По многочисленным публикациям в профессиональной прессе эйчары знакомы с законодательными основами сокращения штата сотрудников. Однако нередко возникают вопросы: Как совместить достаточно жесткие требования закона с потребностями компании? Насколько гибкими могут быть требования КЗоТ? Какие риски возникают при их невыполнении?

Сокращение штата

Качественная подготовка процесса сокращения необходима и для того, чтобы удержать в компании нужных ей сотрудников, и для того, чтобы выполнить все требования законодательства. Ошибки и недостаточно серьезное отношение к планированию и проведению сокращения могут привести к финансовым потерям, серьезным административным и юридическим последствиям.

Что же нужно сделать до даты, когда сотрудник покинет компанию? Во многом это зависит от внутренней ситуации:

• по каким причинам принято решение о сокращении штата (снижение объемов производства, банкротство или ликвидация предприятия, сокращение издержек и т. п.);
• какова общая финансовая ситуация (есть ли возможность выплачивать компенсации, оплачивать переобучение и трудоустройство высвобождаемых сотрудников и т. п.);
• действуют ли на предприятии профсоюзная организация или совет трудового коллектива.

Рассмотрим несколько вариантов планирования процесса сокращения штата в зависимости от степени организованности трудового коллектива.

Вариант I. В компании действует одна или несколько профсоюзных организаций. В этом случае подготовка и сама процедура сокращения штата сотрудников должны проходить поэтапно:

I этап. После проведения экономического анализа целесообразности сокращения (по подразделениям) и последствий принятого решения в ближайшей и отдаленной перспективе (снижение издержек, падение производительности труда, возможность совмещения должностей и профессий оставшимися сотрудниками, перераспределение объемов работ и т. п.), а также анализа рисков, связанных с увольнением конкретных людей (с точки зрения их законодательной защищенности), следует подготовить все необходимые документы.

II этап. Далее нужно проинформировать профсоюз о принятом администрацией решении. Письмо-уведомление направляется не позднее, чем за три месяца. Следует сделать это официально: уведомление в письменном виде о сокращении штата за подписью генерального директора и с печатью компании необходимо зарегистрировать согласно утвержденным внутренним процедурам регистрации документов. Кроме того, нужно зарегистрировать уведомление в самом профсоюзе (желательно, чтобы отметку о дате поступления такого письма поставили на его копии). Если в компании действуют две и больше профсоюзных организации, следует одновременно проинформировать каждую из них.

Профсоюз должен рассмотреть решение администрации и утвердить поименный список сокращаемых сотрудников (или выдвинуть свои предложения). Согласие профсоюзного органа является обязательным условием, иначе все дальнейшие действия компании по увольнению работников будут признаны недействительными.

Здесь важно отметить, что в соответствии с действующим законодательством (Законом Украины «О профессиональных союзах, их правах и гарантиях деятельности» от 15 сентября 1999 года № 1045-XIV) профсоюзная организация не имеет права оспаривать саму необходимость проведения сокращения как результата изменений в организации производства и труда: этот вопрос не входит в ее компетенцию, поэтому она не может запретить руководству компании принять решение о сокращении штата. Профсоюзы имеют право:

• контролировать соблюдение порядка проведения сокращения штата (в соответствии с действующим трудовым законодательством, отраслевым и коллективным договорами);
• вносить предложения по изменению подхода к сокращению, по оптимизации процесса сокращения и т. п.

Внесенные предложения должны в обязательном порядке рассматриваться руководством компании; ответы на них (также в обязательном порядке) предоставляются профсоюзной организации в сроки, обусловленные действующим законодательством.

В письме-уведомлении профсоюзу должна содержаться следующая информация:

1. Обоснование необходимости сокращения — экономическое, финансовое и т. п. (например, в связи с изменением в организации производства и труда, снижением объемов производства, прекращением деятельности и т. д.).
2. Список сокращаемых должностей и количество сокращаемых штатных единиц.
3. Поименный список сотрудников, предлагаемых к рассмотрению на сокращение.
4. Запрос на разрешение сокращения (в соответствии с поименным списком).

Поскольку для принятия решения об утверждении списка сокращаемых сотрудников профсоюзная организация в любом случае запросит дополнительные материалы, которые нужны для анализа ситуации по каждому человеку, имеет смысл одновременно подать также следующую информацию:

• анализ квалификации и производительности труда каждого сотрудника, который занимает должность, подлежащую сокращению (всех работников, занимающих аналогичные позиции и числящихся в штатном расписании компании, а не только тех, кого предполагается сократить);
• сведения о социальном статусе сотрудников, занимающих должности, которые предполагается сократить;
• штатное расписание (действительное на дату подачи уведомления);
• должностные инструкции по каждой из должностей, которые подаются на сокращение.

Эти документы следует официально зарегистрировать как дополнения к письму-уведомлению. Подача дополнительной информации и документов облегчит и ускорит процедуру согласования.

На что нужно обращать внимание при составлении указанных документов? Здесь много нюансов, поэтому рассмотрим эти вопросы подробнее.

Как составить обоснование о необходимости сокращения?

Каких-либо требований или типовых форм для такого обоснования в действующем законодательстве нет. Соответственно, руководство компании составляет обоснование в свободной форме, обязательно указывая те факторы, в результате действия которых возникла потребность в изменениях организации производства и труда. Администрация не обязана включать в обоснование конфиденциальные данные или информацию, являющуюся собственностью компании, что может, в случае разглашения, отрицательно повлиять на ее экономическое, финансовое положение или репутацию. Решение о том, какую информацию включать в обоснование, принимают руководители (улучшение условий труда; уменьшение объемов реализации выпускаемой продукции; изменение организационной структуры предприятия; внедрение более эффективных технологий и оборудования и т. д.). Однако следует заметить, что слишком размытое или неубедительное обоснование может вызвать дополнительные вопросы со стороны профсоюзной организации и тем самым осложнить или затянуть процесс утверждения списка сокращаемых сотрудников.

Что такое «сравнительный анализ квалификации и производительности труда»?

Действующим законодательством не регламентирован порядок и формат проведения этого анализа, в частности — какие факторы следует рассматривать в обязательном порядке. Таким образом, компания имеет право проводить анализ по собственному усмотрению. Тем не менее, если в отраслевом и коллективном договорах был оговорен и утвержден порядок анализа квалификации и производительности труда, необходимо обратиться к этим документам. Кроме того, существуют рекомендации и комментарии специалистов по вопросам трудового права, которые принимаются во внимание судами при рассмотрении трудовых споров.

При проведении анализа можно также рассматривать:

• результаты последней аттестации;
• производительность труда: количественные и качественные показатели результатов деятельности работников за длительный период времени;
• рейтинг оценки профессиональной деятельности (Performance Appraisal);
• положительно оцененные и внедренные предложения сотрудника по улучшению работы (если в компании действует Suggestion (Improvement) Program);
• другие критерии, которые, по мнению руководства, признаются существенными при принятии решения об оценке производительности труда сотрудников (например, наличие поощрений, мнение коллег, непосредственных руководителей).

При этом важно обращать внимание на то, что сам факт более высокого уровня образования и более длительного непрерывного стажа работы не всегда создает для работника преимущества. При возникновении разногласий между уволенным сотрудником и работодателем суд, рассматривая иск, учитывает, насколько объективными и измеряемыми являются предоставленные критерии оценки преимуществ при принятии решения об увольнении работника, а также — имеются ли подтверждающие выводы администрации документы. Сравнительный анализ производительности труда и квалификации рассматривается именно в их совокупности. Это означает, что сравнивать работников, занимающих одинаковые должности (одна из которых сокращается), следует по двум параметрам одновременно: более высокий уровень одного из показателей дает преимущество лишь при условии равенства значений другого показателя.

Что подразумевается под «социальным статусом» и для чего нужна такая информация?

Статьей 42 КЗоТ предусмотрено, что преимущественным правом на сохранение рабочего места (при равной производительности труда и квалификации) предоставляется определенным категориям сотрудников. В частности, пункты 1 и 2 данной статьи предусматривают это право для семейных лиц, имеющих на иждивении двух и более членов семьи, а также для лиц, в семье которых нет других работников с самостоятельным заработком.

Преимущественное право на сохранение рабочего места распространяется и на иные категории сотрудников (помимо перечисленных в ст. 42 КЗоТ). Так, ст. 184 КЗоТ предусмотрено, что увольнение по инициативе работодателя беременных женщин, женщин с детьми до трех лет (в отдельных случаях — до шести лет), одиноких матерей (при наличии ребенка в возрасте до 14 лет) или матерей с ребенком-инвалидом не допускается, за исключением случаев полной ликвидации предприятия. Те же условия распространяются на отцов, воспитывающих ребенка без матери.

Следует отметить, что определение преимущественного права на сохранение рабочего места и выявление не подлежащих сокращению категорий сотрудников связано с определенным риском, поскольку в течение двух месяцев (со дня уведомления работника о сокращении до фактического увольнения) их социальный статус может измениться. Поэтому при планировании количества сокращаемых должностей/сотрудников имеет смысл заложить несколько процентов сверх необходимой квоты; тогда даже в случае непредвиденных изменений компания сможет сократить запланированное количество штатных единиц.

Сбор данных для определения социального статуса сотрудников и наличия преимущественного права на сохранение рабочего места.

Для того чтобы выявить «особо защищенных» сотрудников, нужно располагать документами, подтверждающими (с точки зрения законодательства) их особый социальный статус. Но как быть, если ст. 25 КЗоТ запрещает требовать иные документы, кроме необходимых для трудоустройства? Чтобы разрешить эту правовую коллизию, можно сослаться на то, что в трудовом законодательстве запрет касается дополнительных сведений о человеке только при принятии на работу. Следовательно, он не распространяется на уже работающих сотрудников, поэтому работодатель вправе запросить у них дополнительные документы, подтверждающие особый социальный статус. Сделать такой запрос крайне желательно, поскольку в случае неправомочного сокращения нужно будет доказать, что работодателем были предприняты все возможные шаги для обеспечения социальных гарантий сокращаемых.

Почему, если предполагается сократить n-е количество штатных единиц на данной должности, то следует подавать информацию обо всех сотрудниках, занимающих такую же должность?

Сравнительный анализ квалификации и производительности труда проводится в случае, если двое (или более) работников занимают одну и ту же должность. Это нужно для того, чтобы определить: кто из них имеет преимущественное право на сохранение рабочего места.

Если, согласно штатному расписанию, предполагается сократить должность, которую занимает только один сотрудник, то сравнительный анализ не проводится. Однако информацию о его социальном статусе все же необходимо предоставить (возможно, он вообще не подлежит сокращению).

Штатное расписание: на что обратить внимание?

В штатном расписании обязательно указывается информация о 1) названии должностей и 2) количестве штатных единиц. Названия должностей в штатном расписании должны соответствовать названиям, указанным в Классификаторе профессий и должностей Украины. Их несоответствие может привести к путанице и недоразумениям — как в процессе переговоров с профсоюзом, так и при рассмотрении трудовых споров.

Указание сумм фиксированной заработной платы (окладов или зарплатных вилок) в штатном расписании, строго говоря, не является обязательным. Некоторые представители контролирующих инстанций пытаются оспорить данное утверждение, однако четких ссылок в законодательстве на обязательное включение в штатное расписание информации об условиях оплаты труда нет. (Исключение составляют ситуации, когда подобное требование оговорено в отраслевом или коллективном договорах.)

Штатное расписание обязательно должно быть утверждено руководителем компании. При этом законодательно не оговорено — как часто его следует пересматривать: этот вопрос находится в компетенции хозяйствующего субъекта. Согласование штатного расписания с профсоюзным комитетом также не предусмотрено.

Следует обратить внимание на наличие в штатном расписании открытых вакансий. Желательно вывести такие вакансии из штатного расписания, или (по возможности) заполнить вакансии до того дня, когда сотрудники будут персонально уведомлены о предстоящем сокращении. Это важно потому, что если на день объявления о сокращении штатов в компании существуют открытые вакансии, то, согласно требованиям КЗоТ, работодатель обязан предложить их сокращаемым сотрудникам. Указанная норма действует на протяжении двух месяцев: с момента уведомления работника о сокращении — до даты сокращения. Если в штатном расписании в этот период имеются открытые вакансии, работодатель не имеет права не предложить их сокращаемому сотруднику.

Надо отметить, что ст. 49² КЗоТ не предусматривает конкурсного отбора при выборе кандидатов на имеющиеся вакансии (во время проведения сокращения). Однако законодательство обязывает работодателя предложить подпадающему под сокращение сотруднику работу в соответствии с имеющейся у него профессией и специальностью. При этом законодательной практикой допускается предложение вакансии с более низкими требованиями к квалификации (по сравнению с имеющейся у сотрудника). Хотя в отношении вопроса о предложении работы, требующей более высокой квалификации, полной ясности в законодательстве нет: считается, что он должен решаться непосредственно работодателем. Таким образом, работодатель обязан предложить сотруднику вакансию, которая соответствует его уровню квалификации, или требует более низкой квалификации.

Что должны содержать должностные инструкции?

Должностная инструкция — это основной документ, определяющий требования к сотруднику на конкретной позиции. Ее содержание должно давать полное представление об основных обязанностях, которые человек выполняет на данном рабочем месте. Если должности называются одинаково, а выполняемые работниками обязанности различаются, в должностную инструкцию включается описание таких отличий.

Каждый сотрудник в обязательном порядке должен быть ознакомлен с должностной инструкцией. Как правило, человек собственноручно подписывает этот документ — и при приеме на работу, и при переводе на другую должность.

Если сотрудники не ознакомлены с должностными инструкциями (под роспись), тем более, если подобные документы вообще не разработаны в компании, процесс сокращения (и рассмотрения трудовых споров) существенно усложняется. Поэтому до начала переговоров с профсоюзной организацией желательно привести должностные инструкции в порядок и ознакомить с ними всех сотрудников (не только тех, кого планируется сократить).

III этап. Сразу после согласования списка сокращаемых работников с профсоюзом в штатное расписание вносятся изменения, которые утверждаются внутренним приказом.

IV этап. Статья 49² КЗоТ обязывает работодателя подать информацию о планируемом сокращении в государственную службу занятости по форме 4-ПН (план) одновременно с персональным уведомлением сотрудников о сокращении — не позже чем за два месяца до даты увольнения. В случае несвоевременной подачи отчета по указанной форме (менее чем за два месяца до даты сокращения) работодатель обязан выплатить штраф в размере одной среднегодовой зарплаты каждого фактически сокращенного сотрудника, информация о котором не была своевременно предоставлена. Подобный штраф налагается и тогда, когда компания не подала отчет о плане сокращения.

Таким образом, основанием для наложения штрафа является сравнение поданных в отчете данных о планируемом и фактическом сокращении сотрудников (в случае отсутствия в отчете информации о планируемом сокращении — по фактическим данным).

С момента получения службой занятости отчета о планируемом сокращении возрастает вероятность внеплановых проверок государственными контролирующими органами. Работодатель должен своевременно подготовиться к этому: собрать и привести в порядок все необходимые документы для правильного проведения процесса сокращения.

V этап. Далее следует персонально уведомить сотрудников о сокращении — не позднее чем за два месяца до предполагаемой даты увольнения. Законодательством не предусмотрены какие-либо требования в отношении того, каким образом нужно делать уведомление. Однако практика показывает: во избежание недоразумений (сотрудник не понял, о чем его информируют; информация была нечеткой; дата информирования не соответствовала требованиям законодательства и т. п.) уведомление (личное сообщение либо копия приказа по предприятию) необходимо делать в письменном виде. Оно обязательно подписывается руководителем компании или лицом, уполномоченным проводить увольнение сотрудников (такое право следует оформить внутренним приказом).

Сотрудник должен письменно засвидетельствовать (поставить подпись), что с уведомлением он ознакомлен. Желательно подготовить два экземпляра этого документа: первый выдается сокращаемому на руки, а второй (с подписью об ознакомлении) подшивается в личное дело. Также желательно в уведомлении о сокращении сразу включить предложение о трудоустройстве внутри компании — перечень имеющихся вакансий, соответствующих квалификации данного работника. Если здесь же предусмотреть поле, в котором сотрудник может в письменной форме подтвердить свое соглашение/ отказ от предложенных вакансий, то даже при нарушении сроков уведомления это не даст ему права оспаривать сам факт предложения. Однако дата сокращения может быть перенесена (по согласованию сторон или по решению суда) на более поздний срок, с учетом выполнения требований законодательства.

Законодательством не оговорено — сколько раз работодатель обязан предлагать увольняемому сотруднику открывающиеся вакансии, если они появляются в период выполнения процедуры высвобождения в организации. Но следует учесть, что работнику должны предлагаться вакансии, имеющиеся или открывающиеся в период со дня его предупреждения о предстоящем увольнении и до дня фактического увольнения с работы. В то же время при одновременном увольнении нескольких сотрудников право предложения освободившихся должностей/вновь вводимых должностей конкретным людям принадлежит администрации (никаких преимуществ для работников законом не предусмотрено).

При рассмотрении иска о неправомерности увольнения суд может затребовать от работодателя следующие документы: штатное расписание с перечнем вакантных должностей, приказы о приеме/переводах работников в пределах предприятия за указанный период.

Следует учитывать, что работодателем для работников всегда является юридическое лицо (организация в целом), вне зависимости от того, трудятся ли они в головном офисе или обособленном подразделении, поэтому при увольнении работодатель обязан предложить сотруднику работу в составе юридического лица (включая все подразделения, филиалы, представительства и т. п.).

На протяжении двух месяцев от даты уведомления о сокращении и до момента увольнения сотрудник продолжает работать в компании. При этом ему выплачивается обычная заработная плата, на него также распространяются все положения действующего трудового законодательства. Некоторые компании пытаются на это время снизить размер заработной платы или каким-либо другим образом изменить условия оплаты труда, мотивируя изменения тем, что сотрудник уходит из компании. Это прямое нарушение трудового законодательства, которое может повлечь за собой административные взыскания и штрафы.

VI этап. На последнем этапе следует провести окончательный расчет и оформление увольнения. День увольнения (по любой причине, и по сокращению в том числе) — это последний день работы, и сотрудник должен присутствовать на работе. Если в день сокращения он отсутствует на рабочем месте (например, находится в отпуске, на больничном, совершает прогул и т. д.), дата увольнения переносится на более поздний срок, несмотря на то, что время от даты уведомления о сокращении до даты фактического сокращения увеличивается.

В день увольнения сотрудник должен получить полный расчет и трудовую книжку. При увольнении по сокращению штата ему также выплачивается выходное пособие в размере не меньше одной среднемесячной зарплаты. Больший размер пособия может устанавливаться отраслевым и коллективным договорами.

При сокращении штатов компания обязана подать в службу занятости отчет по форме 4-ПН (факт). В случае несвоевременной подачи этого документа (не позднее чем через 10 дней после даты увольнения сотрудников) работодатель обязан выплатить штраф в размере одной среднегодовой зарплаты каждого фактически сокращенного сотрудника, информация о котором не была своевременно предоставлена. Подобный штраф налагается и в случае, когда компания не подала отчет. Если увольнения сотрудников происходят не одновременно, лучше подать несколько отчетов о фактическом сокращении, это позволит выполнить требования о сроках подачи отчета в каждом отдельном случае.

В течение одного года (начиная от даты увольнения) попавший под сокращение человек имеет преимущественное право возвращения на работу. Это значит, что если в этот период в компании появятся вакансии, отвечающие уровню квалификации сокращенного сотрудника, то работодатель обязан вновь принять его на работу. Поэтому к управлению численностью предприятия нужно подходить очень взвешенно не только в период сокращения, но и в течение года после завершения процесса оптимизации.

Вариант IІ. В компании нет профсоюзной организации, но действует представитель или совет трудового коллектива. Согласно действующему в Украине Закону СССР «О трудовых коллективах и повышении их роли в управлении предприятиями, учреждениями, организациями», принятому 17 июня 1983 года № 9500-X, полномочия трудового коллектива существенно отличаются от полномочий профсоюзных организаций. Так, при отсутствии профсоюза при сокращении сотрудников не требуется получения согласия совета/ представителя трудового коллектива. Однако о планируемом сокращении представителя или совета трудового коллектива желательно проинформировать, поскольку это дает возможность продемонстрировать серьезность намерений компании и ответственность перед трудовым коллективом при проведении сокращения. Каких-либо требований относительно даты информирования нет: главное — чтобы оно состоялось до даты персонального уведомления сотрудника о сокращении.

Как правило, для этого проводят собрание руководства компании и представителей трудового коллектива, где руководство представляет совету трудового коллектива такие же данные, как и те, что включены в обязательный и дополнительный перечни документов для рассмотрения профсоюзной организацией (они подробно рассмотрены в варианте І). Результаты собрания оформляются протоколом, в котором указывается, что представители трудового коллектива ознакомлены с решением руководства компании о сокращении сотрудников.

Представительский орган трудового коллектива имеет право вносить предложения по проведению сокращения, но решение о рассмотрении таких предложений принимается исключительно руководителем компании. Если он придет к выводу, что предложения представителей трудового коллектива недостаточно обоснованы, то может их отклонить. Никакой административной или другой ответственности за отклонение или отказ в рассмотрении предложений трудового коллектива действующим законодательством не предусмотрено. Однако лучше подготовить все данные для сравнительного анализа квалификации и производительности труда, оценки социального статуса сотрудников (как указано в п. 1 и п. 2 варианта І). Эти данные помогут правильно отобрать сотрудников для сокращения и обосновать принятые решения в случае проведения проверок контролирующими органами или при возникновении судебных претензий.

Мероприятия по остальным этапам осуществляются точно так же, как описано в варианте І, когда в компании действует один или несколько профсоюзов.

Вариант IІІ. В компании нет ни профсоюзной организации, ни представителя или совета трудового коллектива. Как правило, такая ситуация типична для организаций с небольшой численностью персонала. В этом случае на подготовительном этапе процесса сокращения тоже следует собрать все данные для проведения сравнительного анализа квалификации и производительности труда, оценить социальный статус сотрудников (как указано в пунктах 1 и 2 варианта І). При этом нет необходимости заранее информировать о принятых решениях какие-либо внутренние коллегиальные органы и согласовывать с ними результаты анализа. В данном случае решение о сокращении штата и о порядке его проведения находится исключительно в компетенции руководства компании.

Законодательство также не требует информировать сотрудников и о результатах проведенного сравнительного анализа квалификации и производительности труда, оценки их социального статуса. Хотя подобная информация может быть предоставлена работнику, который подпадает под сокращение, по его запросу — для того чтобы в каждом конкретном случае обосновать правильность принятого решения. Эта информация может предоставляться как в устной, так и в письменной форме, однако оригиналы или копии приказов и аналитических документов целесообразно оставить в компании. Данные материалы могут передаваться в судебные органы, проверяющие и контролирующие инстанции (только на основании официального запроса).

Остальные этапы проводятся точно так же, как описано в варианте І, когда в компании действует один или несколько профсоюзов.

Разумеется, все решения руководства по кадровым вопросам должны быть оформлены в письменном виде (приказы, распоряжения и т. п.), подписаны руководителем и зарегистрированы в соответствии с внутренними правилами. Это поможет снизить риски в случае проверок со стороны контролирующих органов или при возникновении судебных претензий.

Статья предоставлена нашему порталу
редакцией журнала «Менеджер по персоналу»