Ну-ка, посчитайте, сколько часов в неделю ваше подразделение тратит на совещания. Теперь посчитайте, во сколько обходится недельная порция совещаний (в денежных единицах, в смысле) с учетом стоимости рабочего времени сотрудников, которые в митингах участвуют.

Полученная цифра многих руководителей побудит задуматься — а так ли часто нужны совещания? Компенсируются ли затраты времени эффектом, которые совещания приносят?

Если вам кажется, что в вашей компании/подразделении можно работать над эффективностью собраний, берите на вооружение следующие советы.

1. Заставьте коллег сосредоточиться

Если вы отводите под совещание час, то оно и будет продолжаться час, и даже больше. Вы можете решить тот же объем задач, но за полчаса — если объявите, что совещание продлится полчаса.

Пусть каждый участник понимает, что время общения ограничено, и, если вы встаешь и озвучиваешь проблему, и хочешь получить отклик коллег, тебе нужно говорить коротко, по сути, информативно, четко. Потому что в какой-то момент тебя остановят (регламент, коллеги, регламент!), и вопрос останется нерешенным.

Ограниченное время совещаний дисциплинирует, заставляет всех работать на максимуме сосредоточенности.

Замечено, что слушать одного спикера внимательно аудитория может, если продолжительность выступления составляет от 10 до 20 минут. Для изложения сути одной проблемы/ одного решения/ одного организационного вопроса 10-ти минут достаточно.

Конечно, во всем важен здравый смысл, и в планировании совещаний тоже. Время совещаний для решения стратегических вопросов может быть более продолжительным; время плановых утренних совещаний можно сократить до минимума, чтобы мобилизовать мыслительные способности участников.

2. Сообщите участникам повестку дня

Желательно, чтобы повестка дня содержала больше 3-х строчек. Лучше на этапе организации потратить чуть больше времени — зато вы сэкономите его на самом совещании.

В начале митинга можно сообщить участникам коротко, какова цель мероприятия и его организационные особенности (например, можно озвучить, что на обсуждение каждого пункта повестки дня отводится не более 10-ти минут).

Самое главное — настроить коллег на продуктивный лад, сфокусировать их внимание на происходящем. Все должны быть в курсе обсуждаемых вопросов; ответственные лица должны быть готовы (располагать необходимой информацией; подготовить отчеты, предложения и пр.).

Если все участники настроены на одну волну, в полной мере владеют информацией и мотивированы на достижение цели собрания, очень высоки шансы, что встреча пройдет в хорошем темпе и продуктивно.

3. Ставьте точку твердой рукой

Ограничение продолжительности совещания имеет смысл только в том случае, если вы придерживаетесь принятой нормы. Всегда есть соблазн посидеть еще, и еще — поэтому так важна способность руководителя сказать: «Стоп, совещание окончено».

Если вам не хватило времени для решения некоторых вопросов, можно:

а) собрать коллег в составе рабочих групп — чтобы люди, которые непосредственно сотрудничают друг с другом, обо всем договорились;

б) договориться, что эти вопросы сотрудники решат сами, при личном общении или посредством телефона, электронной почты.

Можно включить нерешенные вопросы в повестку дня следующего совещания — если обсуждение требует времени — при этом отвести под обсуждение конкретный промежуток времени и не выходить за его пределы.

Елена Набатчикова