Мои советы предназначены для HR-служб и руководителей, уполномоченных увольнять сотрудников, когда те становятся не нужны компании в кризисной ситуации (процесс сначала называют оптимизацией численности персонала) или смены деятельности компании, что случается значительно чаще, чем кризисы.

Я не буду касаться юридических аспектов увольнения (это все есть в статьях трудового законодательства и об этом лучше напишут юристы).

Мне бы хотелось поговорить о том, как следует проводить увольнение, чтобы с минимальными отрицательными эмоциями, а по-простому «без обид», из этой процедуры вышли и тот, кого увольняют (назовем его «увольняемый») и тот, кто увольняет («увольняющий»).

Будем считать, что руководство компании приняло решение расстаться с сотрудником «по закону»: выплатить выходное пособие, написать положительную рекомендацию.

Что должен сделать «увольняющий»?

• во-первых, донести сотруднику решение руководства о выплате пособия, обязательно помочь сотруднику правильно написать рекомендацию (это не секрет, что такую бумагу пишет эйчар);
• во-вторых, нужно с сотрудников правильно и позитивно и много разговаривать («а поговорить» никто не отменял).

«Зачем?» — спросите Вы

Отступление в тему: я на рынке и покупаю фрукты-овощи у грузина, краем глаза я вижу, что он меня и обвешивает, и подкладывает фрукты с гнильцой, но я, видя все это безобразие, не бросаюсь на него с требованием исправить замеченное. А все потому, что он так меня без остановки хвалит, желает все самого хорошего мне и семье, хотя и не знает, есть ли она у меня, делает в моих глазах меня «королевной» и я ухожу вовсе не обиженная тем, что он на мне чуть больше заработал, а окрыленная этой лестью.

Так и увольняя сотрудника, нужно создать положительную, эмоциональную атмосферу, чтобы уволенный сотрудник ушел, если и обиженным на компанию (никогда не подставляй под удар себя), но не униженным и не потерявшим веру в себя.

Время и место беседы

В каждой компании существует своя традиция увольнения, она выстраивается в зависимости от установок владельца или автором ее является эйчар этой компании.

Я помню, что в компании FMCG, где мне довелось поработать несколько лет, не было в традиции расставаться с сотрудниками с выплатой пособия (исключение делалось для директоров направлений, которых владелец мог несколько раз уволить и несколько раз вернуть на работу за 3–4 года формирования компании). Так вот, как только владелец компании переставал разговаривать с сотрудником офиса и не общался с ним больше месяца, то это служило мне сигналом на увольнение этого сотрудника. И тогда я начинала процесс выведения сотрудника из компании.

В высокотехнологичных компаниях западного типа, где работа порой дублируется сотрудниками и информация — достояние Компании (а не сотрудника), передача дел может занимать не более одного дня, стараются с увольнением не тянуть. Готовят конверт с выходным пособием, размер которого прописан в контракте сотрудника и не должен им обсуждаться при увольнении. В таких компаниях увольняют по пятницам, задерживают увольняемого после работы и в опустевшем офисе проводят беседу.

Плюсы: сотрудник после беседы не несет отрицательное настроение на коллег, которые уже вне офиса. И сам за выходные дни восстанавливает свое настроение.

В творческих компаниях о технологиях увольнения говорить не приходится, так как в них каждый руководитель хозяин положения и сотрудник от него может уходить через один день, две недели, нескольких месяцев. И при этом офис будет гудеть по этому поводу как пчелиный рой.

Если увольняемый «проблемный» сотрудник (нелоялен к компании, отстаивает свои права по трудовому законодательству, не готов добровольно уйти), то готовьтесь к нескольким встречам с увольняемым (и хорошо чтобы они были только в офисе, а не в суде). Первую встречу следует провести втроем: увольняемый, его непосредственный руководитель и представитель кадровой службы, который в последствии будет оформлять договоренности и завершать процедуру увольнения.

Местом проведения переговоров должна быть переговорная комната, где никто посторонний не будет вас отвлекать и позволит увольняемому выразить эмоции от полученной информации.

Как это происходит у меня

Обычно, я сообщаю увольняемому о решении руководства с ним расстаться и очень осторожно сообщаю ему причину. Здесь надо следить за каждым словом, потому что эти слова в дальнейшем увольняемым по-своему интерпретируются и доносятся до коллег. Далее, я даю право сотруднику самостоятельно принять решение: как и когда ему хотелось бы уйти из компании. Я не тороплю его с ответом на заданные вопросы, прошу пойти и подумать несколько дней.

Следующую беседу «организует» сам увольняемый, ее недолго приходиться ждать, но она самая продолжительная и самая тяжелая, т. к. человек в свойственной ему культурной манере изливает душу и сообщает при каких условиях он бы ушел из компании (здесь самое главное не торопить его и все выслушать, т. к. дальше пойдет конструктив).

Возможны еще несколько встреч, но если процесс затягивается, то приходится быть жестким и устанавливать сроки самостоятельно.

Какие слова следует говорить «на прощание», а какие нет

К беседе с каждым увольняемым сотрудником я готовлюсь. В беседе отмечаю его «заслуги перед Отечеством», его сильные качества. А далее, и это главное, даю понять ему, что увольнение не конец, а только начало или продолжение его карьеры, что он заслуживает лучшего, чего компания в данный момент не может ему предложить.

Не напоминайте ему о былых ошибках, их не исправить, а настроение и бодрость духа это напоминание не придаст сотруднику. Больше хвалите его за успехи, благодарите за то, что сделано им для конторы.

Даже если я немного лукавлю, и знаю, что уровень подготовки сотрудника ниже требований компании, то ему это надо сообщить так, что существуют другие компании, которым именно этот уровень знаний и компетенций необходим и достаточен.

Рекомендации о сотруднике

Я знаю, что по законодательству сотрудник кадровой службы не имеет право давать устные рекомендации на бывшего сотрудника, только по письменному запросу. Но большинство эйчаров это правило нарушает и отвечает на телефонные запросы коллег.

Рекомендации надо давать осторожно и самое главное доброжелательно, на вопросы о сотруднике начинаю не с его успехов, а скорее с неудач.

Будьте осторожны в рекомендациях. О плохом надо говорить только, если сотрудник действительно нарушил договоренности по контракту: выдал коммерческую тайну конкуренту, украл собственности компании, что-то подобное очень серьезное. В этой связи мне нравится китайская пословица: «…не спеши хвалить человека с прекрасной репутацией, пока сам не познакомишься с ним поближе — он может оказаться подлецом, скрывающим свое лицо. Не спеши бранить человека с дурной репутацией, пока не узнаешь его ближе — он может оказаться жертвой поклепов».

Увольнение нерядовых сотрудников

К «нерядовым» я отношу топ-менеджеров, юристов, ведущих финансистов, сотрудников службы безопасности, если она есть в компании. Эти сотрудники, чаще всего обладают информацией, которая может быть интересна конкурентам или проверяющим госорганам.

Если руководство решило расстаться с таким сотрудником, то делать это надо решительно, деликатно и оперативно.

Я не рассматриваю случай, когда данный сотрудник проявил нелояльность к компании. Тогда проводят показательную акцию: в присутствии сотрудников службы безопасности увольняемого выводят из офиса в одночасье, позволяя забрать только личные вещи.

Речь идет об успешных сотрудниках, с которым ситуация (жизнь) требует расстаться.

• Если у увольняемого топ-менеджера было заключено дополнительное соглашение к стандартному трудовому договору, то следует, по-возможности, выполнить обязательства этого соглашения, тогда в дальнейшем (мир тесен) с уволенным сотрудником можно будет иметь деловые отношения, ведь он уходит не на пенсию и, скорее всего, будет трудиться в компании этого же бизнеса.
• Если финансовые условия жестко не прописаны, то следует выплатить увольняемому премию (не скупитесь, если сотрудник проработал в компании более 3-х лет) и перед коллективом компании поблагодарить уходящего сотрудника за работу в компании.
• Беседу с таким сотрудником о выходе из компании следует вести в духе партнерской договоренности.

Идеально, если вы приглашаете в конце рабочего дня к себе в кабинет уходящего сотрудника (этот уровень не следует при сотрудниках называть увольняемым, так как, если сотрудник был эффективен в работе, то вы потеряете авторитет в глазах коллег). Перед Вами конверт с премией и почетная грамота, а также письмо благодарности ему за работу для информационного портала компании.

Передача дел должна быть спланирована и проведена вами заранее.

Вы прощаетесь с сотрудником в одночасье и все довольны, т. е. претензии остались вне офиса.

Для чего я все это подробно описала, какие цели я преследую, так сложно прощаясь с сотрудниками.

Первое, на мой взгляд, очень важное — если с сотрудником расстаются хорошо, даже имея обиду, он не будет с коллегами в курилке или в кафе после работы «чернить» компанию и способствовать созданию нездоровой рабочей обстановке в офисе.

Второе, не менее важное — я преследую цель сохранить контакт со специалистом, с которым вынуждены простится, чтобы в дальнейшем его найти и пригласить в развивающуюся компанию (может даже в ту, из которой он был уволен).

У меня бывали случаи, когда шла резкая перестройка компании и «летели щепки», я их собирала в лукошко, т. е. свою БД специалистов и в дальнейшем находила им работу, да и они мне звонили без обид, напоминали о себе.

Третье, сохранить на профильном рынке, на котором работает компания хороший имидж о ней, в противном случае в нее в дальнейшем не пойдут работать специалисты.

И последнее, это не имеет практического значения, но все-таки мы люди и должны беречь себя и сотрудников от стрессов.

Юлия Карпинская
По материалам «Free-consulters»