Слово «адаптация» знакомо нам со школьной скамьи, однако, как показывает практика, каждый сотрудник, работающий в области управления персоналом, привносит в это понятие что-то свое, поэтому необходимо дать определение, на котором будет основан материал данной статьи. Адаптация — приведение индивидуального поведения в соответствие с господствующей в данной компании системой норм и ценностей. Корпоративная культура, т. е. система норм и ценностей социальной группы, существует в любой компании вне зависимости от ее размеров и от того, формализованы в ней все процессы или нет. Уже в первый день работы нового сотрудника начинается процесс его адаптации.
Пока происходит подбор нужного фирме специалиста, ее HR-менеджеры рисуют радужные картины и рассказывают, как хорошо и дружно трудятся сотрудники, какая замечательная корпоративная культура создана в компании и как повезло соискателю, что именно эта организация приглашает его на работу. В условиях кадрового «голода» каждого найденного специалиста смело можно сравнить с неким экзотическим фруктом, который был добыт огромными усилиями. Необходимо не только удержать ценного сотрудника, но и дать ему возможность реализовать свой потенциал.
Что же надлежит сделать, чтобы на «нежные тепличные растения» не напал «микроорганизм», побуждающий их уволиться после трудоустройства? Ответ очевиден: необходима система адаптации, позволяющая достичь нужной цели — выстроить правильное производственное поведение нового сотрудника, т. е. приобщить его к корпоративной культуре и помочь быстро освоить производственные процессы.
Далее следует определить ответственных за указанные направления деятельности. Очевидно, что за приобщение нового работника к корпоративной культуре отвечает специалист по работе с персоналом (причем эти функции может выполнять любой сотрудник или подразделение в зависимости от размеров компании), за освоение производственных процессов — куратор (это может быть наиболее опытный сотрудник отдела, непосредственный руководитель и т. д.). Для того чтобы действия ответственных лиц были согласованы между собой, необходимо в первую очередь составить план прохождения испытательного срока для нового сотрудника.
Хотелось бы подчеркнуть, что составление плана прохождения испытательного срока очень важно. Этот документ способствует решению следующих задач:
- Помогает куратору контролировать деятельность сотрудника.
- Помогает новому сотруднику правильно организовывать свое рабочее время.
- Помогает консолидировать деятельность различных подразделений в течение периода адаптации нового сотрудника.
Формализованный подход к прохождению испытательного срока имеет ряд преимуществ:
- Новый сотрудник получает структурированную информацию, которая облегчает процесс адаптации.
- Критерии оценки деятельности сотрудника понятны и измеримы.
- План прохождения испытательного срока, оформленный в виде документа, является основанием для принятия решения о завершении испытания при приеме на работу.
- В случае увольнения сотрудника после испытательного срока по инициативе компании может служить доказательством правильности принятого решения.
Задачи, поставленные перед новичком на испытательный срок, должны быть спланированы таким образом, чтобы у него было достаточно времени на освоение корпоративных норм и правил в самом начале работы. Это минимизирует риск его увольнения во время испытательного срока, т. к. у нового сотрудника будет возможность получать ответы на вопросы, не связанные с производственной деятельностью, в режиме онлайн. В результате специалист по работе с персоналом будет быстро получать обратную связь от нового сотрудника и сможет оперативно реагировать в случае возникновения опасной ситуации.
Мероприятия процесса адаптации: зона ответственности специалиста по работе с персоналом
Перечень мероприятий, которые можно включить в систему адаптации новых специалистов, порядок и сроки их проведения имеет смысл определять индивидуально для каждой компании. Эту систему удобнее всего зафиксировать в локальном нормативном акте, в котором следует также закрепить типовые формы (план испытательного срока, мини-резюме, внутреннее резюме, бланк аттестации по итогам испытательного срока и т. д.).
Теперь подробнее поговорим о некоторых формах внутренних документов, которые уместно использовать при введении нового сотрудника в должность.
- Справочник нового сотрудника (СНС)
При составлении справочника необходимо учитывать простое правило: не перегружать СНС информацией. К примеру, в одной из компаний был подготовлен Справочник нового сотрудника, толщина которого была примерно равна толщине «Трудового кодекса с комментариями». В этой книге можно было узнать все о компании, но, к сожалению, никто не читал ее. Самый маленький СНС уместился на одном листе формата А4. Оказалось, что это тоже не очень удобно — листок быстро теряется среди множества других или на него случайно проливается кофе.
Первый опрос лучше проводить в конце первого месяца работы в компании. Можно выяснить, устраивают ли нового сотрудника гигиенические факторы; хватает ли ему информации для выполнения производственных заданий; как складываются его отношения с коллегами. Далее следует анализировать, изменяется ли ситуация, т. е. в середине и в конце испытательного срока надлежит также провести опросы, но уже сделать акцент на том, что сотрудник считает положительным, а что хотел бы изменить, чего ему не хватает для более эффективной работы.
Опросники не должны быть чрезмерно большими. Заполнение опросника не должно занимать более 15 минут, т. к. в противном случае этот процесс раздражает заполняющего. При составлении опросника необходимо учесть следующее: в начале анкеты стоит поместить небольшое вступление, в котором будет раскрыта цель проводимого опроса, а в конце — обязательно поблагодарить за участие.
Прежде чем рассылать или раздавать опросник новым сотрудникам, проведите пробное тестирование на своих коллегах (два-три человека). Это поможет рассчитать время, требующееся для его заполнения, а также оценить, все ли вопросы понятны и отвечает ли опросник поставленной цели.
Мини-резюме — очень удобная форма введения нового специалиста в коллектив, использовать ли ее для представления всех сотрудников или только руководящего состава — решать вам. Удобнее всего подготовить бланк на языке HTML, для того чтобы электронное письмо выглядело солидно и аккуратно. Если это вызывает затруднение, можно рассылать электронные письма, содержащие во вложенном файле документ Word, однако вложения читают реже. В мини-резюме указывают Ф.И.О. сотрудника, контактные данные, подразделение, должность, функциональные обязанности (одна-две строки), навыки и знания, размещают его фотографию.
Пример: Иванов Иван Иванович, внутренний телефон: 11-11; e-mail: ivanov@ivanov.ru. Работает с 09.01.08 в отделе информационных технологий, занимает должность системного администратора. К нему можно обращаться по вопросам доступа к базам данных на сервере. Навыки: работает системным администратором с 2000 г., закончил МГТУ им. Баумана. Хобби: рафтинг.
Цель внутреннего резюме — консолидация информации о знаниях и навыках сотрудников. Это позволяет создавать базу знаний компании. Такие данные можно использовать при создании проектных команд, кадрового резерва, задействовать при развитии новых направлений бизнеса. Можно столкнуться с тем, что специалисты с большим опытом работы обладают достаточно широким набором знаний и навыков, не все эти компетенции могут быть востребованы на занимаемой должности, но в какой-то момент могут срочно понадобиться компании. Таким образом, вместо того чтобы открывать новые позиции, можно воспользоваться внутренними резервами. Чтобы база внутренних резюме реально работала, ее необходимо поддерживать в актуальном состоянии, т. е. обновлять сведения о сотрудниках — изменения должностей, пройденное обучение и т. д.
Кроме того, надлежит научить руководителей пользоваться данной базой, что, несомненно, будет являться отдельным проектом, требующим серьезной разработки и внедрения.
- Подведение итогов испытательного срока
Формализованный бланк удобен тем, что в нем можно зафиксировать мнение куратора, наметить пути дальнейшего развития карьеры сотрудника, зафиксировать изменение мотивационной схемы после испытательного срока и т. д.
Для того чтобы подчеркнуть значимость нового сотрудника для компании и повысить его мотивацию на успешное продолжение работы, можно провести корпоративное мероприятие с активным привлечением новичков (наградить их памятными дипломами, устроить 15-минутку «вопрос-ответ», пригласить кого-то из топ-менеджеров), которое станет логическим завершением процесса адаптации. Цель данного мероприятия состоит в том, чтобы дать новым сотрудникам возможность почувствовать себя частью большой дружной семьи, еще раз озвучить цели и миссию компании.
Дмитрий Селезнев
По материалам «Naim»
Ласкаво просимо
Реклама
Реклама