В организациях разного типа применяют средства для контроля за рабочим временем сотрудников. Самый распространенный из них — турникет для прохода, фиксирующий появление сотрудника на территории компании. Учитывать рабочее время также можно без турникета: достаточно, придя на работу, приложить карточку к приемнику на входе.

Часть сотрудников относятся к данному действию как к еще одному механизму, особенно те, кому есть чем заняться на работе. Другая часть тут же начинает изобретать способы обмануть хитрый прибор и передает карточки коллегам или виртуально «не выходит» из здания целую неделю. Возможны и другие варианты.

Что думают об электронном методе учета рабочего времени эйчары?

Марина Вальчук, начальник службы управления персоналом пишет, что на предыдущем месте ее работы ввели соответствующую систему для всех категорий сотрудников. Первые два месяца со стороны сотрудников было непонимание цели новшества. После подведения итогов за первый месяц работы системы были вынесены соответствующие предупреждения сотрудникам, часто выходившим на перекур. Ко второму месяцу их число резко сократилось. Сократилось также число выездов сотрудников «по служебным делам».

Любые нововведения, так или иначе ограничивающие свободу перемещения персонала, нуждаются в позитивном представлении со стороны HR-отдела. Так, например, в холдинге РДВ каждому, кто проходит инструктаж, главный инженер объясняет, что присутствие «в системе» важно для безопасности сотрудников: в случае возникновения чрезвычайной ситуации спецслужбы будут знать, сколько человек находится в здании и кто именно. Также сотрудникам очень важно для коммуникации знать, что нужный коллега находится в офисе — на корпоративном портале появляется знак присутствия на рабочем месте.

Михаил Никонов из Белгорода филиала считает, что электронные пропускные системы значительно упрощают работу охраны. Минусы ее применения — сложность посещения организации сторонними представителями (клиенты, посетители), необходимость встречать этих представителей.

Как показала судебная практика по прецедентам в этой компании, данные электронной пропускной системы учитываются как подтверждающий факт отсутствия или присутствия работника на рабочем месте, но не доказывают факт выполнения либо невыполнения его должностных обязанностей. Например, опоздание на работу может быть соответствующим образом оформлено, и работнику можно объявить дисциплинарное взыскание, предварительно взяв с него объяснение в письменной форме, либо составить акт об отказе от объяснений.

Михаил считает, что данная система применима для контроля входа/выхода таких категорий работников, как производственные рабочие, бухгалтерия, IT-отдел (администраторы), секретариат (если в обязанности не входит работа с внешними организациями — почтовые службы, поставщики канцелярских товаров и другие), в общем, все сотрудники, чье рабочее место четко территориально определено и находится внутри периметра электронной пропускной системы.

Из судебной практики Михаила следует, что данных электронной системы об отсутствии сотрудника для суда достаточно. Но для подстраховки можно составить акт об отсутствии, который никогда лишним не будет.

Есть и другие мнения. Юлия Мамедова, менеджер по персоналу, считает, что такая мера, как электронная система допуска в здание, созданная с целью контроля прихода и ухода сотрудников с рабочего места, может быть актуальна скорее для очень крупных предприятий численностью в несколько тысяч человек и то лишь для статистики. Фиксирование прогула (отсутствие на рабочем месте без уважительных причин больше 4 часов или в течение рабочей смены) по законодательству все равно должно производиться актированием. В законодательстве ничего не говорится об электронных системах, соответственно дисциплинарное взыскание вплоть до увольнения на этом основываться не может — будет нарушена процедура, и оно будет незаконным. Второй момент: сотрудники с определенным функционалом могут по рабочим вопросам отлучаться, у некоторых сотрудников вообще разъездной характер работы, как быть с ними? — спрашивает Юлия. — Одних учитывать, а других нет? Юлия отмечает изобретательность лодырей: «Один сотрудник, который обычно не опаздывает, может носить с собой еще чью-то карточку для пропуска, и не одну, то есть систему легко обмануть.

Вывод Юлия делает такой: «Я не рекомендую директору некрупных компаний устанавливать систему электронного допуска (что кстати и делаю, на нашем предприятии тоже достаточно остро стоит вопрос об опозданиях). В данный момент мы с руководителями подразделений скрыто фиксируем приход сотрудников, занимается этим администратор на входе в здание. Цель — в конце месяца пересчитать зарплату по количеству отработанных часов. Акция идет третью неделю и уже есть результаты, видимо, шила в мешке не утаишь и слух об этом начал просачиваться. Третью неделю почти все сотрудники (примерно 80%) приходят вовремя».

Ирина Ефремова из Тольятти делится своими впечатлениями об электронной пропускной системе: «Сотрудников в офисе было немного, около 70 человек. Основной состав: топ-менеджеры — 4 человека, 50 инженеров, двое секретарей, бухгалтерия в составе 5 человек, операторы ПК и программисты — 5 человек и двое кадровиков.

Так вот, директора в течение дня уходят и приходят, бухгалтерия — то в налоговую, то в банк, программисты частенько отлучались, так как было еще удаленное подразделение этой фирмы, и нужно было работать и в офисе, и где-то там.

Об инженерах вообще ничего не говорю. У них работа состояла из постоянных поисков клиентов, выездов на встречи, переговоров. Таким образом, установив дорогущую систему пропуска, стали контролировать двух секретарей, трех операторов и двух сотрудников отдела кадров. Прежде чем ставить такую систему, нужно хорошенько подумать, нужна она или нет.

По материалам Hrm.ru