Затраты на деловые поездки зависят от размера компании. Сумма может варьироваться от $80 000 до нескольких миллионов долларов в год. Многие фирмы предпочитают пользоваться услугами трэвел-агентств. Удастся ли сэкономить за счет аутсорсинга?

Затраты крупных и средних компаний на деловые поездки растут с каждым годом. Зачастую такие выезды уже не преследуют каких-то конкретных бизнес-задач. Многие владельцы и топ-менеджеры просто используют их для премирования сотрудников. Бизнес-трэвелинг также стал средством поощрения деловых партнеров. Таким образом, например, крупные поставщики стремятся произвести впечатление на дилеров.

Запросы у компаний самые разные. Иногда речь идет преимущественно о выездах для активного отдыха, для того чтобы посмотреть экзотическую страну или испытать что-то новое. Они предполагают лишь небольшую часть деловой программы. В отдельных случаях бюджет путешествия легко может доходить до $4000 на человека.

Неудивительно, что бизнес-трэвелинг давно выделился в специальный сегмент на рынке туристических услуг. Естественно, подобные предложения можно встретить и у обычных операторов. Просто сервис, который в корпоративном трэвеле считается нормальным уровнем обслуживания, у туроператоров называется уровнем VIP.

Любой каприз за ваши деньги

Компании, которые сотрудничают с агентствами, надеются не только избавиться от лишней головной боли, но и сэкономить на деловых поездках. Оформление заявок, броней, приглашений, виз, отправка уведомлений о прибытии иностранцев занимает много времени. После некоторых расчетов мы решили передать этот блок работ трэвел-агентству. Оно обеспечивает комплексное сопровождение деловых поездок сотрудников, гостей и клиентов офиса фирмы.

При обращении к услугам сторонних специалистов расчет делается на то, что агентства имеют прямые договоры с авиакомпаниями и отелями. Контроль, осуществляемый при наличии трэвел-политики, и использование аналитических данных — все это помогает снижать административные затраты. Каждое трэвел-агентство оговаривает цены за услуги бронирования гостиниц, авиа- и ж/д билетов. При этом в большинстве случаев между агентством и авиакомпанией заключен договор о включении в тариф билета вознаграждения посреднику, поэтому сам заказчик не оплачивает услуги бронирования и выписки билета. В случае когда компания оплачивает вознаграждение за бронирование гостиницы или выписку железнодорожного билета, это суммы незначительные. При самостоятельном бронировании компания потратит больше на выплату заработной платы собственным сотрудникам.

Агентства могут добиваться существенных скидок от авиакомпаний и гостиниц еще и за счет количества заказов. Как показывает опыт, многие клиенты, анализируя предложения во время проведения тендера, сосредотачивают свое внимание на стоимости агентских услуг, что на самом деле составляет всего 3–4% от всего объема возможной экономии. В действительности самый внушительный процент экономии лежит не вне, а внутри компании. Так, консолидация объема у наиболее выгодного для компании перевозчика или цепочки отелей может сэкономить до 20% бюджета корпоративного клиента, а оптимизация организационных и административных вопросов, связанных с деловыми поездками, еще 10–20%.

То есть трэвелеры работают по тому же принципу, что и, допустим, логистические компании. Объединяют несколько заказов в одну цепочку, чтобы избежать простоя или срыва поездки.

Выбирай и проверяй

Но, как часто бывает, экономия перевозчика и организатора вовсе не всегда сказывается на окончательной цене услуги. Многие агентства предлагают заказчикам более дорогие опции на некоторые услуги или имеют скрытые дополнительные доходы, о которых клиент знать не должен. Иногда в ответ на требования заказчика понизить цену агенты пропорционально снижают качество предоставляемых услуг. Так что найти на рынке оптимальное предложение — целая наука.

Помимо кадрового ресурса, специалисты также советуют оценить уровень географического покрытия и широту спектра предоставляемых услуг. Некоторые агентства являются членами свободных международных объединений, такие компании имеют глобальные контракты с клиентами и поставщиками.

Только для больших

Главный недостаток крупных туркомпаний — цена на их услуги, которая может быть гораздо выше, чем у агентств поменьше. Большим заказчикам проще. Профессиональное агентство мотивировано предложить интересному для себя клиенту ряд вариантов, которые помогут сэкономить. Иногда даже в ущерб собственному доходу.

Расходы оказываются более чем значительными. Так, компаниям, которые проявляют заинтересованность в расширении бизнеса в регионах, важно организовывать выезды по стране. Например, для общения с потенциальными иностранными партнерами. Компаниям важно, чтобы один провайдер предоставлял все услуги.

Корпоративные трэвелеры также собирают информацию о предпочтениях сотрудников компаний-клиентов, чтобы, учитывая их при следующих поездках, заинтересовать людей в долгосрочном сотрудничестве.

Секреты лучших поездок

Представителям среднего или малого бизнеса добиться эксклюзивного обслуживания значительно тяжелее. Самостоятельно организовывать поездки непросто — в этом случае фирма должна высвободить огромный человеческий ресурс. Часто это может привести к дополнительным расходам на персонал. Ведь для большинства сотрудников организация деловых поездок — непрофильный бизнес.

Любопытно, что к похожему решению задачи эффективного сотрудничества с бизнес-трэвелерами приходят и крупные заказчики. Только им важнее не снизить расходы, а добиться максимального качества оказываемых услуг. Ведь работа привлеченного агента оправдывает ожидания далеко не всегда. Крупные — пока чаще западные — организации выбирают одно агентство и требуют, чтобы оно следило за соблюдением принятых на фирме стандартов трэвел-политики. Многие из них создают у себя так называемый имплант-офис — по сути, представительство агентства, которое может выписывать билеты, проверять документы, подаваемые на визу.

Естественно, такое удовольствие могут себе позволить лишь корпорации с большими бюджетами на поездки. Зато руководство всегда знает, с кого спросить, если сотрудник не смог вылететь в срок. В общем, и богатым компаниям, чтобы добиться от партнеров максимальной отдачи, приходится нести немалые издержки. Впрочем, это все равно дешевле, чем пытаться отстроить свой собственный отдел бизнес-трэвелинга. Главное — не ждать от агентств слишком многого. Полностью самоустраниться от всех проблем, связанных с путешествиями персонала и партнеров, руководству компании все равно не удастся.

По материалам «Компания»