На кадрового працівника покладаються обов’язки ведення кадрової документації, яка включає в себе оформлення особових справ, ведення облікових карток, заповнення трудових книжок тощо. Тим, у кого ще недостатній досвід роботи, дуже важко зорієнтуватися в такому непростому напрямку роботи. Отже, пропонуємо до вашої уваги кілька практичних порад з цього питання.

Перш ніж приступити до роботи, необхідно дуже уважно ознайомитися із законодавчими актами. Питання трудового права, оформлення та ведення кадрової документації регламентуються Конституцією України, Кодексом законів про працю України, законами України «Про відпустки», «Про зайнятість населення», Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, наказами та постановами Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України, Державним Класифікатором професій тощо. Проте дуже важливо, аби записи у трудових книжках точно відповідали формулюванням у наказах про прийняття на роботу, переведення на іншу посаду чи звільнення. Зупинимося докладніше на конкретних прикладах.

Насамперед назви посад та професій мають точно відповідати «Класифікатору професій», не можна у наказі та запису в трудовій книжці використовувати довільні або похідні назви. Після видання наказу про прийняття на роботу на кожного працівника заповнюється Особова картка (форма П-2). Також відомості про прийнятого на роботу працівника вносяться до Алфавітної та Штатно-посадової книг і до Книги обліку та руху трудових книжок (вони мають бути пронумеровані, прошнуровані та завірені печаткою і підписом керівника). Усі записи до трудової книжки здійснюються після видання наказу, але не пізніше тижневого строку про прийняття та переведення, а в разі звільнення — у день звільнення.

Запис у трудовій книжці про прийом на роботу не підписується керівником і не завіряється печаткою установи (Зразок 1).

Зразок 1

Трудові книжки ведуться на штатних працівників, працівників, які працюють на сезонних роботах, позаштатних, але за умови, якщо вони підлягають державному соціальному страхуванню. На сумісників трудові книжки не ведуться. Проте якщо працівник бажає зробити в трудовій книжці запис про роботу за сумісництвом, він повинен принести на основне місце роботи довідку про роботу за сумісництвом і відповідно до Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників йому внесуть цей запис до трудової книжки (Зразок 2).

Зразок 2

Трапляються випадки, коли в трудовій книжці неточно або неправильно зроблено запис чи дату. В пункті 2.6 Інструкції про порядок ведення трудових книжок зазначено, що закреслення раніше внесених неправильних записів не допускається. Як же виправити становище? У разі необхідності змінити запис відомостей про роботу після зазначеного порядкового номера, у графі 3 слід записати «Запис за №___ вважати недійсним» і з нового рядка зробити правильний запис, а в графі 4 повторити дату і номер наказу, з якого неправильно було зроблено запис до трудової книжки (Зразок 3).

Зразок 3

Якщо працівника прийнято на роботу з випробувальним терміном, це відображається у наказі (Зразок 4), однак запис у трудовій книжці має бути таким, як у Зразку 1. Коли випробувальний термін закінчився, і працівник продовжує роботу, окремий наказ про продовження трудових відносин не видається.

Зразок 4

При прийнятті працівника на роботу за строковим трудовим договором у наказі точно вказується його номер, дати укладення та закінчення договору. В Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників чітко не визначено, чи писати в трудовій книжці «за строковим трудовим договором», достатньо відзначити цей факт у наказі. Однак якщо ви знаєте, що із закінченням дії строкового договору працівника буде звільнено, запис у трудовій книжці можна зробити (Зразок 5).

Зразок 5

Працівникові, прийнятому на тимчасову роботу на період відпустки основного працівника по догляду за дитиною, в трудовій книжці має бути зроблений такий самий запис, як у Зразку 1, хоча в наказі точно зазначаються дати початку і закінчення договору (Зразок 6). Законодавство не зобов’язує власника попереджати працівника про майбутнє звільнення у зв’язку із закінченням дії строкового трудового договору. Звільнення відбувається без заяви працівника, за наказом роботодавця. Головне при цьому пам’ятати, коли саме закінчується строковий трудовий договір. Адже якщо наказ не видано, а працівник продовжує працювати, строковий трудовий договір автоматично стає безстроковим.

Зразок 6

При переведенні працівника з посади на посаду видається наказ і робиться відповідний запис до трудової книжки окремим рядком, де обов’язково зазначається нова посада, дата і номер наказу (Зразок 7).

Зразок 7

Дуже важливо правильно сформулювати наказ і запис у трудовій книжці при звільненні працівника. Найголовніше тут — вказати причину звільнення та зазначити відповідний пункт та статтю Кодексу законів про працю України (далі — КЗпП), згідно з якими відбувається звільнення.

Якщо працівник не використав відпустку при звільненні, йому виплачується компенсація за невикористану відпустку із розрахунку два дні за кожний відпрацьований місяць.

Відповідно до КЗпП основна відпустка не може бути меншою, як 24 календарні дні.

День звільнення є останнім робочим днем. У цей день з працівником проводять повний розрахунок та видають трудову книжку. Вноситься відповідний запис про звільнення до особової картки за формою П-2, зазначається підстава про звільнення у Книзі руху трудових книжок та проставляється підпис працівника в цих документах.

Слід також пам’ятати, що усі записи в трудовій книжці про звільнення підписуються керівником та завіряються печаткою установи (Зразки 8–11).

Зразок 8

Зразок 9

Зразок 10

Зразок 11

Якщо працівник звільняється по переводу до іншої установи (Зразок 12), він обов’язково повинен подати лист керівника організації, до якої переходить працівник, про гарантування прийому на роботу.

Зразок 12

Звільнившись за цією статтею, працівник, який не використав відпустку на попередньому місці роботи, може використати її в повному обсязі (тобто 24 календарні дні, якщо більше не передбачено колективним договором) на новому місці, не відпрацьовуючи встановлених законодавством обов’язкових шести місяців.

У тому разі, коли звільнення працівника відбувається у зв’язку зі скороченням посади (скороченням штату чи ліквідацією підприємства), тобто на підставі пункту 5 статті 40 КЗпП (Зразок 13), слід дотримуватися певних умов. По-перше, таке звільнення можливе лише тоді, коли у штатному розписі підприємства немає посади, на яку працівника можна перевести. По-друге, працівника мають попередити про вивільнення не пізніше як за два місяці, при цьому також не пізніше як за два місяці подаються відомості про вивільнення до районного центру зайнятості за формою ПН-4. Якщо до центру зайнятості у встановлений термін не надійде повідомлення про вивільнення працівника, на керівника накладається штраф у розмірі річної заробітної плати даного працівника.

Зразок 13

Отже, показавши на прикладах, як саме формулювання наказів відображаються в записах у трудових книжках, ми намагалися допомогти вам уникнути можливих помилок при оформленні цих важливих документів.

У наших прикладах подано не всі визначені у законодавстві підстави для звільнення з роботи, проте при складанні наказів та відповідних записів у трудових книжках можна керуватися наведеними зразками.

Бажаємо успіхів!

Статья предоставлена нашему порталу
редакцией журнала «Діловодство та документообіг»