Первый день отпуска… но уже с утра звонят коллеги, чтобы узнать, где документы, начальник ждет письма по итогам встречи с партнерами, да и вы сами никак не выбросите из головы мысли о незаконченном коммерческом предложении… Отдых, в котором вас беспрерывно терзают рабочими вопросами, на пользу не пойдет. Как правильно подготовиться к отпуску, чтобы отдых удался на славу?

Самое время позаботиться о том, чтобы ничто и никто не омрачил его ежедневными звонками с просьбами «напомнить, что ответил клиент на последних переговорах» или «выслать последний вариант медиакита».

У этой проблемы простое решение — найдите того, кто будет выполнять ваши обязанности во время вашего отсутствия. В одних компаниях дела отдыхающего перекладывается на плечи заместителей или ближайших коллег, в других все пускается на самотек, и задачи раздаются кому попало или вовсе никому. В этом случае вы, вернувшись на рабочее место, рискуете провести долгие часы, разбирая ворох дел и исправляя промахи сослуживцев.

Если по рангу вам не положен заместитель, лучше заранее договориться, кто из коллег сможет заняться вашими задачами (или их частью), иначе в последний момент вас могут просто не отпустить в отпуск в виду служебной необходимости.

Если коллеги проявляют равнодушие, или вы — уникальный специалист, можно попробовать договориться о замене извне: это может быть временный сотрудник или ваш знакомый, готовый помочь. Совсем необязательно заниматься поиском дублера лично — начальство вполне способно оказать вам помощь, главное — не оставлять все это на последний момент.

Еще один вариант — выполнить часть работы заранее: сделать расчеты, написать статьи, провести дополнительные встречи или сделки.

Явки и пароли

Мало просто договориться о том, что вас подменят, необходимо передать текущие дела и объяснить, что с ними, собственно, делать. Заняться этим лучше как минимум за неделю: коллеге понадобится время на то, чтобы во все вникнуть, запомнить, какие документы и где вы храните, выучить имена важных клиентов. Передавая дела, нужно не забыть о трех основных моментах:

• составить списки текущих задач со всеми подробностями (партнеры, клиенты, заказы, телефоны, адреса);
• обозначить важные моменты, на которые стоит обратить особое внимание (встречи, выставки, конференции);
• обсудить возможные проблемы, которые могут возникнуть во время вашего отсутствия.

Все, что может понадобиться, лучше выписать на отдельный лист и прикрепить над своим рабочим местом: так коллеги не забудут о том, что должны сделать, и будут избавлены от необходимости тщетно рыться в ваших записях в поисках нужных контактов.

Последние приготовления

Чем ближе отпуск, тем меньше хочется работать: это чувство хорошо знакомо всем. И все же в последние дни перед отдыхом не стоит расслабляться — лучше провести их с пользой — для себя же:

• еще раз обсудить все нюансы с заместителем;
• завершить текущие дела: подписать договоры, выставить счета, окончить расчеты;
• сообщить партнерам и клиентам о том, что вы уходите в отпуск, и передать им координаты сотрудников, к которым они могут обращаться;
• оставить всем заинтересованным лицам собственные координаты: возможно, они и не понадобятся, но так всем будет спокойнее;
• получить отпускные.

Отдых от отдыха

Любой отпуск когда-нибудь заканчивается: первый рабочий день, первая планерка, совместный просмотр фотографий… и разочарование от того, что впереди горы работы. Настроение портится, мы впадаем в стресс, а тут и до депрессии недалеко. Чтобы приятные впечатления от отпуска сохранились надолго, стоит продумать механизм возвращения к рабочему процессу. Вот несколько секретов отпускника:

• чем длиннее отдых, тем сложнее возвращаться к работе;
• не стоит выходить на работу «с корабля на бал», т. е. в офис — с трапа самолета. Лучше, чтобы между возвращением из поездки и выходом на работу прошло несколько дней (именно их и можно попросить «за свой счет»). Успеете разобрать вещи, рассортировать фотографии, сделать необходимые дела по дому, пообщаться с близкими;
• если есть возможность, лучше выйти на работу не в понедельник, а, например, в четверг, чтобы первая рабочая неделя получилась короткой.

Вера Савинова