Вопросам деловой переписки по электронной почте и ее особенностям посвящен не один десяток книг и статей, а правила составления писем хорошо знакомы всем и каждому. Тем не менее, это не спасает от ситуаций, когда отправленная корреспонденция так и остается без ответа. На примере опыта известных топ-менеджеров и бизнесменов мира попытаемся разобраться, как привлечь внимание адресата к своему письму и получить reply.

Привычки успешных и немного советов

Руководители крупных и известных компаний ежедневно получают сотни писем и вероятность того, что некоторые из них так и останутся непрочитанными достаточно высока. Как же бизнесмены справляются с потоком корреспонденции, и можно ли вообще рассчитывать на ответ? Например, Ларри Пейдж и Сергей Брин когда-то в шутку признавались журналистам, что, разбирая почту, начинают с самых последних писем. Если же до какого-то письма не доходит очередь, оно так и остается без ответа. Другими словами, одни адресанты могут рассчитывать на получение ответного письма практически мгновенно, а обращения других останутся без внимания. Джефф Безос, основатель Amazon, всегда говорит, что, если отправленное ему письмо не получило ответа в течение 10 минут, то ждать уже, пожалуй, не стоит. Тем не менее, некоторые топ-менеджеры предпочитаются отвечать на всю почту лично и достаточно быстро. Говорят, что ответ основателя компании-производителя онлайн-игр Zynga Марка Пинкуса может прийти в течение 5 минут. То же самое касается и создателя интернет-магазина оригинальных дизайнерских подарков Quirky Стивена Уокера, использующего систему фильтрации писем и отвечающего на послания в кратчайшие сроки.

Из приведенных примеров можно сделать вывод, что для гарантированного получения ответа на письмо и каких-либо результатов, необходимо постараться заинтересовать того, кому пишите. Особенно, если дело касается человека, занимающего высокую должность. Полезным примером может послужить история деловой переписки между владельцем Facebook Марком Цукербергом и основателем стартапа Snapchat Эваном Спигелом. Цукерберг заинтересовался проектом последнего и отправил письмо с предложением о встрече. Спигел же, в свою очередь, предпочел не отвечать в установленном этикетом порядке, а ограничился фразой, которую можно перевести как — «Спасиб:) буду рад встретиться — дам знать, если вдруг доберусь до Сан-Франциско». Позже это письмо Спигела успели назвать заносчивым, но оно ярко показывает, что установленный порядок и форма деловой переписки совсем не обязательны. В некоторых случаях лучше использовать так называемую «стратегическую небрежность», чтобы выделиться из общей массы. Кстати, многие склонны полагать, что благодаря такому нестандартному ответу Марк Цукербрег еще сильнее заинтересовался покупкой Snapchat.

Подобный стиль общения в деловой переписке в последнее время становится достаточно популярным. Например, тот же Джефф Безос, пересылая письма сотрудникам с вопросами клиентов, ставит в тексте только вопросительный знак, а бизнесмен и бывший мэр Нью-Йорка Майкл Блумберг, желая поблагодарить кого-то, использует не thanks, а его сокращение tx. «Стратегическая небрежность» при правильном применении может даже помочь устроиться на работу. Один молодой человек, стремясь привлечь к себе внимание руководства компании, в довольно свободной форме написал, что не имеет никаких особых талантов, а лишь отличные оценки и готов усердно работать. В результате он был приглашен сразу на несколько собеседований.

Тем не менее, описанный формат общения идеален далеко не для всех и не во всех ситуациях. Так, официальный стиль подойдет лучше в переписке с незнакомым человеком, старшим по возрасту начальником или потенциальным работодателем. Кроме того, необходимо отметить, что при использовании элементов «небрежной» формы письма, не стоит забывать от элементарной грамотности — сокращайте правильно и не допускайте большого количества ошибок.

Основы успеха

Помимо применения метода «стратегической небрежности», существуют еще несколько правил, следование которым может повысить потенциальные шансы на получение ответа от занятого адресата. Например, издание Huffington Post приводит рекомендации Матана Грифела — СЕО одной из интернет-компаний, занимающихся созданием обучающих видеокурсов для программистов. Для привлечения внимания к письму Грифел советует:

• не писать слишком длинные письма — идеальная длина текста в 2–3 предложения сэкономит время читающего и позволит ему четко понять причину обращения;
  
  
• делать письма читаемыми и понятными — текст, разбитый на смысловые абзацы и части, воспринимается лучше, читается понятнее и проще;
  
  
• выделять в письме его основную цель — длинное послание, в котором четко не обозначен вопрос или причина обращения, имеет все шансы останется без ответа;
  
  
• делать разумные запросы — вопросы и просьбы в письмах должны быть, прежде всего, адекватными и не требовать от адресата больших затрат времени;
  
  
• показать, почему вам нужно ответить — Грифел признается, что, получая письмо от кого-либо, старается узнать об отправителе больше (например, через социальные сети), чтобы понять, действительно ли ответ необходим и важен.

Также, помимо перечисленного выше, в вопросах удачной переписки можно посоветовать не опускать руки в случае отсутствия ответа. Повторное письмо лучше отправлять через 2–4 дня, но если корреспонденция так и осталась непрочитанной, скорее всего, последующие попытки тоже не принесут результата. В таком случае, профильные статьи и публикации рекомендуют обратиться за помощью к другому специалисту.

Инна Северова