Корпоративная библиотека уже давно перестала быть привилегией крупных компаний. Но остается открытым вопрос: как ее правильно сформировать, чтобы и в бюджет вписаться, и книжки приобрести нужные.
Перечитав свои, подружкины и соседкины книги, любительницы дамских романов и детективов в одной из компаний стали обмениваться произведениями любимых авторов с представителями других подразделений. Постепенно забылось, кому принадлежит та или иная книга, и романы и повести «поселились» на офисных полках. Так было положено начало корпоративной библиотеке в одной из компаний, и которая сейчас насчитывает несколько тысяч книг, и уже не любовные истории, а классику менеджмента и новейшие произведения бизнес-гуру.
Позволить себе корпоративную библиотеку могут не только крупные корпорации, но и небольшие компании, коллектив которых составляет 15–20 человек. Само наличие такой библиотеки — неважно, формируется ли она в электронном виде или состоит из традиционных бумажных томов — создает особую атмосферу заинтересованности людей в том деле, которое они делают, обмена опытом, информацией. Что само по себе очень важно.
С полки — на полку
«В нашем коллективе многие получают второе образование либо самостоятельно расширяют свои знания в разных сферах. Поэтому рекламисты могут заглядывать в материалы специалиста по подбору персонала, а секретари — искать для себя что-то важное по маркетингу. В библиотеку поступают лучшие издания, уже отобранные с точки зрения их интересности и полезности. Все это позволяет людям общаться и формировать общее видение принципов ведения бизнеса гораздо лучше, чем это сделало бы формальное декларирование миссии и целей компании», — рассказала Анастасия Б., заместитель директора компании.
Впрочем, довольно часто корпоративные библиотеки возникают стихийно. Одной из причин их появления становится то, что многие компании выписывают периодику, но нередко она оказывается доступна только топ-менеджерам или сотрудникам определенных отделов, если речь идет о специализированных изданиях.
Особую роль корпоративные библиотеки играют в компаниях, нуждающихся в постоянном отслеживании технических и законодательных норм.
«Идея корпоративной библиотеки возникла в 2006 году, когда создавался инжиниринговый центр. Его сотрудники стали инициаторами создания библиотеки, собрали в электронном виде ГОСТы, ДБН, СНиПы, наполнив библиотеку нормативных документов. В 2008-м мы внедрили систему электронного документооборота и корпоративную библиотеку разместили в соответствующем разделе системы электронного архива данных. В этой системе электронные документы регистрируются и хранятся как каталог с четкой иерархией, поэтому нужный документ легко найти», — сообщила Ирина К., PR-менеджер.
В результате корпоративная библиотека становится не только хранилищем знаний, но и выполняет неожиданные функции.
«После появления корпоративной библиотеки мы стали замечать, что обмен информацией между отделами стал более интенсивным и продуктивным. Возможно, это связано с тем, что люди стали больше делиться друг с другом какими-то своими находками, и это, в свою очередь, запустило процесс обмена сугубо рабочей информацией», — рассказывает Анатолий Г., руководитель компании.
Ура, заработало!
Как это обычно бывает, инициатива, вовремя подхваченная снизу, становится залогом успеха дела. Но если сотрудники не спешат ее проявлять, службе персонала приходится стимулировать интерес к новым начинаниям.
«Развитие корпоративного сайта шло параллельно с формированием электронной библиотеки. Чтобы стимулировать интерес к самообразованию, мы стали ранжировать самые важные и интересные статьи и книги с помощью количества обращений к ним. Сотрудник, выложивший самую популярную книгу за полгода, получал приз на новогоднем корпоративе или летнем праздновании «дня рождения» компании», — делится Диана А., менеджер по персоналу. — Со временем, интерес к литературе, представленной в библиотеке, значительно возрос и, как оказалось, в течение текущего года к ней обращались более 80% сотрудников».
Традиционно функции курирования корпоративной библиотеки передают представителю службы персонала. В небольших компаниях ключ от шкафчика с книгами хранится у секретаря или офис-менеджера. На крупных предприятиях, имеющих собственные корпоративные университеты, на одного из сотрудников возлагают обязанности библиотекаря. Однако независимо от этого важно с самого начала наладить учет и систематизацию книг. И, конечно же, установить правила пользования библиотекой. В отличие от традиционных библиотек с их бланками и карточками читателей, для пользователей корпоративной библиотеки гораздо важнее узнать, у кого находится та или иная книга. Именно поэтому учет выданных книг ведется по совершенно иному принципу.
«Книги, имеющие отношение к работе: по менеджменту, маркетингу, рекламе, мы просто заносим в таблицу. А когда кто-то берет эту книгу — отмечаем. Если она срочно понадобится кому-то из сотрудников, я могу сразу сказать — возьмите ее у Петра Иванова. Все это «управление библиотекой» занимает у меня не более 15–20 минут в день», — резюмирует Елена К., секретарь.
Что купить?
Однако основной проблемой, с которой сталкиваются компании при создании корпоративных библиотек, становится недостаток качественной литературы. На первый взгляд может показаться, что литературы в продаже — море, и есть все, чего душа пожелает. Но действительно полезных книг очень мало. По этому начинать следует с составления плана комплектации, разделив книги и электронные источники по сферам. К примеру, нормативная и справочная литература, издания по управлению персоналом, психологии бизнеса, технологии продаж, литература по бухгалтерскому учету и налогообложению и прочее. В библиотеке обязательно помимо профильной должна быть и бизнес-литература, в частности, книги по менеджменту и маркетингу. Они могут оказаться незаменимыми для руководящего звена, поскольку в них всегда можно найти ответ или подсказку на практически любой животрепещущий вопрос из управленческой практики. Более того, деловая литература служит дополнительным источником мотивации и инновационных идей для сотрудников.
При этом многие компании при составлении плана заказов литературы решают проблему выбора, основываясь на мнениях сотрудников. Впрочем, здесь возможны злоупотребления со стороны работников — желая сэкономить свои личные средства, некоторые из них «заказывали» дорогую литературу, в которой нуждались их дети — студенты вузов или родственники. Поэтому эксперты советуют не просто осуществлять закупки литературы «по желанию», а составлять списки и рассылать их на ознакомление, с тем, чтобы впоследствии приобрести книгу, за которую проголосовали как минимум два сотрудника.
В то же время, помощь в решении этой проблемы предлагают специализированные фирмы, которые берут на себя все заботы по комплектации библиотечного ассортимента, организации системы учета и пополнению фонда. Специальные пакетные предложения по формированию корпоративных библиотек разрабатываются и при издательских домах. Однако на сегодняшний день эта услуга практически не востребована в Украине. Несмотря на сложности, связанные с подбором книг, трудностями систематизации, хранения и учета, большинство компаний предпочитают создавать и комплектовать свои библиотеки самостоятельно.
В качестве бонуса
Основные задачи и цели корпоративной библиотеки:
повышение профессионального уровня сотрудников и инициирование самообразования;
формирование обучающей среды и отбор лучших практик;
Ласкаво просимо
Реклама
Реклама