ЗАТВЕРДЖЕНО Зареєстровано |
1. Структура імені файла електронного облікового документа складається з таких елементів:ідентифікатор електронного облікового документа;
ідентифікатор установи;
дата електронного акта;
номер електронного акта;
версія конвертування;
розширення імені файла.
2. В імені файла використовують тільки арабські цифри та знаки "." (крапка), "-" (дефіс), які відокремлюють групи елементів імені файла.
3. Ідентифікатор електронного облікового документа складається з арабських цифр 00 (позиції 1, 2 в імені файла).
4. Ідентифікатор електронного облікового документа складається з арабських цифр, що беруться із додатка 5 до Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання відповідно до того документа, ім'я якого створюється (позиції 4 - 6 в імені файла).
5. Ідентифікатор установи (позиції 8 - 17 в імені файла), дата складання акта (позиції 19 - 26 в імені файла), версія конвертування (позиції 32, 33 в імені файла) та розширення імені файла (позиції 35 - 38) створюються за Вимогами щодо найменування файлів електронних документів, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року N 1886/5, зареєстрованими у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за N 1424/26201.
6. Номер електронного облікового документа - тризначний цифровий код (позиції 28 - 30 в імені файла), що вказує на номер документа за порядком. У разі якщо номер електронного облікового документа складається менше ніж із 3 цифр, відсутню цифру записують зліва нулем.
Приклад: 005 (Акт N 5).7. Зразок імені файла електронного акта продовження строків тимчасового зберігання електронних документів.Державна установа "Національне агентство України з питань державної служби" (код за ЄДРПОУ 00065672), дата акта - 17.03.2012, реєстраційний індекс акта - 7, формат - PDF, оригінал.
Позиції 1, 2: ідентифікатор облікових документів - 00.
Позиція 3 - дефіс.
Позиції 4 - 6: ідентифікатор електронного акта продовження строків тимчасового зберігання електронних документів - 003.
Позиція 7 - дефіс.
Позиції 8 - 17: ідентифікатор установи - 0000065672.
Позиція 18 - дефіс.
Позиції 19 - 26: дата електронного акта - 20120317.
Позиція 27 - дефіс.
Позиції 28-30: номер електронного акта - 007.
Позиція 31 - дефіс.
Позиції 32, 33: версії конвертування файла електронного акта - 00; оригінал.
Позиція 34 - крапка.
Позиції 35 - 37: розширення імені файла - pdf.
Ім'я файла архівного електронного документа:
00-003-0000065672-20120317-007-00.pdf
Заступник директора Департаменту | С. В. Мартиненко |