевичу О. Л.
економіста сектору супроводження
зарплатних та корпоративних проектів
Кондтратюка В. М.,
мешкаю за адресою:
вул. Велика Васильківська, 23, кв. 65

Відстань між реквізитами повинна бути приблизно 1,5–2 см, відстань між елементами реквізитів близько 6–7 мм. Дотримання розмірів берегів під час оформлювання такого документа є обов’язковою вимогою.

Етичними нормами ділового спілкування передбачено написання імені по батькові повністю, а не з допомогою ініціалу(-ів), як це допускається в локальних документах.

Текстова частина (робоча) заяв найчастіше містить такі логіко-структурні компоненти: прохання і обґрунтування прохання.

Комплексні одиниці тексту заяв поділяються на предикативні (ключові, визначальні) та релятивні (другорядні, підпорядковані предикативним). Функцію предиката виконує дієслово «прошу» (просимо), що поєднується з неозначеною формою дієслова (що зробити?). Залежно від виду заяви вживаються такі дієслова неозначеної форми: надати, звільнити, прийняти, зарахувати, перевести, нарахувати, перерахувати, оплатити, виплатити, сплатити тощо. Тексти заяв починають писати з абзацу, дотримуючись розміру абзацного відступу (12,5 мм).

У текстах заяв обов’язково має бути пояснювальна частина. Як вже зазначалося вище, пояснюють, на що спрямована дія, вживаючи дієслова неозначеної форми. Після них зазначають суть прохання (заяви):

  • Прошу надати відпустку з 1 червня 2009 року;
  • Прошу звільнити з посади бухгалтера;
  • Прошу перевести на посаду економіста відділу зовнішньоекономічних зв’язків тощо.

Як правило, прохання у заявах мотивують (обґрунтовують) за допомогою прийменникових конструкцій «у зв’язку з», «з огляду на», «через», «за» та дієприслівниками «зважаючи на», «визначаючи» тощо:

  • за власним бажанням;
  • у зв’язку зі зміною місця проживання;
  • через хворобу;
  • з огляду на потребу пройти курс санаторно-курортного лікування тощо.

Іноді текст починають саме з обґрунтування прохання для логічного наголошення мотивів подання заяв.

Структура предикативно-релятивного комплексу заяв

Увага! Не рекомендовано в заявах вживати надмірну кількість особових займенників типу: Ви, мене, Вас. Обов’язковою вимогою побудови тексту заяви є дотримання логічної послідовності викладу.

Заява про прийняття на роботу. Згідно із законодавством про працю, приступаючи до роботи, громадяни подають письмову заяву, де викладають прохання про прийняття на певну посаду до певного структурного підрозділу (організації).

Для поліпшення організації роботи рекомендується розробити типову форму заяви (бланк). Такий підхід є своєрідним «психологічним кроком», адже автору заяви не доведеться запитувати прізвище та ініціали керівника, офіційну назву установи тощо. Розробляючи бланк заяви про прийняття на роботу, слід врахувати, що в текстовій її частині мають міститися такі відомості:

  • на яку посаду (спеціальність, кваліфікація), до якого структурного підрозділу (місця роботи) або на виконання якої роботи приймається працівник;
  • який строк (у разі потреби);
  • додаткові умови прийняття (у разі потреби).

Після розгляду цей вид заяви разом з іншими необхідними документами є підставою для видання наказу (розпорядження) про прийняття працівника на роботу.

Заява про переведення на іншу посаду (роботу) за складом реквізитів та оформленням подібна до заяви про прийняття на роботу.

У текстовій частині заяви висловлюється прохання перевести «на посаду». Як і в заяві про прийняття на роботу, автор у заяві про переведення зазначає посаду, яку він обійматиме, назву структурного підрозділу, дату, в разі потреби, форму працевлаштування і додаткові умови працевлаштування, мотивацію. Мотивацією у цьому разі може бути здобуття необхідної освіти, підвищення кваліфікації, подання керівника тощо.

У відомостях про себе автор заяви зазначає посаду, яку він обіймає (роботу, яку виконує), своє прізвище та ініціали (домашню адресу й телефон у такій заяві зазначати не потрібно).

У заяві про звільнення слово «прошу» супроводжується словом «звільнити». Додатковими елементами прохання є вказівка «з посади» і термін, упродовж якого має чинитися дія.

Заява про звільнення констатує бажання працівника розірвати трудові правовідносини. Звільнення має настати у визначений законодавством термін або за згодою сторін. Смисловий акцент переміщається на мотивацію (має відповідати законодавству): за власним бажанням, за угодою сторін, у зв’язку із виходом на пенсію переїздом на нове місце проживання, вступом до вищого навчального закладу, переведенням чоловіка або дружини на роботу в іншу місцевість, прийняттям на іншу роботу на конкурсній основі та ін.

Іноді для логічного наголошення мотивів текст заяви може розпочинатися із зазначення причин звільнення.

У тексті заяви про надання відпустки обов’язково зазначають: вид відпустки, а також дату початку та закінчення відпустки, її тривалість (з… по… терміном на…), мотивацію (у разі потреби).

Увага! Помилковим є формулювання відпустки без збереження заробітної плати як відпустки «за власний рахунок» (такого визначення в українському законодавстві про відпустки нема).

Підставою для заяв про надання працівникові основної відпустки насамперед виступає графік відпусток, з урахуванням якого керівництво реалізує права громадян на відпустки. Мотивування прохання є надзвичайно важливою змістовою складовою заяв про надання додаткових відпусток, а тому заявникові слід подбати про правильність формулювання та вмотивування. Така заява підтверджується оригіналами чи копіями документів, які є підставою для її надання. Наприклад, заява про надання відпустки на навчання містить посилання на довідку-виклик з місця навчання. Останню додають до заяви.

Належним чином слід умотивовувати прохання у заявах про надання матеріальної допомоги, санаторно-курортної путівки, додаткової відпустки у зв’язку з наявністю двох дітей, що не досягли 14-річного віку, тощо.

Наказ. Організація розпорядчої частини документа

Наказами (розпорядженнями) з особового складу регламентують прийняття громадян на роботу, переміщення працівників на інші посади, звільнення, надання відпусток, заохочення, накладення стягнень, зміну прізвища тощо. Ця група наказів є підставою для, нарахування працівникові заробітної плати, внесення запису до трудової книжки про його трудову діяльність (прийняття, переведення (переміщення), звільнення, заохочення).

Накази з особового складу оформлюють, використовуючи їх типові форми, або ж друкують на загальних, спеціальних бланках або чистих аркушах паперу. Уніфікація цієї групи наказів полегшує їх використання і зберігання.

Увага! Типові форми наказів, зокрема про прийняття на роботу, про надання відпустки, про припинення трудового договору (контракту) затверджені наказом Міністерства статистики України від 5 грудня 2008 року № 489.

Накази з особового складу залежно від кількості порушуваних питань можуть бути простими (одноаспектними) та складними (багатоаспектними, тобто зведеними). Прості накази стосуються одного працівника, складні — двох і більше. Документувати управлінську дію складним наказом можна лише в тому разі, коли до цього номіналу документа включена інформація з однаковим терміном зберігання.

Увага! Не можна включати до одного наказу пункти про прийняття на роботу або відрядження одного працівника, надання відпустки іншому тощо, оскільки ці документи містять інформацію, для якої передбачено різні терміни зберігання. Термін зберігання документів встановлено у Переліку типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, затвердженому наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20 липня 1998 року № 41 (далі — Перелік типових документів). Накази про прийняття, переведення, заохочення, звільнення, сумісництво працівників, згідно з Переліком типових документів, зберігають 75 років, надання відпусток — 5 років, про стягнення, відрядження працівників, з адміністративно-господарських питань — 3 роки.

Примітка. Документи про участь в ліквідації наслідків аварії на Чорнобильській АЕС зберігаються постійно в організаціях.

Як правило, на підприємствах надають перевагу простим наказам. Якщо ж виникає потреба у виданні складного наказу, дотримуються певної послідовності оформлювання наказів: спочатку про прийняття на роботу працівника, далі — про переведення (переміщення) на інші посади, лише потім — звільнення (додаток). Такому наказу часто дають назву «З особового складу» (заголовок). Водночас слід зазначити, що заголовків у складних наказах може й не бути.

Додаток

ПЕРШОТРАВНЕВЕ ДЕРЖАВНЕ ПІДПРИЄМСТВО «ХІМПРОМ»

НАКАЗ

23.04.2007

м. Київ

№ 45-ВК

З особового складу

1. ПРИЙНЯТИ:

     1.1. КОРОПЕЦЬ Інну Михайлівну на посаду бухгалтера розрахункового відділу з 25 квітня 2007 року із посадовим окладом згідно зі штатним розписом.
Підстава: заява Коропець І. М. від 23.04.2007 із візами.

     1.2. НОВОЖИЛОВА Юрія Миколайовича на посаду провідного спеціаліста технічного відділу з 24 квітня 2007 року із посадовим окладом згідно зі штатним розписом.
Підстава: заява Новожилова Ю. М. від 20.04.2007 із візами.

2. ПЕРЕВЕСТИ:

     ПАСІЧНОГО Віктора Миколайовича, провідного спеціаліста відділу комплектації, на посаду заступника начальника відділу постачання з 25 квітня 2007 року з посадовим окладом згідно зі штатним розписом.
Підстави: заява Пасічного В. М. від 20.04.2007 із візами;
подання головного інженера Москаленка Д. М. від 16.04.2007.

 3. ЗВІЛЬНИТИ:

     УЖВІЙ Ганну Сергіївну, секретаря відділу комплектації, з 24 квітня 2007 року у зв’язку із закінченням строку дії контракту (п. 2 ст. 36 КЗпП).
Підстава: контракт від 24.04.2006 № 21.

 

Директор

(особистий підпис)

О. Л. Демиденко

 

 

 

 

До справи № 02-11
(особистий підпис) О. М. Топчій
27.04.2007

До організації тексту наказів з особового складу висуваються підвищені вимоги, оскільки правильне і чітке його формулювання гарантує трудові права працівників. Передусім застосовувані в тексті формулювання мають відповідати законодавству України. У наказах не має бути помилок і виправлень.

У текстах наказів з особового складу констатуюча частина може бути відсутня. Розпорядча частина починається ключовими словами «призначити», «прийняти» «перевести» «зарахувати» «надати», «оголосити подяку», «звільнити», «оголосити догану», які згідно з ДСТУ 4163–2003 оформлюють великими літерами від межі лівого берега. Після них проставляють двокрапку.

Увага! У наказах про призначення, прийняття, звільнення, переведення, зарахування, надання тощо, де ключовими словами є власне слова, що означають конкретну дію: ПРИЙНЯТИ, ЗВІЛЬНИТИ і т. д. не слід за ключове слово приймати «НАКАЗУЮ». Ця досить типова помилка, яка побутує в практиці, засвідчує нерозуміння видавцем відмінностей між документуванням загальних питань діяльності та особового складу.

У наказі з особового складу наприкінці тексту чи пункту має зазначатися підстава його складання. Зазвичай підставою є: заява працівника з візами або без них (якщо віз нема в заяві, їх проставляють у наказі), контракт з працівником тощо, в окремих випадках — подання безпосереднього керівника працівника.

Наказ про прийняття працівника на роботу оформлюється виданням наказу або розпорядження, в якому зазначають:

  • ключове слово: ПРИЙНЯТИ, ПРИЗНАЧИТИ, ЗАРАХУВАТИ;
  • прізвище, ім’я, по батькові працівника (СКРИПЧЕНКО Любов Петрівну, КРИВОБОКА Володимира Івановича);
  • посаду (спеціальність, кваліфікація, категорія, розряд), до складу якої входить назва структурного підрозділу (на посаду секретаря корпоративного відділу);
  • дату початку роботи;
  • вид роботи;
  • умови оплати праці обумовлюють, зазначаючи тарифну ставку чи оклад на час видання наказу (з посадовим окладом 1250 (одна тисяча двісті п’ятдесят) грн. на місяць), посиланням на штатний розпис або контракт (наприклад, з посадовим окладом згідно зі штатним розписом; з оплатою відповідно до укладеного контракту).

У наказі про прийняття працівника на роботу можуть зазначатися додаткові умови, а саме:

  • випробний термін для перевірки відповідності працівника дорученій роботі;
  • строк укладення трудового договору (на опалювальний сезон; на період відпустки для догляду за дитиною тощо);
  • тривалість робочого часу, якщо трудовий договір укладений на виконання роботи, наприклад, в умовах неповного робочого дня або тижня;
  • відсоток ставки посадового окладу;
  • матеріальна відповідальність;
  • оплата витрат у зв’язку з переїздом працівника на роботу в іншу місцевість;
  • звільнення працівника від направлення у відрядження при роз’їзному характері роботи тощо.

Накази про переведення. Переведення на іншу роботу на тому самому підприємстві, в установі, організації, а також переведення в іншу місцевість, хоча б разом з підприємством, установою, організацією в разі виробничої потреби, простою тощо регулюється статтями 32–34 КЗпП.

Накази про переведення працівників на іншу роботу на тому самому підприємстві, в установі, організації готуються і оформлюються на підставі розпорядження власника або заяви працівника. У розпорядчій частині наказу, крім прізвища, імені та по батькові працівника, його попередньої посади, кваліфікації, повинні бути зазначені:

  • посада (спеціальність, кваліфікація), структурний підрозділ (місце роботи), до якого його переводять,
  • дата і строк переведення (постійно чи тимчасово). У разі тимчасового переведення вказують його тривалість;
  • причини переведення (у зв’язку з виробничою потребою; простоєм; за станом здоров’я, вагітністю або неможливістю виконувати попередню роботу жінкою, яка має дитину віком до трьох років; для заміни відсутнього працівника, за власним бажанням працівника тощо);
  • умови оплати праці, пільги і компенсації, передбачені чинним законодавством;
  • підстави видання наказу.

Якщо колишні істотні умови праці не може бути збережено, працівник не згоден на продовження роботи в нових умовах, трудовий договір припиняється згідно з пунктом 6 статті 36 КЗпП.

Наказ про припинення трудового договору. У розпорядчій частині наказу про звільнення, окрім ключового слова «ЗВІЛЬНИТИ», прізвища, імені та по батькові працівника повинні бути зазначені:

  • посада (спеціальність, кваліфікація), структурний підрозділ (місце роботи);
  • дата і причина (підстава) припинення трудового договору. Звільнення з роботи (дату) оформлюють без прийменника «з», оскільки днем звільнення вважається останній день роботи;
  • пільги й компенсації, передбачені чинним законодавством;
  • підстави та мотиви звільнення. Мотиви звільнення мають бути викладені стисло і чітко, підстави — згідно з відповідною статтею КЗпП.

Наказ про надання відпустки. Право на відпустку громадян, що перебувають у трудових відносинах з підприємством, організацією, установою незалежно від виду діяльності і галузевої належності, реалізують оформленням наказу про надання відпустки (типова форма П-3 «Наказ (розпорядження) про надання відпустки»).

Умови, тривалість надання відпусток, а також державні гарантії права на відпустку встановлені статтею 45 Конституції України, Законом України «Про відпустки» від 15 листопада 1996 року № 504/96-ВР і КЗпП.

У наказах про надання відпустки слід зазначити:

  • прізвище, ім’я, по батькові працівника;
  • посаду (місце роботи) працівника;
  • вид відпустки.

Увага! Грубим порушенням правил документування та організації роботи з документами є вміщення до наказу про надання відпустки пункту про надання матеріальної допомоги під час цієї відпустки. Надання відпустки і надання матеріальної допомоги оформляються різними документами, які згідно з Переліком типових документів мають різний термін зберігання (5 і 75 років відповідно), а тому йдеться про порушення технології зберігання документів.

Статья предоставлена нашему порталу
редакцией журнала «Секретарь-референт»

Источник: HR-Лига Автор: Беспянська Галина
Просмотров: 64774 Отправить другу Версия для печати
 
 
Смотрите также:
Відпустка без збереження зарплати: визначаємо непорушні правила
Нюансы расчета зарплаты в примерах
Приклади розрахунку середньої зарплати для оплати відпусток
Нова форма звіту № 3-ПН
Порядок ведення табелю обліку робочого часу
Призив, мобілізація, демобілізація працівника (у запитаннях та відповідях)
Трудовой договор: порядок заключения и виды
Актуальні запитання з марафону «Гаряча лінія: консультації»
Помилки у штатному розписі — порушення під час прийняття на роботу працівників
Строковий трудовий договір: правила застосування
Несчастный случай непроизводственного характера. Оплата листка нетрудоспособности с отметкой об алкогольном опьянении
Аудит трудових книжок: проблеми та їх вирішення
Ревізія відпусток: позбавляємося боргів
Листок нетрудоспособности: порядок заполнения
Средняя зарплата для больничного: пошаговый алгоритм расчета
Регистрация и учет в кадровом делопроизводстве
Увольнение — как мера дисциплинарного взыскания
Ведение трудовых книжек работников. Исправляем ошибки
Номенклатура дел кадровой службы как фундамент кадрового делопроизводства
Документы, предоставляемые при трудоустройстве
Принятие и оформление решений о переводе/перемещении
Особенности и процедура приема на работу граждан с дополнительными гарантиями, инвалидов, иностранцев, несовершеннолетних, совместителей, сезонных и временных работников
Решения по персоналу: правовые основания, оформление, учет
Новый праздник в октябре: пересчитываем рабочее время и продолжительность отпуска
Прием на работу по конкурсу как основание увольнения
Уведомление налоговых органов о приеме работника на работу: практические советы
Увольнение при ликвидации предприятия (в частности, женщин, имеющих детей в возрасте до трех, шести лет): поэтапная процедура
Работа во время отпуска: возможна ли и при каких условиях?
Простой на предприятии: как оформить и оплатить
Особенности увольнения женщин, имеющих льготы

Реклама
Издания для профессионалов
Опросы
При устройстве на работу в вашу компанию высшее образование:
Играет главную роль
Важно только для топовых позиций
Вообще не играет роли, главное — опыт сотрудника!

Объявление
Уважаемые посетители! По всем вопросам относительно работы портала обращайтесь к администратору
2017 © МЕДИА-ПРО
2017 © HR-Лига
Copyright © 2005–2017 HR-Лига
Редакция (администрация) портала не несет ответственности за ущерб, который может быть нанесен в результате использования, неиспользования или ненадлежащего использования информации, содержащейся на портале.
Ответственность за достоверность информации и прочих сведений несут авторы публикаций.
Редакция (администрация) оставляет за собой право не разделять мнение авторов размещаемых материалов.
Использование материалов из журналов ИД «МЕДИА-ПРО» только по согласованию с редакцией (администрацией) портала.
По всем вопросам пишите на admin@hrliga.com.