Итак, о сокращении издержек. Первое, что Вам нужно научиться делать — отличать экономию от скупости. «В чем же разница?!» — можете спросить Вы, и я отвечу так: Экономный сокращает издержки, отказываясь от ненужного, и покупает самый дешевый товар из тех, что соответствуют минимальным требованиям к качеству. Скупой же, чтобы не тратить деньги, отказывается даже от необходимого, и покупает самый дешевый товар, даже если тот недостаточно хорош. И потому платит дважды.

Отделите расходы от инвестиций

Прежде, чем начать сокращать расходы, Вам следует разделить их на две части.

Первая часть — «быстрорастворимые» инвестиции. Деньги, вложение которых быстро приносит Вам еще больше денег. Например, вложения в эффективную рекламу, когда каждый рекламный рубль приносит Вам на три рубля продаж. Или агентские выплаты торговым представителям за полученные ими заказы.

Вторая часть — собственно расходы. Деньги, которые тратятся для поддержания работы фирмы, от арендной платы за офис до затрат на канцтовары, но при этом нет прямой связи между этими затратами и чистой прибылью.

Так вот, постарайтесь как можно сильнее урезать вторую часть. Бейтесь за каждый доллар. Сократите штат, прогните поставщиков, переедьте в меньший офис на окраине, не тратьте три рубля там, где можно обойтись двумя…

Но при этом не трогайте первую часть. Многие менеджеры пускают эту категорию трат под нож столь же решительно, что и расходы на корпоративные праздники или комнатные растения для офиса. Я же рекомендую Вам не просто сохранить все инвестиции, приносящие быструю отдачу — я советую увеличить эти расходы, даже если Вам придется заложить в ломбарде обручальное кольцо и пересесть с «лексуса» на «жигули». Простая арифметика — если, вложив рубль, Вы получаете три, отчего бы не вложить туда же пять, десять или двадцать рублей?

Не режьте курицу, несущую золотые яйца.

Сомневаетесь? Откажитесь!

Если Вы сомневаетесь, является ли какая-то категория трат необходимой — Вы можете проверить это, временно отказавшись от этих расходов, и посмотрев, что произойдет.

Снова повторю, что речь ни в коем случае не идет о расходах-инвестициях, напрямую создающих прибыль.

Очень часто оказывается, что отказ от тех или иных покупок вообще не сказывается на работе фирмы. Если же Вы увидите, что каких-то трат не избежать, можно попробовать восстановить их в неполном объеме. И тогда нередко обнаруживается, что для работы вполне достаточно тратить лишь 30%, 50% или 70% от привычного Вам объема затрат по этой статье.

Проверьте рыночные цены — и попросите скидку

Проведите мониторинг рыночных цен по всем основным статьям расходов. Сейчас многие поставщики сбросили цены, однако они не спешат рассказывать об этом тем, кто охотно платит по более высокому старому прайс-листу. Поэтому тщательно проверьте, не платите ли Вы по 200 рублей за то, что все остальные давно покупают по 150 или даже дешевле?

Это касается цен как у Вашего поставщика, так и у его конкурентов.

Но даже если окажется, что Вы платите именно рыночную цену — это совсем не значит, что цену нельзя сбить. Попросите у поставщика большую скидку — и затем, если он станет торговаться, поскрипите, поворчите, и согласитесь на половину от этой скидки.

Вы удивитесь тому, как часто работает этот подход.

Сколько подарков Вы делаете сотрудникам?

Нет, я не имею в виду подарки на Новый год или на восьмое марта (хотя и от них можно избавиться). Задумывались ли Вы когда-нибудь, сколько всего получают за счет фирмы Ваши сотрудники?

Например, если работнику нужно позвонить в другой город или даже за границу по личным делам — сделает ли он это со своего мобильного телефона, или же воспользуется офисным, чтобы Вы заплатили за этот звонок?

Не выписывают ли Ваши сотрудники за Ваш счет интересующие их газеты и журналы? Не покупают ли книги для домашней библиотеки, говоря, что это для работы? Не летают ли первым классом там, где вполне сошел бы и эконом? Не ездят ли Ваши сотрудники на дачу на рабочих автомобилях? Не обзавелись ли они привычкой заказывать на бизнес-ланч форель в вине или красную икру, списывая эти расходы на Ваш счет? Не стоит ли недавно купленная супер-дорогая видеокарта на домашнем компьютере Вашего сисадмина?

Проверьте, где и как сотрудники Вашей фирмы запускают руку в Ваш карман, используя деньги из бюджета на личные нужды. Эта статья расходов может оказаться гораздо более существенной, чем Вы думаете.

С другой стороны, слишком уж увлекаться «охотой на ведьм» не стоит. Если сотрудник порой уносит с работы шариковую ручку или изредка звонит домой, чтобы проверить, как дела у ребенка — на это проще закрыть глаза, разовую трату в полдоллара Ваш бюджет выдержит даже в кризисные времена. Однако когда счет идет уже на сотни, тысячи или десятки тысяч рублей — это следует пресечь, и как можно быстрее.

Отечественные менеджеры почему-то нередко предпочитают бороться с подобным использованием бюджета фирмы с помощью карательных мер — угроз, увольнений, штрафов и т. п. Однако гораздо проще бывает просто «отключить» возможность злоупотреблений. Например, чем бороться со звонками не по делу, куда проще заблокировать выход на межгород для телефонов тех сотрудников, которым это не нужно по работе. И так далее...

Александр Левитас
По материалам «eKniga»